Tema 12 del temario de Auxiliar Administrativo del Ayuntamiento de Cádiz 2026

Artículo 1. Objeto

La ley regula, por un lado, la gestión, la protección, el acceso y la difusión de dos realidades: los documentos de titularidad pública y el Patrimonio Documental de Andalucía. Por otro lado, regula la coordinación, planificación, organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía.

Artículo 2. Definiciones

Define catorce conceptos. Documento: información producida como testimonio de actos y recogida en un soporte; se excluyen las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo. Archivo de oficina: documentos de una unidad administrativa. Archivo central: gestión documental hasta la transferencia al intermedio. Intermedio: desde los centrales hasta la eliminación o transferencia a un histórico. Histórico: custodia y conservación de lo calificado como de conservación permanente. Gestión documental: funciones y procesos reglados, de carácter transversal.

Artículo 3. Ámbito de aplicación

Sin perjuicio de la legislación estatal y de los tratados y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables, la ley se aplica a: los documentos de titularidad pública, el Patrimonio Documental de Andalucía y los archivos que constituyen el Sistema Archivístico de Andalucía, con independencia de su titularidad. Los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad Autónoma se rigen por la legislación estatal que les afecte, por los convenios suscritos entre el Estado y la Junta de Andalucía y por esta ley.

Artículo 4. Principios generales

La consecución de los objetivos de la ley se inspira en cuatro principios: 1) los principios generales de organización, actuación y atención a la ciudadanía de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía; 2) transparencia, accesibilidad e igualdad; 3) carácter transversal de las funciones archivísticas y principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos, a lo largo de su ciclo vital y con independencia de su productor; 4) adaptación a las nuevas tecnologías con la promoción de la gestión documental electrónica.

Artículo 5. Coordinación y colaboración interadministrativa

Todas las administraciones, organismos y entidades del sector público están obligados a colaborar en los objetivos de la ley; sus relaciones se rigen por lealtad institucional, coordinación y colaboración, y podrán establecer convenios. La consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental impulsa la coordinación de los archivos del Sistema. La Comunidad Autónoma colabora con el Estado para integrar en el Sistema los archivos estatales ubicados en Andalucía. Se asegura la representación adecuada de los titulares de archivos del Sistema en los órganos que se creen.

Artículo 6. Colaboración de los particulares

El artículo reparte dos posiciones en la consecución de los objetivos de la ley. Las administraciones públicas tienen el deber de fomentar la colaboración con las personas y entidades privadas. Las personas físicas y jurídicas de naturaleza privada tienen la obligación de colaborar con las administraciones públicas andaluzas para conseguir dichos objetivos.

Artículo 7. Promoción de las tecnologías de la información y la comunicación

Las administraciones públicas andaluzas promoverán la simplificación y el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en el tratamiento, conservación, gestión, acceso y difusión de los documentos de su competencia. La Junta de Andalucía promoverá, además, la implantación y utilización de herramientas de administración digital para facilitar a las personas físicas y jurídicas su participación en los procedimientos contemplados en la ley.

Artículo 8. Concepto de documento

A los efectos de la ley, documento es toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. Quedan excluidas de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.

Artículo 9. Los documentos de titularidad pública

Son de titularidad pública los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus competencias por: Parlamento e instituciones de autogobierno; Presidencia de la Junta y Consejo de Gobierno; Administración de la Junta y sus entidades instrumentales; corporaciones de derecho público (funciones públicas atribuidas); entidades locales; universidades públicas; Administración del Estado, Justicia, notarías, registros públicos y organismos de la UE o internacionales radicados en Andalucía; entidades creadas, participadas o controladas; y personas privadas gestoras de servicios públicos.

Artículo 10. Inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad de los documentos de titularidad pública

Los documentos de titularidad pública que forman parte del Patrimonio Documental de Andalucía de acuerdo con el artículo 15.1.a) son inalienables, imprescriptibles e inembargables. La Junta de Andalucía podrá recuperar en todo momento su posesión cuando se hallen indebidamente en posesión de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para conseguir su reintegro.

Artículo 11. Requisitos de los documentos de titularidad pública

A efectos de su validez, los documentos de titularidad pública han de cumplir cinco requisitos: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización, de acuerdo con la normativa que sea de aplicación. Los documentos de titularidad pública electrónicos incorporarán la información precisa que determine la consideración de su originalidad, en los términos en que se desarrolle reglamentariamente.

Artículo 12. Custodia de los documentos de titularidad pública

Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos a su cargo; la custodia conlleva la obligación de preservarlos. Los documentos de titularidad pública solo podrán salir de sus unidades administrativas, sistemas de información y archivos en los casos y con los procedimientos que se establezcan reglamentariamente; el préstamo administrativo y el requerimiento por órganos jurisdiccionales no se consideran salida. Al cesar en sus funciones, deben entregarse a quien suceda en el cargo o, en su defecto, al archivo público que corresponda.

Artículo 13. Transferencia de documentos por traspaso de funciones o por extinción de órganos, entes u organismos públicos

Si un órgano, ente u organismo público traspasa funciones a otro, se transfieren solo los documentos producidos en el ejercicio de esas funciones que correspondan a procedimientos en tramitación o a relaciones jurídicas vigentes, sin perjuicio de los que contengan información relevante para su funcionamiento. Si se suprime o desaparece, esos mismos documentos pasan al que asuma sus funciones; si nadie las asume, van al archivo que le corresponda según el capítulo III del título II. Antes de incorporarse deben estar identificados e inventariados, y el ingreso se documenta con acta.

Artículo 14. Concepto de patrimonio documental de Andalucía

El patrimonio documental de Andalucía es el conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que posean interés histórico, social o cultural para la comunidad autónoma. Ese interés se aprecia atendiendo a su origen, productor, antigüedad, valor o singularidad.

Artículo 15. Documentos del Patrimonio Documental de Andalucía

Integran el Patrimonio Documental de Andalucía: los documentos de titularidad pública de cualquier época; los ubicados en la Comunidad Autónoma con más de cuarenta años, de personas jurídicas privadas de carácter religioso, político, sindical, cultural, educativo o con fines sociales; y los de otras personas privadas, ubicados en Andalucía, con cien años o más a la entrada en vigor de la ley. También los privados sin esa antigüedad incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos y los de valor relevante inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.

Artículo 16. Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía

El Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía es un instrumento para facilitar la identificación de bienes integrantes de dicho Patrimonio. Su formación, actualización, coordinación y difusión corresponden a la consejería. Forman parte de él los bienes reconocidos como integrantes del Patrimonio Documental por resolución de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, conforme al procedimiento del artículo 17. No forman parte los bienes que se inscriban en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.

Artículo 17. Procedimiento de inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía

La inclusión en el Inventario de los documentos del artículo 15.2 se incoa de oficio por la consejería. Duración máxima: doce meses desde la incoación; sin resolución dictada y notificada, el procedimiento caduca. Cualquier persona física o jurídica puede instar la incoación con solicitud razonada; decide la consejería, y se podrá entender desestimada a los seis meses de su entrada en el registro del órgano competente para la tramitación. La audiencia a los interesados es preceptiva. Resuelve la persona titular de la Dirección General competente y la resolución se publica en el BOJA.

Artículo 18. Integridad del Patrimonio Documental de Andalucía

No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía. La salvedad que admite el artículo es la eliminación en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente: tanto los supuestos como los procedimientos han de estar fijados por reglamento.

Artículo 19. Deber de información

Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía están obligadas a proporcionar la información que la consejería les requiera en lo referente a esos documentos.

Artículo 20. Derechos de tanteo y retracto

La transmisión onerosa entre vivos de documentos del Patrimonio Documental de Andalucía está sometida a tanteo y retracto. Debe comunicarse a la consejería, por notificación fehaciente, con dos meses de antelación (en subasta, la fecha es la de su celebración), con las condiciones y el adquirente previsto. En ese plazo la consejería puede ejercer el tanteo para sí o para otras entidades, previo informe de la Comisión Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliográfico; en subasta, la adjudicación queda en suspenso diez días. Retracto: seis meses desde el conocimiento explícito y fehaciente.

Artículo 21. Obligaciones de las personas privadas, físicas o jurídicas, propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz

Las personas privadas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz deben: conservarlos organizados y custodiarlos; facilitar su inspección por la consejería; permitir el acceso previa solicitud razonada; pedir autorización para cualquier traslado; notificar con carácter previo la transmisión onerosa; notificar en tres meses, desde que se haga efectiva, la transmisión por herencia, legado o donación; y comunicar en veinticuatro horas el accidente o siniestro que motive pérdida o destrucción.

Artículo 22. Traslados de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz

Todo traslado (desplazamiento a otro inmueble, incluidas las salidas temporales) de documentos privados inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz requiere autorización de la consejería. La solicitud se resuelve y notifica en dos meses; pasado el plazo, se podrá entender estimada. Puede denegarse en cuatro casos, y la consejería puede impedir el traslado u ordenar la reposición en tres. Se exceptúan los traslados sin salida de Andalucía por fuerza mayor o caso fortuito con urgente e inaplazable necesidad, que se comunican por escrito en las veinticuatro horas siguientes.

Artículo 23. Depósito forzoso

Cuando no se reúnan las condiciones necesarias para garantizar la conservación, seguridad o acceso de los documentos inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, la consejería requerirá a las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras que adopten medidas. Si incumplen, podrá acordar la ejecución subsidiaria o la multa coercitiva del artículo 67.1. Para la ejecución subsidiaria podrá ordenar el depósito en un archivo público hasta que desaparezcan las causas, previa resolución motivada de la persona titular de la dirección general competente.

Artículo 24. Expropiación forzosa

La falta de cumplimiento de las obligaciones que la ley establece para las personas físicas y jurídicas privadas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz faculta a la Administración autonómica para expropiarlos, total o parcialmente, por causa de interés social y con objeto de garantizar su conservación. Rige el procedimiento especial del capítulo III del título III de la Ley de Expropiación Forzosa, de 16 de diciembre de 1954. Lo expropiado ingresa en el archivo en que la consejería acuerde su custodia.

Artículo 25. Medidas de fomento para conservación, custodia y difusión de los documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía

La Junta de Andalucía podrá promover el establecimiento de medidas de fomento a favor de las personas físicas o jurídicas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía. La finalidad es contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 21.1. La rúbrica del precepto se refiere a la conservación, custodia y difusión de esos documentos privados.

Artículo 26. Concepto de Sistema Archivístico de Andalucía

El Sistema Archivístico de Andalucía es el conjunto de órganos, archivos y centros que llevan a cabo la planificación, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía y de los archivos integrados en dicho sistema, de acuerdo con el artículo 40 y sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación.

Artículo 27. Principios de actuación

El Sistema Archivístico de Andalucía actúa bajo los principios de coordinación y descentralización administrativa y operativa. Los planes y programas archivísticos se acuerdan, regulan y ejecutan siguiendo los principios de igualdad, participación, cooperación, descentralización y autonomía. El Sistema promoverá un modelo común de gestión documental acorde con la implantación de la administración electrónica, con cooperación y colaboración entre las consejerías competentes en documentos, archivos y patrimonio documental, administración electrónica y política informática.

Artículo 28. Consejo de Gobierno

El conjunto de competencias en materia de documentos, archivos y patrimonio documental previstas en la ley se ejerce bajo la superior dirección del Consejo de Gobierno, conforme al reparto de funciones que se dispone en los preceptos siguientes.

Artículo 29. Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental

La Consejería competente es responsable de formular y ejecutar la política de tutela, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía y de dirigir y coordinar el Sistema Archivístico, sin perjuicio de la colaboración y coordinación con las consejerías de transformación digital y de simplificación administrativa. En particular: normas y normas técnicas; impulso, planificación, cooperación y fomento; Sistema de Información de Archivos; acuerdos de integración; coordinación técnica de los archivos de la Junta (salvo art. 60.5); inspección; otras funciones necesarias.

Artículo 30. Delegaciones provinciales

Corresponde a las delegaciones provinciales de la consejería el ejercicio de dos grupos de funciones: las funciones ejecutivas que se establezcan reglamentariamente y las que les delegue la consejería.

Artículo 31. Comisión Andaluza de Valoración de Documentos

La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos es un órgano colegiado de carácter técnico y de participación: valora los documentos de titularidad pública y aplica el régimen de acceso material. Adscripción, composición y funcionamiento: reglamentariamente. Funciones: dictaminar la conservación y autorizar la eliminación; criterios de acceso material; plazos de permanencia, custodia y control; informe del artículo 48.2 sobre documentos judiciales; informes pedidos por los titulares de la consejería y de sus direcciones generales; elevar propuestas; otras reglamentarias.

Artículo 32. Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía

La Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía es el órgano colegiado, consultivo y de participación de la Administración de la Junta de Andalucía en las materias relacionadas con el Sistema Archivístico. Su adscripción, composición y funcionamiento se establecen reglamentariamente. Funciones: información, consulta y asesoramiento del Sistema; elevar propuestas; conocer e informar los planes; otras reglamentarias. Todo ello sin perjuicio de las funciones que la Ley 14/2007 atribuye a la Comisión Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliográfico.

Artículo 33. Concepto de archivo

A efectos de la ley, archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. También lo es la unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Podrán constituirse redes de archivos por el traspaso de la custodia y otros tipos de redes para compartir y explotar información.

Artículo 34. Concepto de archivo público

Son archivos públicos los que custodian y sirven los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y tienen a su cargo la gestión documental. En el ámbito territorial de Andalucía lo son los de los órganos y entidades relacionados en el artículo 9. Los inmuebles de titularidad de la Comunidad Autónoma destinados a instalar archivos para la conservación definitiva de documentos del Patrimonio Documental de Andalucía tienen la protección que la Ley 14/2007 establece para los bienes de interés cultural, de acuerdo con su artículo 75.

Artículo 35. Concepto de archivo privado

Son archivos privados aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

Artículo 36. Obligaciones de las personas titulares de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía

Los titulares de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía deben: organizar, conservar, custodiar y servir los documentos; velar por la instalación, el funcionamiento y la dotación de medios humanos y materiales; velar por los requisitos técnicos, en especial aplicar las funciones de gestión documental y las normas de valoración emanadas de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos; y garantizar la aplicación y publicidad de las normas de acceso a los lugares de consulta. Podrán establecer normas de funcionamiento, remitidas a la consejería para su conocimiento.

Artículo 37. Medidas de fomento para los archivos ubicados en Andalucía

La consejería podrá establecer medidas de fomento y de apoyo técnico y económico, a las que podrán acceder las personas titulares de los archivos ubicados en Andalucía. En las subvenciones y ayudas que conceda la Junta de Andalucía para el apoyo técnico y económico a los archivos, los criterios de valoración de las bases reguladoras primarán que se trate de archivos integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

Artículo 38. Los archivos de oficina

Archivo de oficina: conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa. Los responsables de las unidades velarán por que custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación hasta su transferencia, según los plazos de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al año de finalizado el procedimiento. Se organizan según las directrices técnicas del archivo receptor. En lo electrónico, los propios sistemas de tramitación tienen carácter de archivo de oficina.

Artículo 39. Medios personales y materiales

Reglamentariamente se establecerán la cualificación y el nivel técnico del personal técnico con funciones archivísticas de los archivos del Sistema y las condiciones de infraestructuras, instalaciones y equipamientos, sin perjuicio de las normas del Estado. La consejería facilitará recomendaciones técnicas para construir, reformar o adaptar edificios en los que se ubiquen documentos de titularidad pública. Son de utilidad pública, a efectos de expropiación forzosa, los edificios y terrenos donde vayan a instalarse dependencias de archivos de titularidad de la Junta de Andalucía.

Artículo 40. Clasificación de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía

Los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía se clasifican en razón de su titularidad y gestión en: a) archivos de la Junta de Andalucía; b) archivos de las entidades locales de Andalucía; c) archivos de las universidades públicas de Andalucía; y d) archivos de titularidad y gestión distintas a las contempladas en los apartados anteriores integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

Artículo 41. Archivos de la Junta de Andalucía

Son archivos de la Junta de Andalucía: a) el Archivo del Parlamento de Andalucía; b) los de titularidad y gestión de la Junta: archivos de las instituciones de autogobierno reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía, archivos centrales, archivos provinciales intermedios y Archivo General de Andalucía; c) los de titularidad estatal y gestión de la Junta: archivos históricos provinciales, Archivo de la Real Chancillería de Granada y archivos de la Administración de Justicia en Andalucía.

Artículo 42. Archivos de las instituciones de autogobierno reseñadas en el capítulo VI del título IV

En las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía existirá un archivo. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía.

Artículo 43. Archivos centrales

Los archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestión documental de los organismos a los que están adscritos. Hay uno en cada consejería y en cada entidad instrumental: transfieren al Archivo General de Andalucía, salvo las entidades de ámbito de una sola provincia, que lo hacen al archivo provincial intermedio. Los de cada delegación del Gobierno y delegación provincial transfieren a los provinciales intermedios. Plazos: los de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, el reglamentario.

Artículo 44. Archivos provinciales intermedios

En cada provincia existirá un archivo provincial intermedio para la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus entidades instrumentales. Los coordina funcionalmente el Archivo General de Andalucía. Reciben los documentos remitidos por los archivos centrales de esa organización territorial y de las entidades instrumentales en su provincia, y transfieren a los archivos históricos provinciales los calificados de conservación permanente. Plazos: los de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos y, en su caso, el reglamentario.

Artículo 45. El Archivo General de Andalucía

El Archivo General de Andalucía es el archivo intermedio e histórico para: los archivos centrales de cada consejería de la Junta de Andalucía, los archivos centrales de las entidades instrumentales que ejerzan sus competencias en más de una provincia y los archivos de las instituciones de autogobierno reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía. Estos archivos le transferirán sus documentos según los plazos de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca.

Artículo 46. Archivos históricos provinciales

Los archivos históricos provinciales radicados en Andalucía son los archivos históricos de la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de las entidades instrumentales en su respectiva provincia; se les aplica el artículo 3.2. Dependen orgánicamente de la consejería. Se les transfieren los documentos de conservación permanente de la Administración de Justicia en Andalucía ubicada en su provincia, sin perjuicio del artículo 48, y los de conservación permanente procedentes de los respectivos archivos provinciales intermedios.

Artículo 47. Archivo de la Real Chancillería de Granada

El Archivo de la Real Chancillería de Granada es un archivo de carácter histórico, al que se transfieren los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía. A este archivo le será de aplicación lo dispuesto en el artículo 3.2. Depende orgánicamente de la Consejería.

Artículo 48. Los archivos de la Administración de Justicia en Andalucía

Los archivos de la Administración de Justicia de Andalucía se rigen por esta ley en los términos de la disposición adicional duodécima. La Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, a efectos del artículo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, elabora el informe que declara la conservación de los documentos judiciales por su valor histórico-cultural. Los documentos judiciales calificados de conservación permanente por la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía ingresan en el correspondiente archivo histórico provincial, sin perjuicio del artículo 47.

Artículo 49. Archivos de las entidades locales de Andalucía

Las entidades locales de Andalucía garantizan la prestación de los servicios de archivo en su ámbito territorial y cada una establece su propia red de archivos, que incluye los de sus entes vinculados o dependientes. Los archivos de las diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de municipios con más de 15.000 habitantes deben estar a cargo de personal con la cualificación y nivel técnico necesarios, según la normativa aplicable. Pueden mancomunarse para prestar estos servicios. La Administración de la Junta de Andalucía promueve medidas de conservación y de prestación del servicio.

Artículo 50. Archivos de las universidades públicas de Andalucía

Artículo 51. Integración en el Sistema Archivístico de Andalucía

Un archivo distinto de los contemplados en las secciones anteriores se incluye en el Sistema Archivístico de Andalucía a petición de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, interesadas. La petición se resuelve en un plazo no superior a seis meses, de acuerdo con el procedimiento y con los requisitos que se establezcan en las normas que desarrollen el procedimiento de integración.

Artículo 52. Censo de Archivos de Andalucía

El Censo de Archivos de Andalucía identifica los archivos radicados en la Comunidad Autónoma que custodian documentos del Patrimonio Documental de Andalucía. La consejería lo forma, actualiza, coordina y difunde. Recoge los datos básicos de esos archivos, dependan de personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza, y de sus documentos. Metodología, actualización y plazos se fijan reglamentariamente. Sus titulares están obligados a colaborar y a dar la información requerida. La consejería promueve convenios y los datos se dan a conocer públicamente.

Artículo 53. Concepto de gestión documental

La gestión documental es el conjunto de funciones y procesos reglados que se aplican con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos. Se aplican para garantizar el acceso y uso de los documentos y para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.

Artículo 54. Funciones de la gestión documental

La gestión documental está integrada por ocho funciones archivísticas aplicadas a los documentos: identificación, valoración, organización, descripción, conservación, custodia, acceso y servicio. Implica tres actuaciones: definir los sistemas de información, para que puedan generar los metadatos necesarios; regular los procedimientos, para determinar los criterios de valoración para la selección, transferencias de la custodia y el acceso; y diseñar los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.

Artículo 55. Aplicación de la gestión documental en los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía

Las funciones de la gestión documental se aplican en todos los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía e incorporan las nuevas tecnologías propias de la administración electrónica. Las administraciones públicas andaluzas establecen, en sus respectivos ámbitos, el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública, de conformidad con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con los principios técnicos que establezca la consejería.

Artículo 56. La gestión documental en la Junta de Andalucía

En el ámbito de la Junta de Andalucía la gestión documental es común e integrada en la gestión administrativa. Por su carácter transversal, en sus funciones y procesos reglados participan todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública. Todas las funciones del artículo 54.1, y cuantas otras puedan derivarse de la gestión documental, han de cumplir las exigencias de calidad de la Junta de Andalucía.

Artículo 57. Aplicación de la gestión documental en la Junta de Andalucía

Para cumplir lo dispuesto en el artículo 54.2 se establecerán dos exigencias: que el diseño de los sistemas de información para la tramitación de procedimientos garantice su capacidad de generar los metadatos necesarios para la gestión integrada de los documentos, de acuerdo con los principios y criterios técnicos archivísticos; y que en los procesos de diseño de los documentos se incorporen los elementos necesarios que garanticen su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.

Artículo 58. Archivo y custodia de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía

La Junta de Andalucía garantiza la custodia y conservación de sus documentos electrónicos y debe contar con los medios personales, materiales y tecnológicos necesarios para almacenarlos de forma segura, facilitando a los archivos de su titularidad o gestión el cumplimiento de sus funciones sobre ellos. La Administración de la Junta de Andalucía promueve la coordinación y colaboración entre las consejerías competentes en administración electrónica, política informática y archivos, documentos y patrimonio documental.

Artículo 59. Registro General de los Sistemas de Información de la Junta de Andalucía

El Registro General de los Sistemas de Información que produzcan o custodien documentos electrónicos es el instrumento necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de documentos electrónicos de la Administración de la Junta de Andalucía, y de las obligaciones y responsabilidades que conlleva. Las condiciones y procedimientos de inclusión y la información que deberá contener se determinan reglamentariamente. La responsabilidad de su mantenimiento corresponde a la consejería.

Artículo 60. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía

@rchivA es el sistema común para la gestión integral de los documentos competencia de la Junta de Andalucía. Contiene los servicios y funciones de ingreso, gestión y recuperación de documentos en el archivo electrónico único, una vez finalizados los procedimientos. Interopera con los demás sistemas para transferir la custodia de los documentos electrónicos, sin perjuicio de los plazos de las Tablas de Valoración que elabora la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos. Su modelo específico para los archivos judiciales lo coordina la consejería competente en Administración de Justicia.

Artículo 61. Acceso a los documentos de titularidad pública y a su información

El acceso a los documentos de titularidad pública y a su información se ajusta a lo dispuesto en la Constitución, en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía, en la propia Ley 7/2011 y en las demás normas que resulten de aplicación.

Artículo 62. Derecho de acceso a los documentos de titularidad pública

El acceso sólo se restringe o deniega por los límites y causas de inadmisión de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno y la Ley de Transparencia Pública de Andalucía. El acceso material puede denegarse si el estado de conservación lo requiere, con posible reproducción veraz. Se deniega la consulta directa de originales a condenados por sentencia firme por delitos contra la seguridad y conservación del Patrimonio Documental, salvo en procedimientos en que sean parte interesada. La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos podrá fijar criterios homogéneos.

Artículo 63. Procedimiento de acceso y derecho de obtención de copias de los documentos de titularidad pública

El derecho de acceso a los documentos de titularidad pública y de obtención de copias se sujeta a los artículos 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y 86 de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, y al procedimiento de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno y de la Ley de Transparencia Pública de Andalucía. Las personas responsables de los archivos podrán autenticar copias y emitir certificaciones de documentos bajo su custodia. La obtención de reproducciones está condicionada por su estado de conservación.

Artículo 64. Instrumentos archivísticos para facilitar el acceso a los documentos de titularidad pública

Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso, cada archivo facilitará instrumentos archivísticos de información y descripción y asesorará a las personas usuarias en la búsqueda de la información que contiene. Las distintas administraciones públicas procurarán los medios tecnológicos y telemáticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusión de esos instrumentos en relación con sus documentos. Si los instrumentos contienen datos referidos a personas físicas, incluirán la información desagregada por sexo.

Artículo 65. El acceso a los documentos de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andalucía conservados en archivos públicos

El acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía que se encuentren depositados en instituciones públicas se rige por lo dispuesto en los instrumentos que formalizaron el ingreso, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos anteriores.

Artículo 66. El acceso a los documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía no custodiados en archivos públicos

Los documentos de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andalucía que estén en archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía se rigen por las normas de acceso a los de titularidad pública. Para el resto de los inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz: se permite el acceso previa solicitud por escrito, precisa y pormenorizada, salvo intromisión en la intimidad personal y familiar o la propia imagen; cabe depositarlos temporalmente en un archivo del Sistema; y la denegación se formula por escrito motivadamente.

Artículo 67. Medidas cautelares y de ejecución

Si se incumple el requerimiento del artículo 23.1, la consejería podrá acordar la ejecución subsidiaria o una multa coercitiva por cada mes de desobediencia, del 10% del valor del bien o, si no fuere conocido, de hasta 6.000 euros. Para evitar o atenuar daños podrá ordenarse el depósito de los documentos o cualquier otra medida, mientras no desaparezcan las causas, a costa de la persona infractora. Aparte de las sanciones, el órgano competente, previo requerimiento, podrá imponer multas coercitivas de hasta 1.000 euros, reiteradas por periodos de un mes, hasta obtener el cumplimiento.

Artículo 68. Régimen jurídico

El régimen sancionador del título se aplica a los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía. Si se vulnera el régimen específico de protección de la legislación general del patrimonio histórico, se aplica el de esta. Las infracciones sobre los documentos de titularidad pública del artículo 9.2 a), b), c), f), g), h), i) y k) y sus archivos cometidas por personal funcionario o laboral sometido al régimen disciplinario de la Ley 7/2007 se sancionan por su título VII; las del personal estatutario sometido al de la Ley 55/2003, por su capítulo XII.

Artículo 69. Concepto

Son infracciones administrativas en materia de protección del Patrimonio Documental de Andalucía las acciones u omisiones que supongan incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley y las que lleven aparejado daño en dicho Patrimonio, de acuerdo con lo establecido en los artículos siguientes y sin perjuicio de la aplicación del capítulo I del título XIII de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre.

Artículo 70. Clasificación

Artículo 71. Infracciones muy graves

Son infracciones muy graves: a) la eliminación o las actuaciones u omisiones que causen pérdida, desaparición o daños irreparables en documentos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz; b) eliminar documentos de titularidad pública sin los procedimientos reglamentarios a que se refiere el artículo 18; c) publicar, utilizar indebidamente o permitir el acceso a información de documentos con reserva de acceso, restringidos o protegidos por ley; d) reincidir en más de una infracción grave en un año, declarado por resolución firme.

Artículo 72. Infracciones graves

Son infracciones graves: a) la eliminación o las actuaciones u omisiones que causen pérdida, desaparición o daños irreparables en documentos del Patrimonio Documental de Andalucía incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos o custodiados en archivos del Sistema Archivístico de Andalucía, sin perjuicio del artículo 71.a); b) incumplir el requerimiento de medidas de la consejería previsto en el artículo 23; c) impedir el derecho de acceso de la ciudadanía a los archivos contraviniendo el artículo 65; d) reincidir en más de una infracción leve en un año, declarado por resolución firme.

Artículo 73. Infracciones leves

Son infracciones leves: la salida de documentos de titularidad pública incumpliendo el artículo 12.2; no entregarlos (12.3); no inventariar los transferidos por traspaso de funciones o extinción (13); incumplir el deber de información (19) o la comunicación (20.2); trasladar documentos privados inscritos en el Catálogo General sin autorización de la consejería o contraviniendo sus condiciones (22); no informar para el Censo de Archivos (52.4); e incumplir las obligaciones de los titulares de documentos privados inscritos (21.1 y 66.2) y las del artículo 36 que cita.

Artículo 74. Responsables

Son responsables de las infracciones, aun a título de mera inobservancia, las personas físicas o jurídicas, cualquiera que sea su naturaleza, que realicen las acciones u omisiones tipificadas en la ley. Las personas titulares de los archivos privados son responsables solidarios de las infracciones cometidas por su personal o por otras personas vinculadas a aquéllos por cualquier otro título.

Artículo 75. Agravantes y atenuantes

Son circunstancias agravantes, cuando no formen parte del tipo infractor, la reincidencia en la comisión de infracciones en materia de documentos, archivos y patrimonio documental y el incumplimiento de las órdenes o medidas impuestas por la consejería. Son atenuantes el reconocimiento de la responsabilidad y la reparación espontánea del daño causado. La concurrencia de unas u otras se tendrá en cuenta al establecer la cuantía de las sanciones.

Artículo 76. Obligación de reparación

Las infracciones de las que se deriven daños en los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía llevan aparejadas, cuando sea posible, la obligación de reparar o restituir los bienes afectados a su estado original y, en todo caso, la indemnización de los daños y perjuicios causados. Si se incumple esa obligación, la consejería queda facultada para actuar de forma subsidiaria, realizando las actuaciones necesarias a costa del infractor.

Artículo 77. Sanciones

Multas: muy graves, de 100.001 € a 300.000 €; graves, de 50.001 € a 100.000 €; leves, hasta 50.000 €. Con carácter accesorio se podrá inhabilitar para el ejercicio de su profesión en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía al personal directivo, técnico o profesional responsable: un año en graves y cinco en muy graves, con traslado a las entidades profesionales. Se gradúan según atenuantes o agravantes, naturaleza e importancia de los bienes, magnitud del daño e intencionalidad. Las impuestas a distintos sujetos por una misma infracción son independientes entre sí.

Artículo 78. Órganos sancionadores

Imponen las sanciones: la persona titular de la delegación provincial de la consejería, multas de hasta 50.000 €; la persona titular de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, multas desde 50.001 € hasta 100.000 €; la persona titular de la consejería, multas superiores a 100.001 €; en los tres casos, con las accesorias que en su caso correspondan. Si la cuantía de la multa supera el límite atribuido al órgano que tramite el expediente, la propuesta de sanción se eleva al órgano competente para imponer la multa prevista.

Artículo 79. Denuncia

Cualquier persona podrá denunciar las infracciones a lo establecido en la ley. La denuncia no otorga a quien la formula la condición de persona interesada, sin perjuicio de que, cuando vaya acompañada de una solicitud de iniciación, se comunique a la persona denunciante la iniciación o no del procedimiento. Las autoridades y el personal funcionario que tengan conocimiento de actuaciones que puedan constituir infracción están obligados a comunicarlo a la consejería de inmediato al tener conocimiento del tema.

Artículo 80. Incoación y medidas cautelares

El procedimiento se incoa de oficio por los correspondientes órganos centrales o territoriales de la consejería, por propia iniciativa o como consecuencia de orden superior, petición razonada de otros órganos o denuncia. Al conocer actuaciones que puedan ser infracción, la consejería puede exigir la inmediata suspensión de la actividad, ordenar medidas provisionales e incoar el expediente sancionador. El órgano competente para incoar podrá establecer como medidas cautelares el depósito de los documentos, el precintado del inmueble o parte del mismo, u otra que evite o atenúe los daños.

Artículo 81. Prescripción de infracciones y sanciones

Infracciones: las leves prescriben a los seis meses, las graves a los tres años y las muy graves a los diez años; el plazo se computa desde el día en que se hubieran cometido y, en las que constituyan el incumplimiento continuado de alguna de las obligaciones impuestas por la ley, desde el día en que hubiera cesado la conducta infractora. Sanciones: las leves prescriben al año, las graves a los tres años y las muy graves a los cinco años, contados desde el día siguiente a aquel en que adquiera firmeza la resolución por la que se impone la sanción.

Artículo 17. Archivo de documentos

Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados. Los documentos se conservarán en un formato que garantice la autenticidad, integridad y conservación, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido, asegurando la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes. Su eliminación deberá ser autorizada conforme a la normativa aplicable. Los medios o soportes contarán con las medidas de seguridad del Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, e identifiquen a los usuarios y controlen los accesos.

Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas

Documento público administrativo es el válidamente emitido por un órgano de una Administración Pública. Se emiten por escrito a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma. Para que un documento electrónico sea válido necesita cinco cosas: información archivada en soporte electrónico con formato identificable, datos de identificación, referencia temporal, los metadatos mínimos exigidos y la firma electrónica que corresponda.

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas

Cada Administración determinará los órganos competentes para expedir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las realizadas por una Administración tienen validez en las restantes. Pueden hacerse mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada, manteniéndose un registro actualizado de funcionarios habilitados, interoperable e interconectado con los de las demás Administraciones, en el que constarán al menos los que presten servicio en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Artículo 28. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo

Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración, salvo que se opongan a ello.

El desglose de los documentos originales

El DTA da dos acepciones de desglose: (1) separar, dentro de un procedimiento administrativo o judicial, documentos del expediente al que pertenecen; (2) segregar documentos de un conjunto para formar nuevas unidades de instalación, enlazadas con su fondo por tablas de concordancias. Voces relacionadas: agregación (añadir lo producido tras el ingreso en el archivo) e incorporación (añadir unidades a su conjunto originario). El Decreto 204/1995 original permitía devolver originales dejando copia autenticada o diligenciada.

El expediente administrativo: concepto y clases

Para el IAAP, el expediente administrativo es «un conjunto ordenado de documentos y actuaciones, que sirven para resolver un asunto»; puede ser en papel o electrónico. La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda distingue: expediente de trabajo (abierto, de acceso frecuente, cerca del puesto), expediente abierto (de acceso ocasional), expediente finalizado (el que debe transferirse al Archivo Central) y expediente electrónico (documentos electrónicos de un procedimiento). Para el DTA, el expediente es una unidad documental, y la unidad documental es el elemento indivisible de una serie.

La formación del expediente en papel en el archivo de oficina

El Manual de archivos de oficina de la Región de Murcia (2009) ve el expediente como la formalización de un procedimiento: reúne todos los documentos de sus fases, desde la iniciación hasta la ejecución, incluidos recursos. Los expedientes no reglados no buscan resolver un asunto, sino estudiarlo a efectos de estadística, constancia e información. Normas: carpetilla con portada, orden riguroso del trámite, índice recomendable, año = el de la iniciación, nunca orden inverso, nunca mezclar series en una caja, testigo al extraer un original y, si es preciso, fotocopias compulsadas.

El documento y el expediente electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad

Las NTI de Documento electrónico y de Expediente electrónico se aprobaron por Resoluciones de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), en desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010). Documento electrónico: contenido, en su caso firma electrónica y metadatos; los administrativos llevan siempre al menos una firma. Expediente electrónico: documentos electrónicos (directos, en carpeta o en expediente anidado), índice electrónico, firma del índice por el órgano actuante y metadatos.

Concepto de archivo y de documento

Para el IAAP, archivo es la acción de ordenar y guardar documentos y también el lugar físico donde se guardan. Funciones: recoger y ordenar, guardar y cuidar, y servir de prueba para estudios científicos e históricos. El DTA da tres acepciones: (1) conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones; (2) institución cultural; (3) local donde se conservan y consultan. Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional, gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte.

Tipos de archivos y ciclo vital de los documentos

El DTA clasifica los archivos, entre otros criterios, por el organismo productor, por el ámbito de sus fondos, por la personalidad jurídica (públicos y privados) y por el ciclo vital (gestión u oficina, central, intermedio e histórico). Gestión: documentación en trámite o de consulta continua. Central: coordina los archivos de gestión y recibe lo transferido cuando la consulta ya no es constante. Intermedio: consulta esporádica, hasta su eliminación o paso al histórico. Histórico: conservación permanente. Archivo administrativo: el que reúne documentos de las tres primeras etapas.

El archivo de oficina y el archivo central en la Junta de Andalucía

El IAAP distingue en la Junta dos tipos de archivo. El de gestión u oficina está en las propias oficinas que tramitan, porque sus documentos se consultan con frecuencia, y permanece allí hasta su transferencia al Archivo central de cada Consejería. El central o administrativo, que existe en cada Consejería o Agencia, recibe los expedientes que dejan de ser útiles a los servicios. La Instrucción 2/2020 añade que cada unidad organiza su archivo de oficina formando expedientes y series; el DTA atribuye al central la coordinación y control de los archivos de gestión.

La gestión de documentos y el sistema @rchivA

Para el IAAP, gestionar documentos es incorporar a un expediente todos los de un asunto, de principio a fin. La Junta ha desarrollado @rchivA, sistema de información para la gestión integral de sus archivos: sigue el ciclo vital desde los Archivos de Oficina, pasando por los Centrales, hasta los Intermedios e Históricos, y los comunica electrónicamente. La PGDE se aprobó por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 1 de agosto de 2017. En @rchivA se cumplimenta la Relación de Entrega de las transferencias.

Clasificación, ordenación y serie documental

Para el DTA, la organización tiene dos operaciones: clasificación (categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo; primer paso) y ordenación (secuencias cronológicas y/o alfabéticas dentro de ellas). El cuadro de clasificación refleja la organización. Serie: documentos de una misma actividad y norma; fondo: series de cada productor. Principio de procedencia: no mezclar fondos. El Manual de Murcia cita la ordenación alfabética, cronológica (p. ej., nóminas), numérica y mixta.

El archivo de oficina: funciones y principios de organización

El Manual de Murcia (2009) define el archivo de oficina como el de la documentación en trámite o de consulta continua de una unidad. Funciones: formar expedientes y ordenar series, elaborar instrumentos de control, servir la consulta y preparar transferencias. Necesita un responsable y un espacio adecuado. Primer paso: separar el apoyo informativo de lo que es trámite. Instalación: carpetas colgantes o bandejas para lo frecuente; cajas de folio prolongado (390 x 275 x 115 mm) al finalizar; horizontal para planos.

Documentos de archivo y documentos de apoyo informativo

El IAAP distingue documentos de archivo (ejemplares únicos que se transfieren al Archivo Central) y de apoyo informativo (boletines, revistas, publicaciones: se destruyen en la oficina). El Manual de Murcia divide los documentos administrativos en cuatro grupos: expedientes; correspondencia, por anualidades y sin separar entrada y salida; registros, que dan valor jurídico aunque no se conserve el documento; y documentos simples (actas, nóminas, certificaciones), archivados por tipo documental.

Acceso, consulta y préstamo de documentos

Según el IAAP, el acceso a documentos con datos personales que afecten a seguridad, honor, intimidad o imagen se reserva a sus titulares o a quien tenga su consentimiento expreso, y puede denegarse por el estado de conservación. El DTA define acceso, accesibilidad, restricción de consulta (limitación temporal legal), plazo de reserva (periodo sin consulta pública), autorización de consulta (permiso excepcional), consulta (examen directo) y préstamo (salida temporal con fines administrativos o culturales).

Seguridad y conservación de los documentos

El IAAP pide medidas contra incendio, inundación o terremoto y eliminar documentos en la oficina de forma controlada, con máquina destructora. El DTA define archivo de seguridad (depósito de copias), copia de seguridad, conservación y destrucción (sin posibilidad de reconstrucción). El Manual de Murcia pide materiales de pH neutro, grapas inoxidables y cintas de algodón, y medidas contra la luz (lejos de ventanas), la humedad (lejos de tuberías), el polvo (contenedores) y el calor (sin calefacción ni sol).

El proceso de archivo: la transferencia al Archivo Central

El IAAP define el proceso de archivo como el traslado ordenado de la documentación del Archivo de Oficina al Central. El responsable acuerda fecha y espacio con el Central y comprueba: expedientes completos; sin clips, grapas, gomas ni plásticos, en carpetilla de cartulina o papel; duplicados, fotocopias y borradores destruidos (la copia solo se conserva si no hay original); y cajas normalizadas («unidades de instalación») con la Relación de Entrega firmada. El DTA define transferencia y relación de entrega.

El circuito de los documentos en la Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda

La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda ordena transferencias en papel mientras no haya tramitación electrónica; lo escaneado en los asientos de entrada no es original. Los finalizados van en cajas de folio prolongado, sin información auxiliar. Fases: 1) en oficina, solo expedientes de trabajo; 2) «Depósito azul» (sótano 2), los abiertos de acceso poco frecuente; 3) Archivo Central («Depósito rojo») con Relación de Entrega en @rchivA: mínimo cinco cajas, trasladadas en los diez primeros días del mes.

Artículo 55. Transferencias en las Entidades Locales

En el ámbito de la Administración Local, cuando no existan tablas de valoración publicadas, el curso de las transferencias se efectúa siguiendo dos criterios: el del ciclo vital de los documentos y el de la garantía de la integridad del Patrimonio Documental Andaluz. El artículo no señala plazos concretos.

Artículo 83. Concepto y régimen jurídico

El derecho de acceso es el que corresponde a todos los ciudadanos a efectos de la consulta y, en su caso, investigación de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz. Se ejerce de acuerdo con las leyes, con el Reglamento y con las normas que lo desarrollen. La consulta de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz es libre y gratuita siempre que se cumpla lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

Artículo 84. Consultabilidad pública de los documentos a que se refieren los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos

Todos los ciudadanos pueden consultar los documentos de los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984 a partir de los treinta años de finalizar su trámite o su vigencia administrativa. El término puede reducirse si la información no implica riesgo para la seguridad pública o privada: lo acuerda por resolución el órgano u organismo al que esté adscrito el archivo, de oficio, a solicitud de particular o a propuesta razonada de la dirección del archivo; en los dos primeros casos se requiere informe de esta. Las tablas de valoración incluirán el término cuando sea posible un criterio general.

Artículo 85. Excepciones y limitaciones al derecho de acceso a los documentos de los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos

Además de las limitaciones de la legislación de régimen jurídico y procedimiento administrativo o de la especial, el acceso a los documentos de los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984 no puede ejercerse cuando la información contenga datos que conlleven peligro para la defensa y seguridad del Estado o pueda afectar a los intereses vitales de Andalucía. Si afecta a la seguridad, honor o intimidad de personas físicas, se requiere consentimiento expreso de los afectados o que pasen veinticinco años desde su fallecimiento, si se conoce la fecha, o cincuenta años desde la fecha de los documentos.

Artículo 86. Consulta de los documentos de los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos

Los documentos a que se refieren los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, pueden consultarse a partir de su integración en el Patrimonio Documental Andaluz, salvo lo dispuesto en el artículo anterior.

Artículo 87. Régimen del derecho de acceso a los archivos de titularidad estatal

De conformidad con el artículo 28 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, la consulta y el acceso a los archivos de titularidad estatal se someten a dos cosas: la legislación que les sea aplicable y los términos de los convenios que en su caso se suscriban.

Artículo 88. Régimen en los casos del derecho de acceso del artículo 85.2

Quien quiera acceder a documentos de los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984 exceptuados de la consultabilidad pública conforme al artículo 85.2 presenta solicitud razonada ante el archivo que los custodie. El archivero o responsable del archivo la remite, con su informe, al órgano productor de la documentación o al que se hubiera asignado su competencia; este valora la solicitud y el informe y eleva el expediente al órgano u organismo al que esté adscrito el archivo, para su resolución. Si se requiere consentimiento expreso de los afectados, debe acompañar a la solicitud.

Artículo 89. Modo de acceso a los documentos autorizados

Cuando hay autorización expresa de acceso, el archivero o responsable del archivo solo pone a disposición del interesado los documentos identificados en la autorización y en los términos o condiciones que esta fije. Se establece un lugar y se adoptan las precauciones necesarias para evitar que accedan a los documentos personas distintas de las expresamente autorizadas. Si la autorización incluye la entrega de una reproducción, se entrega al peticionario autorizado en las condiciones establecidas en la autorización.

Artículo 90. Acceso por razones de investigación

Quien por investigación precise consultar documentos o fondos documentales presenta solicitud, identificándolos, con memoria detallada del objeto de la investigación. La informa el archivero o responsable del archivo y se remite al titular u órgano de adscripción del archivo para su resolución. Si hay datos que afecten a la intimidad de las personas, el órgano que otorgue la autorización arbitra los medios para que no se acceda a ellos. No ampara documentos que afecten a la seguridad del Estado, a los intereses vitales de Andalucía ni los expresamente excluidos por la legislación especial.

Artículo 91. Normas sobre el acceso a los documentos de los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos

Si los documentos del Patrimonio Documental Andaluz de los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984 ofrecen dificultades manifiestas de acceso y consulta, el interesado en acceder o el titular de los documentos pueden pedir la intervención de la Consejería de Cultura. Si la pide persona distinta del titular, a este se le otorgan quince días para manifestar lo que a su derecho convenga. Salvo los casos exceptuados en el artículo 27 de esa Ley, la Consejería podrá acceder a la constitución de un depósito, la microfilmación u otras medidas que permitan el acceso.

Artículo 92. Régimen de acceso a los documentos en depósito

La consulta de documentos de fondos y/o colecciones documentales que han ingresado mediante depósito en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos se rige por las condiciones del depósito, sin perjuicio de observar las normas de obligado cumplimiento.

Artículo 93. Consulta pública e instrumentos de descripción

La consulta pública de los documentos del Patrimonio Documental Andaluz se realiza preferentemente a través de los instrumentos de descripción de que disponga el titular de los documentos, que pueden ofrecerse en cualquier tipo de soporte, estén o no editados. Los archivos del Sistema Andaluz de Archivos están obligados a poner a disposición del público, en zonas de libre acceso, todos los instrumentos de descripción elaborados sobre los documentos que sean de consulta pública.

Artículo 94. Limitaciones a la consulta de documentos originales

Si existen reproducciones de los documentos, son las reproducciones las que se entregan para la consulta. Además, la consulta pública de los documentos que tengan problemas de conservación puede restringirse e incluso excluirse hasta que sean restaurados.

Artículo 95. Horario, lugar e instrumentos de control de las consultas

La consulta se realiza en la sala de lectura y, si el archivo carece de ella, en la dependencia que se habilite al efecto. El horario de acceso a los archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos lo regulan los órganos competentes y se hace público. Para garantizar la consultabilidad de los documentos del Patrimonio Documental Andaluz se establece un horario semanal mínimo de quince horas. Las consultas se solicitan y registran de acuerdo con los instrumentos de control que se establezcan.

Artículo 96. Obligación de comunicación en caso de daños

Los daños que puedan ocasionarse a los documentos, instrumentos de descripción y demás material puesto a disposición de los usuarios, así como las posibles sustracciones, se ponen en conocimiento del titular de los documentos y de la Consejería de Cultura, a efecto de incoar el procedimiento para imponer las sanciones que, en su caso, procedan. Cuando proceda, se ponen también en conocimiento de la autoridad judicial.

Artículo 97. Ediciones de documentos

Las ediciones que contengan reproducciones de documentos pertenecientes a cualquier archivo del Sistema Andaluz de Archivos tienen que expresar el archivo de origen de esas reproducciones. Es un deber y alcanza a los documentos de cualquier archivo del Sistema.

Artículo 98. Préstamo administrativo. Concepto y régimen jurídico

A los efectos del Reglamento, préstamo administrativo es la entrega o remisión de expedientes o, en general, documentos, a los órganos jurisdiccionales o administrativos en cumplimiento de lo dispuesto en el Ordenamiento Jurídico. Se rige por lo dispuesto en la Sección en la que se encuentra el artículo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 73.

Artículo 99. Solicitud y recepción del préstamo administrativo

La solicitud y la recepción del préstamo administrativo las realiza el titular del organismo u órgano productor de los documentos. La solicitud se formula en el impreso correspondiente y se dirige a la dirección del archivo.

Artículo 100. Autorización del organismo o unidad administrativa remitente de los documentos

La solicitud de documentos generados por un órgano o unidad administrativa distinto del solicitante debe ser autorizada por el órgano o unidad administrativa productora, o remitente de los documentos. Se exceptúan los documentos requeridos por los órganos jurisdiccionales y los otros casos contemplados en la legislación especial. La autorización debe acompañarse a la solicitud del préstamo.

Artículo 101. Preferencia de las copias autenticadas

Siempre que sea posible, y como regla general, se remiten copias autenticadas de los documentos. Se exceptúa que la norma reguladora del procedimiento en que hayan de surtir efecto establezca otra cosa o que concurra otra circunstancia que haga necesario el préstamo de los originales. No obstante, los documentos pueden remitirse en copia no autenticada si así se solicita.

Artículo 102. Respeto a la integridad de los documentos prestados

Los documentos devueltos al archivo deben presentar las mismas características internas y externas, ordenación, limpieza y condiciones que presentaban en el momento en que fueron prestados. Si se agregan documentos a las unidades documentales objeto del préstamo, esa circunstancia debe comunicarse al archivero o responsable del archivo.

Artículo 103. Plazo del préstamo administrativo y revisión de préstamos

El préstamo administrativo se hace, con carácter general, por un plazo de tres meses, que puede ampliarse por razón de la naturaleza del procedimiento que lo motivó. Además, el archivo debe revisar los préstamos efectuados con una periodicidad no superior a un año, para renovarlos o para reclamar la devolución de los documentos.

Artículo 104. Régimen

En los archivos del Sistema Andaluz de Archivos la reproducción de documentos tiene por objeto facilitar la gestión, la investigación y la difusión, y asegurar la integridad de los documentos. Para ello se tienen en cuenta dos cosas: a) el cumplimiento de las limitaciones o prohibiciones de acceso de la legislación de Archivos y Patrimonio Documental, de la de régimen jurídico y procedimiento administrativo de las Administraciones Públicas y de la legislación especial; b) el estado de conservación de los documentos.

Artículo 105. Solicitudes de reproducción

La solicitud de reproducciones de documentos se realiza en impreso normalizado. En ese impreso deben constar tres datos: la descripción del documento, la signatura y la finalidad para la que se reproduce.

Artículo 106. Soportes documentales de las reproducciones

Con carácter general, las reproducciones se realizan en los soportes que los archivos consideren más convenientes. El criterio para elegir el soporte es el punto de vista de la conservación de los documentos, y quien valora qué soporte conviene es el archivo.

Artículo 107. Reproducción de más de las dos terceras partes de una unidad de conservación

Si se solicita la copia de más de las dos terceras partes de una unidad de conservación de documentos en papel y la reproducción se hace en soportes informáticos o de micropelícula, el archivo reproduce la totalidad de la unidad de conservación. Esa reproducción queda en el archivo como copia de seguridad.

Artículo 108. Procedimiento en los casos de convenios de reproducción

Las reproducciones, totales o parciales, de fondos o colecciones mediante convenio en archivos del Sistema Andaluz de Archivos requieren previa notificación a la Consejería de Cultura con al menos tres meses de antelación al comienzo de los trabajos, acompañada de una memoria de las condiciones de seguridad. La Consejería, previo informe de la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico, establece las condiciones de seguridad y podrá exigir copia de lo reproducido. Para documentos de titularidad estatal rige el convenio Estado-Junta sobre gestión de archivos.

Artículo 109. Exacciones

Las reproducciones podrán devengar las exacciones que establezcan las distintas Administraciones Públicas, de acuerdo con las normas reguladoras de sus respectivas Haciendas Públicas. Las normas o actos que aprueben esas exacciones se colocarán en lugar visible del archivo.

Artículo 110. Instrumentos de información. Concepto y clases

Los archivos, como instituciones del patrimonio documental, directamente o en colaboración con otros órganos competentes del Sistema Andaluz de Archivos, recogen, analizan y difunden la información de interés sobre los archivos y sus actuaciones mediante instrumentos de información. Son instrumentos de información los que facilitan datos sobre los archivos o sus actividades para servir a la planificación archivística o para el conocimiento de los usuarios. Instrumentos mínimos: la memoria anual del archivo, las estadísticas, los censos de archivos y los directorios de archivos.

Artículo 111. Memoria Anual

Los archivos del Sistema Andaluz de Archivos confeccionan una memoria anual según el formulario establecido por la Consejería de Cultura y se la remiten dentro del primer trimestre del año siguiente al reseñado. Los Archivos Centrales de las Consejerías, organismos autónomos y empresas públicas de la Junta y órganos que de ellos dependan remiten, además, un ejemplar al Archivo General de Andalucía. Los archivos del Parlamento, del Defensor del Pueblo Andaluz, de la Cámara de Cuentas y del Consejo Consultivo podrán remitirle un ejemplar.

Artículo 112. Normalización de los instrumentos de información en la Administración de la Junta de Andalucía

La Consejería de Cultura, en el ámbito de sus competencias, establecerá una red de intercambio de información y elaborará tres cosas: sus normas básicas de actuación, los modelos de formularios para la recogida de datos y las normas técnicas para la utilización de soportes y medios informáticos.

Artículo 113. Difusión

Los archivos del Sistema Andaluz de Archivos podrán realizar actividades de difusión cultural y programar las que consideren oportunas, por sí solos, a iniciativa o en colaboración con otras Administraciones Públicas o instituciones. Dos condiciones: las actividades deberán ser compatibles con el normal desarrollo de sus funciones habituales y no contravenir los convenios vigentes.

Artículo 114. Programación de actividades educativas

La programación de actividades educativas se adecua a las normas en materia de planes y programas de estudios; a ese efecto, el titular del organismo al que esté adscrito el archivo recaba informe de la Consejería de Educación y Ciencia de la Junta de Andalucía. En todo caso, es necesaria la autorización de esa Consejería cuando los centros docentes dependientes de la Administración de la Junta de Andalucía hayan de prestar su colaboración a los archivos.

Artículo 115. Aprobación de actividades culturales y educativas en los archivos

Los proyectos de actividades culturales o educativas en los archivos de titularidad y/o gestión autonómica no se ponen en marcha sin más: deben comunicarse, para su aprobación, a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico.

La descripción de la situación actual del procedimiento

En el Manual de la Junta (2010), la Descripción de la situación actual busca conocer y documentar el procedimiento. Seis actuaciones: análisis de la normativa (por contenido, carácter y Administración), clasificación de requisitos y obligaciones de información, descripción de la tramitación con diagrama de flujo, clasificación de la documentación (decisión, transmisión, constancia, juicio y ciudadanía), soporte informático y nivel de telematización, y datos de gestión. Parte del Registro de Procedimientos Administrativos y termina en un documento de descripción con su diagrama.

Principios de la buena redacción y elección del registro

La EGAP («A calidade da redacción administrativa», 2011) fija cuatro objetivos de todo escrito: claridad (entenderse a la primera lectura), concisión (recursos justos, sin lo superfluo), precisión (decir exactamente lo que se quiere, sin lecturas distintas) y adaptación a los destinatarios. El registro depende del contexto, los destinatarios y la materia; en lo profesional, formal y cuidado, con usted. González Navarro (1992): buen estilo = concisión y claridad.

El proceso de escritura, los modelos y el párrafo

Según la EGAP (2011), escribir exige tres pasos: planear (finalidad, destinatarios, generar y ordenar ideas), redactar (llevar al escrito lo planeado, a menudo con modelos) y revisar (depurar, organizar, simplificar, precisar y corregir). Los modelos deben comprobarse y actualizarse. Del párrafo se suele recomendar que no pase de 20 líneas y tenga cuatro o cinco frases, y en textos administrativos, entre tres y ocho párrafos por página.

La frase: extensión y sintaxis en la redacción clara

EGAP (2011): la frase es el enunciado organizado a través de un verbo conjugado, con sentido completo; se recomienda la frase corta (20 a 30 palabras) sin estilo telegráfico. La Guía de redacción judicial clara (Ministerio de Justicia, 2023): más de 40 palabras probablemente exige relectura costosa; más puntos y seguido, evitar el gerundio ilativo (forma conjugada), orden sujeto + verbo + objeto, impersonal con se mejor que pasiva, sin pasiva mixta, menos nominalizaciones y recuperar determinantes.

Rasgos del estilo administrativo y recomendaciones (I)

Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005): el estilo administrativo es el reflejo en la lengua de la actividad administrativa (complejo, arcaico, poco democrático). Rasgos 1 a 5 del decálogo: léxico conservador, frases y párrafos largos, muletillas, estilo nominal (mejor avisar, declarar, entregar) y exceso de locuciones: a efectos de → para; a tenor de → según; en tanto en cuanto → mientras; a mayor abundamiento → además; por cuanto → porque.

Rasgos del estilo administrativo y recomendaciones (II)

Rasgos 6 a 10 del decálogo de la Escuela de Murcia (2005): formas impersonales (alternar y personalizar: «acuerdo que…»); abuso de infinitivo, participio y gerundio («gerundio del BOE»); tratamientos anticuados: salvo máxima representación protocolaria, solo don/doña y señor/señora ante cargos o nombres; tono imperativo (mejor solicitar o sugerir); uso no sexista. Requisitos: claridad, sencillez, precisión y concisión, y corrección lingüística.

Presentación de los documentos: tipografía y accesibilidad

Guía de homogeneización de la Universidad de Granada (2021): mayúsculas solo para puntuación, siglas y distinguir palabras; siglas sin punto ni espacio; párrafo con sangría o con línea en blanco, nunca ambos (sangría en documentos extensos); cursiva para citas, extranjerismos y remarcar, negrita solo para localizar; accesibilidad para lectores de pantalla; con firma electrónica se quitan pie de firma, fecha y numeración y se deja un pie de al menos 2 cm.

El Manual de estilo del lenguaje administrativo (MAP, 1990)

El Manual de estilo del lenguaje administrativo lo publicó el MAP en 1990, analizando un corpus de 302 documentos; la reseña de REALA (1994) dice que tuvo muy buenas críticas. El Informe final de junio de 1991 sugería incluir modelos normalizados, origen del Manual de documentos administrativos. Su «regla de oro» (pág. 151): sustituir los tratamientos personales, desde Director General hacia abajo, por Señor, Señora antepuesto al puesto de trabajo.

El Manual de estilo: uso no sexista del lenguaje administrativo

El capítulo «Uso no sexista del lenguaje administrativo» del Manual de estilo (MAP, 1990) parte del Plan para la Igualdad de Oportunidades de las Mujeres (1988-1990). Distingue documentos «cerrados» (casos concretos, emisor y destinatario individualizados) y «abiertos» o formularios que se cumplimentan después, los más numerosos y problemáticos. Propone cargos en femenino, alternar colectivos y desdoblamientos, evitar tratamientos o hacerlos equivalentes y no identificar a la mujer a través del hombre.

El Manual de documentos administrativos (MAP, 1994)

El Manual de documentos administrativos (MAP-Tecnos, 1994, 267 páginas) lo presentó el 3 de octubre de 1994 el ministro Jerónimo Saavedra, según la reseña de Manuel Martínez Bargueño en REALA, como «complemento indispensable» del Manual de estilo (1990). Nació del Informe final de 1991 y de la Ley 30/1992. Clasifica los documentos en de decisión, transmisión, constancia y juicio e incluye modelos de los particulares. El reseñista lo ve «menos afortunado que el primero».

Ediciones y contenido del Manual de documentos administrativos

La reseña de Mínguez Goyanes en la REGAP (2003) describe la tercera edición del Manual de documentos administrativos (MAP-Tecnos, 2003, 349 páginas). Novedades frente a la segunda (1995): capítulos de abreviaturas y símbolos y de errores frecuentes, apéndice normativo más amplio y un CD-ROM que sustituye a los disquetes; los autores desaparecen de la portada. Diez capítulos más apéndice; se refiere solo a la Administración General del Estado.

Concepto y funciones del documento administrativo

El tema de la Escuela de Murcia (2005) recoge tres definiciones: la de los diccionarios (escrito con datos fidedignos que sirve de prueba o informa), la del Diccionario de terminología archivística (1988: combinación de un soporte y la información registrada en él) y la del Manual de documentos administrativos: «el soporte en que se materializan los actos de la Administración pública, la forma externa de dichos actos». Funciones: constancia y comunicación.

Características externas e internas del documento administrativo

Escuela de Murcia (2005): características externas (clase y soporte) e internas (entidad productora, producción de efectos y validez). Los nuevos soportes deben cumplir cuatro requisitos: autenticidad (impedir falsificación, suplantación y manipulación), integridad (mantener su unidad, sin que falten partes), conservación (evitar deterioro y pérdida, compatibilidad futura) y recepción por el interesado (acreditable). Los documentos de los ciudadanos no son administrativos.

Clasificación funcional de los documentos administrativos

La Escuela de Murcia (2005) considera la clasificación funcional del Manual de documentos administrativos la más eficaz: de decisión (acuerdos y resoluciones), de transmisión (notificaciones, anuncios, oficios, notas interiores, cartas, circulares, citaciones, edictos, requerimientos), de constancia (actas, certificados y diligencias) y de juicio (informes y propuestas). La Universidad de Granada (2021) añade la comunicación hacia la universidad.

Documentos de decisión: el acuerdo y la resolución

Escuela de Murcia (2005): los documentos de decisión son el acuerdo y la resolución. El acuerdo decide sobre la iniciación y la tramitación, antes de la resolución: instrumentales (acumulación, trámites simultáneos, apertura del período de prueba, ampliación de plazos, urgencia) y sustantivos (inicio, medidas provisionales, admisión o rechazo de pruebas, información pública). La resolución pone fin al procedimiento con decisión, motivación y recursos.

Estructura de los documentos de decisión

Escuela de Murcia (2005): los documentos de decisión copian por analogía la estructura de las sentencias. Encabezamiento: título (una línea, sin abreviaturas ni siglas) y datos de identificación. Cuerpo: antecedentes, hechos, fundamentos de derecho, competencia, decisión y recursos; hechos y fundamentos de derecho constituyen la motivación. Pie: datación, antefirma y firma; en papel se firma en el margen izquierdo cada hoja.

Documentos de transmisión: notificación, publicación y comunicaciones

Escuela de Murcia (2005): por su diseño formal, tres tipos de documentos de transmisión (oficio, nota interior y carta); por la relación emisor-destinatario, externos o internos. Unos comunican decisiones: notificación y publicación (sustitutiva o adicional). Otros son comunicaciones: oficio (externo), nota interior (entre unidades del mismo órgano superior), circular (interna, destinatario colectivo) y carta (personal y protocolaria).

Estructura del oficio, la nota interior y la carta

Escuela de Murcia (2005): oficio y nota interior tienen estructura similar, pero en la nota interior el emisor va al principio y basta la rúbrica, y en el oficio va al final con antefirma. La carta: inicio, cuerpo y cierre; fecha en el margen superior derecho sin «en» ni «a»; saludo sin fórmulas anticuadas. Universidad de Granada (2021): el oficio es el documento más común; tono formal, un solo tema, párrafos breves, primera persona y usted.

Documentos de constancia: el acta y la diligencia

Escuela de Murcia (2005): los documentos de constancia (actas y certificado) acreditan actos, hechos o efectos. Actas más frecuentes: de órganos colegiados (deliberaciones y acuerdos), de infracción (funcionario con condición de autoridad pública, presunción de veracidad) y diligencia (acredita trámites). El acta de órgano colegiado la firma el secretario con el visto bueno del presidente. La Universidad de Granada (2021) prefiere un acta simplificada.

El certificado

Escuela de Murcia (2005): el certificado es un documento de constancia que se expide a petición de un tercero; no forma parte del procedimiento. Modelo: encabezamiento (título), cuerpo (emisor, solicitante, objeto, efectos y validez) y pie (lugar, fecha y firma), sin antefirma porque el firmante ya figura en el cuerpo. Universidad de Granada (2021): da fe de que la información es veraz; siempre aparece «Certifica» seguida de «que».

Documentos de juicio: la propuesta y el informe

Escuela de Murcia (2005): los documentos de juicio (informe y propuesta) son instrumentales y su destinatario es siempre un órgano de la Administración. La propuesta la hace el instructor, se produce de oficio y precede a la resolución. El informe (dictamen, análisis o estudio) lo emite otro órgano y debe ser solicitado. Informes: preceptivos (determinantes o no) o facultativos; vinculantes o no; internos o externos.

Estructura del informe

Escuela de Murcia (2005): el informe tiene portada, índice, introducción o resumen, cuerpo, conclusiones (la parte más importante: juicios del autor y recomendaciones) y anexos si son necesarios, con diferencias entre extensos y breves. Universidad de Granada (2021): esquema libre, párrafos de máximo 7 líneas, tono formal y neutro, legislación de mayor a menor rango y conclusiones numeradas.

Documentos de los ciudadanos: la solicitud

Las reseñas del Manual de documentos administrativos destacan los documentos de los ciudadanos (no propiamente administrativos) y ponen reparos a la tercera persona. Universidad de Granada (2021): la solicitud inicia un procedimiento y contiene interesado, lugar o medio de notificación, hechos, razones y petición, lugar y fecha, firma y órgano destinatario. En formularios: oraciones de 15-20 palabras, presente, usted para el solicitante.