TrabAdm
El trabajo administrativo y su simplificación
Cada ficha recoge lo que pregunta el tribunal, con explicación, mnemotecnia y una trampa típica de examen.
Estás viendo el temario sin cuenta. Crea tu cuenta gratis para tener la explicación, la mnemotecnia y la trampa de examen de todas las fichas, marcar lo que llevas estudiado y hacer tests.
Crear cuenta gratisResumen
Cávero (1958), a partir de Hinojosa Petit y del «Bureau of the Budget», fija tres aspectos que estudiar: distribución, procedimiento y volumen del trabajo, y tres partes: Cuadro de Distribución del Trabajo, Cuadro de Procedimiento y Medición del Trabajo. Simplificar es trabajar con menor esfuerzo y en menos tiempo. Liñán (1961): estudio de métodos y medida del trabajo. Carta (1962): productividad global (todos los factores) o parcial (uno); la medición exige análisis de funciones, de procedimientos y de resultados; solo el 60 o el 70 por 100 del trabajo es mensurable.
Explicación sencilla
Sirve para ordenar quién dice qué en el estudio del trabajo administrativo: los tres aspectos y las tres partes del método de Cávero, las dos técnicas de Liñán y los presupuestos de la medición de Carta, con los tres sistemas para reunir datos (observación directa, cuestionario y coloquio o entrevista).
Regla mnemotécnica
Cávero cuenta tres (Distribución, Procedimiento, Volumen), Liñán cuenta dos (estudio de métodos y medida del trabajo) y Carta deja medir solo el 60 o el 70 por 100.
⚠️ Truco / trampa típica
Confundir los tipos de productividad: la «global» se refiere a todos los factores que intervienen en la producción y la «parcial» a uno solo, no al revés.
Según la síntesis de Cándido Cávero (1958) de la obra «A Work Simplification Method», de Hinojosa Petit, que recoge los métodos de mejora y simplificación del trabajo del «Bureau of the Budget» de la Presidencia de los Estados Unidos, para racionalizar, distribuir mejor y simplificar el trabajo hay que estudiar tres aspectos: - la distribución del trabajo; - el procedimiento del trabajo; - el volumen del trabajo. El método se compone de tres partes: el Cuadro de Distribución del Trabajo (cómo se divide el trabajo y qué aporta cada empleado a cada actividad), el Cuadro de Procedimiento (el encadenamiento del trabajo) y la Medición del Trabajo (el volumen de trabajo). Simplificar el trabajo consiste en llegar a saber trabajar con menor esfuerzo y en menos tiempo. Para Fernando de Liñán (1961), el estudio del trabajo consta de dos técnicas que se complementan: el estudio de métodos, técnica principal para reducir el contenido del trabajo mediante el examen crítico de los procedimientos existentes y la implantación de otros más aconsejables; y la medida del trabajo, que trata de investigar, reducir y acotar el tiempo inactivo. Según el resumen del artículo de María Concetta Carta (1962), la productividad es la relación entre el producto total y la entidad física de los factores que intervienen en la producción: «global» si se refiere a todos los factores y «parcial» si se refiere a uno solo. La medición del trabajo administrativo exige tres presupuestos: el análisis de funciones (con tres sistemas para reunir los datos: la observación directa, el cuestionario y el coloquio o entrevista), el análisis de procedimientos y el análisis de los resultados. Se estima que solamente el 60 o el 70 por 100 del trabajo administrativo puede resultar mensurable. (C. Cávero, «Procedimiento a seguir para mejorar el trabajo», Documentación Administrativa núm. 6, INAP, 1958, apartado I; F. de Liñán y Zofío, «La medida del trabajo por muestreo», Documentación Administrativa núm. 39, INAP, 1961, apartado I; «La medida de la productividad en el trabajo administrativo» (resumen del artículo de M. C. Carta), Documentación Administrativa núm. 55, INAP, 1962, apartados 1 y 3.)
Contrastada con: revistasonline.inap.es · revistasonline.inap.es · revistasonline.inap.es
Resumen
Según Cávero (1958), el Cuadro de Distribución del Trabajo se forma con la lista de tareas (lo que hace cada empleado y su tiempo, en formularios con nombre, categoría, unidad y fecha) y la lista de actividades (las principales de la unidad, con renglón de «Varias»). Columnas: 1.ª actividades por orden de importancia; 2.ª tiempo total de cada actividad; luego una por empleado, con sus tareas y su tiempo. Se analiza con seis grupos de preguntas: tiempo por actividad, esfuerzos, preparación y habilidad, tareas no conexas, división del trabajo y reparto imparcial.
Explicación sencilla
El cuadro permite ver de un vistazo cómo se divide el trabajo de una unidad y qué aporta cada empleado a cada actividad, y sus seis grupos de preguntas sirven para detectar derroches, tareas no conexas, interrupciones por mala división del trabajo y repartos desiguales.
Regla mnemotécnica
Columnas en orden A-T-E: Actividades (por importancia), Tiempo total de cada actividad y después una columna por cada Empleado.
⚠️ Truco / trampa típica
Pensar que las tareas no conexas se corrigen repartiendo funciones más variadas: la ficha dice que se corrigen esforzándose hacia la especialización.
Según Cávero (1958), el Cuadro de Distribución del Trabajo se compone de una lista de tareas y una lista de actividades: - Lista de tareas: resume el trabajo ejecutado por cada miembro de una unidad. Cada empleado informa de sus tareas y del tiempo que emplea en realizarlas (en horas, días o semanas hábiles), en formularios especiales que recogen su nombre, categoría, unidad de trabajo y la fecha. - Lista de actividades: contiene las principales actividades de la unidad de trabajo; las tareas de cada empleado se clasifican dentro de cada actividad general. Puede añadirse un renglón de «Varias». El cuadro se forma con los datos de ambas listas: la primera columna contiene la lista de actividades, ordenadas con arreglo a su importancia; la segunda, el tiempo total empleado en cada actividad; y a continuación tantas columnas como empleados tenga la unidad, con sus tareas y una pequeña columna para el tiempo dedicado a cada una. Formado el cuadro, se analiza con seis grupos de preguntas: a) ¿En qué actividades se emplea la mayor parte del tiempo? Se busca mantener la relación «mayor importancia-más tiempo». b) ¿Se utilizan adecuadamente los esfuerzos de los empleados? c) ¿Se está utilizando adecuadamente la preparación y habilidad de los empleados? Hay derroche cuando alguien trabaja por encima o por debajo de sus posibilidades. d) ¿Está ejecutando cada empleado tareas no conexas? Si es así, hay que corregirlo esforzándose hacia la especialización. e) ¿Es adecuada la división del trabajo? Cuando una misma función la desempeñan simultáneamente varios empleados se producen interrupciones innecesarias. f) ¿Está imparcialmente distribuido el trabajo? (C. Cávero, «Procedimiento a seguir para mejorar el trabajo», Documentación Administrativa núm. 6, INAP, 1958, apartado II.)
Contrastada con: revistasonline.inap.es
Resumen
Según Cávero (1958), el Cuadro de Procedimiento abarca un sistema completo (quién, cómo, cuándo y porqué de cada fase) y da una visión dinámica en forma de diagrama. Se elabora en seis puntos: identificar la actividad, fijar partida y llegada, seleccionar símbolos y numerar etapas, describirlas, determinar tiempos y distancias, y totalizar. Cinco signos: operación, inspección, demora, transporte y archivo. Columnas: distancias, tiempo, signos, número de etapa y descripción. El análisis pregunta qué, por qué, cómo acortar, cuándo, quién y cómo.
Explicación sencilla
El cuadro sigue el trabajo paso a paso y lo presenta en diagrama para analizar cada etapa: si es necesaria, si podría hacerse en menos tiempo acortando distancias o cambiando la localización de empleados, equipo o mobiliario, y quién y cuándo debería hacerla.
Regla mnemotécnica
Los cinco signos son «OIDTA»: Operación, Inspección, Demora, Transporte y Archivo.
⚠️ Truco / trampa típica
Cambiar el orden de las columnas: la primera recoge las distancias recorridas y la segunda el tiempo empleado; los signos van en la tercera.
Según Cávero (1958), el Cuadro de Procedimiento debe referirse a un sistema completo que permita saber quién ejecuta cada procedimiento, cómo se ejecuta, cuándo o en qué tiempo se realiza y el porqué de cada una de sus fases. Procura una visión dinámica de los hechos, porque sigue el curso de los acontecimientos paso a paso y los presenta en forma de diagrama. Puntos para elaborarlo: 1.º Identificar la actividad que ha de transcribirse. 2.º Fijar un punto de partida y otro de llegada. 3.º Seleccionar los símbolos, identificar las etapas y numerarlas. 4.º Describir cada etapa minuciosamente. 5.º Determinar el tiempo y las distancias lo más exactamente posible. 6.º Agregar las unidades de medida y de tiempo y los símbolos utilizados, y encontrar el número total de cada símbolo. Los signos representan cinco hechos: «operación», cuando algo se transforma o se le agrega algo nuevo; «inspección», «revisión» o «comprobación»; «demora»; «transporte», «transferencia», «cambio de lugar» o «tránsito»; y «archivo» o «almacén». En el encabezamiento figuran el nombre del procedimiento, la unidad de trabajo y la fecha. La primera columna recoge las distancias recorridas; la segunda, el tiempo empleado; la tercera, los signos, unidos por una línea de conexión; la cuarta numera las etapas; y la quinta describe cada paso. Para analizar el cuadro se pregunta: qué se está haciendo y cuáles son las etapas; por qué es necesaria cada etapa y si se obtendría lo mismo omitiéndola; si podría hacerse en menos tiempo acortando distancias o cambiando la localización de los empleados, el equipo o el mobiliario; cuándo debería realizarse; quién debe hacerlo; y cómo se está haciendo y si sería mejor con otro equipo o con otro orden. (C. Cávero, «Procedimiento a seguir para mejorar el trabajo», Documentación Administrativa núm. 6, INAP, 1958, apartado III.)
Contrastada con: revistasonline.inap.es
Resumen
El Manual de la AGE (2014) define la diagramación como la representación gráfica de la estructura lógica de un proceso, para detectar puntos débiles. Dos enfoques: por trámites (cada trámite de cada unidad, normalmente en rectángulos unidos por líneas de flujo) y por tareas (todas las tareas de cada trámite con transiciones y responsables; detecta duplicaciones, cargas desiguales, actividades sin valor añadido y exceso de traslados). El Manual de la Junta (2010) pide un diagrama de flujo, con la herramienta model@.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Manual de simplificación de la AGE (2014) define la diagramación como «una técnica mediante la que se representa gráficamente la estructura lógica de un proceso», considerada una de las técnicas más útiles en el análisis de los procedimientos. Su objetivo es detectar los puntos débiles de la tramitación y establecer medidas correctoras que la agilicen y simplifiquen. Permite conocer la secuencia de la tramitación, su objeto o finalidad, el puesto de trabajo que realiza cada paso y los documentos que dan soporte a la tarea. Distingue al menos dos enfoques: - Diagramación por trámites: representa cada uno de los trámites del procedimiento, entendiendo por trámite la serie de actuaciones que se realizan en una unidad desde que entra el documento o expediente hasta que sale para pasar a otra unidad, generándose un «valor añadido». Muestra las unidades que participan (en filas o columnas, según el momento de su intervención) y los trámites de cada una, generalmente con un rectángulo unido por líneas de flujo al siguiente. - Diagramación por tareas: representación pormenorizada de todas las tareas de cada trámite, con sus transiciones y sus responsables. Permite detectar la duplicación de actividades, la desigual distribución de las cargas de trabajo, las actividades sin «valor añadido» o el exceso de traslados o comunicaciones internas. Su catálogo de símbolos agrupa símbolos de operación, de decisión, de documentación, de flujo y para proceso electrónico de datos. El Manual de la Junta (2010) incluye, en la descripción de la tramitación, generar un diagrama de flujo del procedimiento, que permite documentar los trámites, las tareas de cada uno, las transiciones entre ellas y los perfiles de usuarios que participan; para ello se puede utilizar la herramienta model@. (Manual de simplificación administrativa y reducción de cargas para la AGE, Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 2014, págs. 28-33; Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, pág. 25.)
Contrastada con: digital.gob.es · desarrollo.juntadeandalucia.es
Resumen
En el Manual de la Junta (2010), la Descripción de la situación actual busca conocer y documentar el procedimiento. Seis actuaciones: análisis de la normativa (por contenido, carácter y Administración), clasificación de requisitos y obligaciones de información, descripción de la tramitación con diagrama de flujo, clasificación de la documentación (decisión, transmisión, constancia, juicio y ciudadanía), soporte informático y nivel de telematización, y datos de gestión. Parte del Registro de Procedimientos Administrativos y termina en un documento de descripción con su diagrama.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEn el Manual de la Junta (2010), la fase de Descripción de la situación actual tiene por objetivo conocer y documentar el procedimiento sobre el que se va a actuar. Antes hay que plantearse si sus singularidades están justificadas o podría simplificarse con el esquema del procedimiento genérico de su familia. Comprende seis actuaciones: 1. Análisis de la normativa. Entre las clasificaciones más usuales, se puede clasificar en función del contenido (sustancial, procedimental o competencial), de su carácter (general o especial) y de la Administración competente (europea, estatal, autonómica o local). 2. Clasificación de requisitos y obligaciones de información. Requisito es «todo aquel aspecto que debe cumplir la ciudadanía para obtener una autorización o prestación»; las obligaciones de información son «el deber establecido por la normativa consistente en facilitar información al sector público». 3. Descripción de la tramitación, con un diagrama de flujo del procedimiento. 4. Clasificación de la documentación según su función: documentos de decisión (acuerdos o resoluciones), de transmisión (comunicaciones, notificaciones y publicaciones), de constancia (actas y certificaciones), de juicio (los informes) y de la ciudadanía (solicitudes, denuncias, alegaciones, recursos). 5. Descripción del soporte informático y del nivel de telematización: información, descarga de formulario, inicio telemático, tramitación automatizada y consulta telemática, y proactividad. 6. Identificación de datos de gestión: volumetría, tiempos de tramitación y resolución, número de documentos requeridos y número mínimo de visitas a la Administración. El punto de partida es el Registro de Procedimientos Administrativos de la Junta de Andalucía, repositorio centralizado de los procedimientos. El resultado es un documento de descripción del procedimiento, con su diagrama de flujo, y la información del Registro completada. (Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, págs. 17-30.)
Contrastada con: desarrollo.juntadeandalucia.es
Resumen
Para Cávero (1958), la medición es la última etapa del método y comprueba la cuantía del trabajo, el número de empleados y la aportación de cada uno; sirve, entre otras cosas, para decidir (una segunda revisión con un 0,1 por 100 de errores frente al 12 por 100 de la primera resultó innecesaria), suprimir embotellamientos y calcular personal. Liñán (1961): el cronometraje tiene inconvenientes que lo harían impracticable en los problemas generales. Hacienda (1963): Hoja de Métodos, Ficha de Especificaciones, Hoja de cronometraje y Resumen de Cronometrajes, base de la prima.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasSegún Cávero (1958), la medición del trabajo es la última etapa del método para simplificar el trabajo y tiene por finalidad comprobar la cuantía del que se realiza, el número de empleados que se utilizan y la contribución de cada uno al conjunto. Sirve para formular un problema de trabajo, conectar tareas y trabajo, adoptar decisiones tras medir una etapa (en su ejemplo, una segunda revisión con un 0,1 por 100 de errores frente al 12 por 100 de la primera resultó innecesaria) y distribuir correctamente el trabajo; también para suprimir embotellamientos, calcular las necesidades de personal y estimular el interés de los empleados. Liñán (1961) señala que uno de los métodos más usados para medir las interrupciones del trabajo es el cronometraje, cuyos inconvenientes son la intolerancia del empleado a ser cronometrado durante largos períodos, la gran especialización necesaria de los observadores, la penosidad de su trabajo y su elevado costo; por ello sería impracticable en los problemas generales de la Administración. Documentación Administrativa (1963) describe el sistema del Servicio de Información del Ministerio de Hacienda, que servía para fijar primas de rendimiento: - Hoja de Métodos de Trabajo: la remite el jefe de la Sección a la Sección Delegada de Organización y Métodos, que acepta el método o propone otro. - Ficha de Especificaciones: describe el trabajo, le da un número y fija la unidad de medida del cronometraje; se archiva en el Fichero de Trabajo. - Hoja de cronometraje: tras un período experimental, los cronometradores anotan operación, actividad y tiempo. Con la fórmula T x A : 60, el coeficiente de descanso, la división por 100 y por el número de operaciones elementales se obtiene el tiempo óptimo. - Resumen de Cronometrajes: con los tiempos óptimos se calcula el valor del punto, base de la prima de incentivo. (C. Cávero, «Procedimiento a seguir para mejorar el trabajo», Documentación Administrativa núm. 6, INAP, 1958, apartado IV; F. de Liñán y Zofío, «La medida del trabajo por muestreo», Documentación Administrativa núm. 39, INAP, 1961, apartado I; «Métodos de trabajo y cronometrajes», Documentación Administrativa núms. 62-63, INAP, 1963.)
Contrastada con: revistasonline.inap.es · revistasonline.inap.es · revistasonline.inap.es
Resumen
Para Liñán (1961), el «Work Sampling» mide el porcentaje de tiempo inactivo y sus causas. Tippett lo usó primero en 1934 («snap-reading», industria textil inglesa); Morrow lo aplicó en EE. UU. como «Ratio-delay»; tras Brisley (1952), Factory propuso «Work Sampling»; en España, «Muestreo de Trabajo» o «Control Estadístico de Actividades» (São Paulo, 1954). Seis fases, con nivel de confianza más aceptado del 95 por 100. Ruiz Cubiles (1964) lo llama «estimación de tiempos»: más barato y sencillo que el cronometraje pero menos exacto; requisitos: instantaneidad, aleatoriedad e información previa.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasPara Liñán (1961), el «Work Sampling» es otro método para conocer el porcentaje de tiempo inactivo y sus causas, que parece tener grandes posibilidades en el campo administrativo. L. H. C. Tippett fue el primero en usar, en 1934, el método estadístico para medir las inactividades mediante la Teoría de Muestras («snap-reading», en la industria textil inglesa); R. L. Morrow lo aplicó en Estados Unidos con el nombre de «Ratio-delay»; tras un artículo de C. S. Brisley (1952), la dirección de Factory propuso la denominación «Work Sampling». En España se aplica como «Muestreo de Trabajo» o «Control Estadístico de Actividades», denominación propuesta en el Congreso Internacional de Organización de São Paulo (1954). Sus fases: definir el problema; crear el clima necesario; selección de personal; diseño del estudio (exactitud, nivel de confianza, número de observaciones); análisis de los datos; y estudio de los resultados e informe. El nivel de confianza más aceptado es el 95 por 100. Para Ruiz Cubiles (1964), el muestreo de tiempos de trabajo es «una técnica que permite pronosticar porcentajes de actividades, con un margen de error conocido, basándose en datos obtenidos a través de observaciones instantáneas»; lo llama sistema de «estimación de tiempos». Frente al cronometraje, no usa el cronómetro decimal, no requiere conocimientos especializados y no es tan costoso; en cambio, tiene bastante menos exactitud, cuesta medir operaciones muy cortas y no se aplica a puestos muy aislados. Se aplica a la distribución del trabajo, a la intensidad de uso de máquinas y equipos y a situaciones susceptibles de racionalización. Sus requisitos son la «instantaneidad», la «aleatoriedad» y la «información previa» a las personas observadas. El número de observaciones depende del nivel de confianza, la precisión deseada y el porcentaje estimado de actividad, y puede hallarse con el ábaco de John M. Allderige. (F. de Liñán y Zofío, «La medida del trabajo por muestreo», Documentación Administrativa núm. 39, INAP, 1961, apartados I y II; M. Ruiz Cubiles, «El muestreo de tiempos de trabajo», Documentación Administrativa núm. 83, INAP, 1964, apartados 1 y 2.)
Contrastada con: revistasonline.inap.es · revistasonline.inap.es
Resumen
El Manual de la Junta (2010) usa cuatro indicadores: TMR (del inicio a la finalización y notificación), TME (expediente en espera de ser tramitado), TMI (tramitación interrumpida o suspendida por causa específica) y TMER = TMR - TME - TMI, que da el margen de mejora. El Manual de la AGE (2014) mide por diferencia de fechas, sobre todos los expedientes o una muestra: el tiempo completo se desglosa en tiempo efectivo de actividad y tiempo externo; las medias eliminan el máximo y el mínimo; el tiempo medio de tramitación por el número de expedientes da la carga de trabajo real.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Manual de la Junta (2010), dentro del criterio de diagnóstico de tiempos, utiliza cuatro indicadores: - Tiempo medio de resolución (TMR): tiempo medio entre el momento inicial y el de finalización y notificación del procedimiento; también los tiempos medios de tramitación parciales. - Tiempo medio de espera (TME): tiempo medio en que un expediente está en espera de ser tramitado en cualquiera de sus trámites, por cualquiera de los órganos que intervienen. - Tiempo medio de inactividad (TMI): tiempo medio en que la tramitación está interrumpida o suspendida por alguna causa específica. - Tiempo medio efectivo de resolución (TMER): resultado de restar al tiempo medio de resolución los tiempos medios de espera e inactividad: TMER = TMR - TME - TMI. Permite establecer el margen de mejora general del proceso de simplificación. El Manual de la AGE (2014) mide los tiempos por diferencia de fechas, sobre todos los expedientes o sobre una muestra aleatoria (por lo común, del último año natural). Distingue el tiempo completo, que se desglosa en tiempo efectivo de actividad (el mínimo imprescindible para el trabajo, que solo pueden facilitar quienes tramitan) y tiempo externo (desde que la unidad tramitadora pierde el control del expediente hasta que lo recupera). Los tiempos medios se calculan con la media aritmética reducida la dispersión, eliminando los valores máximo y mínimo: tiempo medio de resolución (media de los tiempos completos), tiempo medio de tramitación (media de los tiempos efectivos, que multiplicado por el número de expedientes da la carga de trabajo real; incluye el llamado «tiempo medio de inactividad», media de los tiempos «burocráticos», cuando la tramitación está interrumpida por causas no imputables a la normativa o procedimiento) y tiempo medio de espera (media de los tiempos externos). (Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, págs. 39-40; Manual de simplificación administrativa y reducción de cargas para la AGE, Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 2014, págs. 33-38.)
Contrastada con: desarrollo.juntadeandalucia.es · digital.gob.es
Resumen
El Manual de la Junta (2010) define la simplificación como acciones para analizar, identificar, clasificar y proponer mejoras de los procedimientos (menos cargas, trámites más ágiles). Lo aprueba la Orden de 22 de febrero de 2010 (BOJA núm. 52, de 17 de marzo) como guía de orientación. Antecedentes: artículo 133.1 del Estatuto y Plan de Medidas del Consejo de Gobierno de 27 de enero de 2009. Once principios. Tres fases: descripción, diagnóstico y mejora, e implantación y mejora continua. Siempre antes de aplicar medios electrónicos, con el órgano gestor implicado.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Manual de la Junta (2010) define la simplificación administrativa como «el conjunto de acciones encaminadas a analizar, identificar, clasificar y realizar propuestas que mejoren los procedimientos administrativos, tanto en la reducción de cargas para la ciudadanía, empresas y organismos como en la agilización de los trámites internos propios de la Administración Pública». La Orden de 22 de febrero de 2010, de la Consejería de Justicia y Administración Pública (BOJA núm. 52, de 17 de marzo), aprueba el Manual de Simplificación Administrativa y Agilización de Trámites de la Administración de la Junta de Andalucía «como guía de orientación para facilitar a la Administración de la Junta de Andalucía el análisis, diagnóstico y mejora de los procedimientos administrativos». Recuerda que el artículo 133.1 del Estatuto de Autonomía consagra la simplificación administrativa como uno de los principios de actuación de la Administración, y cita el Plan de Medidas de Simplificación de Procedimientos Administrativos y Agilización de los trámites, aprobado por el Consejo de Gobierno el 27 de enero de 2009, con más de doscientas iniciativas. Los principios que deben inspirar la simplificación son: eficacia, eficiencia, proporcionalidad, presunción de buena fe de la ciudadanía, necesidad, legalidad, igualdad, transparencia, accesibilidad, proactividad y viabilidad. El proceso tiene tres fases: A) Descripción de la situación actual; B) Diagnóstico y mejora del procedimiento; y C) Implantación y mejora continua. La simplificación siempre se realizará con carácter previo a la aplicación de medios electrónicos a la gestión, y es determinante la implicación del órgano gestor, como mejor conocedor del procedimiento. Se recomienda crear un grupo de trabajo multidisciplinar con los responsables funcionales del procedimiento y personas de los servicios de legislación, informática y archivo. (Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, págs. 9-14; Orden de 22 de febrero de 2010, BOJA núm. 52, de 17-03-2010, págs. 50-51.)
Contrastada con: desarrollo.juntadeandalucia.es · cdn.juntadeandalucia.es · cdn.juntadeandalucia.es
Resumen
En la fase de Diagnóstico y mejora del Manual de la Junta (2010), este bloque reduce las cargas de acreditar requisitos y cumplir obligaciones de información con cuatro criterios: A) sustituir autorizaciones por comunicaciones previas con control posterior (obligatorio en las actividades de servicios afectadas por la Directiva de Servicios); B) revisar o suprimir requisitos y obligaciones; C) reducir datos y documentos (declaraciones responsables, momento de aportación, intercambio de datos; el Decreto 68/2008 suprime fotocopias del DNI y del empadronamiento); D) normalizar formularios.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEn la fase de Diagnóstico y mejora del Manual de la Junta (2010), el objetivo de este bloque es simplificar y reducir las cargas administrativas que supone a las personas interesadas y empresas acreditar requisitos y cumplir obligaciones de información. Aplica cuatro criterios: A. Sustitución de autorizaciones por comunicaciones previas de la persona interesada con control posterior. Es obligatorio para las autorizaciones de acceso a actividades de servicios afectadas por la Directiva de Servicios y puede asumirse como criterio general en la familia de autorizaciones. Supone transformar la fiscalización previa en control posterior, por verificaciones sistemáticas o por muestreo, y revisar la obligatoriedad de las inscripciones en registros para hacerlas voluntarias. B. Revisión o supresión de requisitos y obligaciones de información: requisitos prohibidos (discriminatorios), adecuación (umbrales que reduzcan exigencias a las pequeñas y medianas empresas, o muestreo), reducción de la frecuencia de las declaraciones obligatorias y evitar redundancias. C. Reducción de la exigencia de datos y documentos: declaraciones responsables en sustitución de documentos, con el compromiso de aportarlos cuando se requieran; valoración del momento procedimental de la aportación (por ejemplo, en las oposiciones de acceso libre a la Administración de la Junta la documentación acreditativa de méritos se presenta en la fase de concurso, una vez superados los exámenes de la fase de oposición); e intercambio de datos entre órganos y Administraciones, con consentimiento expreso de la persona interesada salvo previsión en norma con rango de ley. El Decreto 68/2008 suprime la fotocopia de los documentos identificativos oficiales y del certificado de empadronamiento. D. Normalización de formularios: requerir el menor número posible de datos, solo los estrictamente necesarios (principio de proporcionalidad), y precumplimentación de datos en los formularios electrónicos, con consentimiento de la persona interesada. (Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, págs. 32-37.)
Contrastada con: desarrollo.juntadeandalucia.es
Resumen
Según el Manual de la Junta (2010), la agilización de la tramitación busca reducir plazos y tiempos de respuesta con once criterios: plazos de resolución breves (siempre máximos); silencio positivo ; diagnóstico de tiempos; actuación ; unificación de procedimientos; eliminación de trámites o tareas; racionalización de cargas (desconcentración, delegación de competencias y de firma, encomienda de gestión); comunicaciones interiores telemáticas; Guías de Tramitación de la Familia; normalización documental; y Servicios de Respuesta Inmediata (SERI).
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasSu objetivo, según el Manual de la Junta (2010), es agilizar la tramitación para reducir los plazos y tiempos de respuesta, a partir del flujo de tramitación. Aplica once criterios: A. Establecer plazos de resolución, lo más breves posibles; se interpretan siempre como tiempos máximos. B. Sentido positivo del silencio administrativo en los procedimientos a instancia de parte. C. Diagnóstico de tiempos (TMR, TME, TMI y TMER). D. Actuación de oficio, para evitar procedimientos a instancia de parte cuando afecten a un derecho. E. Unificación y eliminación de procedimientos, mediante procedimientos comunes. F. Eliminación de trámites y/o tareas, desde tres puntos de vista: trámites no preceptivos, tareas carentes de valor añadido y trámites preceptivos prescindibles o sustituibles (por ejemplo, informes preceptivos sustituidos por declaraciones de conformidad). G. Organización y racionalización de las cargas de trabajo: estacionalidad (convocatorias abiertas todo el año), análisis de la demanda, evaluación de la secuencia de trámites, especialización y redistribución de cargas entre órganos mediante la desconcentración, la delegación de competencias, la delegación de firma y la encomienda de gestión. H. Reducción y telematización de comunicaciones interiores, lo que disminuye los tiempos de inactividad. I. Adecuación a patrones de tramitación: las Guías de Tramitación de la Familia correspondiente. J. Normalización del modelo documental: normalizar por grupos, modelos homogéneos, textos normalizados y mejora del lenguaje administrativo. K. Creación de Servicios de Respuesta Inmediata (SERI): procedimientos y servicios en los que se resuelven las demandas de las personas interesadas en un único contacto con la Administración o en un tiempo muy breve, como las certificaciones o las inscripciones en registros. (Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, págs. 38-43.)
Contrastada con: desarrollo.juntadeandalucia.es
Resumen
En el Manual de la Junta (2010), la gestión electrónica tiene aspectos obligatorios (información, formularios, iniciación, pago, notificaciones con consentimiento expreso y consulta del expediente) y complementarios (gestión electrónica en todas las fases, proactividad, actuación automatizada, información de gestión, tablón, acceso a datos). Participación: información general y particular (CLARA, si la aplicación está integrada) e instrumentos. Implantación y mejora continua: adecuación normativa (Ley 6/2006, Informe Mandelkern, EIN), desarrollo tecnológico y evaluación (EFQM).
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEn el Manual de la Junta (2010), la gestión electrónica del procedimiento distingue aspectos obligatorios (información general, acceso electrónico a los formularios, iniciación electrónica, pago electrónico, notificaciones electrónicas con consentimiento expreso y consulta telemática del estado del expediente) y complementarios (gestión electrónica en todas las fases, proactividad, actuación administrativa automatizada, información de gestión, publicación electrónica en el tablón de anuncios y servicios de acceso electrónico a datos). La actuación administrativa automatizada es la producida por un sistema de información sin intervención de una persona física; obliga a prever procedimientos de auditoría y el órgano responsable a efectos de impugnación. La incorporación de medios de participación, transparencia e información comprende la información general (contenidos mínimos en el Registro de Procedimientos, multicanalidad y homogeneidad, guías de orientación, cartas de servicios), la información particular de los expedientes, accesible de forma centralizada en la plataforma CLARA siempre que la aplicación que gestiona los procedimientos esté integrada con ella, y los instrumentos de participación (reclamaciones, quejas y sugerencias y cuestionarios de satisfacción). La fase de Implantación y mejora continua comprende: - Adecuación normativa: conforme al artículo 45 de la Ley 6/2006 y a los principios del Informe Mandelkern (2001): coherencia, reducción de normas, restricción de disposiciones modificativas, revisión de contenidos sin finalidad y cláusulas derogatorias; la Evaluación del Impacto Normativo (EIN) es una de sus herramientas. - Desarrollo tecnológico: plataformas como @firma, @ries, not@rio, notific@, pago telemático y @rchivA. - Evaluación y mejora continua: indicadores de gestión, autoevaluaciones EFQM y planes de mejora. El proceso finaliza con la publicación de la nueva normativa y la actualización del Registro de Procedimientos Administrativos. (Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, págs. 46-58.)
Contrastada con: desarrollo.juntadeandalucia.es
Resumen
Anexo I del Manual de la Junta (2010), con la definición del Ministerio de Administraciones Públicas: el procedimiento es el proceso por el que un órgano decide sobre pretensiones de la ciudadanía o prestaciones y servicios a su cargo. El trámite agrupa actividades con una misma función en cada fase; tiene un hito (aspecto formal) y aporta a la voluntad administrativa (aspecto material). En w@nda, fase = trámite y metafases = fases. La familia agrupa procedimientos por similitud de tramitación, documentación e información, no por materia ni órgano; hay hasta 19, con sus Guías (GTF).
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Anexo I del Manual de la Junta (2010) recoge que el Ministerio de Administraciones Públicas define el procedimiento administrativo como «un proceso mediante el cual un órgano administrativo adopta decisiones sobre las pretensiones formuladas por la ciudadanía o sobre las prestaciones y servicios cuya satisfacción o tutela tiene encomendadas». El trámite es «la actividad o grupo de actividades relacionadas entre sí que tienen por objeto cumplir una misma función concreta dentro de cada una de las fases del procedimiento». Tiene sustantividad propia y genera efectos jurídico-procesales; debe contener un hito (aspecto formal) y aportar elementos para la formación de la voluntad administrativa (aspecto material). En el dominio semántico del proyecto w@nda se denomina fase al trámite y metafases a las fases habituales del procedimiento. Una familia es «la agrupación no arbitraria de procedimientos bajo el criterio de similitud en el esquema básico de tramitación, documentación de entrada y salida e información»; no atiende a la materia ni al órgano competente. La Junta ha definido hasta 19 familias: 1 comunicaciones previas, autorizaciones, acreditaciones e inscripciones registrales; 2 subvenciones, ayudas, becas y premios; 3 evaluación y certificación; 4 expropiación y revisión; 5 contratación pública; 6 sancionadores; 7 conciliación, mediación y arbitraje; 8 sugerencias, quejas y reclamaciones; 9 elaboración de disposiciones; 10 selección, contratación de personal y provisión de puestos; 11 prestaciones sociales y sanitarias; 12 responsabilidad patrimonial; 13 revisión de actuación administrativa y reclamaciones previas; 14 convenios; 15 tesorería y deuda; 16 tributarios y de otros ingresos de derecho público; 17 recursos humanos; 18 operaciones con bienes; 19 protección de menores. Las Guías de Tramitación de Familias (GTF) contienen su esquema simplificado y sirven de base a las Guías de Tramitación de Procedimientos. (Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, págs. 61-63.)
Contrastada con: desarrollo.juntadeandalucia.es
Resumen
El Anexo I del Manual de la Junta (2010) llama cargas administrativas a los costes de la información que solo se recoge porque lo exige la normativa; no todas pueden eliminarse. Se miden sobre todo con el Modelo de Costes Estándar: precio (costes salariales más generales) x tiempo x cantidad (población x frecuencia). La carga de trabajo es el esfuerzo de la propia Administración, «el volumen de actividades» para prestar los servicios: en un procedimiento, suma de los tiempos del personal en cada trámite; en una tarea, tiempo x frecuencia x número de personas; sin espera ni inactividad.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl Anexo I del Manual de la Junta (2010) define los costes administrativos como los soportados por las empresas, el sector asociativo, los poderes públicos y la ciudadanía para cumplir las obligaciones legales de facilitar información sobre sus actividades o su producción. Distingue la información que las empresas recopilarían aunque no lo exigiera la legislación y la que solo se recoge porque así lo exige la normativa: los costes asociados a esta última se conocen como cargas administrativas. No todas pueden eliminarse; algunas son necesarias, por ejemplo para garantizar la transparencia de los mercados. El modelo más utilizado para medirlas es el Modelo de Costes Estándar (Standard Cost Model). El coste de la actividad administrativa combina el precio (costes salariales más costes generales), el tiempo, el número de empresas afectadas (población) y la frecuencia: precio x tiempo x cantidad (población x frecuencia). Entre las cargas más frecuentes figuran la solicitud y renovación de autorizaciones, licencias y permisos; la comunicación de datos y presentación de documentos; la conservación de documentos; la inscripción, baja o modificación en un registro; y las auditorías, inspecciones y controles. Si la carga administrativa se refiere al esfuerzo que realizan empresas y ciudadanía en su relación con la Administración, la carga de trabajo se refiere al esfuerzo que realiza la propia Administración en prestar los servicios o resolver los trámites. Se define como «el volumen de actividades que se deben realizar para garantizar la prestación de los servicios públicos». La carga de trabajo de la instrucción de un procedimiento es la suma de los tiempos dedicados por el personal a cada trámite de un expediente; la de una tarea, el resultado de multiplicar el tiempo utilizado, la frecuencia de la tarea y el número de personas que la realizan. Del cómputo se eliminan los tiempos de espera y de inactividad. (Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2010, págs. 63-66.)
Contrastada con: desarrollo.juntadeandalucia.es