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Ley 7/2011, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía
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Crear cuenta gratisTítulo PreliminarDisposiciones generales
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- Art. 1ObjetoLa ley regula, por un lado, la gestión, la protección, el acceso y la difusión de dos realidades: los documentos de titularidad pública y el Patrimonio Documental de Andalucía. Por otro lado, regula la coordinación, planificación, organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía.
- Art. 2DefinicionesDefine catorce conceptos. Documento: información producida como testimonio de actos y recogida en un soporte; se excluyen las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo. Archivo de oficina: documentos de una unidad administrativa. Archivo central: gestión documental hasta la transferencia al intermedio. Intermedio: desde los centrales hasta la eliminación o transferencia a un histórico. Histórico: custodia y conservación de lo calificado como de conservación permanente. Gestión documental: funciones y procesos reglados, de carácter transversal.
- Art. 3Ámbito de aplicaciónSin perjuicio de la legislación estatal y de los tratados y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables, la ley se aplica a: los documentos de titularidad pública, el Patrimonio Documental de Andalucía y los archivos que constituyen el Sistema Archivístico de Andalucía, con independencia de su titularidad. Los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad Autónoma se rigen por la legislación estatal que les afecte, por los convenios suscritos entre el Estado y la Junta de Andalucía y por esta ley.
- Art. 4Principios generalesLa consecución de los objetivos de la ley se inspira en cuatro principios: 1) los principios generales de organización, actuación y atención a la ciudadanía de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía; 2) transparencia, accesibilidad e igualdad; 3) carácter transversal de las funciones archivísticas y principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos, a lo largo de su ciclo vital y con independencia de su productor; 4) adaptación a las nuevas tecnologías con la promoción de la gestión documental electrónica.
- Art. 5Coordinación y colaboración interadministrativaTodas las administraciones, organismos y entidades del sector público están obligados a colaborar en los objetivos de la ley; sus relaciones se rigen por lealtad institucional, coordinación y colaboración, y podrán establecer convenios. La consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental impulsa la coordinación de los archivos del Sistema. La Comunidad Autónoma colabora con el Estado para integrar en el Sistema los archivos estatales ubicados en Andalucía. Se asegura la representación adecuada de los titulares de archivos del Sistema en los órganos que se creen.
- Art. 6Colaboración de los particularesEl artículo reparte dos posiciones en la consecución de los objetivos de la ley. Las administraciones públicas tienen el deber de fomentar la colaboración con las personas y entidades privadas. Las personas físicas y jurídicas de naturaleza privada tienen la obligación de colaborar con las administraciones públicas andaluzas para conseguir dichos objetivos.
- Art. 7Promoción de las tecnologías de la información y la comunicaciónLas administraciones públicas andaluzas promoverán la simplificación y el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en el tratamiento, conservación, gestión, acceso y difusión de los documentos de su competencia. La Junta de Andalucía promoverá, además, la implantación y utilización de herramientas de administración digital para facilitar a las personas físicas y jurídicas su participación en los procedimientos contemplados en la ley.
Título ILos documentos de titularidad pública y el Patrimonio Documental de Andalucía
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Capítulo ILos documentos de titularidad pública
- Art. 9Los documentos de titularidad públicaSon de titularidad pública los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus competencias por: Parlamento e instituciones de autogobierno; Presidencia de la Junta y Consejo de Gobierno; Administración de la Junta y sus entidades instrumentales; corporaciones de derecho público (funciones públicas atribuidas); entidades locales; universidades públicas; Administración del Estado, Justicia, notarías, registros públicos y organismos de la UE o internacionales radicados en Andalucía; entidades creadas, participadas o controladas; y personas privadas gestoras de servicios públicos.
- Art. 10Inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad de los documentos de titularidad públicaLos documentos de titularidad pública que forman parte del Patrimonio Documental de Andalucía de acuerdo con el artículo 15.1.a) son inalienables, imprescriptibles e inembargables. La Junta de Andalucía podrá recuperar en todo momento su posesión cuando se hallen indebidamente en posesión de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para conseguir su reintegro.
- Art. 11Requisitos de los documentos de titularidad públicaA efectos de su validez, los documentos de titularidad pública han de cumplir cinco requisitos: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización, de acuerdo con la normativa que sea de aplicación. Los documentos de titularidad pública electrónicos incorporarán la información precisa que determine la consideración de su originalidad, en los términos en que se desarrolle reglamentariamente.
- Art. 12Custodia de los documentos de titularidad públicaLas personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos a su cargo; la custodia conlleva la obligación de preservarlos. Los documentos de titularidad pública solo podrán salir de sus unidades administrativas, sistemas de información y archivos en los casos y con los procedimientos que se establezcan reglamentariamente; el préstamo administrativo y el requerimiento por órganos jurisdiccionales no se consideran salida. Al cesar en sus funciones, deben entregarse a quien suceda en el cargo o, en su defecto, al archivo público que corresponda.
- Art. 13Transferencia de documentos por traspaso de funciones o por extinción de órganos, entes u organismos públicosSi un órgano, ente u organismo público traspasa funciones a otro, se transfieren solo los documentos producidos en el ejercicio de esas funciones que correspondan a procedimientos en tramitación o a relaciones jurídicas vigentes, sin perjuicio de los que contengan información relevante para su funcionamiento. Si se suprime o desaparece, esos mismos documentos pasan al que asuma sus funciones; si nadie las asume, van al archivo que le corresponda según el capítulo III del título II. Antes de incorporarse deben estar identificados e inventariados, y el ingreso se documenta con acta.
Capítulo IIEl Patrimonio Documental de Andalucía
- Art. 14Concepto de patrimonio documental de AndalucíaEl patrimonio documental de Andalucía es el conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que posean interés histórico, social o cultural para la comunidad autónoma. Ese interés se aprecia atendiendo a su origen, productor, antigüedad, valor o singularidad.
- Art. 15Documentos del Patrimonio Documental de AndalucíaIntegran el Patrimonio Documental de Andalucía: los documentos de titularidad pública de cualquier época; los ubicados en la Comunidad Autónoma con más de cuarenta años, de personas jurídicas privadas de carácter religioso, político, sindical, cultural, educativo o con fines sociales; y los de otras personas privadas, ubicados en Andalucía, con cien años o más a la entrada en vigor de la ley. También los privados sin esa antigüedad incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos y los de valor relevante inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.
- Art. 16Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de AndalucíaEl Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía es un instrumento para facilitar la identificación de bienes integrantes de dicho Patrimonio. Su formación, actualización, coordinación y difusión corresponden a la consejería. Forman parte de él los bienes reconocidos como integrantes del Patrimonio Documental por resolución de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, conforme al procedimiento del artículo 17. No forman parte los bienes que se inscriban en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.
- Art. 17Procedimiento de inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de AndalucíaLa inclusión en el Inventario de los documentos del artículo 15.2 se incoa de oficio por la consejería. Duración máxima: doce meses desde la incoación; sin resolución dictada y notificada, el procedimiento caduca. Cualquier persona física o jurídica puede instar la incoación con solicitud razonada; decide la consejería, y se podrá entender desestimada a los seis meses de su entrada en el registro del órgano competente para la tramitación. La audiencia a los interesados es preceptiva. Resuelve la persona titular de la Dirección General competente y la resolución se publica en el BOJA.
- Art. 18Integridad del Patrimonio Documental de AndalucíaNo se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía. La salvedad que admite el artículo es la eliminación en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente: tanto los supuestos como los procedimientos han de estar fijados por reglamento.
- Art. 19Deber de informaciónTodas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía están obligadas a proporcionar la información que la consejería les requiera en lo referente a esos documentos.
- Art. 20Derechos de tanteo y retractoLa transmisión onerosa entre vivos de documentos del Patrimonio Documental de Andalucía está sometida a tanteo y retracto. Debe comunicarse a la consejería, por notificación fehaciente, con dos meses de antelación (en subasta, la fecha es la de su celebración), con las condiciones y el adquirente previsto. En ese plazo la consejería puede ejercer el tanteo para sí o para otras entidades, previo informe de la Comisión Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliográfico; en subasta, la adjudicación queda en suspenso diez días. Retracto: seis meses desde el conocimiento explícito y fehaciente.
- Art. 21Obligaciones de las personas privadas, físicas o jurídicas, propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico AndaluzLas personas privadas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz deben: conservarlos organizados y custodiarlos; facilitar su inspección por la consejería; permitir el acceso previa solicitud razonada; pedir autorización para cualquier traslado; notificar con carácter previo la transmisión onerosa; notificar en tres meses, desde que se haga efectiva, la transmisión por herencia, legado o donación; y comunicar en veinticuatro horas el accidente o siniestro que motive pérdida o destrucción.
- Art. 22Traslados de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico AndaluzTodo traslado (desplazamiento a otro inmueble, incluidas las salidas temporales) de documentos privados inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz requiere autorización de la consejería. La solicitud se resuelve y notifica en dos meses; pasado el plazo, se podrá entender estimada. Puede denegarse en cuatro casos, y la consejería puede impedir el traslado u ordenar la reposición en tres. Se exceptúan los traslados sin salida de Andalucía por fuerza mayor o caso fortuito con urgente e inaplazable necesidad, que se comunican por escrito en las veinticuatro horas siguientes.
- Art. 23Depósito forzosoCuando no se reúnan las condiciones necesarias para garantizar la conservación, seguridad o acceso de los documentos inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, la consejería requerirá a las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras que adopten medidas. Si incumplen, podrá acordar la ejecución subsidiaria o la multa coercitiva del artículo 67.1. Para la ejecución subsidiaria podrá ordenar el depósito en un archivo público hasta que desaparezcan las causas, previa resolución motivada de la persona titular de la dirección general competente.
- Art. 24Expropiación forzosaLa falta de cumplimiento de las obligaciones que la ley establece para las personas físicas y jurídicas privadas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz faculta a la Administración autonómica para expropiarlos, total o parcialmente, por causa de interés social y con objeto de garantizar su conservación. Rige el procedimiento especial del capítulo III del título III de la Ley de Expropiación Forzosa, de 16 de diciembre de 1954. Lo expropiado ingresa en el archivo en que la consejería acuerde su custodia.
- Art. 25Medidas de fomento para conservación, custodia y difusión de los documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de AndalucíaLa Junta de Andalucía podrá promover el establecimiento de medidas de fomento a favor de las personas físicas o jurídicas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía. La finalidad es contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 21.1. La rúbrica del precepto se refiere a la conservación, custodia y difusión de esos documentos privados.
Título IILos archivos y el Sistema Archivístico de Andalucía
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Capítulo IDefinición y estructura del Sistema Archivístico de Andalucía
- Art. 26Concepto de Sistema Archivístico de AndalucíaEl Sistema Archivístico de Andalucía es el conjunto de órganos, archivos y centros que llevan a cabo la planificación, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía y de los archivos integrados en dicho sistema, de acuerdo con el artículo 40 y sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación.
- Art. 27Principios de actuaciónEl Sistema Archivístico de Andalucía actúa bajo los principios de coordinación y descentralización administrativa y operativa. Los planes y programas archivísticos se acuerdan, regulan y ejecutan siguiendo los principios de igualdad, participación, cooperación, descentralización y autonomía. El Sistema promoverá un modelo común de gestión documental acorde con la implantación de la administración electrónica, con cooperación y colaboración entre las consejerías competentes en documentos, archivos y patrimonio documental, administración electrónica y política informática.
Capítulo IIÓrganos
Sección 1.ªÓrganos ejecutivos
- Art. 28Consejo de GobiernoEl conjunto de competencias en materia de documentos, archivos y patrimonio documental previstas en la ley se ejerce bajo la superior dirección del Consejo de Gobierno, conforme al reparto de funciones que se dispone en los preceptos siguientes.
- Art. 29Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documentalLa Consejería competente es responsable de formular y ejecutar la política de tutela, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía y de dirigir y coordinar el Sistema Archivístico, sin perjuicio de la colaboración y coordinación con las consejerías de transformación digital y de simplificación administrativa. En particular: normas y normas técnicas; impulso, planificación, cooperación y fomento; Sistema de Información de Archivos; acuerdos de integración; coordinación técnica de los archivos de la Junta (salvo art. 60.5); inspección; otras funciones necesarias.
- Art. 30Delegaciones provincialesCorresponde a las delegaciones provinciales de la consejería el ejercicio de dos grupos de funciones: las funciones ejecutivas que se establezcan reglamentariamente y las que les delegue la consejería.
- Art. 31Comisión Andaluza de Valoración de DocumentosLa Comisión Andaluza de Valoración de Documentos es un órgano colegiado de carácter técnico y de participación: valora los documentos de titularidad pública y aplica el régimen de acceso material. Adscripción, composición y funcionamiento: reglamentariamente. Funciones: dictaminar la conservación y autorizar la eliminación; criterios de acceso material; plazos de permanencia, custodia y control; informe del artículo 48.2 sobre documentos judiciales; informes pedidos por los titulares de la consejería y de sus direcciones generales; elevar propuestas; otras reglamentarias.
Sección 2.ªÓrgano consultivo
Capítulo IIIArchivos
Sección 1.ªConcepto de archivo público y de archivo privado
- Art. 34Concepto de archivo públicoSon archivos públicos los que custodian y sirven los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y tienen a su cargo la gestión documental. En el ámbito territorial de Andalucía lo son los de los órganos y entidades relacionados en el artículo 9. Los inmuebles de titularidad de la Comunidad Autónoma destinados a instalar archivos para la conservación definitiva de documentos del Patrimonio Documental de Andalucía tienen la protección que la Ley 14/2007 establece para los bienes de interés cultural, de acuerdo con su artículo 75.
- Art. 35Concepto de archivo privadoSon archivos privados aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.
Sección 2.ªDisposiciones comunes para los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía
- Art. 36Obligaciones de las personas titulares de los archivos del Sistema Archivístico de AndalucíaLos titulares de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía deben: organizar, conservar, custodiar y servir los documentos; velar por la instalación, el funcionamiento y la dotación de medios humanos y materiales; velar por los requisitos técnicos, en especial aplicar las funciones de gestión documental y las normas de valoración emanadas de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos; y garantizar la aplicación y publicidad de las normas de acceso a los lugares de consulta. Podrán establecer normas de funcionamiento, remitidas a la consejería para su conocimiento.
- Art. 37Medidas de fomento para los archivos ubicados en AndalucíaLa consejería podrá establecer medidas de fomento y de apoyo técnico y económico, a las que podrán acceder las personas titulares de los archivos ubicados en Andalucía. En las subvenciones y ayudas que conceda la Junta de Andalucía para el apoyo técnico y económico a los archivos, los criterios de valoración de las bases reguladoras primarán que se trate de archivos integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.
- Art. 38Los archivos de oficinaArchivo de oficina: conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa. Los responsables de las unidades velarán por que custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación hasta su transferencia, según los plazos de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al año de finalizado el procedimiento. Se organizan según las directrices técnicas del archivo receptor. En lo electrónico, los propios sistemas de tramitación tienen carácter de archivo de oficina.
- Art. 39Medios personales y materialesReglamentariamente se establecerán la cualificación y el nivel técnico del personal técnico con funciones archivísticas de los archivos del Sistema y las condiciones de infraestructuras, instalaciones y equipamientos, sin perjuicio de las normas del Estado. La consejería facilitará recomendaciones técnicas para construir, reformar o adaptar edificios en los que se ubiquen documentos de titularidad pública. Son de utilidad pública, a efectos de expropiación forzosa, los edificios y terrenos donde vayan a instalarse dependencias de archivos de titularidad de la Junta de Andalucía.
Sección 3.ªArchivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía
Sección 4.ªArchivos de la Junta de Andalucía
Subsección 1.ªArchivos de titularidad y gestión de la Junta de Andalucía
- Art. 41Archivos de la Junta de AndalucíaSon archivos de la Junta de Andalucía: a) el Archivo del Parlamento de Andalucía; b) los de titularidad y gestión de la Junta: archivos de las instituciones de autogobierno reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía, archivos centrales, archivos provinciales intermedios y Archivo General de Andalucía; c) los de titularidad estatal y gestión de la Junta: archivos históricos provinciales, Archivo de la Real Chancillería de Granada y archivos de la Administración de Justicia en Andalucía.
- Art. 42Archivos de las instituciones de autogobierno reseñadas en el capítulo VI del título IVEn las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía existirá un archivo. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía.
- Art. 43Archivos centralesLos archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestión documental de los organismos a los que están adscritos. Hay uno en cada consejería y en cada entidad instrumental: transfieren al Archivo General de Andalucía, salvo las entidades de ámbito de una sola provincia, que lo hacen al archivo provincial intermedio. Los de cada delegación del Gobierno y delegación provincial transfieren a los provinciales intermedios. Plazos: los de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, el reglamentario.
- Art. 44Archivos provinciales intermediosEn cada provincia existirá un archivo provincial intermedio para la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus entidades instrumentales. Los coordina funcionalmente el Archivo General de Andalucía. Reciben los documentos remitidos por los archivos centrales de esa organización territorial y de las entidades instrumentales en su provincia, y transfieren a los archivos históricos provinciales los calificados de conservación permanente. Plazos: los de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos y, en su caso, el reglamentario.
Subsección 2.ªArchivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía
- Art. 45El Archivo General de AndalucíaEl Archivo General de Andalucía es el archivo intermedio e histórico para: los archivos centrales de cada consejería de la Junta de Andalucía, los archivos centrales de las entidades instrumentales que ejerzan sus competencias en más de una provincia y los archivos de las instituciones de autogobierno reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía. Estos archivos le transferirán sus documentos según los plazos de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca.
- Art. 46Archivos históricos provincialesLos archivos históricos provinciales radicados en Andalucía son los archivos históricos de la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de las entidades instrumentales en su respectiva provincia; se les aplica el artículo 3.2. Dependen orgánicamente de la consejería. Se les transfieren los documentos de conservación permanente de la Administración de Justicia en Andalucía ubicada en su provincia, sin perjuicio del artículo 48, y los de conservación permanente procedentes de los respectivos archivos provinciales intermedios.
- Art. 47Archivo de la Real Chancillería de GranadaEl Archivo de la Real Chancillería de Granada es un archivo de carácter histórico, al que se transfieren los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía. A este archivo le será de aplicación lo dispuesto en el artículo 3.2. Depende orgánicamente de la Consejería.
- Art. 48Los archivos de la Administración de Justicia en AndalucíaLos archivos de la Administración de Justicia de Andalucía se rigen por esta ley en los términos de la disposición adicional duodécima. La Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, a efectos del artículo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, elabora el informe que declara la conservación de los documentos judiciales por su valor histórico-cultural. Los documentos judiciales calificados de conservación permanente por la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía ingresan en el correspondiente archivo histórico provincial, sin perjuicio del artículo 47.
Sección 5.ªArchivos de las entidades locales
Sección 6.ªArchivos universitarios
Sección 8.ªCenso de Archivos de Andalucía
- Art. 51Integración en el Sistema Archivístico de AndalucíaUn archivo distinto de los contemplados en las secciones anteriores se incluye en el Sistema Archivístico de Andalucía a petición de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, interesadas. La petición se resuelve en un plazo no superior a seis meses, de acuerdo con el procedimiento y con los requisitos que se establezcan en las normas que desarrollen el procedimiento de integración.
- Art. 52Censo de Archivos de AndalucíaEl Censo de Archivos de Andalucía identifica los archivos radicados en la Comunidad Autónoma que custodian documentos del Patrimonio Documental de Andalucía. La consejería lo forma, actualiza, coordina y difunde. Recoge los datos básicos de esos archivos, dependan de personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza, y de sus documentos. Metodología, actualización y plazos se fijan reglamentariamente. Sus titulares están obligados a colaborar y a dar la información requerida. La consejería promueve convenios y los datos se dan a conocer públicamente.
Título IIILa gestión documental
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Capítulo IConcepto y funciones de la gestión documental
- Art. 53Concepto de gestión documentalLa gestión documental es el conjunto de funciones y procesos reglados que se aplican con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos. Se aplican para garantizar el acceso y uso de los documentos y para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.
- Art. 54Funciones de la gestión documentalLa gestión documental está integrada por ocho funciones archivísticas aplicadas a los documentos: identificación, valoración, organización, descripción, conservación, custodia, acceso y servicio. Implica tres actuaciones: definir los sistemas de información, para que puedan generar los metadatos necesarios; regular los procedimientos, para determinar los criterios de valoración para la selección, transferencias de la custodia y el acceso; y diseñar los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.
- Art. 55Aplicación de la gestión documental en los archivos del Sistema Archivístico de AndalucíaLas funciones de la gestión documental se aplican en todos los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía e incorporan las nuevas tecnologías propias de la administración electrónica. Las administraciones públicas andaluzas establecen, en sus respectivos ámbitos, el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública, de conformidad con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con los principios técnicos que establezca la consejería.
Capítulo IILa gestión documental en la Junta de Andalucía
- Art. 56La gestión documental en la Junta de AndalucíaEn el ámbito de la Junta de Andalucía la gestión documental es común e integrada en la gestión administrativa. Por su carácter transversal, en sus funciones y procesos reglados participan todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública. Todas las funciones del artículo 54.1, y cuantas otras puedan derivarse de la gestión documental, han de cumplir las exigencias de calidad de la Junta de Andalucía.
- Art. 57Aplicación de la gestión documental en la Junta de AndalucíaPara cumplir lo dispuesto en el artículo 54.2 se establecerán dos exigencias: que el diseño de los sistemas de información para la tramitación de procedimientos garantice su capacidad de generar los metadatos necesarios para la gestión integrada de los documentos, de acuerdo con los principios y criterios técnicos archivísticos; y que en los procesos de diseño de los documentos se incorporen los elementos necesarios que garanticen su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.
- Art. 58Archivo y custodia de documentos electrónicos de la Junta de AndalucíaLa Junta de Andalucía garantiza la custodia y conservación de sus documentos electrónicos y debe contar con los medios personales, materiales y tecnológicos necesarios para almacenarlos de forma segura, facilitando a los archivos de su titularidad o gestión el cumplimiento de sus funciones sobre ellos. La Administración de la Junta de Andalucía promueve la coordinación y colaboración entre las consejerías competentes en administración electrónica, política informática y archivos, documentos y patrimonio documental.
- Art. 59Registro General de los Sistemas de Información de la Junta de AndalucíaEl Registro General de los Sistemas de Información que produzcan o custodien documentos electrónicos es el instrumento necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de documentos electrónicos de la Administración de la Junta de Andalucía, y de las obligaciones y responsabilidades que conlleva. Las condiciones y procedimientos de inclusión y la información que deberá contener se determinan reglamentariamente. La responsabilidad de su mantenimiento corresponde a la consejería.
- Art. 60El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía@rchivA es el sistema común para la gestión integral de los documentos competencia de la Junta de Andalucía. Contiene los servicios y funciones de ingreso, gestión y recuperación de documentos en el archivo electrónico único, una vez finalizados los procedimientos. Interopera con los demás sistemas para transferir la custodia de los documentos electrónicos, sin perjuicio de los plazos de las Tablas de Valoración que elabora la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos. Su modelo específico para los archivos judiciales lo coordina la consejería competente en Administración de Justicia.
Título IVEl acceso
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- Art. 61Acceso a los documentos de titularidad pública y a su informaciónEl acceso a los documentos de titularidad pública y a su información se ajusta a lo dispuesto en la Constitución, en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía, en la propia Ley 7/2011 y en las demás normas que resulten de aplicación.
- Art. 62Derecho de acceso a los documentos de titularidad públicaEl acceso sólo se restringe o deniega por los límites y causas de inadmisión de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno y la Ley de Transparencia Pública de Andalucía. El acceso material puede denegarse si el estado de conservación lo requiere, con posible reproducción veraz. Se deniega la consulta directa de originales a condenados por sentencia firme por delitos contra la seguridad y conservación del Patrimonio Documental, salvo en procedimientos en que sean parte interesada. La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos podrá fijar criterios homogéneos.
- Art. 63Procedimiento de acceso y derecho de obtención de copias de los documentos de titularidad públicaEl derecho de acceso a los documentos de titularidad pública y de obtención de copias se sujeta a los artículos 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y 86 de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, y al procedimiento de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno y de la Ley de Transparencia Pública de Andalucía. Las personas responsables de los archivos podrán autenticar copias y emitir certificaciones de documentos bajo su custodia. La obtención de reproducciones está condicionada por su estado de conservación.
- Art. 64Instrumentos archivísticos para facilitar el acceso a los documentos de titularidad públicaPara garantizar el ejercicio del derecho de acceso, cada archivo facilitará instrumentos archivísticos de información y descripción y asesorará a las personas usuarias en la búsqueda de la información que contiene. Las distintas administraciones públicas procurarán los medios tecnológicos y telemáticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusión de esos instrumentos en relación con sus documentos. Si los instrumentos contienen datos referidos a personas físicas, incluirán la información desagregada por sexo.
- Art. 65El acceso a los documentos de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andalucía conservados en archivos públicosEl acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía que se encuentren depositados en instituciones públicas se rige por lo dispuesto en los instrumentos que formalizaron el ingreso, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos anteriores.
- Art. 66El acceso a los documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía no custodiados en archivos públicosLos documentos de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andalucía que estén en archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía se rigen por las normas de acceso a los de titularidad pública. Para el resto de los inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz: se permite el acceso previa solicitud por escrito, precisa y pormenorizada, salvo intromisión en la intimidad personal y familiar o la propia imagen; cabe depositarlos temporalmente en un archivo del Sistema; y la denegación se formula por escrito motivadamente.
Título VIRégimen sancionador
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Capítulo IInfracciones
- Art. 69ConceptoSon infracciones administrativas en materia de protección del Patrimonio Documental de Andalucía las acciones u omisiones que supongan incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley y las que lleven aparejado daño en dicho Patrimonio, de acuerdo con lo establecido en los artículos siguientes y sin perjuicio de la aplicación del capítulo I del título XIII de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre.
- Art. 70Clasificación
- Art. 71Infracciones muy gravesSon infracciones muy graves: a) la eliminación o las actuaciones u omisiones que causen pérdida, desaparición o daños irreparables en documentos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz; b) eliminar documentos de titularidad pública sin los procedimientos reglamentarios a que se refiere el artículo 18; c) publicar, utilizar indebidamente o permitir el acceso a información de documentos con reserva de acceso, restringidos o protegidos por ley; d) reincidir en más de una infracción grave en un año, declarado por resolución firme.
- Art. 72Infracciones gravesSon infracciones graves: a) la eliminación o las actuaciones u omisiones que causen pérdida, desaparición o daños irreparables en documentos del Patrimonio Documental de Andalucía incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos o custodiados en archivos del Sistema Archivístico de Andalucía, sin perjuicio del artículo 71.a); b) incumplir el requerimiento de medidas de la consejería previsto en el artículo 23; c) impedir el derecho de acceso de la ciudadanía a los archivos contraviniendo el artículo 65; d) reincidir en más de una infracción leve en un año, declarado por resolución firme.
- Art. 73Infracciones levesSon infracciones leves: la salida de documentos de titularidad pública incumpliendo el artículo 12.2; no entregarlos (12.3); no inventariar los transferidos por traspaso de funciones o extinción (13); incumplir el deber de información (19) o la comunicación (20.2); trasladar documentos privados inscritos en el Catálogo General sin autorización de la consejería o contraviniendo sus condiciones (22); no informar para el Censo de Archivos (52.4); e incumplir las obligaciones de los titulares de documentos privados inscritos (21.1 y 66.2) y las del artículo 36 que cita.
Capítulo IIResponsabilidad
- Art. 74ResponsablesSon responsables de las infracciones, aun a título de mera inobservancia, las personas físicas o jurídicas, cualquiera que sea su naturaleza, que realicen las acciones u omisiones tipificadas en la ley. Las personas titulares de los archivos privados son responsables solidarios de las infracciones cometidas por su personal o por otras personas vinculadas a aquéllos por cualquier otro título.
- Art. 75Agravantes y atenuantesSon circunstancias agravantes, cuando no formen parte del tipo infractor, la reincidencia en la comisión de infracciones en materia de documentos, archivos y patrimonio documental y el incumplimiento de las órdenes o medidas impuestas por la consejería. Son atenuantes el reconocimiento de la responsabilidad y la reparación espontánea del daño causado. La concurrencia de unas u otras se tendrá en cuenta al establecer la cuantía de las sanciones.
- Art. 76Obligación de reparaciónLas infracciones de las que se deriven daños en los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía llevan aparejadas, cuando sea posible, la obligación de reparar o restituir los bienes afectados a su estado original y, en todo caso, la indemnización de los daños y perjuicios causados. Si se incumple esa obligación, la consejería queda facultada para actuar de forma subsidiaria, realizando las actuaciones necesarias a costa del infractor.
Capítulo IIISanciones
- Art. 77SancionesMultas: muy graves, de 100.001 € a 300.000 €; graves, de 50.001 € a 100.000 €; leves, hasta 50.000 €. Con carácter accesorio se podrá inhabilitar para el ejercicio de su profesión en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía al personal directivo, técnico o profesional responsable: un año en graves y cinco en muy graves, con traslado a las entidades profesionales. Se gradúan según atenuantes o agravantes, naturaleza e importancia de los bienes, magnitud del daño e intencionalidad. Las impuestas a distintos sujetos por una misma infracción son independientes entre sí.
- Art. 78Órganos sancionadoresImponen las sanciones: la persona titular de la delegación provincial de la consejería, multas de hasta 50.000 €; la persona titular de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, multas desde 50.001 € hasta 100.000 €; la persona titular de la consejería, multas superiores a 100.001 €; en los tres casos, con las accesorias que en su caso correspondan. Si la cuantía de la multa supera el límite atribuido al órgano que tramite el expediente, la propuesta de sanción se eleva al órgano competente para imponer la multa prevista.
Capítulo IVProcedimiento
- Art. 79DenunciaCualquier persona podrá denunciar las infracciones a lo establecido en la ley. La denuncia no otorga a quien la formula la condición de persona interesada, sin perjuicio de que, cuando vaya acompañada de una solicitud de iniciación, se comunique a la persona denunciante la iniciación o no del procedimiento. Las autoridades y el personal funcionario que tengan conocimiento de actuaciones que puedan constituir infracción están obligados a comunicarlo a la consejería de inmediato al tener conocimiento del tema.
- Art. 80Incoación y medidas cautelaresEl procedimiento se incoa de oficio por los correspondientes órganos centrales o territoriales de la consejería, por propia iniciativa o como consecuencia de orden superior, petición razonada de otros órganos o denuncia. Al conocer actuaciones que puedan ser infracción, la consejería puede exigir la inmediata suspensión de la actividad, ordenar medidas provisionales e incoar el expediente sancionador. El órgano competente para incoar podrá establecer como medidas cautelares el depósito de los documentos, el precintado del inmueble o parte del mismo, u otra que evite o atenúe los daños.
- Art. 81Prescripción de infracciones y sancionesInfracciones: las leves prescriben a los seis meses, las graves a los tres años y las muy graves a los diez años; el plazo se computa desde el día en que se hubieran cometido y, en las que constituyan el incumplimiento continuado de alguna de las obligaciones impuestas por la ley, desde el día en que hubiera cesado la conducta infractora. Sanciones: las leves prescriben al año, las graves a los tres años y las muy graves a los cinco años, contados desde el día siguiente a aquel en que adquiera firmeza la resolución por la que se impone la sanción.