Archivo
El archivo y la gestión de documentos
Cada ficha recoge lo que pregunta el tribunal, con explicación, mnemotecnia y una trampa típica de examen.
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Crear cuenta gratisResumen
El DTA da dos acepciones de desglose: (1) separar, dentro de un procedimiento administrativo o judicial, documentos del expediente al que pertenecen; (2) segregar documentos de un conjunto para formar nuevas unidades de instalación, enlazadas con su fondo por tablas de concordancias. Voces relacionadas: agregación (añadir lo producido tras el ingreso en el archivo) e incorporación (añadir unidades a su conjunto originario). El Decreto 204/1995 original permitía devolver originales dejando copia autenticada o diligenciada.
Explicación sencilla
Sirve para saber qué ocurre cuando un documento sale de su expediente: el desglose se hace sin romper la relación con el expediente o el fondo, dejando constancia mediante copia autenticada o diligenciada, o mediante tablas de concordancias si se trata del tratamiento archivístico.
Regla mnemotécnica
DES-glose = DES-unir (separar); A-gregación = Añadir lo producido después; IN-corporación = volver a meter dentro del conjunto originario.
⚠️ Truco / trampa típica
Confundir la agregación con la incorporación: la agregación añade a un expediente documentos producidos después de su ingreso en el archivo; la incorporación añade unidades documentales al conjunto al que pertenecen originariamente.
El Diccionario de Terminología Archivística (DTA) del Ministerio de Cultura da dos acepciones de desglose de documentos: - (1) «Acción de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial uno o más documentos del expediente al que pertenece». - (2) Por extensión, en el tratamiento archivístico, la acción de segregar de un conjunto determinados documentos que por diferentes razones (conservación, formato, materia, etc.) pasan a formar nuevas unidades de instalación, que deben mantener su relación con el fondo del que proceden mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas. El DTA remite como voces relacionadas a la agregación de documentos (añadir a un expediente documentos producidos después de su ingreso en el archivo) y a la incorporación de documentos (añadir unidades documentales al conjunto al que pertenecen originariamente). En la Junta de Andalucía, el texto original del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, de medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos (BOJA núm. 136, de 1995), establecía en su artículo 24, sobre el desglose: - Salvo que los originales debieran permanecer en el expediente, las jefaturas de sección u órganos asimilados que tuvieran encomendadas la tramitación y custodia de los expedientes autorizarían la entrega de los documentos originales, públicos o privados, a los interesados que los hubieran aportado y lo solicitaran, dejando constancia en el expediente mediante la expedición de copia autenticada del documento que se retiraba. - Esas mismas jefaturas podían autorizar el desglose de otros documentos y su entrega a quienes los aportaron, dejando constancia mediante copia diligenciada, que debía recoger de forma expresa la calidad del documento que se retiraba. (DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voces DESGLOSE, AGREGACIÓN DE DOCUMENTOS e INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS; Decreto 204/1995, texto original sin consolidar, BOJA núm. 136, de 26/10/1995, art. 24.)
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Resumen
Para el IAAP, el expediente administrativo es «un conjunto ordenado de documentos y actuaciones, que sirven para resolver un asunto»; puede ser en papel o electrónico. La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda distingue: expediente de trabajo (abierto, de acceso frecuente, cerca del puesto), expediente abierto (de acceso ocasional), expediente finalizado (el que debe transferirse al Archivo Central) y expediente electrónico (documentos electrónicos de un procedimiento). Para el DTA, el expediente es una unidad documental, y la unidad documental es el elemento indivisible de una serie.
Explicación sencilla
El expediente sirve para ordenar y guardar juntos todos los documentos de un mismo asunto, en papel o en soporte electrónico. En la oficina, la Instrucción 2/2020 lo clasifica según su uso: al de trabajo se accede frecuentemente y se tiene cerca del puesto; al abierto, ocasionalmente; el finalizado debe transferirse al Archivo Central.
Regla mnemotécnica
Tres estados del papel según la frecuencia: trabajo = lo toco frecuentemente; abierto = lo toco ocasionalmente; finalizado = ya no lo toco: al Archivo Central.
⚠️ Truco / trampa típica
Confundir el expediente de trabajo con el expediente abierto: los dos están abiertos, pero al de trabajo se accede frecuentemente y al abierto solo ocasionalmente.
El temario del Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP) explica que todos los documentos presentados por la ciudadanía y los que emite el órgano administrativo para resolver un mismo asunto, solicitud o petición se ordenan y se guardan juntos en lo que se denomina expediente administrativo. Lo resume así: «El expediente administrativo, es un conjunto ordenado de documentos y actuaciones, que sirven para resolver un asunto (solicitud, recurso, etc.)». Puede estar en soporte papel o ser un expediente administrativo electrónico, que se guarda en equipos informáticos, ordenado en ficheros, archivos y carpetas. La Instrucción 2/2020, de 3 de noviembre, de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Hacienda y Financiación Europea, sobre gestión documental no automatizada de archivos de oficina, define a sus efectos: - Expediente administrativo: «conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla». - Expediente de trabajo: expediente abierto al que se accede frecuentemente y que es necesario tener cerca del puesto de trabajo. - Expediente abierto: expediente abierto al que se accede ocasionalmente. - Expediente finalizado: el que debe ser transferido al Archivo Central. - Expediente electrónico: conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. Para el Diccionario de Terminología Archivística, el expediente es la «unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto»; y la unidad documental, el elemento indivisible de una serie, que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente. (IAAP, temario C2.1000, tema 9, págs. 23-24; Instrucción 2/2020 de la SGT de la Consejería de Hacienda y Financiación Europea, apartado 1; DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voces EXPEDIENTE y UNIDAD DOCUMENTAL.)
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Resumen
El Manual de archivos de oficina de la Región de Murcia (2009) ve el expediente como la formalización de un procedimiento: reúne todos los documentos de sus fases, desde la iniciación hasta la ejecución, incluidos recursos. Los expedientes no reglados no buscan resolver un asunto, sino estudiarlo a efectos de estadística, constancia e información. Normas: carpetilla con portada, orden riguroso del trámite, índice recomendable, año = el de la iniciación, nunca orden inverso, nunca mezclar series en una caja, testigo al extraer un original y, si es preciso, fotocopias compulsadas.
Explicación sencilla
Estas normas sirven para formar el expediente en papel en la propia oficina de modo que se pueda consultar y transferir: cada documento en su sitio, en el orden en que se tramitó, y con constancia de cualquier salida.
Regla mnemotécnica
El expediente «nace» y se queda con su año de nacimiento: el de su fecha de iniciación, aunque muera (finalice) en otro.
⚠️ Truco / trampa típica
Pensar que los documentos se archivan del más reciente al más antiguo: el manual lo prohíbe expresamente; se sigue el riguroso orden del trámite.
El Manual de organización de documentos en archivos de oficina del Archivo General de la Región de Murcia (2009) describe el expediente administrativo como el conjunto de documentos que formalizan los actos administrativos encaminados a resolver un asunto: es la formalización de un procedimiento. Por ello debe agrupar todos los documentos generados en sus distintas fases, desde la iniciación, de oficio o a instancia de parte, hasta la ejecución, incluidas las revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos. Distingue también los expedientes no reglados, que no pretenden la resolución administrativa de un asunto y tienen por objeto el estudio de un asunto a efectos de estadística, constancia e información. Sus normas básicas para formar el expediente son: - Todos los documentos se guardan en su carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite, con una portada que indique unidad administrativa, número de referencia, número de expediente, serie documental, título, fecha de inicio, fecha de resolución y observaciones. - Es recomendable un índice de documentos con, como mínimo, número de orden, fecha y asunto, cumplimentado a la vez que se incorporan los documentos. - El año del expediente es el de su fecha de iniciación, aunque finalice en otro. - Nunca se archivarán los documentos en orden inverso al trámite (del más reciente al más antiguo). - Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series. - Cuando la propia unidad extraiga un expediente o documento original, se deja un testigo y se anota en el Registro de control de salida de documentos. - Se evitará, en lo posible, extraer documentos originales de los expedientes; si es preciso, se usarán fotocopias compulsadas. (Archivo General de la Región de Murcia, Manual de organización de documentos en archivos de oficina, 2009, apartado 2.2.2.1, págs. 6-10.)
Contrastada con: digicarm.carm.es
Resumen
Las NTI de Documento electrónico y de Expediente electrónico se aprobaron por Resoluciones de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), en desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010). Documento electrónico: contenido, en su caso firma electrónica y metadatos; los administrativos llevan siempre al menos una firma. Expediente electrónico: documentos electrónicos (directos, en carpeta o en expediente anidado), índice electrónico, firma del índice por el órgano actuante y metadatos.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLas Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) de Documento electrónico y de Expediente electrónico se aprobaron por sendas Resoluciones de 19 de julio de 2011 de la Secretaría de Estado para la Función Pública (BOE núm. 182, de 30 de julio de 2011), en desarrollo del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Según la NTI de Documento electrónico, los componentes de un documento electrónico son: - a) Contenido, entendido como conjunto de datos o información del documento. - b) En su caso, firma electrónica. - c) Metadatos del documento electrónico. Los documentos administrativos electrónicos, y los susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica. Los metadatos mínimos obligatorios no se modifican en ninguna fase posterior del procedimiento, salvo para corregir errores u omisiones. Según la NTI de Expediente electrónico, sus componentes son: - a) Documentos electrónicos, que pueden incluirse directamente, dentro de una carpeta (agrupación de documentos creada por un motivo funcional) o como parte de otro expediente anidado. - b) Índice electrónico, que garantiza la integridad del expediente y permite su recuperación; recoge el conjunto de documentos asociados al expediente en un momento dado. - c) Firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante. - d) Metadatos del expediente electrónico. La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda y Financiación Europea define el documento electrónico como «información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado». (NTI de Documento electrónico, BOE-A-2011-13169, apartados III-V; NTI de Expediente electrónico, BOE-A-2011-13170, apartado III; Instrucción 2/2020, apartado 1.)
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Resumen
Para el IAAP, archivo es la acción de ordenar y guardar documentos y también el lugar físico donde se guardan. Funciones: recoger y ordenar, guardar y cuidar, y servir de prueba para estudios científicos e históricos. El DTA da tres acepciones: (1) conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones; (2) institución cultural; (3) local donde se conservan y consultan. Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional, gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl temario del IAAP señala que la palabra archivo puede entenderse de dos formas: - 1. En el sentido de archivar: la acción o tarea de ordenar y guardar los documentos y expedientes administrativos en lugares seguros, que realizan las personas empleadas públicas. - 2. Como el lugar físico concreto en el que se guardan los expedientes administrativos, habitaciones especiales con medidas de seguridad para evitar que los documentos se destruyan por un incendio, una inundación, un terremoto, etc. Según el IAAP, las funciones principales del archivo de documentos son: recoger y ordenar los documentos; guardarlos y cuidarlos para cuando necesiten consultarse; y servir de prueba para los estudios científicos e históricos. El Diccionario de Terminología Archivística (DTA) da tres acepciones de archivo: - (1) «Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas». - (2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. - (3) El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. El DTA define documento, con la Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 49), como «toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos», excluidos los ejemplares no originales de ediciones; y el documento de archivo como el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Las definiciones legales andaluzas están en la Ley 7/2011, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, que se estudia aparte. (IAAP, temario C2.1000, tema 9, págs. 29-30 y 36; DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voces ARCHIVO y DOCUMENTO.)
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Resumen
El DTA clasifica los archivos, entre otros criterios, por el organismo productor, por el ámbito de sus fondos, por la personalidad jurídica (públicos y privados) y por el ciclo vital (gestión u oficina, central, intermedio e histórico). Gestión: documentación en trámite o de consulta continua. Central: coordina los archivos de gestión y recibe lo transferido cuando la consulta ya no es constante. Intermedio: consulta esporádica, hasta su eliminación o paso al histórico. Histórico: conservación permanente. Archivo administrativo: el que reúne documentos de las tres primeras etapas.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Diccionario de Terminología Archivística (DTA) del Ministerio de Cultura clasifica los archivos, entre otros criterios, de las siguientes formas: - En función del organismo productor: de la Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. - En función del ámbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc. - En función de la personalidad jurídica de la institución productora: públicos y privados. - En función del ciclo vital de los documentos: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos. El ciclo vital de los documentos son las «etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico». Según el DTA: - Archivo de gestión (u oficina): el de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. - Archivo central: el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por ellos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. - Archivo intermedio: aquel al que se transfieren los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica, y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. - Archivo histórico: aquel al que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente. El DTA llama archivo administrativo a todo archivo que reúne documentos de cualquiera de las tres primeras etapas del ciclo vital (gestión, central e intermedio). Los tipos de archivo del Sistema Archivístico de Andalucía los regulan la Ley 7/2011 y el Decreto 97/2000, que se estudian aparte. (DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voces ARCHIVO, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO INTERMEDIO, ARCHIVO HISTÓRICO y ARCHIVO ADMINISTRATIVO.)
Contrastada con: cultura.gob.es
Resumen
El IAAP distingue en la Junta dos tipos de archivo. El de gestión u oficina está en las propias oficinas que tramitan, porque sus documentos se consultan con frecuencia, y permanece allí hasta su transferencia al Archivo central de cada Consejería. El central o administrativo, que existe en cada Consejería o Agencia, recibe los expedientes que dejan de ser útiles a los servicios. La Instrucción 2/2020 añade que cada unidad organiza su archivo de oficina formando expedientes y series; el DTA atribuye al central la coordinación y control de los archivos de gestión.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl temario del IAAP distingue dos tipos de archivo en la Administración de la Junta de Andalucía: 1. Archivo de gestión o de oficina. Guarda los documentos que sirven a los órganos para ir consiguiendo información durante el procedimiento y tomar una decisión sobre el asunto. Está en las mismas oficinas del órgano que tramita, porque es necesario consultar esos documentos con frecuencia; de él se encargan las personas que trabajan en ese servicio o departamento. Permanece en la dependencia administrativa hasta su transferencia al Archivo central existente en cada Consejería. En el resumen del tema: «Almacenamiento ordenado de los documentos que son necesarios para los procedimientos que se están tramitando». 2. Archivo central o administrativo. Los órganos con muchos expedientes (por ejemplo, educación, empleo, hacienda, salud) suelen tener un espacio grande con locales acondicionados; a él llegan los expedientes que envían los archivos de oficina cuando dejan de tener utilidad para los servicios. Existe en cada Consejería o Agencia. En el resumen: «Dependencia donde se custodian ordenadamente los documentos que se utilizaron para la gestión de un procedimiento que ya se terminó». La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda y Financiación Europea añade que el archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de sus funciones, y que cada unidad debe mantenerlo organizado mediante la formación del expediente y de las series documentales. El Diccionario de Terminología Archivística atribuye al archivo central la función de coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión. La regulación legal está en la Ley 7/2011 y el Decreto 97/2000, que se estudian aparte. (IAAP, temario C2.1000, tema 9, págs. 30-31 y 36; Instrucción 2/2020, apartado 2; DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voz ARCHIVO CENTRAL.)
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Resumen
Para el IAAP, gestionar documentos es incorporar a un expediente todos los de un asunto, de principio a fin. La Junta ha desarrollado @rchivA, sistema de información para la gestión integral de sus archivos: sigue el ciclo vital desde los Archivos de Oficina, pasando por los Centrales, hasta los Intermedios e Históricos, y los comunica electrónicamente. La PGDE se aprobó por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 1 de agosto de 2017. En @rchivA se cumplimenta la Relación de Entrega de las transferencias.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasPara el temario del IAAP, la gestión de los documentos es la que se realiza para incorporar en un expediente administrativo todos los documentos sobre un asunto desde que se inicia hasta que se concluye (por ejemplo, acuerdo de inicio o solicitud, informes, alegaciones, resolución y su notificación). En cuanto a la organización del archivo, el IAAP explica que la Junta de Andalucía ha desarrollado un sistema de información, llamado @rchivA, para la gestión integral de los archivos de titularidad y/o gestión autonómica, para cumplir la Ley 7/2011, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental. Este sistema realiza la gestión informatizada de todo tipo de documentos y archivos siguiendo el ciclo vital de los documentos: desde los Archivos de Oficina, pasando por los Archivos Centrales, hasta los Archivos Intermedios e Históricos, y permite la comunicación electrónica y el traspaso de la información entre ellos. En él aparece información sobre la historia del archivo, su contenido y estructura, las condiciones de acceso y uso y la documentación asociada. El resumen del tema lo formula así: «El sistema contempla el ciclo vital de los documentos: desde los Archivos de Oficina hasta los otros archivos». La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda y Financiación Europea recuerda que la Política de gestión de documentos electrónicos (PGDE) de la Junta se aprobó por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 1 de agosto de 2017 (BOJA 149, de 4 de agosto de 2017), con el objetivo principal del control en la gestión de los documentos administrativos de la Administración autonómica, asegurando el acceso, la seguridad, la disponibilidad, la confidencialidad y su conservación. Según esa instrucción, en @rchivA se gestiona el Registro General de los Sistemas de Información y se cumplimenta la Relación de Entrega de las transferencias. (IAAP, temario C2.1000, tema 9, págs. 18, 31-32 y 37; Instrucción 2/2020, preámbulo y apartado 3.)
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Resumen
Para el DTA, la organización tiene dos operaciones: clasificación (categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo; primer paso) y ordenación (secuencias cronológicas y/o alfabéticas dentro de ellas). El cuadro de clasificación refleja la organización. Serie: documentos de una misma actividad y norma; fondo: series de cada productor. Principio de procedencia: no mezclar fondos. El Manual de Murcia cita la ordenación alfabética, cronológica (p. ej., nóminas), numérica y mixta.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Diccionario de Terminología Archivística (DTA) define la organización como el «proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo». Son, por tanto, dos operaciones: - Clasificación: operación que consiste en establecer las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo; es el primer paso del proceso de organización. - Ordenación: operación que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Ambas se encuadran en la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. El cuadro de clasificación es el instrumento que refleja la organización de un fondo o de todos los fondos de un archivo. Otras voces del DTA: serie es el «conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento»; fondo, el conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores de un organismo. El principio de procedencia, «principio fundamental de la archivística», establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros; de él derivan el principio de respeto a la estructura y el de respeto al orden original. El Manual de organización de documentos en archivos de oficina del Archivo General de la Región de Murcia (2009) presenta la serie como el segundo nivel de agrupación en los archivos de oficina y enumera los principales tipos de ordenación: - Alfabética: por el nombre de la persona, entidad, lugar o asunto más significativo. - Cronológica: por la fecha de los documentos (por ejemplo, nóminas). - Numérica: por una secuencia de números, significativa (1/87, expediente uno de 1987) o no. - Mixta: combinación de las anteriores. (DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voces ORGANIZACIÓN, CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, CUADRO DE CLASIFICACIÓN, SERIE, FONDO y PRINCIPIO DE PROCEDENCIA; Manual de la Región de Murcia, apartado 3, págs. 12-13.)
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Resumen
El Manual de Murcia (2009) define el archivo de oficina como el de la documentación en trámite o de consulta continua de una unidad. Funciones: formar expedientes y ordenar series, elaborar instrumentos de control, servir la consulta y preparar transferencias. Necesita un responsable y un espacio adecuado. Primer paso: separar el apoyo informativo de lo que es trámite. Instalación: carpetas colgantes o bandejas para lo frecuente; cajas de folio prolongado (390 x 275 x 115 mm) al finalizar; horizontal para planos.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Manual de organización de documentos en archivos de oficina del Archivo General de la Región de Murcia (2009) define el archivo de oficina como el que reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa; está formado por los documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de sus funciones y actividades, y debe estar reunido de forma organizada para garantizar la gestión y la consulta, tanto de la institución productora como de los ciudadanos. Según el manual, sus funciones son: - Formación de expedientes y correcta ordenación de las series documentales que produce la propia oficina. - Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos). - Servicio de consulta administrativa. - Preparación de las transferencias al Archivo Central. Principios básicos de su organización: cada unidad administrativa ha de mantener su archivo correctamente organizado y para ello debe tener un responsable del archivo, que se encargue de todas las tareas relacionadas con su gestión, y un espacio adecuado, con el mobiliario necesario, para una correcta instalación y conservación. El primer paso en la organización del archivo de oficina es separar los documentos de apoyo informativo de los que forman parte del trámite administrativo. Para elegir el tipo de instalación en la oficina hay que tener en cuenta la naturaleza y características de la documentación, la frecuencia de consulta y el volumen y espacio disponibles. El manual recomienda carpetas colgantes o bandejas apilables para la documentación en trámite y de uso frecuente; el sistema vertical, en cajas de archivo de tamaño folio prolongado (390 x 275 x 115 mm), una vez finalizado el trámite o cuando el volumen sea considerable; y el sistema horizontal para formatos especiales, como planos o carteles. (Archivo General de la Región de Murcia, Manual de organización de documentos en archivos de oficina, 2009, apartados 2.1, 2.2 y 6, págs. 4 y 19.)
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Resumen
El IAAP distingue documentos de archivo (ejemplares únicos que se transfieren al Archivo Central) y de apoyo informativo (boletines, revistas, publicaciones: se destruyen en la oficina). El Manual de Murcia divide los documentos administrativos en cuatro grupos: expedientes; correspondencia, por anualidades y sin separar entrada y salida; registros, que dan valor jurídico aunque no se conserve el documento; y documentos simples (actas, nóminas, certificaciones), archivados por tipo documental.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl temario del IAAP explica que, para una buena organización del archivo de oficina, hay que diferenciar entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de apoyo informativo, porque los primeros se conservan y los segundos se eliminan una vez finalizada su función informativa: - Documentos de archivo: responden al trabajo de la oficina que los produce, son ejemplares únicos que explican la actividad de la Administración y, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa, deben ser transferidos al Archivo Central. - Documentos de apoyo informativo: sirven de ayuda a la gestión administrativa, como boletines oficiales, revistas, publicaciones o notas informativas elaboradas. No se transfieren al Archivo Central y se destruyen en la propia oficina. El Manual de organización de documentos en archivos de oficina de la Región de Murcia (2009) incluye entre los de apoyo informativo textos legales, boletines oficiales, publicaciones, folletos, catálogos comerciales, circulares, dossieres informativos y revistas: no han sido producidos por la oficina, en general no son originales y nunca se transfieren al Archivo Central. Divide los documentos administrativos en cuatro grandes grupos: - Expedientes administrativos y expedientes no reglados. - Correspondencia: oficios, cartas, notas de régimen interior, saludas, faxes, correos electrónicos; se ordena cronológicamente por anualidades y nunca se separa la de entrada de la de salida. - Registros: instrumentos de control y garantía de actuaciones administrativas (padrones, inventarios, entradas y salidas de documentos); confieren valor jurídico a la información aunque no se conserve el documento. - Documentos simples: formados por un solo documento, materializan actuaciones únicas (actas, nóminas, certificaciones); se archivan atendiendo al tipo documental. (IAAP, temario C2.1000, tema 9, págs. 34-35 y 37; Manual de la Región de Murcia, apartados 2.2.1 y 2.2.2, págs. 5-12.)
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Resumen
El IAAP define el proceso de archivo como el traslado ordenado de la documentación del Archivo de Oficina al Central. El responsable acuerda fecha y espacio con el Central y comprueba: expedientes completos; sin clips, grapas, gomas ni plásticos, en carpetilla de cartulina o papel; duplicados, fotocopias y borradores destruidos (la copia solo se conserva si no hay original); y cajas normalizadas («unidades de instalación») con la Relación de Entrega firmada. El DTA define transferencia y relación de entrega.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl temario del IAAP define el proceso de archivo como el «procedimiento que se ha de realizar por las personas empleadas públicas para trasladar ordenadamente la documentación del Archivo de Oficina al Archivo Central correspondiente». Comienza cuando un órgano, servicio o unidad desea hacer una transferencia: la persona responsable, como responsable del Archivo de Oficina, contacta con el Archivo Central e informa de la documentación y su volumen, para que este valore la disponibilidad de espacio y se acuerden los detalles y la fecha. Antes de transferir, debe comprobar al menos: - a) Que los expedientes estén completos, sin que falten documentos. - b) Que estén libres de clips metálicos, grapas, gomas elásticas, anillas, carpetas de plástico, carpetas colgantes, archivadores de anillas o cualquier elemento que afecte a su conservación; cada expediente irá en una carpetilla de cartulina o papel. - c) Que se hayan destruido en la oficina los duplicados, fotocopias y borradores de originales; solo si no existen estos se conserva la copia. Lo transferido deben ser originales o copias únicas, organizados. - d) Que la documentación vaya en cajas archivadoras de cartón normalizadas, denominadas «unidades de instalación», identificadas según lo establecido por el Archivo Central. Las cajas se envían con el impreso normalizado de Relación de Entrega, firmado por la persona responsable de la unidad remitente. El Diccionario de Terminología Archivística (DTA) define la transferencia como el «procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado» en la valoración para cada etapa del ciclo vital, y la relación de entrega como la lista de las fracciones cronológicas de las series que se transfieren y que las acompaña en los traslados reglamentarios. Las transferencias en Andalucía las regula el Decreto 97/2000, que se estudia aparte. (IAAP, temario C2.1000, tema 9, págs. 33-34 y 37; DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voces TRANSFERENCIA y RELACIÓN DE ENTREGA.)
Contrastada con: juntadeandalucia.es · cultura.gob.es
Resumen
La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda ordena transferencias en papel mientras no haya tramitación electrónica; lo escaneado en los asientos de entrada no es original. Los finalizados van en cajas de folio prolongado, sin información auxiliar. Fases: 1) en oficina, solo expedientes de trabajo; 2) «Depósito azul» (sótano 2), los abiertos de acceso poco frecuente; 3) Archivo Central («Depósito rojo») con Relación de Entrega en @rchivA: mínimo cinco cajas, trasladadas en los diez primeros días del mes.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLa Instrucción 2/2020, de 3 de noviembre, de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Hacienda y Financiación Europea, sobre gestión documental no automatizada de archivos de oficina, ordena las transferencias en papel de esa Consejería. Parte de que, mientras la gestión de documentos de los archivos de oficina no se haga mediante aplicaciones de gestión de procesos o sistemas de tramitación de expedientes, las transferencias al Archivo Central no pueden realizarse electrónicamente y deben hacerse en formato papel. Recuerda también que la documentación que entra en papel, escaneada y anexada en los asientos de entrada, no tiene la consideración de documentación original: es el original en papel el que debe formar parte del expediente. Los expedientes finalizados se guardan en cajas de tipo archivo definitivo de tamaño folio prolongado, que son las que se transfieren; no forma parte del expediente transferido la información de carácter auxiliar o de apoyo. El circuito tiene tres fases: - Fase 1: Ubicación en oficina. Solo pueden permanecer en las oficinas los expedientes de trabajo. - Fase 2: Ubicación en «Depósito azul». Los expedientes abiertos, de acceso poco frecuente, se trasladan a estanterías de un depósito del sótano 2. - Fase 3: Transferencias de los archivos de oficina al Archivo Central. La oficina productora delega la responsabilidad jurídica de la custodia de los expedientes terminados al Archivo Central mediante una Relación de Entrega cumplimentada a través de @rchivA, que acompaña a la entrega física. La Relación de Entrega es el instrumento jurídico en el que se relacionan y describen someramente los fondos que van a depositarse en el archivo, y sirve de control y garantía del traspaso. Cada centro directivo comunica a primeros de mes la documentación que va a transferir (obligatoriamente al menos cinco cajas), que se traslada al depósito del Archivo Central (Depósito rojo) en los primeros diez días de cada mes. (Instrucción 2/2020 de la SGT de la Consejería de Hacienda y Financiación Europea, preámbulo y apartados 2 y 3, págs. 1-3.)
Contrastada con: cdn.juntadeandalucia.es
Resumen
Según el IAAP, el acceso a documentos con datos personales que afecten a seguridad, honor, intimidad o imagen se reserva a sus titulares o a quien tenga su consentimiento expreso, y puede denegarse por el estado de conservación. El DTA define acceso, accesibilidad, restricción de consulta (limitación temporal legal), plazo de reserva (periodo sin consulta pública), autorización de consulta (permiso excepcional), consulta (examen directo) y préstamo (salida temporal con fines administrativos o culturales).
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasNormas de acceso según el temario del IAAP: - El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen queda reservado a las personas titulares de esos datos o a quienes tengan su consentimiento expreso. - El acceso a los documentos podrá ser denegado cuando su estado de conservación así lo requiera. Definiciones del Diccionario de Terminología Archivística (DTA): - Acceso: «Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la normativa vigente». - Accesibilidad: posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación. - Restricción de consulta: limitación temporal del derecho de acceso establecida por disposiciones legales para garantizar la reserva de datos cuya difusión puede afectar a la intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos, la propiedad intelectual, etc. - Plazo de reserva: período durante el cual, según la normativa vigente, una documentación no puede ser consultada públicamente. - Autorización de consulta: permiso excepcional de la autoridad competente para acceder a documentos excluidos de la consulta. - Consulta: examen directo de la documentación por los usuarios, sin que implique necesariamente autorización para reproducir o divulgar sus datos. - Préstamo de documentos: acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural. El manual de archivos de oficina de la Región de Murcia (2009) añade que la documentación transferida siempre está a disposición de los organismos productores y que también pueden pedir un préstamo otro organismo autorizado por la oficina productora y los tribunales de justicia. El régimen de acceso en Andalucía está en la Ley 7/2011, que se estudia aparte. (IAAP, temario C2.1000, tema 9, pág. 32; DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voces citadas; Manual de la Región de Murcia, apartado 5, pág. 18.)
Contrastada con: juntadeandalucia.es · cultura.gob.es · digicarm.carm.es
Resumen
El IAAP pide medidas contra incendio, inundación o terremoto y eliminar documentos en la oficina de forma controlada, con máquina destructora. El DTA define archivo de seguridad (depósito de copias), copia de seguridad, conservación y destrucción (sin posibilidad de reconstrucción). El Manual de Murcia pide materiales de pH neutro, grapas inoxidables y cintas de algodón, y medidas contra la luz (lejos de ventanas), la humedad (lejos de tuberías), el polvo (contenedores) y el calor (sin calefacción ni sol).
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl temario del IAAP señala que los archivos, como lugar físico, suelen ser habitaciones especiales de los edificios o sedes de las Administraciones en las que hay medidas de seguridad para evitar que los documentos se destruyan por un incendio, una inundación, un terremoto, etc., y que es muy importante guardarlos y protegerlos durante un tiempo por si alguna persona, órgano, juez o tribunal necesita consultarlos y obtener copia. La eliminación de documentación en el archivo de oficina debe hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta la legislación sobre protección de datos de carácter personal, utilizando una máquina destructora. El Diccionario de Terminología Archivística (DTA) define: - Archivo de seguridad: depósito en el que se conservan las copias, en cualquier soporte, de documentos originales existentes en archivos, para garantizar su información en caso de pérdida o destrucción. - Copia de seguridad: copia de un documento realizada para conservar su información en caso de pérdida o destrucción del original. - Conservación: conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y la restauración de estos cuando la alteración se ha producido. - Destrucción de documentos: debe realizarse por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos. El manual de archivos de oficina de la Región de Murcia (2009) recomienda materiales de pH neutro, grapas inoxidables, clips enfundados, cintas de algodón en vez de gomas y materiales plásticos inalterables (mylar o acetato), y estas medidas de control ambiental: - Contra la luz: no situar los documentos junto a ventanas ni cerca de fluorescentes. - Contra la humedad: no archivar cerca de tuberías o donde haya humedades. - Contra el polvo: usar contenedores (camisas, carpetillas). - Contra el calor: evitar calefacción y zonas de sol. (IAAP, temario C2.1000, tema 9, págs. 29 y 35; DTA, Ministerio de Cultura, 1995, voces citadas; Manual de la Región de Murcia, apartado 6, págs. 19-20.)
Contrastada con: juntadeandalucia.es · cultura.gob.es · digicarm.carm.es