Redacción
Redacción y documentos administrativos
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Crear cuenta gratisResumen
La EGAP («A calidade da redacción administrativa», 2011) fija cuatro objetivos de todo escrito: claridad (entenderse a la primera lectura), concisión (recursos justos, sin lo superfluo), precisión (decir exactamente lo que se quiere, sin lecturas distintas) y adaptación a los destinatarios. El registro depende del contexto, los destinatarios y la materia; en lo profesional, formal y cuidado, con usted. González Navarro (1992): buen estilo = concisión y claridad.
Explicación sencilla
Estos objetivos son la vara con la que se revisa cualquier escrito administrativo: permiten detectar si un texto se entiende, si sobra algo, si admite lecturas distintas o si no está pensado para quien lo recibe, y decidir qué registro emplear según contexto, destinatario y materia.
Regla mnemotécnica
CCPA: Claridad (a la primera lectura), Concisión (sin lo superfluo), Precisión (una sola lectura posible) y Adaptación a los destinatarios. El registro depende de tres factores: contexto, destinatarios y materia.
⚠️ Truco / trampa típica
Confundir la claridad con la precisión: la claridad es que el texto se entienda la primera vez que se lee; la precisión es decir exactamente lo que se quiere para que distintos lectores no entiendan cosas distintas.
El material de la Escola Galega de Administración Pública (EGAP) «A calidade da redacción administrativa. Técnicas para mellorala» (2011) parte de que todo escrito tiene como finalidad comunicar algo y hacerlo con eficacia. Para ello fija cuatro objetivos: - La claridad: el texto debe entenderse la primera vez que se lee. - La concisión: hay que decir lo que haya que decir con los recursos justos, eliminando todo lo superfluo. - La precisión: hay que decir exactamente lo que se quiere y evitar que distintos lectores entiendan cosas distintas leyendo el mismo texto. - La adaptación a los destinatarios: hay que pensar en la persona o personas a las que nos dirigimos, en su grado de conocimiento del asunto y en su familiaridad con el tipo de texto y con el vocabulario. El mismo material explica que la forma en que se emplea la lengua (tono, construcciones, palabras, giros) depende de tres factores: el contexto, las personas a las que nos dirigimos y la materia. Según ellos se usa un registro más formal (culto) o más informal (coloquial). En un contexto profesional la lengua debe ser de registro formal y cuidado, lo que no significa forzar el estilo administrativo hasta hacerlo incomprensible para el ciudadano medio. Entre los rasgos de formalidad cita el tratamiento de respeto (usted y no tú), aunque en los textos del procedimiento y normativos se eliminan los clásicos tratamientos protocolarios del lenguaje administrativo tradicional. Como referencia de estilo, el material recoge la opinión de Francisco González Navarro («A linguaxe do poder», 1992): el buen estilo administrativo debe notarse ante todo por la concisión y la claridad, y consiste en decir lo que haya que decir con las menos palabras posibles y con la máxima claridad. (A calidade da redacción administrativa. Técnicas para mellorala, EGAP, 2011, págs. 2 y 4.)
Contrastada con: egap.xunta.gal
Resumen
Según la EGAP (2011), escribir exige tres pasos: planear (finalidad, destinatarios, generar y ordenar ideas), redactar (llevar al escrito lo planeado, a menudo con modelos) y revisar (depurar, organizar, simplificar, precisar y corregir). Los modelos deben comprobarse y actualizarse. Del párrafo se suele recomendar que no pase de 20 líneas y tenga cuatro o cinco frases, y en textos administrativos, entre tres y ocho párrafos por página.
Explicación sencilla
Sirve para organizar la elaboración de cualquier escrito administrativo de esquema fijo (oficios, resoluciones, actas): planear antes de escribir, apoyarse en modelos revisados y dedicar una fase propia a revisar, además de ordenar el texto en párrafos con encabezados y conectores.
Regla mnemotécnica
Los tres pasos van en orden alfabético: Planear, Redactar, Revisar (P-R-R). Párrafo: hasta 20 líneas y 4 o 5 frases; página: de 3 a 8 párrafos.
⚠️ Truco / trampa típica
Atribuir a la redacción tareas que la ficha sitúa en la revisión, como depurar el contenido, simplificar las oraciones o corregir la ortografía.
Según el material de la Escola Galega de Administración Pública (EGAP, 2011), el proceso de escribir requiere tres pasos relacionados entre sí e imprescindibles para conseguir escritos eficaces: - Planear: definir la finalidad del documento, identificar el destinatario o destinatarios, generar las ideas que se van a tratar y ordenarlas. - Redactar: llevar al escrito lo planeado. Con frecuencia se usan modelos precedentes, teniendo en cuenta su validez y su calidad. - Revisar: es un proceso fundamental, en el que se depura el contenido (se elimina lo irrelevante o se añaden detalles), se organizan mejor las ideas, se simplifican las oraciones, se precisa la información, se corrige la ortografía y se eliminan errores. Buena parte de los textos administrativos responden a un esquema fijo (oficios, resoluciones, actas). Cuando se aplica un modelo hay que comprobar que corresponde al escrito que se ha de hacer y revisar el producto final. Los modelos creados en la propia unidad deben actualizarse con frecuencia, revisando su estructura y las citas legales. Si se recorta y pega texto de un documento previo, hay que revisar el resultado para detectar duplicaciones y omisiones. El párrafo es un fragmento del escrito con unidad, suficientemente diferenciado del resto para separarlo con punto y aparte. En los textos breves es el único responsable de la estructura global del texto. No hay regla fija sobre su extensión, pero el material recoge que los manuales de estilo periodístico y algunos de redacción administrativa suelen recomendar que no supere las 20 líneas y tenga unas cuatro o cinco frases, y que en los textos administrativos una buena recomendación es que cada página tenga entre tres y ocho párrafos. Para organizarlos son importantes los encabezados breves que adelanten el contenido y los conectores adecuados (en primer lugar, por último, no obstante, por otra parte, en consecuencia, por tanto). (A calidade da redacción administrativa. Técnicas para mellorala, EGAP, 2011, págs. 9-10.)
Contrastada con: egap.xunta.gal
Resumen
EGAP (2011): la frase es el enunciado organizado a través de un verbo conjugado, con sentido completo; se recomienda la frase corta (20 a 30 palabras) sin estilo telegráfico. La Guía de redacción judicial clara (Ministerio de Justicia, 2023): más de 40 palabras probablemente exige relectura costosa; más puntos y seguido, evitar el gerundio ilativo (forma conjugada), orden sujeto + verbo + objeto, impersonal con se mejor que pasiva, sin pasiva mixta, menos nominalizaciones y recuperar determinantes.
Explicación sencilla
Estas pautas se aplican al revisar oraciones largas de resoluciones, informes o notificaciones: acortarlas con puntos y seguido, reordenarlas, cambiar gerundios y nominalizaciones por verbos conjugados y elegir la impersonal con se en lugar de la pasiva.
Regla mnemotécnica
Gerundio ilativo = el que hila y alarga la frase; se corta con un verbo conjugado. Frase corta: 20-30 palabras (EGAP); a partir de 40, relectura costosa (Guía judicial).
⚠️ Truco / trampa típica
Creer que la Guía prefiere la pasiva («la declaración será tomada») a la impersonal con se: es al revés, y además desaconseja la pasiva mixta, que combina el se con el agente introducido por «por».
El material de la Escola Galega de Administración Pública (EGAP, 2011) define la frase como el enunciado organizado a través de un verbo conjugado, con sentido completo. En general hay que tender a la frase corta: recoge que los manuales de redacción recomiendan brevedad, entre 20 y 30 palabras, aunque sin caer en el estilo entrecortado y telegráfico. En toda frase hay una estructura básica sujeto-verbo-complemento que conviene respetar y situar al comienzo; los incisos vendrán después. La Guía de redacción judicial clara del Ministerio de Justicia (2023), de Estrella Montolío Durán y María Ángeles García Asensio, señala que no existe una medida fija para las oraciones, pero que una oración de más de 40 palabras probablemente exigirá al lector una relectura costosa. Sus recomendaciones de sintaxis son: - Usar más puntos y seguido para acortar las oraciones que acumulan cláusulas coordinadas o subordinadas. - Evitar el gerundio ilativo, llamado así porque alarga las frases; se resuelve sustituyéndolo por una forma verbal conjugada. - Respetar el orden sujeto + verbo + objeto. - Preferir la construcción impersonal con se («se tomará declaración») a la pasiva («la declaración será tomada») y evitar la pasiva mixta, que usa el se y a la vez introduce el agente con la preposición por. - Limitar las nominalizaciones (finalización, oposición), porque las construcciones verbales se procesan con mayor facilidad. - Recuperar los determinantes que suele omitir el discurso jurídico. La guía vertebra su plan de redacción en seis ejes: la arquitectura informativa del documento; la sintaxis; el documento como relación con el lector; la atención a los pequeños detalles; para saber más, y una última revisión. (A calidade da redacción administrativa, EGAP, 2011, págs. 10-11; Guía de redacción judicial clara, Ministerio de Justicia, 2023, págs. 7 y 24-27.)
Contrastada con: egap.xunta.gal · mjusticia.gob.es
Resumen
Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005): el estilo administrativo es el reflejo en la lengua de la actividad administrativa (complejo, arcaico, poco democrático). Rasgos 1 a 5 del decálogo: léxico conservador, frases y párrafos largos, muletillas, estilo nominal (mejor avisar, declarar, entregar) y exceso de locuciones: a efectos de → para; a tenor de → según; en tanto en cuanto → mientras; a mayor abundamiento → además; por cuanto → porque.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia sobre los documentos administrativos (2005) define el estilo administrativo como el reflejo que en la lengua tiene la actividad administrativa. Las constantes que han detectado los estudiosos del lenguaje administrativo son su complejidad por la abundancia de términos técnicos, su arcaísmo y su naturaleza poco democrática, al imponer distancias con los particulares. Para el texto, la noción de servicio público no es compatible con ese estilo tradicional, pese a los intentos de modernización, «cuya materialización es el Manual de estilo del lenguaje administrativo». El texto expone un «decálogo del lenguaje administrativo»: diez rasgos, cada uno con una recomendación de estilo. Los cinco primeros son: - 1. El léxico: conservadurismo y apego a fórmulas del pasado, formas arcaicas y palabras comunes con acepciones propias. Se recomienda usar palabras sencillas, sustituir arcaísmos y latinismos por términos actuales, no abusar de tecnicismos y aclararlos cuando sean necesarios. - 2. Excesiva longitud de frases y párrafos. Se recomiendan frases claras, ordenadas sintácticamente y concisas, con un buen uso de la puntuación. - 3. Muletillas y frases hechas («adjunto remito…», «lo que se le comunica para su conocimiento y efectos oportunos»). Son superfluas y su supresión hace ganar concisión. - 4. Estilo nominal: sustantivos abstractos, construcciones verbo + sustantivo (dar aviso, prestar declaración, hacer entrega) y adjetivos innecesarios (legislación vigente, efectos oportunos, autoridad competente). Es preferible el verbo simple: avisar, declarar, entregar. - 5. Exceso de locuciones y enlaces. A efectos de y con el objeto de pueden sustituirse por para; a la vista de y a tenor de, por según; en tanto en cuanto, por mientras; a mayor abundamiento, por además o asimismo; por cuanto, por porque. (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 32-35.)
Contrastada con: empleopublico.carm.es
Resumen
Rasgos 6 a 10 del decálogo de la Escuela de Murcia (2005): formas impersonales (alternar y personalizar: «acuerdo que…»); abuso de infinitivo, participio y gerundio («gerundio del BOE»); tratamientos anticuados: salvo máxima representación protocolaria, solo don/doña y señor/señora ante cargos o nombres; tono imperativo (mejor solicitar o sugerir); uso no sexista. Requisitos: claridad, sencillez, precisión y concisión, y corrección lingüística.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLos cinco últimos rasgos del «decálogo del lenguaje administrativo» que expone la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005) son: - 6. Abundantes formas verbales impersonales (pasiva o pasiva refleja), que omiten el agente, normalmente la propia Administración, y uso tradicional de la tercera persona. No son incorrectas, pero su saturación distancia: se recomienda alternar formas activas y pasivas y personalizar, por ejemplo «acuerdo que…» en lugar de «esta Dirección General ha acordado que…» y «lo que le notifico…» en lugar de «lo que se le notifica…». - 7. Abuso de infinitivo, participio y gerundio. Hay que ser cauteloso con el gerundio, que se usa mal como empalme o de posterioridad y con valor de adjetivo especificativo, el llamado «gerundio del BOE» («se ha recibido escrito solicitando la renuncia del titular», mejor «escrito de renuncia del titular»). - 8. Tratamientos personales (V.I., V.S., Excmo.), anticuados. Salvo en situaciones de máxima representación protocolaria, no se utilizarán tratamientos ni fórmulas de salutación ni sus abreviaturas (V.E., V.I.); únicamente se mantendrá don/doña y señor/señora delante de cargos o nombres (Sra. Directora General, Sr. Jefe de Sección). - 9. Tono imperativo (imperativo, deber o tener que + infinitivo, futuro de obligación). Debe evitarse salvo que sea necesario; es preferible solicitar, sugerir o pedir. - 10. Uso no sexista: pueden emplearse los femeninos de cargos y profesiones (la jefa del servicio, la jueza, la concejala) o mantener el sustantivo invariable con el determinante femenino (la gerente, la fiscal); el masculino genérico puede alternarse con sustantivos colectivos (persona, personal, funcionariado) o con desdoblamientos, aceptables en textos breves y con aparición espaciada. El texto resume que el estilo administrativo debe reunir cuatro requisitos: claridad, sencillez, precisión y concisión, y corrección lingüística. (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 35-38.)
Contrastada con: empleopublico.carm.es
Resumen
Guía de homogeneización de la Universidad de Granada (2021): mayúsculas solo para puntuación, siglas y distinguir palabras; siglas sin punto ni espacio; párrafo con sangría o con línea en blanco, nunca ambos (sangría en documentos extensos); cursiva para citas, extranjerismos y remarcar, negrita solo para localizar; accesibilidad para lectores de pantalla; con firma electrónica se quitan pie de firma, fecha y numeración y se deja un pie de al menos 2 cm.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLa Guía de homogeneización de la documentación administrativa de la Universidad de Granada (2021) da criterios generales de presentación para todos los documentos: - Mayúsculas: en los textos administrativos se usan solo con tres cometidos: respetar las reglas de puntuación (inicio de frase, después de punto, nombres propios), escribir siglas y acrónimos, y distinguir una palabra o grupo de palabras del resto, sin abusar y respetando tildes y diéresis. Tras los dos puntos, por regla general, minúscula; pero en los documentos administrativos va mayúscula inicial tras la palabra que expresa el objeto del documento (SOLICITO: Que…; CERTIFICO: Que…). - Siglas: en mayúscula, sin punto ni espacio entre las letras; conviene dar la denominación completa la primera vez que aparecen, salvo las de uso masivo. - Párrafo: se delimita con sangría en la primera línea o con una línea en blanco, nunca con los dos sistemas a la vez. La guía recomienda sangría en documentos de cierta extensión (cartas, actas, informes) y líneas en blanco en los breves (certificados, anuncios, comunicados). - Tipos de letra: por defecto, letra regular. La cursiva sirve para citar textos, para palabras de otros idiomas o latinismos, para remarcar (sin abusar) y para remitir a otra parte del documento. La negrita se usa exclusivamente para facilitar la localización de palabras. - Accesibilidad: texto alternativo en imágenes y objetos; objetos «en línea con el texto»; evitar líneas y caracteres en blanco, que los lectores de pantalla pueden interpretar como final del documento; mayúsculas solo en títulos y negrita limitada, porque esos programas las perciben como información esencial. - Firma electrónica: se eliminan el pie de firma, la fecha y la numeración de páginas, que ya incorpora la firma, y se deja un pie de página de al menos 2 cm. (Guía de homogeneización de la documentación administrativa, Universidad de Granada, 2021, págs. 13-17.)
Contrastada con: gerencia.ugr.es
Resumen
El Manual de estilo del lenguaje administrativo lo publicó el MAP en 1990, analizando un corpus de 302 documentos; la reseña de REALA (1994) dice que tuvo muy buenas críticas. El Informe final de junio de 1991 sugería incluir modelos normalizados, origen del Manual de documentos administrativos. Su «regla de oro» (pág. 151): sustituir los tratamientos personales, desde Director General hacia abajo, por Señor, Señora antepuesto al puesto de trabajo.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Manual de estilo del lenguaje administrativo fue publicado por el Ministerio para las Administraciones Públicas (MAP) en 1990. La reseña publicada en la revista REALA del INAP (1994) afirma que tuvo muy buenas críticas dentro y fuera de España. El extracto difundido por el Instituto Andaluz de la Mujer procede de su quinta reimpresión (mayo de 1994), de la colección Manuales, serie Administración General, con ISBN 84-87366-13-9. Para elaborarlo se analizó un corpus de 302 documentos administrativos, según indica el propio Manual en su capítulo sobre el uso no sexista del lenguaje. La reseña de REALA recuerda que en el Informe final del proyecto de experimentación del Manual (junio de 1991) ya se sugería, para una segunda edición, incluir modelos de documentos normalizados, lo que acabaría dando lugar al Manual de documentos administrativos. El Manual describe así el estilo administrativo: «Lo más conocido del estilo administrativo es la frase larga, los incisos, las expresiones superfluas, el estilo encadenado […]. Es característica del estilo administrativo la densidad de aquellos rasgos que le son propios en un espacio o texto relativamente corto, lo que llega a producir un efecto asfixiante». Sobre los tratamientos, el Manual contiene, en su página 151, la que la reseña de REALA llama «regla de oro»: «Se deben sustituir los tratamientos personales, desde Director General hacia abajo en la escala jerárquica, por la fórmula normal del Señor, Señora antepuesta a la denominación del Puesto de trabajo (Sr. Director General, Sr. Jefe de Sección)». El tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005) presenta el Manual como la materialización de los intentos de modernización del lenguaje administrativo. (Manual de estilo del lenguaje administrativo, MAP, 5.ª reimpr. 1994, extracto, pág. 1; Reseña del Manual de documentos administrativos, REALA núm. 263, INAP, 1994, págs. 597-598; A calidade da redacción administrativa, EGAP, 2011, pág. 2; Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, pág. 32.)
Contrastada con: juntadeandalucia.es · revistasonline.inap.es · egap.xunta.gal · empleopublico.carm.es
Resumen
El capítulo «Uso no sexista del lenguaje administrativo» del Manual de estilo (MAP, 1990) parte del Plan para la Igualdad de Oportunidades de las Mujeres (1988-1990). Distingue documentos «cerrados» (casos concretos, emisor y destinatario individualizados) y «abiertos» o formularios que se cumplimentan después, los más numerosos y problemáticos. Propone cargos en femenino, alternar colectivos y desdoblamientos, evitar tratamientos o hacerlos equivalentes y no identificar a la mujer a través del hombre.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl capítulo «Uso no sexista del lenguaje administrativo» del Manual de estilo del lenguaje administrativo (MAP, 1990; págs. 153-161 de la 5.ª reimpresión) parte del Plan para la Igualdad de Oportunidades de las Mujeres (1988-1990), que preveía controlar y eliminar las discriminaciones en circulares, impresos y formularios dentro de la renovación del lenguaje administrativo. La lectura de los 302 documentos del corpus del Manual permitió detectar casos de discriminación por sexo. Con fines operativos distingue documentos «cerrados», redactados para casos concretos con emisor y destinatario individualizados, y documentos «abiertos» o modelos de formularios (instancias, solicitudes, certificaciones) que se cumplimentan después; estos son los más numerosos y los que más problemas presentan. Sus propuestas de uso son: - Cargos y puestos: cuando los ocupan mujeres, la mención debe hacerse en femenino (presidenta, jefa, concejala, jueza, médica). - Funcionarios que intervienen por razón de su cargo: el masculino es correcto si se refiere de forma abstracta a una categoría, pero al concretarse en personas debe admitir el femenino o el masculino. - Referencias a los administrados: frente al masculino genérico sistemático (el interesado, el declarante), se recomienda alternar recursos: sustantivos no marcados y colectivos (la persona, el colectivo, vecindario, personal funcionario) o desdoblamientos (los trabajadores y trabajadoras). Los dobletes o/a, o-a, o (a) son buena solución en textos breves o con apariciones espaciadas, y deseable en documentos de empleo; si se usan, deben concordar todos los elementos. - Formas de tratamiento: lo deseable es que no figuren ni para mujeres ni para hombres; si son imprescindibles, deben prever ambos sexos y ser equivalentes. - Orden de las palabras: ninguna razón hace preferible sistemáticamente un orden. - Aspectos semánticos: evitar identificar a la mujer a través del hombre (D. … y su esposa Doña…); hombre y varón son equivalentes frente a mujer. (Manual de estilo del lenguaje administrativo, MAP, 5.ª reimpr. 1994, págs. 153-161, extracto difundido por el Instituto Andaluz de la Mujer, págs. 1-6.)
Contrastada con: juntadeandalucia.es
Resumen
El Manual de documentos administrativos (MAP-Tecnos, 1994, 267 páginas) lo presentó el 3 de octubre de 1994 el ministro Jerónimo Saavedra, según la reseña de Manuel Martínez Bargueño en REALA, como «complemento indispensable» del Manual de estilo (1990). Nació del Informe final de 1991 y de la Ley 30/1992. Clasifica los documentos en de decisión, transmisión, constancia y juicio e incluye modelos de los particulares. El reseñista lo ve «menos afortunado que el primero».
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Manual de documentos administrativos fue editado por el Ministerio para las Administraciones Públicas y la Editorial Tecnos (Madrid, 1994, 267 páginas). Según la reseña de Manuel Martínez Bargueño en la Revista de Estudios de la Administración Local y Autonómica (REALA, INAP, núm. 263, 1994), fue presentado el 3 de octubre de 1994 por el ministro para las Administraciones Públicas, Jerónimo Saavedra, y se presenta como un «complemento indispensable del Manual de Estilo del Lenguaje Administrativo», publicado por el MAP en 1990. La reseña explica su origen: el Informe final del proyecto de experimentación del Manual de estilo (junio de 1991) sugería incluir modelos de documentos normalizados en una segunda edición, y la entrada en vigor de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, había cambiado la naturaleza y los tipos de los documentos. El Manual se concibió como uno de los instrumentos con los que el MAP pretendía agilizar la actuación de sus organismos e impulsar la modernización de las estructuras administrativas. Su prólogo afirma que constituye «con toda probabilidad, el primer estudio sistemático de los documentos utilizados por la Administración y por los ciudadanos». El Manual clasifica los documentos administrativos en «de decisión», «de transmisión», «de constancia» y «de juicio», e incluye modelos y ejemplos de documentos de los particulares (solicitud, denuncia, alegaciones, recursos). Sobre los tratamientos, la reseña recoge que la fórmula de cortesía es como «una regla de protocolo que rige sólo en el ámbito interno y de la Administración». El reseñista discute la afirmación del prólogo, porque olvida los estudios de los profesores González Navarro y López Nieto, y valora el Manual como un segundo paso, «menos afortunado que el primero», en la modernización del lenguaje administrativo, aunque considera un acierto incluir modelos de documentos de los particulares. (Reseña del Manual de documentos administrativos, REALA núm. 263, INAP, 1994, págs. 597-598.)
Contrastada con: revistasonline.inap.es
Resumen
La reseña de Mínguez Goyanes en la REGAP (2003) describe la tercera edición del Manual de documentos administrativos (MAP-Tecnos, 2003, 349 páginas). Novedades frente a la segunda (1995): capítulos de abreviaturas y símbolos y de errores frecuentes, apéndice normativo más amplio y un CD-ROM que sustituye a los disquetes; los autores desaparecen de la portada. Diez capítulos más apéndice; se refiere solo a la Administración General del Estado.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLa reseña de Xosé Luís Mínguez Goyanes en la Revista Galega de Administración Pública (REGAP, núm. 34, 2003) describe la tercera edición del Manual de documentos administrativos (Madrid, MAP-Tecnos, 2003, 349 páginas). Según sus autores, el Manual forma parte del plan de renovación de la cultura administrativa emprendido a principios de los años noventa y se enmarca en los planes de simplificación, informatización y mejora de la calidad de las Administraciones públicas; su «primo», el Manual de estilo del lenguaje administrativo, pertenece a la misma época. Novedades de la tercera edición respecto a la segunda (1995): un capítulo de abreviaturas y símbolos, otro titulado «errores frecuentes en la redacción de documentos administrativos» y un apéndice normativo bastante más amplio. Incluye un CD-ROM, que sustituye a los disquetes de la edición anterior, y en ella desaparecen de la portada los nombres de los autores. Contenido de la tercera edición: - Capítulo 1: nociones generales (concepto de documento, clasificación y soportes). Clasifica los documentos en de decisión, de transmisión, de constancia y de juicio, e incluye los documentos de los ciudadanos, que no son propiamente administrativos pero tienen la máxima importancia porque mediante ellos el ciudadano se relaciona con la Administración. - Capítulos 2 a 6: los distintos tipos de documentos, con numerosos ejemplos prácticos. - Capítulo 7: el estilo administrativo. - Capítulos 8 y 9: los tratamientos honoríficos y las siglas, acrónimos, abreviaturas y símbolos. - Capítulo 10: los errores más frecuentes en la redacción. - Apéndice normativo. Según la reseña del Manual, los documentos tienen dos funciones, de constancia y de comunicación, y que los documentos normalizados permiten mayor claridad, ahorro de tiempo e identificación rápida del procedimiento. Se refiere únicamente a la Administración General del Estado. El reseñista lo considera un manual práctico para funcionarios y quizá el primero de su tipo editado en España. (Reseña del Manual de documentos administrativos, 3.ª ed., REGAP núm. 34, EGAP, 2003, págs. 315-318.)
Contrastada con: egap.xunta.gal
Resumen
El tema de la Escuela de Murcia (2005) recoge tres definiciones: la de los diccionarios (escrito con datos fidedignos que sirve de prueba o informa), la del Diccionario de terminología archivística (1988: combinación de un soporte y la información registrada en él) y la del Manual de documentos administrativos: «el soporte en que se materializan los actos de la Administración pública, la forma externa de dichos actos». Funciones: constancia y comunicación.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005), que sigue el Manual de documentos administrativos del MAP, recoge varias definiciones: - Los diccionarios definen el documento en general como «Escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal». - Las ciencias documentales (Diccionario de terminología archivística, 1988) lo definen como «La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta». - Los elementos esenciales de cualquier definición son su condición de soporte material sobre el que se registra información para transmitir o dejar constancia, con una finalidad conservacionista y probatoria. - Según el Manual de documentos administrativos, el documento administrativo es «el soporte en que se materializan los actos de la Administración pública, la forma externa de dichos actos». El documento cumple dos funciones: - Función de constancia: la materialización de los actos acredita su sometimiento al ordenamiento jurídico, garantiza la pervivencia y conservación de los actos para demostrar su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, y permite el acceso de los ciudadanos a los registros y archivos. - Función de comunicación: el documento es la voz con que la Administración se comunica con los ciudadanos, con otras entidades y con sus propios órganos. La reseña de la tercera edición del Manual en la REGAP (2003) confirma que, según sus autores, los documentos cumplen esas dos funciones primordiales: por la de constancia aseguran la pervivencia de las actuaciones y garantizan la conservación de los actos, sus efectos y el derecho de los ciudadanos a acceder a ellos; por la de comunicación, sirven como medio para comunicar los actos de la Administración. (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 4-5; Reseña del Manual de documentos administrativos, REGAP núm. 34, 2003, pág. 316.)
Contrastada con: empleopublico.carm.es · egap.xunta.gal
Resumen
Escuela de Murcia (2005): características externas (clase y soporte) e internas (entidad productora, producción de efectos y validez). Los nuevos soportes deben cumplir cuatro requisitos: autenticidad (impedir falsificación, suplantación y manipulación), integridad (mantener su unidad, sin que falten partes), conservación (evitar deterioro y pérdida, compatibilidad futura) y recepción por el interesado (acreditable). Los documentos de los ciudadanos no son administrativos.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005) divide las características de los documentos en externas e internas, según se refieran a su estructura física o a su contenido sustantivo. Caracteres externos: - La clase, determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías), sonoros, o electrónicos e informáticos. - El soporte. En la Administración ha predominado, y sigue haciéndolo, el documento de texto en papel, hasta identificar documento administrativo con documento escrito, aunque las nuevas tecnologías exigen alternativas. Los nuevos soportes deben cumplir cuatro requisitos: - Autenticidad: garantizar la identificación y autenticidad del documento, impidiendo su falsificación, suplantación y manipulación. - Integridad: que el documento mantenga su unidad, sin que falten partes. - Conservación: evitar su deterioro y pérdida y asegurar su compatibilidad con los futuros sistemas de almacenamiento. - Recepción por el interesado: asegurar que el destinatario lo recibe y que se puede acreditar la recepción. Caracteres internos: - Entidad productora: el documento público administrativo ha de ser emitido por un órgano de la Administración pública en el ejercicio de sus competencias. Por eso los documentos de los ciudadanos, aunque suelen originar los procedimientos, no se consideran administrativos. - Producen efectos, jurídicos o meramente informativos, frente a terceros o en la propia organización; por eso no son administrativos las anotaciones manuscritas, los índices o los extractos. - Validez: requiere requisitos formales y sustantivos: competencia del órgano, adecuación al ordenamiento jurídico y formalización (acreditación mediante firma manuscrita o símbolos o códigos que garanticen la autenticidad de la voluntad del órgano emisor). (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 6-8.)
Contrastada con: empleopublico.carm.es
Resumen
La Escuela de Murcia (2005) considera la clasificación funcional del Manual de documentos administrativos la más eficaz: de decisión (acuerdos y resoluciones), de transmisión (notificaciones, anuncios, oficios, notas interiores, cartas, circulares, citaciones, edictos, requerimientos), de constancia (actas, certificados y diligencias) y de juicio (informes y propuestas). La Universidad de Granada (2021) añade la comunicación hacia la universidad.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005) señala que las obras sobre lenguaje y documentos administrativos han propuesto clasificaciones con criterios diversos (carácter preceptivo o no, finalidad, momento del procedimiento) y que la clasificación funcional del Manual de documentos administrativos es la más eficaz para obtener una visión de conjunto. Todo documento contiene una declaración, una función a la que responde, y según ese criterio hay cuatro tipos: - Documentos de decisión: contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. Son los acuerdos y las resoluciones. - Documentos de transmisión: comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. Entre ellos están las notificaciones, los anuncios, los oficios, las notas interiores, las cartas, las circulares, las citaciones, los edictos y los requerimientos. - Documentos de constancia: contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos. Son las actas, los certificados y las diligencias. - Documentos de juicio: contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad sobre las cuestiones de hecho o jurídicas objeto de un procedimiento. Los más típicos son los informes y las propuestas. La reseña de la tercera edición del Manual (REGAP, 2003) añade que este incluye también los documentos de los ciudadanos, que no son propiamente administrativos pero son el medio por el que el ciudadano se relaciona con la Administración. La Guía de homogeneización de la documentación administrativa de la Universidad de Granada (2021) declara usar la clasificación de la Administración General del Estado (decisión, transmisión, constancia y juicio) y le añade una categoría: la comunicación hacia la universidad, con documentos como la solicitud, el desistimiento o la declaración responsable. (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 9-10; Reseña del Manual de documentos administrativos, REGAP núm. 34, 2003, pág. 317; Guía de homogeneización de la documentación administrativa, Universidad de Granada, 2021, pág. 12.)
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Resumen
Escuela de Murcia (2005): los documentos de decisión son el acuerdo y la resolución. El acuerdo decide sobre la iniciación y la tramitación, antes de la resolución: instrumentales (acumulación, trámites simultáneos, apertura del período de prueba, ampliación de plazos, urgencia) y sustantivos (inicio, medidas provisionales, admisión o rechazo de pruebas, información pública). La resolución pone fin al procedimiento con decisión, motivación y recursos.
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Crea tu cuenta gratis para verlasSegún el tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005), que sigue el Manual de documentos administrativos, los documentos de decisión contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. Hay dos categorías, el acuerdo y la resolución, que se distinguen por el momento del procedimiento en que se dicta el acto y tienen efectos y funciones diferentes, aunque se suelen usar como sinónimos. - El acuerdo es el documento que recoge las decisiones del órgano competente sobre la iniciación del procedimiento y las cuestiones que se suscitan en su tramitación, siempre con carácter previo a la resolución. El texto distingue acuerdos instrumentales (acumulación de procedimientos, práctica simultánea de trámites, apertura del período de prueba, ampliación de plazos, tramitación de urgencia) y sustantivos (inicio del procedimiento, medidas provisionales, admisión o rechazo de pruebas, información pública). - La resolución es el documento en el que se recogen las decisiones del órgano competente con que se pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en él. Debe decidir sobre todas las cuestiones planteadas y las derivadas del procedimiento, ser congruente con las peticiones y contener la decisión, la motivación (necesaria en casos concretos y siempre conveniente) y los recursos procedentes, el órgano ante el que interponerlos y el plazo. Entre las clasificaciones de las resoluciones están: - Por su sentido: positivas, si autorizan, conceden, reconocen o sancionan; negativas, si deniegan, desautorizan, no conceden o no imponen sanciones. - Por su repercusión sobre las facultades de los ciudadanos: de ampliación (autorizaciones, concesiones, reconocimiento de derechos económicos, subvenciones), restrictivas (sancionadoras), de modificación (nulidad y anulabilidad, estimación de recursos, revocación, lesividad, rectificación de errores) y de suspensión del procedimiento (caducidad, inadmisión, desistimiento o renuncia, suspensión de la ejecución). (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 11-12.)
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Resumen
Escuela de Murcia (2005): los documentos de decisión copian por analogía la estructura de las sentencias. Encabezamiento: título (una línea, sin abreviaturas ni siglas) y datos de identificación. Cuerpo: antecedentes, hechos, fundamentos de derecho, competencia, decisión y recursos; hechos y fundamentos de derecho constituyen la motivación. Pie: datación, antefirma y firma; en papel se firma en el margen izquierdo cada hoja.
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Crea tu cuenta gratis para verlasSegún el tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005), la estructura de los documentos de decisión es fruto de una larga tradición: la Administración adoptó por analogía la estructura básica de las sentencias. Tiene tres partes: - Encabezamiento: da la información básica y sintetizada. Se compone del título, que indica el tipo de documento y la decisión que contiene, en lugar visible, sin ocupar más de una línea y sin abreviaturas ni siglas; y de los datos generales de identificación: número de expediente (referencia), asunto sintetizado, destinatario, tipo de procedimiento y fecha de iniciación. - Cuerpo: refleja el contenido del acto. Sus secciones son los antecedentes (forma de iniciación, datos del solicitante o del órgano que inicia); los hechos (acciones, omisiones o conductas que el órgano considera acreditadas); la valoración jurídica o fundamentos de derecho, con las normas citadas por su rango, denominación, número, fecha y diario oficial; la competencia, que identifica al órgano que puede decidir o que actúa por delegación, con la norma que la atribuye; la decisión, redactada de forma clara y comprensible para cualquier ciudadano; y los recursos (naturaleza del acto, recurso, órgano y plazo). Los hechos y los fundamentos de derecho constituyen la motivación, que garantiza que la decisión se ajusta a derecho y permite el control jurisdiccional. - Pie: datación (lugar y fecha completa del día en que se firma), antefirma y firma; si se actúa por delegación de firma, debe indicarse. En soporte papel, se firma en el margen izquierdo cada hoja. La Guía de homogeneización de la Universidad de Granada (2021) recoge un esquema semejante para la resolución individual: título breve en mayúsculas y negrita; identificación del expediente y del destinatario; y un cuerpo con antecedentes, hechos, base legal, valoración jurídica o fundamentos de derecho, y decisión o parte dispositiva. (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 13-16; Guía de homogeneización de la documentación administrativa, Universidad de Granada, 2021, págs. 32-33.)
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Escuela de Murcia (2005): por su diseño formal, tres tipos de documentos de transmisión (oficio, nota interior y carta); por la relación emisor-destinatario, externos o internos. Unos comunican decisiones: notificación y publicación (sustitutiva o adicional). Otros son comunicaciones: oficio (externo), nota interior (entre unidades del mismo órgano superior), circular (interna, destinatario colectivo) y carta (personal y protocolaria).
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Crea tu cuenta gratis para verlasSegún el tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005), los documentos de transmisión comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. Su denominación es variada (anuncios, circulares, citaciones, edictos, notificaciones, oficios, requerimientos…). Por su diseño formal, el material impreso distingue tres tipos: el oficio, la nota interior y la carta. Por la relación entre emisor y destinatario, son externos (dirigidos a ciudadanos, entidades privadas u otros órganos) o internos (dirigidos a órganos dependientes de la misma organización: notas interiores y circulares). El texto los divide en dos categorías: - Documentos que comunican decisiones (resoluciones o acuerdos). La notificación es el trámite y el documento externo mediante el cual el órgano competente comunica al interesado una resolución o un acuerdo. La publicación es el documento externo que inserta un acto en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación con el fin de notificarlo; puede ser sustitutiva de la notificación (interesados desconocidos, lugar desconocido, imposibilidad, pluralidad indeterminada de destinatarios, procesos selectivos) o adicional a ella. En opinión del Manual de documentos administrativos, notificar en el mismo documento que la resolución tiene ventajas, como que el mismo órgano decide y notifica. - Comunicaciones: documentos que ponen en conocimiento hechos o circunstancias de un procedimiento o de la Administración, sin trasladar actos de decisión. El oficio es el documento de comunicación externa, dirigido a ciudadanos, entidades privadas u otros órganos no dependientes de un mismo órgano superior. La nota interior es un documento interno entre órganos o unidades jerárquicamente dependientes de un mismo órgano superior. La circular o nota informativa es el documento interno con el que una autoridad superior dirige órdenes, instrucciones o información general a todos o gran parte de sus subordinados; su destinatario es colectivo. La carta se reserva a comunicaciones personales y protocolarias. (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 16-22.)
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Resumen
Escuela de Murcia (2005): oficio y nota interior tienen estructura similar, pero en la nota interior el emisor va al principio y basta la rúbrica, y en el oficio va al final con antefirma. La carta: inicio, cuerpo y cierre; fecha en el margen superior derecho sin «en» ni «a»; saludo sin fórmulas anticuadas. Universidad de Granada (2021): el oficio es el documento más común; tono formal, un solo tema, párrafos breves, primera persona y usted.
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Crea tu cuenta gratis para verlasSegún el tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005), el oficio y la nota interior tienen una estructura similar: un encabezamiento con lugar y fecha, referencias administrativas del emisor y, si se contesta a otro oficio, del receptor, asunto expresado de forma sintética, y emisor y receptor; y el cuerpo con el texto. La diferencia está en el emisor: en la nota interior se escriben al principio el nombre, apellidos y cargo del emisor y del destinatario, y en la firma basta la rúbrica; en el oficio el emisor aparece al final, con antefirma (cargo), firma o rúbrica e identificación del firmante. La carta se estructura en inicio, cuerpo y cierre. La fecha se sitúa en el margen superior derecho sin las preposiciones en y a, fórmula anticuada («Murcia, 12 de octubre de 2004» mejor que «En Murcia, a…»). El saludo se personaliza y evita expresiones anticuadas («Muy Sr. nuestro») y dobles («Estimado/a Sr./Sra.»). El cierre consta de despedida, firma (rúbrica, nombre y apellidos y, al final, cargo) y, a veces, posdata (P.D. o P.S.). La Guía de homogeneización de la Universidad de Granada (2021) define el oficio como el documento que emite un organismo oficial para comunicar una actuación administrativa relacionada con un procedimiento; es el más común de la correspondencia administrativa. Sus criterios: - Carácter estrictamente oficial y tono formal, neutro, objetivo e impersonal. - Contenido muy concreto: un solo tema del expediente. - Párrafos breves. - Primera persona del presente para quien lo emite (comunico, solicito) y usted para el destinatario. Su esquema: cabecera (dejando libre la esquina superior derecha para el sello de registro), destinatario, identificación del documento (número opcional y asunto o expediente), saludo solo en los externos (Señor/Señora), cuerpo (introducción, hechos y conclusión con la petición si es largo), despedida (no en los internos; si se usa, formal: «Atentamente»), firma, y lugar y fecha si la firma es manuscrita. (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 23-25; Guía de homogeneización de la documentación administrativa, Universidad de Granada, 2021, págs. 57-58.)
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Escuela de Murcia (2005): los documentos de constancia (actas y certificado) acreditan actos, hechos o efectos. Actas más frecuentes: de órganos colegiados (deliberaciones y acuerdos), de infracción (funcionario con condición de autoridad pública, presunción de veracidad) y diligencia (acredita trámites). El acta de órgano colegiado la firma el secretario con el visto bueno del presidente. La Universidad de Granada (2021) prefiere un acta simplificada.
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Crea tu cuenta gratis para verlasSegún el tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005), los documentos de constancia contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos. Pertenecen a este grupo las actas y el certificado. El acta acredita hechos, circunstancias, juicios o acuerdos y se redacta a iniciativa de la propia Administración. Los tres tipos más frecuentes son: - Acta de órganos colegiados: recoge las deliberaciones y acuerdos adoptados en las sesiones. - Acta de infracción: la emite un funcionario con condición de autoridad pública para acreditar con presunción de veracidad hechos que pueden constituir infracciones (cuerpos de inspección, boletines de la policía administrativa). - Diligencia: acredita la realización de trámites y actuaciones en los procedimientos. Estructura del acta de órgano colegiado según el Manual de documentos administrativos: encabezamiento (título con el órgano, el número de sesión y su carácter ordinario o extraordinario; día, hora y lugar; asistentes y ausentes con su condición y cargo), cuerpo (deliberaciones resumidas en apartados numerados y acuerdos, con la mayoría y, si se pide, los votos contrarios y abstenciones) y pie (firma del secretario con el visto bueno del presidente). La Guía de la Universidad de Granada (2021) prefiere un acta simplificada que constate los hechos relevantes de forma sintética, en presente de indicativo, con formas impersonales y en tercera persona, incluso para el secretario, salvo la fórmula final en primera persona («…extiendo la presente acta»). Define la diligencia como documento interno con el que se hace constar la ejecución de un trámite (comparecencias, tomas de posesión, corrección de errores, cotejo o compulsa), redactada en forma impersonal o en primera persona, con la fórmula «Diligencia para hacer constar que…». (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 25-27; Guía de homogeneización de la documentación administrativa, Universidad de Granada, 2021, págs. 71-72 y 81.)
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Escuela de Murcia (2005): el certificado es un documento de constancia que se expide a petición de un tercero; no forma parte del procedimiento. Modelo: encabezamiento (título), cuerpo (emisor, solicitante, objeto, efectos y validez) y pie (lugar, fecha y firma), sin antefirma porque el firmante ya figura en el cuerpo. Universidad de Granada (2021): da fe de que la información es veraz; siempre aparece «Certifica» seguida de «que».
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Crea tu cuenta gratis para verlasSegún el tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005), que sigue el Manual de documentos administrativos, el certificado es un documento de constancia que se expide a petición de un tercero y acredita actos o situaciones de carácter administrativo; su destinatario es una persona, entidad u órgano que pretende producir efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones privadas. Estos textos no forman parte del procedimiento administrativo. Pese a la diversidad de fines y contenidos, su estructura uniforme permite un modelo tipo: - Encabezamiento: el título descriptivo del objeto del certificado. - Cuerpo, dividido en: identificación del emisor, responsable de su autenticidad (nombre, apellidos y cargo); identificación del solicitante, ya que el certificado se emite a petición de un tercero (nombre o denominación orgánica, institucional o social); objeto del certificado, con los elementos cuya constancia se garantiza y su origen (registros, inventarios); y efectos, genéricos o concretos según lo indicado por el solicitante, y su validez temporal, en su caso. - Pie: lugar, fecha y firma u otros elementos de autenticación. No es necesaria la antefirma, porque los datos del firmante ya figuran en el cuerpo. La Guía de homogeneización de la documentación administrativa de la Universidad de Granada (2021) lo define como el documento en el que un funcionario o funcionaria con competencia para ello, o la propia universidad, da fe de que la información recogida es veraz y consta en sus expedientes. Sus criterios de uso: se ajusta a un esquema predefinido, se redacta en tono formal, identifica a la persona destinataria por su nombre y DNI o pasaporte, y siempre aparece la palabra «Certifica» seguida de «que». Entre las expresiones frecuentes cita «Y para que conste y surta efectos donde convenga, se expide el presente certificado a petición de la persona interesada». (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 26 y 28; Guía de homogeneización de la documentación administrativa, Universidad de Granada, 2021, págs. 75-76.)
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Escuela de Murcia (2005): los documentos de juicio (informe y propuesta) son instrumentales y su destinatario es siempre un órgano de la Administración. La propuesta la hace el instructor, se produce y precede a la resolución. El informe (dictamen, análisis o estudio) lo emite otro órgano y debe ser solicitado. Informes: preceptivos (determinantes o no) o facultativos; vinculantes o no; internos o externos.
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Crea tu cuenta gratis para verlasSegún el tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005), los documentos de juicio contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada sobre las cuestiones de hecho o jurídicas objeto de un procedimiento. Los típicos son el informe y la propuesta. Su rasgo más destacado es el carácter instrumental: los redactan técnicos o funcionarios con competencias determinadas y sirven para asesorar al responsable que ha de decidir. Su destinatario es siempre un órgano de la Administración, de modo que la comunicación es interior y el lenguaje, técnico y especializado. - La propuesta es el documento en el que el órgano instructor resume toda la tramitación del expediente y propone una decisión al órgano competente. A diferencia del informe, se produce de oficio, como trámite previo a la resolución. Su estructura es muy parecida a la de la resolución. - El informe es una exposición ordenada y exhaustiva sobre un tema o sobre el estado de una cuestión; según el emisor se llama también dictamen, análisis o estudio. Es una declaración de juicio emitida por un órgano distinto del que instruye o resuelve, para aportar o comprobar datos y proporcionar valoraciones necesarias para la decisión. Al contrario que la propuesta, debe ser solicitado; la condición previa de un buen informe es que al pedirlo se especifiquen su necesidad y su objeto. Clasificación de los informes: - Por la obligación de solicitarlos: preceptivos, exigidos por una disposición legal (determinantes, si el órgano los considera imprescindibles para resolver, o no determinantes), y facultativos, que se piden sin obligación. - Por la vinculación de su contenido: vinculantes, que obligan a resolver en el mismo sentido, y no vinculantes. - Por el órgano que los emite: internos, de la propia Administración del órgano que los solicita, y externos, de una entidad privada o de otra Administración. (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 29-31.)
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Resumen
Escuela de Murcia (2005): el informe tiene portada, índice, introducción o resumen, cuerpo, conclusiones (la parte más importante: juicios del autor y recomendaciones) y anexos si son necesarios, con diferencias entre extensos y breves. Universidad de Granada (2021): esquema libre, párrafos de máximo 7 líneas, tono formal y neutro, legislación de mayor a menor rango y conclusiones numeradas.
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Crea tu cuenta gratis para verlasEl tema de la Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia (2005) da un esquema del informe que distingue informes extensos y breves: - Portada: en los extensos es la primera página bajo cubierta y lleva el título, el autor y la fecha de elaboración; en los breves basta un título identificativo del objeto. - Índice: en los extensos ocupa una sola página y da una panorámica del contenido; en los breves no es necesario. - Introducción o resumen: en los extensos es el primer capítulo, con el tema y la finalidad del estudio, quién lo ha solicitado, a quién y por qué, el objetivo, la metodología y un resumen de las conclusiones; en los breves se reduce a un párrafo inicial con el tema, quién lo ha solicitado y para qué. - Cuerpo: en los extensos, capítulos y secciones con títulos informativos, y cada capítulo empieza con un párrafo preliminar; en los breves, secciones con títulos informativos. - Conclusiones: la parte más importante. Incluyen las opiniones o juicios de valor del autor como consecuencia de los hechos expuestos, y las recomendaciones o propuestas de actuación. - Anexos, si se consideran necesarios: estadísticas, gráficos, tablas, planos, normativa. La Guía de homogeneización de la Universidad de Granada (2021) señala que el esquema del informe es libre, aunque puede haber modelos para procedimientos recurrentes. Recomienda párrafos breves (máximo 7 líneas), tono formal y neutro, se impersonal y destacar las conclusiones. Su esquema: datos identificativos (la palabra INFORME, el órgano emisor y el destinatario), título, fecha, objeto y un cuerpo con antecedentes de hecho en orden cronológico, cuestiones planteadas, legislación aplicable de mayor a menor rango, fundamentos de derecho y conclusiones («Primera», «Segunda»…). Admite una fórmula final opcional que somete el informe «a cualquier otro mejor fundado en derecho». (Tema 9, Escuela de Administración Pública de la Región de Murcia, 2005, págs. 31-32; Guía de homogeneización de la documentación administrativa, Universidad de Granada, 2021, págs. 87-89.)
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Resumen
Las reseñas del Manual de documentos administrativos destacan los documentos de los ciudadanos (no propiamente administrativos) y ponen reparos a la tercera persona. Universidad de Granada (2021): la solicitud inicia un procedimiento y contiene interesado, lugar o medio de notificación, hechos, razones y petición, lugar y fecha, firma y órgano destinatario. En formularios: oraciones de 15-20 palabras, presente, usted para el solicitante.
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Crea tu cuenta gratis para verlasSegún la reseña de la tercera edición del Manual de documentos administrativos (REGAP, 2003), el Manual incluye los documentos de los ciudadanos, que aunque no son propiamente documentos administrativos tienen la máxima importancia, porque son aquellos mediante los cuales el ciudadano se relaciona con la actividad de las Administraciones públicas. La reseña de la primera edición en REALA (1994) destaca la inclusión de modelos y ejemplos de solicitud, denuncia, alegaciones o recursos para orientar a los particulares, con reparos al empleo de la tercera persona (expone/solicita/denuncia), y recoge la observación de González Navarro (1968) de que exponer en tercera persona, con un mínimo de claridad, un asunto «es prácticamente imposible a poco complicado que este asunto sea». La Guía de homogeneización de la Universidad de Granada (2021) define la solicitud como el documento por el cual una persona física o jurídica se dirige al órgano competente para formular una petición; sirve de inicio de un procedimiento y puede exigirse un modelo o formulario específico. Debe contener al menos: - Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de su representante. - Medio electrónico o lugar físico para la notificación. - Hechos, razones y petición en que se concrete con toda claridad la solicitud. - Lugar y fecha. - Firma o acreditación de la autenticidad de la voluntad del solicitante. - Órgano, centro o unidad a la que se dirige. Recomendaciones de redacción de la guía para formularios: título breve; secciones con títulos simples; atención especial a las declaraciones responsables, consentimientos y protección de datos; instrucciones para evitar errores; limitar mayúsculas y negrita; oraciones cortas y simples (no más de 15-20 palabras) y listas; oraciones activas que identifiquen agente y acción; presente siempre que sea posible e imperativo en las instrucciones; segunda persona (usted) para el solicitante, y evitar abreviaturas. (Reseña del Manual de documentos administrativos, REGAP núm. 34, 2003, pág. 317; Reseña, REALA núm. 263, INAP, 1994, pág. 598; Guía de homogeneización de la documentación administrativa, Universidad de Granada, 2021, págs. 95-97.)
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