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Decreto 97/2000, Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

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Art. únicoArtículo únicoEl artículo único del Decreto aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos. El texto del Reglamento no se reproduce en el propio artículo: figura como Anexo al Decreto.
Art. 1ObjetoEl Reglamento tiene un doble objeto: regular el Sistema Andaluz de Archivos y fijar las disposiciones comunes para cuatro actividades sobre el Patrimonio Documental Andaluz: gestión, protección, conservación y difusión.
Art. 2Ambito de aplicaciónEl Reglamento se aplica a todos los archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos. Para los de titularidad estatal y gestión autonómica, eso es sin perjuicio de la legislación estatal y, en su caso, de los convenios de gestión suscritos por la Administración General del Estado y la Administración de la Junta de Andalucía. Además, sus disposiciones en materia de Patrimonio Documental se aplican también a los archivos y fondos documentales no integrados en el Sistema.
Art. 3Infracciones y sanciones
Art. 4NaturalezaEl Sistema Andaluz de Archivos se configura como una red de centros. La forma un conjunto de órganos y archivos que, a su vez, se integran en subsistemas y redes por razón de su titularidad y gestión, de acuerdo con lo establecido en el propio Reglamento.
Art. 5FinesEl Sistema Andaluz de Archivos tiene cinco fines: a) la protección, la conservación y la difusión de los fondos y colecciones documentales; b) garantizar la seguridad del Patrimonio Documental Andaluz; c) el mantenimiento de la unidad de los fondos documentales; d) la calidad científica y técnica de los instrumentos de descripción, de información y de control; y e) la adecuada prestación del servicio.
Art. 6ObjetivosEl Sistema Andaluz de Archivos tiene dos objetivos. Primero, estructurar las redes de archivos para planificar y sistematizar el proceso archivístico, que articula todas las funciones relacionadas con la vida del documento, desde su producción hasta su eliminación o conservación. Segundo, promover la coordinación científico-técnica, la cooperación y la colaboración entre los órganos y los archivos, con objeto de lograr la normalización y desarrollo de sus funciones.
Art. 7Funciones de la Consejería de CulturaLa Consejería de Cultura ejerce las funciones que, en materia de Archivos y Patrimonio Documental, establecen tres normas: la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos; la Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía; y el propio Reglamento. Las ejerce a través de los órganos regulados en el Reglamento.
Art. 8Clases de órganos
Art. 9Organos CentralesHay cuatro órganos centrales: el titular de la Consejería de Cultura y los de las Direcciones Generales de Bienes Culturales y de Instituciones del Patrimonio Histórico; la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico, en el seno del Consejo Andaluz del Patrimonio Histórico; la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos (calificación, utilización e integración de los documentos en los archivos); y la Comisión de Coordinación del Sistema. Estas dos son órganos colegiados adscritos a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico.
Art. 10Composición y funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos AdministrativosLa preside el titular de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico; a sus miembros los nombra el titular de la Consejería de Cultura. Vicepresidencia: un jefe de Servicio del Centro Directivo que preside. Vocales: un jefe de Servicio de Bienes Culturales, el director del Archivo General de Andalucía, directores de archivos (estatal de gestión autonómica, autonómico, dos locales y uno universitario), un funcionario del grupo A, un Letrado, un interventor y un profesor de Historia Contemporánea. Secretaría: funcionario del grupo A, con voz pero sin voto.
Art. 11Funciones de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos AdministrativosLa Comisión: fija las directrices de conservación y de eliminación de documentos; estudia y establece los plazos de permanencia en los archivos; aprueba los formularios normalizados; recibe los estudios de identificación y valoración para elaborar las tablas de valoración y elevarlas al titular de la Consejería de Cultura para su aprobación y publicación en el BOJA; informa las propuestas de eliminación de documentos sin tablas aprobadas y eleva propuesta de resolución al mismo titular; recibe las actas de eliminación; crea grupos de trabajo; evacua informes y propone otras medidas.
Art. 12Composición de la Comisión de Coordinación del Sistema Andaluz de ArchivosLa Comisión de Coordinación la preside el titular de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico; a sus miembros los nombra el titular de la Consejería de Cultura. Vicepresidencia: un jefe de Servicio del Centro Directivo que preside. Vocales: un representante del Ministerio de Educación y Cultura, el director del Archivo General de Andalucía, directores de archivos (uno estatal de gestión autonómica, uno autonómico, dos locales y uno universitario) y un archivero de los archivos privados integrados en el Sistema. Secretaría: funcionario del grupo A, con voz pero sin voto.
Art. 13Funciones de la Comisión de Coordinación del Sistema Andaluz de ArchivosLa Comisión de Coordinación del Sistema Andaluz de Archivos tiene tres funciones: a) estudiar las experiencias y actividades desarrolladas por los archivos integrantes del Sistema; b) proponer las mejoras relativas al funcionamiento del Sistema y al grado de comunicación existente entre sus archivos; y c) realizar propuestas tendentes a conseguir la mayor homogeneidad en la prestación del servicio a los usuarios.
Art. 14Organos periféricosLos órganos periféricos del Sistema son las Delegaciones Provinciales de la Consejería de Cultura. En sus ámbitos territoriales: a) elevan propuesta en relación con los planes anuales de actuación; b) realizan y coordinan, cuando proceda, el seguimiento y control de los planes y programas aprobados por la Consejería de Cultura; c) informan la concesión de subvenciones, proponen la celebración de convenios de colaboración y supervisan la ejecución de los mismos; y d) ejercen cualesquiera otras funciones que tengan asignadas en materia de Archivos y Patrimonio Documental.
Art. 15Clases de archivos en razón de su usoLos archivos andaluces se clasifican, por razón de su uso, en dos clases: archivos de uso público y archivos de uso privado. El artículo hace esta clasificación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9.2 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Art. 16Archivos del Sistema AndaluzPor razón de su titularidad, los archivos del Sistema Andaluz de Archivos son de cinco clases: de titularidad autonómica; de titularidad estatal y gestión autonómica; de titularidad local; de las Universidades andaluzas, y de titularidad privada integrados en el Sistema. Además, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los titulares y, en su caso, los gestores podrán establecer la red de archivos de oficina, centrales, intermedios e históricos, o solo las fases de ella que consideren necesarias.
Art. 17Archivos de titularidad autonómicaSon archivos de titularidad autonómica: el Archivo General de Andalucía; los Archivos Centrales de las Consejerías, de sus organismos autónomos y empresas públicas y de los órganos dependientes; los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta y de las unidades o centros que dependan de ellas; el archivo del Consejo Consultivo de Andalucía; los del Parlamento de Andalucía, del Defensor del Pueblo Andaluz y de la Cámara de Cuentas de Andalucía, y cualquier otro creado por la Administración de la Junta a través de la Consejería de Cultura.
Art. 18Archivos de titularidad estatal y gestión autonómicaLos archivos de titularidad estatal gestionados por la Administración de la Junta de Andalucía son dos: los Archivos Históricos Provinciales y el Archivo de la Real Chancillería de Granada. La titularidad es del Estado y la gestión corresponde a la Administración de la Junta de Andalucía.
Art. 19Archivos de titularidad localSon archivos de titularidad local los de las entidades locales de Andalucía y también los de los organismos autónomos, empresas públicas y cualesquiera otra unidad o centro dependientes de ellas. La categoría no se limita a la propia entidad local: alcanza a todo lo que depende de ella.
Art. 20Archivos de titularidad de las Universidades Andaluzas
Art. 21Archivos de titularidad privadaLos archivos de titularidad privada integrados en el Sistema Andaluz de Archivos son de dos tipos: a) los que se consideren de uso público por aplicación del artículo 11 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos; y b) los no contemplados en la letra anterior que se integren de conformidad con lo establecido en el Reglamento.
Art. 22Archivos de entidades religiosasLas entidades religiosas titulares de archivos podrán solicitar su integración en el Sistema Andaluz de Archivos de acuerdo con el artículo 26 del Reglamento. Para los archivos de la Iglesia Católica se estará a lo dispuesto en el Acuerdo sobre la constitución, composición y funciones de la Comisión Mixta Junta de Andalucía y Obispos de la Iglesia Católica de Andalucía para el Patrimonio Cultural, publicado mediante Orden de la Consejería de Cultura de 2 de abril de 1986.
Art. 23Red de archivos de los Servicios Centrales y Periféricos de la Administración de la Junta de AndalucíaEn los Servicios Centrales la red la forman los archivos de oficina, los Archivos Centrales y el Archivo General de Andalucía. En los Servicios Periféricos, los archivos de las Delegaciones Provinciales y de sus unidades o centros dependientes, y los Archivos Históricos Provinciales, que asumen la coordinación técnica de aquellos según las directrices de la Consejería de Cultura. Los Archivos Centrales tienen la dirección científica y técnica de los archivos a su cargo. Los archivos de titularidad o gestión autonómica dependen funcionalmente de la Consejería de Cultura.
Art. 24Red de archivos en las Entidades LocalesLas entidades locales, sin perjuicio de sus potestades organizativas, constituirán sus redes de archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. Recibirán la asistencia técnica y, en su caso, económica de la Administración de la Junta de Andalucía, directamente o mediante convenios u otras formas de colaboración o cooperación. Esa asistencia se dirigirá preferentemente a garantizar el servicio de los archivos de los entes locales con población inferior a veinte mil habitantes.
Art. 25Red de archivos en las Universidades de AndalucíaLas Universidades de Andalucía constituirán sus redes de archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. Lo harán sin perjuicio de la autonomía que les reconoce el ordenamiento jurídico y de la aplicación, a sus documentos, fondos documentales y archivos, de la legislación que en cada caso les sea aplicable.
Art. 26Integración de los archivos de titularidad privada en el Sistema Andaluz de ArchivosLos titulares de archivos privados podrán solicitar a la Consejería de Cultura su integración en el Sistema, por el procedimiento que fije una Orden suya. La solicitud llevará, en todo caso: acreditación de la titularidad de los fondos; título de posesión del edificio; memoria técnica sobre la conservación del edificio, y memoria de un archivero o archivera (fondos, medios personales, servicios y presupuesto anual). Los integrados por el artículo 11 de la Ley 3/1984 aportarán esa documentación en el plazo que señale la Consejería; si no, podrá dar lugar al reintegro de la subvención.
Art. 27Identificación documentalLa identificación es la primera fase del tratamiento archivístico. Consiste en el análisis de la organización y de las funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que producen, como base para la valoración documental y para la organización y descripción archivísticas. Es obligatoria para cualquier fondo documental y deberá hacerse, preferentemente, en las áreas de producción documental.
Art. 28DefinicionesA efectos del Reglamento se definen tres conceptos encadenados, de menor a mayor: unidad documental (el documento o documentos que testimonian un acto, acción y, en general, cualquier hecho), serie documental (el conjunto de unidades documentales, testimonio continuado de una misma actividad) y fondo documental (el conjunto de todas las series documentales procedentes de una persona física o jurídica, pública o privada).
Art. 29Valoración documentalLa valoración es el análisis de la información obtenida mediante la identificación que permite determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales. Sirve para establecer tres cosas: su conservación o su eliminación; los plazos de permanencia en los archivos y sus transferencias; y el régimen de acceso, cuando sea posible un criterio general. Es obligatoria para cualquier serie y se realiza en los archivos de oficina y centrales; en los intermedios o históricos, para las series ingresadas en ellos que carezcan de valoración.
Art. 30Objetivos de la identificación y de la valoración en la gestión administrativaLa identificación y la valoración permiten establecer propuestas de normalización. Las realiza el archivero en colaboración con los organismos gestores y afectan a cuatro aspectos: las nomenclaturas de las series documentales, el examen de sus procedimientos administrativos, su descripción y su tratamiento informático.
Art. 31Formularios para los estudios de identificación y valoraciónLos estudios de identificación y valoración se realizarán de acuerdo con unos formularios, y esos formularios son los aprobados por la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. Hay que retener dos datos: que los estudios se ajustan a formularios y que quien los aprueba es la Comisión.
Art. 32Tablas de valoraciónLos resultados de la identificación y de la valoración quedan reflejados en las tablas de valoración. Se aprueban mediante Orden de la Consejería de Cultura, a propuesta de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. Esa misma Orden determina el contenido de los extractos de las tablas y ordena a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico la publicación de esos extractos en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.
Art. 33ConceptoLa selección documental es la operación que permite determinar los documentos que han de ser eliminados o conservados. Se hace una vez realizada la identificación y la valoración, y de acuerdo con los plazos establecidos en las tablas de valoración. Su fin es configurar el Patrimonio Documental Andaluz.
Art. 34Eliminación de documentosLa eliminación de documentos es su destrucción física. Puede hacerse por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstruir los documentos y de utilizarlos después. Todo ello sin perjuicio del posible aprovechamiento del material o de alguno de sus componentes.
Art. 35Eliminación de documentos originalesPara eliminar documentos originales hay dos supuestos. Si cuentan con tablas de valoración aprobadas y oficialmente publicadas, se requiere el informe favorable de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. Si no existen tablas, la propuesta de eliminación, acompañada del estudio de identificación y valoración ajustado a los formularios aprobados por la Comisión, debe aprobarla el titular o la titular de la Consejería de Cultura, previo informe y propuesta de la Comisión.
Art. 36Eliminación de copias, reproducciones y borradoresLa regla es que las copias, las reproducciones y los borradores de documentos deberán ser eliminados. Hay tres salvedades: que contengan anotaciones originales de interés o que los documentos originales no estén localizados o en buen estado de conservación; que aporten datos de interés para el conocimiento del acto documentado; y, en el caso de los listados de ordenador, que estén validados o subsista su valor administrativo.
Art. 37Eliminación de documentos en soportes distintos del papelLa eliminación de documentos en soportes distintos del papel no tiene reglas propias: está sujeta a los mismos criterios y a los mismos procedimientos de eliminación que la documentación en soporte papel.
Art. 38MuestreosLa eliminación de documentos conlleva la conservación de muestras, que han de ser originales y representativas. Las técnicas de muestreo quedarán fijadas en las tablas de valoración. Dos datos: qué se conserva (muestras originales representativas) y dónde se fijan las técnicas (tablas de valoración).
Art. 39Archivos donde debe producirse la eliminación y procedimiento de éstaLa eliminación de documentos se realiza con carácter obligatorio en el archivo que corresponda según los plazos de permanencia establecidos en las tablas de valoración. De toda eliminación se levanta acta por duplicado ejemplar, y uno de los ejemplares se remite a la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la eliminación.
Art. 40Eliminación de documentos en las oficinasSi el estudio de identificación y valoración concluye que parte de la eliminación debe hacerse en las oficinas productoras, son estas las que la realizan, siguiendo las instrucciones aprobadas por el titular del archivo u órgano competente al que esté adscrito el archivo, a propuesta del archivero correspondiente. Esas instrucciones han de ajustarse al Reglamento y a sus órdenes de desarrollo.
Art. 41Eliminación de documentos en instituciones sin archiveroCuando el titular de un archivo que carece de archivero pretende eliminar documentos, debe comunicarlo a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico. Esta designa a un archivero o una archivera, que elabora una propuesta de conformidad con lo establecido en el Reglamento.
Art. 42Eliminación de documentos en archivos históricosEn los archivos históricos no se eliminan documentos tras las transferencias regulares, salvo que exista una revisión de los valores de las series consideradas hasta la fecha de conservación permanente. En las transferencias extraordinarias u otros ingresos sí se pueden realizar las eliminaciones que procedan, conforme al Reglamento. Los documentos de titularidad estatal se eliminan según la legislación que les sea de aplicación y el convenio entre la Administración General del Estado y la de la Junta de Andalucía sobre gestión de archivos de titularidad estatal.
Art. 43Eliminación de documentos pertenecientes a otros titularesDepósito voluntario: rige lo pactado en el contrato y eliminar exige siempre consentimiento expreso del depositante. Sin contrato, si nada dice de eliminar o si los documentos son de titulares u órganos productores ajenos a la Administración titular o gestora, se les da cuenta para que manifiesten conformidad o reparo en un mes. Con conformidad se tramita; con reparo o sin consentimiento del depositante en ese mes, concluye el procedimiento, y la Administración puede iniciar la restitución. El acto que acuerde eliminar no es ejecutivo hasta ser firme en vía administrativa o jurisdiccional.
Art. 44ConceptoPara la selección documental, conservación es también una decisión: la que se adopta tras la fase de valoración y por la que se resuelve no destruir los documentos, permitiendo su uso. Esta definición se da sin perjuicio de lo dispuesto en el Capítulo VI.
Art. 45Documentos que deben conservarseDeben conservarse tres grupos: a) los documentos originales mientras subsista su valor probatorio de derechos u obligaciones y en los demás casos que establezca la legislación especial; b) los documentos de los que, una vez realizado su estudio de identificación y valoración, se determine que contienen valores informativos o históricos; c) las copias, las reproducciones y los borradores cuando concurra alguna de las excepciones previstas en el artículo 36 del Reglamento.
Art. 46Concepto
Art. 47Tipos de ingresosEl ingreso de documentos en los archivos de uso público se produce por seis vías: transferencias regulares o extraordinarias; adquisición, a título oneroso o lucrativo, intervivos o mortis causa, por la Junta de Andalucía o las entidades locales de Andalucía; expropiación forzosa por razón de interés social (artículo 20 de la Ley 3/1984); depósito voluntario de documentos, fondos y/o colecciones; depósito cuando no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación, seguridad y consultabilidad; y cualquier otro título válido en derecho.
Art. 48Destino de los ingresosLa Consejería de Cultura, a través de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico, determina el archivo de titularidad autonómica en que ingresan los documentos de las letras b), c) y e) del artículo anterior. En donación, herencia o legado se atiende a la voluntad del anterior titular. En el depósito voluntario, letra d), se está a lo dispuesto sobre depósitos voluntarios en el Reglamento. En ingresos en archivos de titularidad estatal y gestión autonómica debe tenerse en cuenta el convenio entre la Administración General del Estado y la de la Junta de Andalucía.
Art. 49Procedimiento e instrumentos de controlTodo ingreso de documentos en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos que no sea una transferencia regular va acompañado de un acta de entrega, firmada por quien hace la entrega y por el receptor; este último asume la responsabilidad sobre los documentos. El procedimiento de ingreso y los instrumentos de control necesarios los normaliza la Consejería de Cultura, en el ámbito de su competencia, para la Administración de la Junta de Andalucía, sus organismos autónomos, empresas públicas y demás entidades dependientes de ella.
Art. 50Transferencias regularesA los efectos del Reglamento, transferencia regular es el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro, siguiendo el ciclo vital de los documentos. Tres notas que retener: es un procedimiento, el traspaso es periódico y va de un archivo a otro.
Art. 51Procedimiento y calendarioLas transferencias regulares en los archivos de uso público del Sistema Andaluz de Archivos son obligatorias y afectan a todos los documentos testimonio de su actividad. Se formalizan mediante relación de entrega. Todo archivo, sea central, intermedio o histórico, o con funciones conjuntas, establece un calendario de transferencias.
Art. 52Transferencias con tablas de valoraciónLas transferencias regulares se realizan de acuerdo con los plazos fijados en las tablas de valoración, cuando estas existan. Antes deben eliminarse, en su caso, los documentos relacionados en el artículo 36 del Reglamento. No deben transferirse de un archivo al siguiente los documentos cuya eliminación corresponda al primero, según establezcan las tablas de valoración.
Art. 53Transferencias sin tablas de valoraciónEn la Administración de la Junta de Andalucía, para series documentales sin tablas de valoración, las transferencias siguen este curso: del archivo de oficina al central, al año de haber finalizado su trámite administrativo; del central al intermedio, a los diez años de haber ingresado en el archivo central; y del intermedio al histórico o definitivo, la documentación de conservación permanente con más de treinta años de antigüedad.
Art. 54Modificación de los plazos de transferencia en los Archivos Centrales de la Administración de la Junta de AndalucíaExcepcionalmente, los plazos de permanencia de los documentos en los Archivos Centrales de la Administración de la Junta de Andalucía pueden ampliarse o reducirse. Lo propone el Centro Directivo productor de los documentos y se acuerda mediante resolución motivada del organismo titular u órgano competente al que esté adscrito el archivo. Esa resolución se comunica al titular del archivo intermedio.
Art. 55Transferencias en las Entidades LocalesEn el ámbito de la Administración Local, cuando no existan tablas de valoración publicadas, el curso de las transferencias se efectúa siguiendo dos criterios: el del ciclo vital de los documentos y el de la garantía de la integridad del Patrimonio Documental Andaluz. El artículo no señala plazos concretos.
Art. 56Transferencias en caso de modificación o supresión de funciones, de órganos y organismosSi se modifican las funciones de un órgano u organismo y se asignan a otro, de la misma o distinta persona jurídica, solo se le transfieren los documentos de procedimientos en tramitación y los de procedimientos concluidos con vigencia administrativa; los restantes permanecen en el archivo de origen. Si se suprime un órgano, organismo o unidad administrativa y no se ha dispuesto nada al respecto, los documentos que hubiera recibido o producido se transfieren al archivo intermedio o, de no existir este, al archivo histórico que corresponda.
Art. 57Transferencias extraordinariasTransferencia extraordinaria es la remisión de documentos de un archivo a otro motivada por circunstancias de carácter excepcional que impidan su custodia, conservación, control o servicio, siempre que no sea procedente acordar el depósito. Debe documentarse mediante acta de entrega. Si obedece al incumplimiento de lo establecido para las transferencias regulares, el titular del archivo receptor deberá exigir del órgano competente la depuración de las responsabilidades disciplinarias que, en su caso, concurran.
Art. 58Adquisición de documentosLa adquisición de documentos, fondos y/o colecciones documentales por la Administración de la Junta de Andalucía será dictaminada por la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y se regirá por lo establecido en la legislación vigente en esta materia.
Art. 59Derechos de tanteo y retractoEl ejercicio de los derechos de tanteo y de retracto sobre las transmisiones de bienes pertenecientes al Patrimonio Documental Andaluz se rige por la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos. Si se trata de bienes inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, declarados de interés cultural o incluidos en el Inventario General de bienes muebles del Patrimonio Histórico Español, rige la legislación que en cada caso sea de aplicación.
Art. 60Adquisiciones por expropiación forzosaLa adquisición por expropiación forzosa de los bienes integrantes del Patrimonio Documental Andaluz se rige por el procedimiento especial previsto en el Capítulo III del Título III de la Ley de Expropiación Forzosa, de 16 de diciembre de 1954, que es el establecido para la expropiación de bienes de valor artístico, histórico y arqueológico.
Art. 61Clases de depósitos de documentosEn los Archivos del Sistema Andaluz de Archivos, los depósitos de documentos, fondos y/o colecciones documentales pueden ser de dos clases: voluntarios o por razón de lo dispuesto en el artículo 67 del propio Reglamento.
Art. 62Depósitos en los archivos de titularidad autonómicaEl depósito voluntario en un archivo de titularidad autonómica se solicita a la Consejería de Cultura, con una relación de los documentos; la Consejería resuelve sobre su aceptación, oído el director del archivo. Se efectúa en los archivos que disponga la Consejería, atendiendo preferentemente a la provincia de origen de la persona generadora del fondo o documentos, o en los propuestos por los interesados. Si la información afecta a la totalidad o a varias provincias de la Comunidad Autónoma, preferentemente en el Archivo General de Andalucía.
Art. 63Depósitos en los archivos de titularidad estatal y gestión autonómicaPara el depósito en los archivos de titularidad estatal y gestión autonómica se está a dos fuentes: la legislación estatal de aplicación y el convenio suscrito por la Administración del Estado y la de la Junta de Andalucía sobre gestión de los archivos de titularidad estatal.
Art. 64Depósitos en otros archivos del Sistema Andaluz de ArchivosEl depósito de documentos en otros archivos del Sistema Andaluz de Archivos, distintos de los citados en los artículos anteriores, se realiza mediante una solicitud ante la entidad titular del archivo, que es quien resuelve sobre su aceptación.
Art. 65Formalización y ejecución del depósitoEl depósito se formaliza, tras el cotejo de los documentos, mediante contrato de depósito, convenio de colaboración o cualquier otro título válido en derecho, según proceda, y se ejecuta mediante acta de entrega. Mientras se tramita el procedimiento, por razones de conservación u otras que lo aconsejen, puede acordarse la entrega con un acta provisional de entrega, sin perjuicio de lo que definitivamente se acuerde en el procedimiento.
Art. 66Plazo de los depósitos
Art. 67CausasCuando los documentos no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación o seguridad, o cuando la deficiente instalación, las condiciones en que se guardan o su deterioro supongan un riesgo inminente para su conservación, la Consejería de Cultura ordenará medidas adecuadas de garantía e incluso podrá decidir su depósito en un archivo del Sistema Andaluz de Archivos, con preferencia, en su caso, por los de la provincia respectiva y mientras no desaparezcan las causas que originaron la medida.
Art. 68Gastos que originenLa Consejería de Cultura exigirá, según los casos, al titular de los documentos objeto del depósito los gastos que originen tres conceptos: el transporte, el seguro y la conservación de esos documentos. Quien exige es la Consejería de Cultura y quien paga es el titular de los documentos.
Art. 69Requisitos de la resolución definitiva del procedimientoTramitado el procedimiento para acordar el depósito, la resolución final deberá, en su caso, formular requerimiento personal y directo al interesado, señalando el plazo para que ponga los documentos a disposición de la Consejería de Cultura, y fijará también las condiciones que hayan de regir el depósito. Para ejecutar la resolución de depósito se requerirá, en su caso, la intervención de la autoridad judicial con arreglo a la legislación vigente.
Art. 70Clases de salidas. La salida de los documentos de un archivo puede ser temporal o definitivaSalida temporal: la que se realiza por un periodo de tiempo determinado con fines de restauración, reproducción o difusión cultural. Salida definitiva: aquella por la que los documentos causan baja en el archivo que tenía la responsabilidad de su custodia, control, conservación y servicio. Queda exceptuada del régimen de salidas la que se produzca en cumplimiento del Ordenamiento Jurídico. Los archivos de titularidad estatal en Andalucía se rigen por la legislación de Patrimonio Histórico Español y por el convenio entre el Estado y la Junta, sin perjuicio de la Ley 3/1984.
Art. 71Salida de los documentos contemplados en los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de ArchivosLa salida de los documentos a que se refieren los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, se formalizará de acuerdo con los artículos 74 al 78 del Reglamento y la Orden que los desarrolle. En todo caso se requerirá autorización de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico de la Consejería de Cultura.
Art. 72Salida de los documentos contemplados en los artículos 4, 5 y 6 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de ArchivosLos documentos a que se refieren los artículos 4, 5 y 6 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, podrán ser trasladados dentro del territorio nacional, de acuerdo con lo establecido en esa misma Ley, en la redacción dada a su artículo 36 por la Ley 3/1999, de 28 de abril.
Art. 73Procedimiento e instrumentos de controlEl procedimiento de salida de documentos y los instrumentos de control necesarios serán establecidos por la Consejería de Cultura, en el ámbito de sus competencias, para la Administración de la Junta de Andalucía, sus organismos autónomos, empresas públicas y demás entidades dependientes de aquellas.
Art. 74Salidas para restauración y reproducciónLa salida de documentos para su restauración y/o reproducción deberá ser autorizada por la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico. Este órgano podrá solicitar informe al Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico sobre la necesidad de la restauración y sobre la adopción de las medidas adecuadas y conducentes a la salvaguarda de los documentos.
Art. 75Salidas para exposicionesLa salida temporal de documentos para exposiciones podrá solicitarse al archivo o al titular de los documentos con una antelación de dos meses a la fecha de aquélla, haciendo constar las medidas de seguridad y conservación. La petición la informa el archivero o la archivera o responsable del archivo, con la conformidad del titular de los documentos, quien la elevará a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico para su autorización. En todo caso, antes de la salida deberá realizarse una copia de seguridad.
Art. 76Salidas para constitución de depósitos en otros archivos de uso públicoLa salida temporal de documentos para constituir un depósito en otro archivo de uso público se rige por lo establecido en el Título II, Capítulo III, Sección 5.ª del Reglamento. En este caso, el depósito podrá constituirse por plazo inferior a diez años.
Art. 77Salidas de documentos pertenecientes a un depósito en archivos de uso públicoLa salida temporal de documentos que se encuentren en régimen de depósito en un archivo de uso público requiere la autorización del titular de esos documentos. Esa autorización puede aportarla el solicitante o puede recabarla el propio archivo.
Art. 78Causas de las salidas definitivasLos documentos conservados en archivos del Sistema Andaluz de Archivos pueden salir definitivamente de sus sedes por tres causas: a) transferencias regulares o extraordinarias, según los artículos 50 al 57 del Reglamento; b) extinción de un depósito; c) bajas en razón de siniestros o como consecuencia de la eliminación.
Art. 79Descripción archivística e instrumentos de descripción. ConceptoDescripción archivística: análisis que, aplicado a los documentos de archivo, a sus categorías o agrupaciones documentales, facilita a los usuarios la información contenida en ellos y su localización; para hacerla se atiende a las normas internacionales sobre la materia. Instrumentos de descripción: los resultados de esa descripción, que permiten presentar la información jerarquizada mediante guías, cuadros de clasificación, inventarios y catálogos, y también aquellos otros que permiten la búsqueda aleatoria de la información.
Art. 80PlanificaciónEn cada archivo debe existir una planificación descriptiva. Esa planificación va de lo general a lo particular, es decir, de los instrumentos de descripción más amplios a los más específicos.
Art. 81Difusión de los instrumentos de descripción
Art. 82Propiedad intelectual de los instrumentos de descripciónPara la propiedad intelectual de los instrumentos de descripción se está a lo dispuesto en la legislación vigente sobre esa materia. En todo caso, al editar o difundir los instrumentos de descripción se citará al archivero o la archivera, o a los archiveros o las archiveras, que hubieran intervenido en su confección.
Art. 83Concepto y régimen jurídicoEl derecho de acceso es el que corresponde a todos los ciudadanos a efectos de la consulta y, en su caso, investigación de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz. Se ejerce de acuerdo con las leyes, con el Reglamento y con las normas que lo desarrollen. La consulta de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz es libre y gratuita siempre que se cumpla lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Art. 84Consultabilidad pública de los documentos a que se refieren los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de ArchivosTodos los ciudadanos pueden consultar los documentos de los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984 a partir de los treinta años de finalizar su trámite o su vigencia administrativa. El término puede reducirse si la información no implica riesgo para la seguridad pública o privada: lo acuerda por resolución el órgano u organismo al que esté adscrito el archivo, de oficio, a solicitud de particular o a propuesta razonada de la dirección del archivo; en los dos primeros casos se requiere informe de esta. Las tablas de valoración incluirán el término cuando sea posible un criterio general.
Art. 85Excepciones y limitaciones al derecho de acceso a los documentos de los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de ArchivosAdemás de las limitaciones de la legislación de régimen jurídico y procedimiento administrativo o de la especial, el acceso a los documentos de los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984 no puede ejercerse cuando la información contenga datos que conlleven peligro para la defensa y seguridad del Estado o pueda afectar a los intereses vitales de Andalucía. Si afecta a la seguridad, honor o intimidad de personas físicas, se requiere consentimiento expreso de los afectados o que pasen veinticinco años desde su fallecimiento, si se conoce la fecha, o cincuenta años desde la fecha de los documentos.
Art. 86Consulta de los documentos de los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de ArchivosLos documentos a que se refieren los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, pueden consultarse a partir de su integración en el Patrimonio Documental Andaluz, salvo lo dispuesto en el artículo anterior.
Art. 87Régimen del derecho de acceso a los archivos de titularidad estatalDe conformidad con el artículo 28 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, la consulta y el acceso a los archivos de titularidad estatal se someten a dos cosas: la legislación que les sea aplicable y los términos de los convenios que en su caso se suscriban.
Art. 88Régimen en los casos del derecho de acceso del artículo 85.2Quien quiera acceder a documentos de los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984 exceptuados de la consultabilidad pública conforme al artículo 85.2 presenta solicitud razonada ante el archivo que los custodie. El archivero o responsable del archivo la remite, con su informe, al órgano productor de la documentación o al que se hubiera asignado su competencia; este valora la solicitud y el informe y eleva el expediente al órgano u organismo al que esté adscrito el archivo, para su resolución. Si se requiere consentimiento expreso de los afectados, debe acompañar a la solicitud.
Art. 89Modo de acceso a los documentos autorizadosCuando hay autorización expresa de acceso, el archivero o responsable del archivo solo pone a disposición del interesado los documentos identificados en la autorización y en los términos o condiciones que esta fije. Se establece un lugar y se adoptan las precauciones necesarias para evitar que accedan a los documentos personas distintas de las expresamente autorizadas. Si la autorización incluye la entrega de una reproducción, se entrega al peticionario autorizado en las condiciones establecidas en la autorización.
Art. 90Acceso por razones de investigaciónQuien por investigación precise consultar documentos o fondos documentales presenta solicitud, identificándolos, con memoria detallada del objeto de la investigación. La informa el archivero o responsable del archivo y se remite al titular u órgano de adscripción del archivo para su resolución. Si hay datos que afecten a la intimidad de las personas, el órgano que otorgue la autorización arbitra los medios para que no se acceda a ellos. No ampara documentos que afecten a la seguridad del Estado, a los intereses vitales de Andalucía ni los expresamente excluidos por la legislación especial.
Art. 91Normas sobre el acceso a los documentos de los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de ArchivosSi los documentos del Patrimonio Documental Andaluz de los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984 ofrecen dificultades manifiestas de acceso y consulta, el interesado en acceder o el titular de los documentos pueden pedir la intervención de la Consejería de Cultura. Si la pide persona distinta del titular, a este se le otorgan quince días para manifestar lo que a su derecho convenga. Salvo los casos exceptuados en el artículo 27 de esa Ley, la Consejería podrá acceder a la constitución de un depósito, la microfilmación u otras medidas que permitan el acceso.
Art. 92Régimen de acceso a los documentos en depósitoLa consulta de documentos de fondos y/o colecciones documentales que han ingresado mediante depósito en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos se rige por las condiciones del depósito, sin perjuicio de observar las normas de obligado cumplimiento.
Art. 93Consulta pública e instrumentos de descripciónLa consulta pública de los documentos del Patrimonio Documental Andaluz se realiza preferentemente a través de los instrumentos de descripción de que disponga el titular de los documentos, que pueden ofrecerse en cualquier tipo de soporte, estén o no editados. Los archivos del Sistema Andaluz de Archivos están obligados a poner a disposición del público, en zonas de libre acceso, todos los instrumentos de descripción elaborados sobre los documentos que sean de consulta pública.
Art. 94Limitaciones a la consulta de documentos originalesSi existen reproducciones de los documentos, son las reproducciones las que se entregan para la consulta. Además, la consulta pública de los documentos que tengan problemas de conservación puede restringirse e incluso excluirse hasta que sean restaurados.
Art. 95Horario, lugar e instrumentos de control de las consultasLa consulta se realiza en la sala de lectura y, si el archivo carece de ella, en la dependencia que se habilite al efecto. El horario de acceso a los archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos lo regulan los órganos competentes y se hace público. Para garantizar la consultabilidad de los documentos del Patrimonio Documental Andaluz se establece un horario semanal mínimo de quince horas. Las consultas se solicitan y registran de acuerdo con los instrumentos de control que se establezcan.
Art. 96Obligación de comunicación en caso de dañosLos daños que puedan ocasionarse a los documentos, instrumentos de descripción y demás material puesto a disposición de los usuarios, así como las posibles sustracciones, se ponen en conocimiento del titular de los documentos y de la Consejería de Cultura, a efecto de incoar el procedimiento para imponer las sanciones que, en su caso, procedan. Cuando proceda, se ponen también en conocimiento de la autoridad judicial.
Art. 97Ediciones de documentosLas ediciones que contengan reproducciones de documentos pertenecientes a cualquier archivo del Sistema Andaluz de Archivos tienen que expresar el archivo de origen de esas reproducciones. Es un deber y alcanza a los documentos de cualquier archivo del Sistema.
Art. 98Préstamo administrativo. Concepto y régimen jurídicoA los efectos del Reglamento, préstamo administrativo es la entrega o remisión de expedientes o, en general, documentos, a los órganos jurisdiccionales o administrativos en cumplimiento de lo dispuesto en el Ordenamiento Jurídico. Se rige por lo dispuesto en la Sección en la que se encuentra el artículo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 73.
Art. 99Solicitud y recepción del préstamo administrativoLa solicitud y la recepción del préstamo administrativo las realiza el titular del organismo u órgano productor de los documentos. La solicitud se formula en el impreso correspondiente y se dirige a la dirección del archivo.
Art. 100Autorización del organismo o unidad administrativa remitente de los documentosLa solicitud de documentos generados por un órgano o unidad administrativa distinto del solicitante debe ser autorizada por el órgano o unidad administrativa productora, o remitente de los documentos. Se exceptúan los documentos requeridos por los órganos jurisdiccionales y los otros casos contemplados en la legislación especial. La autorización debe acompañarse a la solicitud del préstamo.
Art. 101Preferencia de las copias autenticadasSiempre que sea posible, y como regla general, se remiten copias autenticadas de los documentos. Se exceptúa que la norma reguladora del procedimiento en que hayan de surtir efecto establezca otra cosa o que concurra otra circunstancia que haga necesario el préstamo de los originales. No obstante, los documentos pueden remitirse en copia no autenticada si así se solicita.
Art. 102Respeto a la integridad de los documentos prestadosLos documentos devueltos al archivo deben presentar las mismas características internas y externas, ordenación, limpieza y condiciones que presentaban en el momento en que fueron prestados. Si se agregan documentos a las unidades documentales objeto del préstamo, esa circunstancia debe comunicarse al archivero o responsable del archivo.
Art. 103Plazo del préstamo administrativo y revisión de préstamosEl préstamo administrativo se hace, con carácter general, por un plazo de tres meses, que puede ampliarse por razón de la naturaleza del procedimiento que lo motivó. Además, el archivo debe revisar los préstamos efectuados con una periodicidad no superior a un año, para renovarlos o para reclamar la devolución de los documentos.
Art. 104RégimenEn los archivos del Sistema Andaluz de Archivos la reproducción de documentos tiene por objeto facilitar la gestión, la investigación y la difusión, y asegurar la integridad de los documentos. Para ello se tienen en cuenta dos cosas: a) el cumplimiento de las limitaciones o prohibiciones de acceso de la legislación de Archivos y Patrimonio Documental, de la de régimen jurídico y procedimiento administrativo de las Administraciones Públicas y de la legislación especial; b) el estado de conservación de los documentos.
Art. 105Solicitudes de reproducciónLa solicitud de reproducciones de documentos se realiza en impreso normalizado. En ese impreso deben constar tres datos: la descripción del documento, la signatura y la finalidad para la que se reproduce.
Art. 106Soportes documentales de las reproduccionesCon carácter general, las reproducciones se realizan en los soportes que los archivos consideren más convenientes. El criterio para elegir el soporte es el punto de vista de la conservación de los documentos, y quien valora qué soporte conviene es el archivo.
Art. 107Reproducción de más de las dos terceras partes de una unidad de conservaciónSi se solicita la copia de más de las dos terceras partes de una unidad de conservación de documentos en papel y la reproducción se hace en soportes informáticos o de micropelícula, el archivo reproduce la totalidad de la unidad de conservación. Esa reproducción queda en el archivo como copia de seguridad.
Art. 108Procedimiento en los casos de convenios de reproducciónLas reproducciones, totales o parciales, de fondos o colecciones mediante convenio en archivos del Sistema Andaluz de Archivos requieren previa notificación a la Consejería de Cultura con al menos tres meses de antelación al comienzo de los trabajos, acompañada de una memoria de las condiciones de seguridad. La Consejería, previo informe de la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico, establece las condiciones de seguridad y podrá exigir copia de lo reproducido. Para documentos de titularidad estatal rige el convenio Estado-Junta sobre gestión de archivos.
Art. 109ExaccionesLas reproducciones podrán devengar las exacciones que establezcan las distintas Administraciones Públicas, de acuerdo con las normas reguladoras de sus respectivas Haciendas Públicas. Las normas o actos que aprueben esas exacciones se colocarán en lugar visible del archivo.
Art. 110Instrumentos de información. Concepto y clasesLos archivos, como instituciones del patrimonio documental, directamente o en colaboración con otros órganos competentes del Sistema Andaluz de Archivos, recogen, analizan y difunden la información de interés sobre los archivos y sus actuaciones mediante instrumentos de información. Son instrumentos de información los que facilitan datos sobre los archivos o sus actividades para servir a la planificación archivística o para el conocimiento de los usuarios. Instrumentos mínimos: la memoria anual del archivo, las estadísticas, los censos de archivos y los directorios de archivos.
Art. 111Memoria AnualLos archivos del Sistema Andaluz de Archivos confeccionan una memoria anual según el formulario establecido por la Consejería de Cultura y se la remiten dentro del primer trimestre del año siguiente al reseñado. Los Archivos Centrales de las Consejerías, organismos autónomos y empresas públicas de la Junta y órganos que de ellos dependan remiten, además, un ejemplar al Archivo General de Andalucía. Los archivos del Parlamento, del Defensor del Pueblo Andaluz, de la Cámara de Cuentas y del Consejo Consultivo podrán remitirle un ejemplar.
Art. 112Normalización de los instrumentos de información en la Administración de la Junta de AndalucíaLa Consejería de Cultura, en el ámbito de sus competencias, establecerá una red de intercambio de información y elaborará tres cosas: sus normas básicas de actuación, los modelos de formularios para la recogida de datos y las normas técnicas para la utilización de soportes y medios informáticos.
Art. 113DifusiónLos archivos del Sistema Andaluz de Archivos podrán realizar actividades de difusión cultural y programar las que consideren oportunas, por sí solos, a iniciativa o en colaboración con otras Administraciones Públicas o instituciones. Dos condiciones: las actividades deberán ser compatibles con el normal desarrollo de sus funciones habituales y no contravenir los convenios vigentes.
Art. 114Programación de actividades educativasLa programación de actividades educativas se adecua a las normas en materia de planes y programas de estudios; a ese efecto, el titular del organismo al que esté adscrito el archivo recaba informe de la Consejería de Educación y Ciencia de la Junta de Andalucía. En todo caso, es necesaria la autorización de esa Consejería cuando los centros docentes dependientes de la Administración de la Junta de Andalucía hayan de prestar su colaboración a los archivos.
Art. 115Aprobación de actividades culturales y educativas en los archivosLos proyectos de actividades culturales o educativas en los archivos de titularidad y/o gestión autonómica no se ponen en marcha sin más: deben comunicarse, para su aprobación, a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico.
Art. 116ConceptoConservación es el conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas, tanto de los edificios como de los documentos, y también su restauración cuando esas alteraciones ya se han producido. Todo ello sin perjuicio de la acepción contemplada en el artículo 44 del Reglamento.
Art. 117Normas de conservación y seguridadLa Consejería de Cultura aprueba por Orden las normas técnico-archivísticas sobre edificios, locales, instalaciones y equipamiento de los archivos del Sistema. Los proyectos de obras o mejoras se acomodan a esas normas (en los de titularidad estatal y gestión autonómica, al convenio con el Estado); los edificios o locales no pueden albergar con carácter permanente bienes, servicios o actividades ajenos a sus fines; los Archivos Centrales de titularidad autonómica estarán en edificio adscrito al organismo titular. Incumplir el apartado 1 puede acarrear el artículo 15.3 de la Ley 3/1984.
Art. 118Adquisición de inmuebles por expropiación forzosa para archivosLos inmuebles necesarios para instalar archivos pueden adquirirse por expropiación forzosa, en virtud de la declaración de utilidad pública que dispone el artículo 20 de la Ley 3/1984, de Archivos. Se sigue el procedimiento general de la Ley de 16 de diciembre de 1954, de Expropiación Forzosa, salvo que el inmueble pertenezca al Patrimonio Histórico de Andalucía: entonces se aplica el procedimiento especial que dispone esa misma ley.
Art. 119ConceptoEl objetivo de la conservación es mantener la integridad física y funcional de los documentos para que estén disponibles en todo momento para su servicio. Se logra aplicando medidas que potencien su estabilidad o mediante acciones destinadas a frenar su deterioro y, en su caso, proveyendo los medios necesarios para restaurar su integridad.
Art. 120ControlEn los archivos del Sistema se lleva un control sistemático y periódico de las condiciones ambientales, el estado de las instalaciones, el equipamiento de los depósitos y los soportes documentales, para detectar alteraciones, invasiones de agentes biológicos y sus deterioros. Si aparecen agentes biológicos o circunstancias físico-ambientales que motiven emergencia, deterioro o peligro inmediato de los documentos, se da cuenta a la Consejería de Cultura. Los nuevos soportes, magnéticos y ópticos, se controlan y vigilan, con copias de seguridad periódicas según establezca esa Consejería.
Art. 121Verificación del estado físico de los documentosCada vez que se efectúe cualquier ingreso en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos debe verificarse, en ese mismo momento, el estado físico que presentan los documentos. La finalidad es establecer las medidas destinadas a evitar la propagación, en su caso, de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados.
Art. 122Centros de conservación documentalLa Consejería de Cultura podrá crear o designar centros en el Sistema Andaluz de Archivos para el estudio y aplicación de técnicas en materia de conservación del Patrimonio Documental Andaluz. Es una facultad («podrá»), y admite dos fórmulas: crear centros o designarlos.
Art. 123De los archiverosLos archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos deben estar atendidos, al menos, por un archivero o una archivera con formación profesional específica, a efectos del cumplimiento de las funciones del Reglamento. Al archivero responsable de la dirección del archivo le corresponde dirigir y coordinar cuanto concierne a las funciones científicas, técnicas y administrativas del archivo.
Art. 124Dotación de personal en los archivosLos archivos del Sistema Andaluz de Archivos deberán contar con personal de cuatro clases —técnico, administrativo, auxiliar y subalterno— que garantice las funciones del archivo establecidas en el Reglamento. Es una obligación («deberán contar»).
Art. 125Personal de los archivos de la Administración de la Junta de AndalucíaEn materia de personal, el Archivo General de Andalucía se rige por el Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, y los Archivos Centrales de las Consejerías, organismos autónomos y empresas públicas por el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre; además, por la legislación vigente en materia de personal. El personal de los archivos de titularidad estatal gestionados por la Junta se rige por la legislación sobre función pública aplicable y por el convenio con el Estado sobre gestión de archivos. Los archivos de las Delegaciones Provinciales tendrán, al menos, un archivero o una archivera.
Art. 126Distribución de las funciones del personal técnicoSin perjuicio de la potestad autoorganizatoria de las Administraciones Públicas, cuando el volumen de la documentación y el servicio lo exija, el personal técnico se distribuye en dos áreas. Gestión Documental coordina los ingresos, la identificación, la valoración, la selección y la organización de los documentos, y la elaboración de los instrumentos de descripción y de control. Investigación y Conservación: instrumentos de información, tareas de conservación, fomento y control de los servicios prestados por el archivo, acción cultural e instrumentos de control de estas funciones.
Art. 127Personal de los archivos de la Administración LocalEn los archivos de la Administración Local son los órganos competentes de esa misma Administración quienes determinan la titulación, superior o media, del archivero o de la archivera que esté al frente de ellos. El artículo no impone una de las dos titulaciones: deja la determinación a esos órganos.
Art. 128Fomento y cooperaciónLa Consejería de Cultura: 1) fomenta convenios de cooperación con las distintas Administraciones Públicas para cursos y seminarios de formación y perfeccionamiento de los archiveros de cualquier archivo del Sistema Andaluz de Archivos; 2) fomenta la aprobación de Planes Provinciales de Archivos mediante convenios con las Diputaciones provinciales, para dar asistencia técnica a los municipios, con preferencia para los de menos de 20.000 habitantes que carezcan de medios personales y materiales; 3) efectúa convocatorias anuales de subvenciones para los archivos integrados en el Sistema.
Art. 129Criterios para la acción de fomentoPara su acción de fomento en materia de archivos, la Consejería de Cultura podrá tener en cuenta, entre otros que pudieran considerarse preferentes, dos criterios: a) que al frente del archivo haya un archivero o una archivera con titulación superior o media, sin perjuicio de la normativa laboral y de función pública; b) que el personal al frente se seleccione por oposición o concurso-oposición, con archivística y legislación del patrimonio histórico andaluz como materias específicas de temarios y pruebas, para lo cual podrán contar con apoyo técnico de la Consejería de Cultura.
Art. 130Red de archivos de uso público de las Universidades de AndalucíaDos Consejerías, la de Cultura y la de Educación y Ciencia, fomentarán la creación y la coordinación de la red de los archivos de uso público de las Universidades Andaluzas. El instrumento para hacerlo son los convenios o cualesquiera otras formas de colaboración.