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C2 · Bloque II · Actividad administrativa y ofimática

Tema 19 del temario de Auxiliar Administrativo del Estado 2026

Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.

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Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común

En este tema: arts. 16–17 y 26–28. Ver la norma

  1. Artículo 16. Registros

    Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en el que se asiente todo documento presentado o recibido en cualquier órgano, organismo o entidad vinculada, pudiendo anotarse también la salida de documentos oficiales. Los organismos vinculados pueden tener su propio registro, interoperable e interconectado con el general, que funciona como portal de acceso a todos ellos. Las disposiciones de creación de los registros se publican en el diario oficial. Los documentos pueden presentarse en el registro electrónico de la Administración a la que se dirijan o de cualquier otro sujeto del artículo 2.1, en las oficinas de Correos, en las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero, en las oficinas de asistencia en materia de registros y en cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes. Lo presentado presencialmente deberá ser digitalizado por la oficina de asistencia en materia de registros para incorporarlo al expediente electrónico, devolviéndose los originales al interesado.

  2. Artículo 17. Archivo de documentos

    Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados. Los documentos se conservarán en un formato que garantice la autenticidad, integridad y conservación, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido, asegurando la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes. Su eliminación deberá ser autorizada conforme a la normativa aplicable. Los medios o soportes contarán con las medidas de seguridad del Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, e identifiquen a los usuarios y controlen los accesos.

  3. Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas

    Documento público administrativo es el válidamente emitido por un órgano de una Administración Pública. Se emiten por escrito a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma. Para que un documento electrónico sea válido necesita cinco cosas: información archivada en soporte electrónico con formato identificable, datos de identificación, referencia temporal, los metadatos mínimos exigidos y la firma electrónica que corresponda.

  4. Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas

    Cada Administración determinará los órganos competentes para expedir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las realizadas por una Administración tienen validez en las restantes. Pueden hacerse mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada, manteniéndose un registro actualizado de funcionarios habilitados, interoperable e interconectado con los de las demás Administraciones, en el que constarán al menos los que presten servicio en las oficinas de asistencia en materia de registros.

  5. Artículo 28. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo

    Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración, salvo que se opongan a ello.

Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público

En este tema: art. 46. Ver la norma

  1. Artículo 46. Archivo electrónico de documentos

    Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esa naturaleza, en el mismo formato en que se originaron o en otro que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, garantizando siempre la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes. Los medios o soportes contarán con las medidas de seguridad del Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, aseguren la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de la legislación de protección de datos y la recuperación y conservación a largo plazo.

  2. Artículo 46 bis. Ubicación de los sistemas de información y comunicaciones para el registro de datos

    Los sistemas de información y comunicaciones para la recogida, almacenamiento, procesamiento y gestión del censo electoral, los padrones municipales de habitantes y otros registros de población, los datos fiscales relacionados con tributos propios o cedidos y los datos de los usuarios del Sistema Nacional de Salud, así como los correspondientes tratamientos de datos personales, deberán ubicarse y prestarse dentro del territorio de la Unión Europea. Esos datos no podrán transferirse a un tercer país u organización internacional, salvo que exista una decisión de adecuación de la Comisión Europea o cuando lo exija el cumplimiento de obligaciones internacionales asumidas por el Reino de España.

Real Decreto 203/2021, Reglamento de actuación por medios electrónicos

En este tema: arts. 37–40 y 46–55. Ver la norma

  1. Artículo 37. Registro electrónico

    Las Administraciones disponen de registros electrónicos plenamente interoperables. Cada Administración tiene un Registro Electrónico General donde se asienta todo documento presentado o recibido en cualquier órgano, organismo o entidad; estos organismos y entidades pueden tener registro propio, interoperable e interconectado con el General. Admiten documentos electrónicos normalizados y cualquier otra solicitud, escrito o comunicación dirigida a cualquier Administración. No se tienen por presentados los documentos cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

  2. Artículo 38. Registro Electrónico General de la Administración General del Estado

    El Registro Electrónico General de la AGE lo gestiona el Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con el de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Es el conjunto agregado de: a) los asientos de las aplicaciones de las unidades que anotan en registro; b) las anotaciones de cualquier aplicación que dé soporte a procedimientos específicos; c) las anotaciones del servicio electrónico para solicitudes, escritos y comunicaciones sin modelos normalizados. Sus anotaciones tienen plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas.

  3. Artículo 39. Presentación y tratamiento de documentos en registro

    Las Administraciones pueden determinar formatos y estándares de los documentos. Si se detecta código malicioso en documentos ya registrados, se requiere su subsanación. Los documentos en soporte no electrónico se presentan en las oficinas de asistencia en materia de registros; digitalizados, son copia electrónica auténtica y se devuelven inmediatamente. Si el tamaño excede la capacidad del SIR, la remisión puede sustituirse por la puesta a disposición en un repositorio de intercambio de ficheros. El archivo corresponde al órgano competente para la tramitación.

  4. Artículo 40. Oficinas de asistencia en materia de registros en el ámbito de la Administración General del Estado

    Las Oficinas de asistencia en materia de registros tienen naturaleza de órgano administrativo y se crean, modifican o suprimen conforme al artículo 59.2 de la Ley 40/2015. La Administración General del Estado cuenta con un directorio geográfico de ellas, gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, al que el órgano del que dependa cada Oficina comunica de forma inmediata la norma que la cree, modifique o suprima. Entre sus funciones: digitalizar y anotar en registro, emitir recibo con fecha y hora y expedir copias electrónicas auténticas.

  5. Artículo 46. Documento administrativo electrónico

    Documento administrativo electrónico es la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo. Si el órgano actuante debe facilitar al interesado un ejemplar, se podrá sustituir por la entrega de los datos necesarios para su acceso electrónico.

  6. Artículo 47. Requisitos de validez y eficacia de las copias auténticas de documentos

    Tiene la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado original, o de otra copia auténtica, la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Las copias auténticas se expiden siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales.

  7. Artículo 48. Órganos competentes para la emisión de copias auténticas de documentos en el ámbito estatal

    En el ámbito estatal expiden copias auténticas: los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales; los de custodia y archivo de documentos; los que hayan previsto sus normas de competencia; y las oficinas de asistencia en materia de registros, respecto de lo presentado por las personas interesadas. La expedición podrá hacerse mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado. Los titulares de esos órganos designan a los habilitados.

  8. Artículo 49. Emisión de copias de documentos aportados en papel por el interesado

    Cuando el interesado presenta en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, la Administración Pública la digitaliza y ese proceso genera una copia electrónica que tiene el mismo valor que la copia presentada en papel.

  9. Artículo 50. Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos

    Todos los documentos administrativos electrónicos llevan asociada una de dos modalidades de referencia temporal: marca de tiempo (asignación electrónica de la fecha y, en su caso, la hora) o sello electrónico cualificado de tiempo (fecha y hora, con intervención de un prestador cualificado de servicios de confianza). Los sellos no cualificados se asimilan a todos los efectos a las marcas de tiempo. La marca de tiempo se usa cuando las normas reguladoras no establezcan el sello cualificado. Los prestadores de sellado de tiempo deben estar en la «Lista de confianza».

  10. Artículo 51. Configuración del expediente administrativo electrónico

    El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se lleva a cabo mediante un índice electrónico autenticado, que garantiza la integridad del expediente y permite su recuperación siempre que sea preciso. Un mismo documento electrónico puede formar parte de distintos expedientes administrativos. El índice lo firma el titular del órgano que conforme el expediente para su tramitación, o bien puede ser sellado electrónicamente cuando el expediente se forme de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad.

  11. Artículo 52. Ejercicio del derecho de acceso al expediente electrónico y obtención de copias de los documentos electrónicos

    El derecho de acceso al expediente electrónico de las personas interesadas que se relacionen electrónicamente con las Administraciones Públicas y, en su caso, a obtener copia total o parcial, se entiende satisfecho con su puesta a disposición en el Punto de Acceso General electrónico de la Administración competente o en la sede electrónica o sede asociada que corresponda. La Administración destinataria de la solicitud remite al interesado o a su representante la dirección electrónica o localizador y garantiza el acceso el tiempo que determine la política de gestión de documentos electrónicos.

  12. Artículo 53. Tiempo de conservación y destrucción de documentos

    Los documentos en papel que no puedan devolverse al interesado al presentarlos se conservan a su disposición seis meses una vez digitalizados; el mismo plazo rige para los presentados en formato electrónico dentro de un dispositivo, una vez incorporados al expediente. La Administración correspondiente puede fijar reglamentariamente un plazo mayor. Después, la destrucción se hace según las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano autonómico competente, y siempre que no tengan valor histórico, artístico u otro relevante ni un valor especial por su firma u otras expresiones.

  13. Artículo 54. Conservación de documentos electrónicos

    Las Administraciones Públicas y sus organismos públicos y entidades de derecho público deben conservar en soporte electrónico todos los documentos de un expediente y los de valor probatorio creados al margen de un procedimiento. Cada Administración regula los períodos mínimos de conservación. Si hay procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a los documentos, se conservan hasta que conste su terminación en las sucesivas instancias. La conservación comprende, como mínimo, identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.

  14. Artículo 55. Archivo electrónico único

    El archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos y de otras agrupaciones documentales o de información, una vez finalizados los procedimientos o actuaciones. En el de la Administración General del Estado serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal, una vez finalizados los procedimientos y en los plazos que determine la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

El archivo y la gestión de documentos

En este tema: fichas 9–14, 1–6. Ver las fichas

  1. El desglose de los documentos originales

    El DTA da dos acepciones de desglose: (1) separar, dentro de un procedimiento administrativo o judicial, documentos del expediente al que pertenecen; (2) segregar documentos de un conjunto para formar nuevas unidades de instalación, enlazadas con su fondo por tablas de concordancias. Voces relacionadas: agregación (añadir lo producido tras el ingreso en el archivo) e incorporación (añadir unidades a su conjunto originario). El Decreto 204/1995 original permitía devolver originales dejando copia autenticada o diligenciada.

  2. El expediente administrativo: concepto y clases

    Para el IAAP, el expediente administrativo es «un conjunto ordenado de documentos y actuaciones, que sirven para resolver un asunto»; puede ser en papel o electrónico. La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda distingue: expediente de trabajo (abierto, de acceso frecuente, cerca del puesto), expediente abierto (de acceso ocasional), expediente finalizado (el que debe transferirse al Archivo Central) y expediente electrónico (documentos electrónicos de un procedimiento). Para el DTA, el expediente es una unidad documental, y la unidad documental es el elemento indivisible de una serie.

  3. La formación del expediente en papel en el archivo de oficina

    El Manual de archivos de oficina de la Región de Murcia (2009) ve el expediente como la formalización de un procedimiento: reúne todos los documentos de sus fases, desde la iniciación hasta la ejecución, incluidos recursos. Los expedientes no reglados no buscan resolver un asunto, sino estudiarlo a efectos de estadística, constancia e información. Normas: carpetilla con portada, orden riguroso del trámite, índice recomendable, año = el de la iniciación, nunca orden inverso, nunca mezclar series en una caja, testigo al extraer un original y, si es preciso, fotocopias compulsadas.

  4. El documento y el expediente electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad

    Las NTI de Documento electrónico y de Expediente electrónico se aprobaron por Resoluciones de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), en desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010). Documento electrónico: contenido, en su caso firma electrónica y metadatos; los administrativos llevan siempre al menos una firma. Expediente electrónico: documentos electrónicos (directos, en carpeta o en expediente anidado), índice electrónico, firma del índice por el órgano actuante y metadatos.

  5. Concepto de archivo y de documento

    Para el IAAP, archivo es la acción de ordenar y guardar documentos y también el lugar físico donde se guardan. Funciones: recoger y ordenar, guardar y cuidar, y servir de prueba para estudios científicos e históricos. El DTA da tres acepciones: (1) conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones; (2) institución cultural; (3) local donde se conservan y consultan. Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional, gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte.

  6. Tipos de archivos y ciclo vital de los documentos

    El DTA clasifica los archivos, entre otros criterios, por el organismo productor, por el ámbito de sus fondos, por la personalidad jurídica (públicos y privados) y por el ciclo vital (gestión u oficina, central, intermedio e histórico). Gestión: documentación en trámite o de consulta continua. Central: coordina los archivos de gestión y recibe lo transferido cuando la consulta ya no es constante. Intermedio: consulta esporádica, hasta su eliminación o paso al histórico. Histórico: conservación permanente. Archivo administrativo: el que reúne documentos de las tres primeras etapas.

  7. Clasificación, ordenación y serie documental

    Para el DTA, la organización tiene dos operaciones: clasificación (categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo; primer paso) y ordenación (secuencias cronológicas y/o alfabéticas dentro de ellas). El cuadro de clasificación refleja la organización. Serie: documentos de una misma actividad y norma; fondo: series de cada productor. Principio de procedencia: no mezclar fondos. El Manual de Murcia cita la ordenación alfabética, cronológica (p. ej., nóminas), numérica y mixta.

  8. El archivo de oficina: funciones y principios de organización

    El Manual de Murcia (2009) define el archivo de oficina como el de la documentación en trámite o de consulta continua de una unidad. Funciones: formar expedientes y ordenar series, elaborar instrumentos de control, servir la consulta y preparar transferencias. Necesita un responsable y un espacio adecuado. Primer paso: separar el apoyo informativo de lo que es trámite. Instalación: carpetas colgantes o bandejas para lo frecuente; cajas de folio prolongado (390 x 275 x 115 mm) al finalizar; horizontal para planos.

  9. Documentos de archivo y documentos de apoyo informativo

    El IAAP distingue documentos de archivo (ejemplares únicos que se transfieren al Archivo Central) y de apoyo informativo (boletines, revistas, publicaciones: se destruyen en la oficina). El Manual de Murcia divide los documentos administrativos en cuatro grupos: expedientes; correspondencia, por anualidades y sin separar entrada y salida; registros, que dan valor jurídico aunque no se conserve el documento; y documentos simples (actas, nóminas, certificaciones), archivados por tipo documental.

  10. Acceso, consulta y préstamo de documentos

    Según el IAAP, el acceso a documentos con datos personales que afecten a seguridad, honor, intimidad o imagen se reserva a sus titulares o a quien tenga su consentimiento expreso, y puede denegarse por el estado de conservación. El DTA define acceso, accesibilidad, restricción de consulta (limitación temporal legal), plazo de reserva (periodo sin consulta pública), autorización de consulta (permiso excepcional), consulta (examen directo) y préstamo (salida temporal con fines administrativos o culturales).

  11. Seguridad y conservación de los documentos

    El IAAP pide medidas contra incendio, inundación o terremoto y eliminar documentos en la oficina de forma controlada, con máquina destructora. El DTA define archivo de seguridad (depósito de copias), copia de seguridad, conservación y destrucción (sin posibilidad de reconstrucción). El Manual de Murcia pide materiales de pH neutro, grapas inoxidables y cintas de algodón, y medidas contra la luz (lejos de ventanas), la humedad (lejos de tuberías), el polvo (contenedores) y el calor (sin calefacción ni sol).

  12. El proceso de archivo: la transferencia al Archivo Central

    El IAAP define el proceso de archivo como el traslado ordenado de la documentación del Archivo de Oficina al Central. El responsable acuerda fecha y espacio con el Central y comprueba: expedientes completos; sin clips, grapas, gomas ni plásticos, en carpetilla de cartulina o papel; duplicados, fotocopias y borradores destruidos (la copia solo se conserva si no hay original); y cajas normalizadas («unidades de instalación») con la Relación de Entrega firmada. El DTA define transferencia y relación de entrega.

Redacción y documentos administrativos

En este tema: fichas 11–13. Ver las fichas

  1. Concepto y funciones del documento administrativo

    El tema de la Escuela de Murcia (2005) recoge tres definiciones: la de los diccionarios (escrito con datos fidedignos que sirve de prueba o informa), la del Diccionario de terminología archivística (1988: combinación de un soporte y la información registrada en él) y la del Manual de documentos administrativos: «el soporte en que se materializan los actos de la Administración pública, la forma externa de dichos actos». Funciones: constancia y comunicación.

  2. Características externas e internas del documento administrativo

    Escuela de Murcia (2005): características externas (clase y soporte) e internas (entidad productora, producción de efectos y validez). Los nuevos soportes deben cumplir cuatro requisitos: autenticidad (impedir falsificación, suplantación y manipulación), integridad (mantener su unidad, sin que falten partes), conservación (evitar deterioro y pérdida, compatibilidad futura) y recepción por el interesado (acreditable). Los documentos de los ciudadanos no son administrativos.

  3. Clasificación funcional de los documentos administrativos

    La Escuela de Murcia (2005) considera la clasificación funcional del Manual de documentos administrativos la más eficaz: de decisión (acuerdos y resoluciones), de transmisión (notificaciones, anuncios, oficios, notas interiores, cartas, circulares, citaciones, edictos, requerimientos), de constancia (actas, certificados y diligencias) y de juicio (informes y propuestas). La Universidad de Granada (2021) añade la comunicación hacia la universidad.

Real Decreto 1708/2011, Sistema Español de Archivos y Sistema de Archivos de la AGE

En este tema: entera. Ver la norma

  1. Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

    El Real Decreto tiene tres objetos: a) establecer el Sistema Español de Archivos (previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985), formado por los archivos de la Administración General del Estado y el resto de archivos públicos y privados vinculados mediante instrumentos de cooperación; b) regular el Sistema de Archivos de la AGE, que agrupa todos los archivos de titularidad de la AGE y de sus entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes; c) establecer el procedimiento común de acceso a los documentos de este último.

  2. Artículo 2. Definiciones

    Define archivo en dos sentidos: el conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y las entidades que los reúnen, conservan, organizan, describen y difunden. Define también sistema archivístico, documento de archivo, documento y expediente electrónico, ciclo vital, calendario de conservación, identificación, valoración documental, metadato y eliminación de documentos: destrucción física por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, sin posible reconstrucción.

  3. Artículo 3. El Sistema Español de Archivos

    El Sistema Español de Archivos agrupa órganos, centros, sistemas y medios que cooperan y se coordinan para facilitar el acceso ciudadano a los archivos públicos. Lo forman: el Sistema de Archivos de la AGE y sus organismos; los sistemas autonómicos, provinciales y locales, según relaciones de cooperación voluntarias; y los archivos de entidades públicas y privadas incorporados por acuerdos y convenios. El Ministerio de Cultura es su órgano coordinador: elabora el Censo-Guía, promueve formación, investigación, plataformas digitales y cooperación internacional.

  4. Artículo 4. La cooperación archivística

    La cooperación archivística son vínculos voluntarios entre archivos y sistemas archivísticos de administraciones, entidades y personas para intercambiar información, servicios, conocimientos y medios técnicos. Las relaciones de la AGE con los sistemas autonómicos se rigen por convenios de colaboración con las Comunidades Autónomas. La AGE la impulsa mediante planes generales y específicos aprobados por el Consejo de Ministros, convenios, el impulso de los Patronatos de Archivos Históricos nacionales y órganos colegiados, y la presencia en organismos internacionales.

  5. Artículo 5. El Consejo de Cooperación Archivística

    El Consejo de Cooperación Archivística, adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Secretaría de Estado de Cultura, es el órgano de cooperación entre administraciones en materia de archivos. Lo preside la persona titular de la Secretaría de Estado de Cultura. Lo componen, con el Presidente, seis representantes de la AGE con rango de director general, uno de cada Comunidad Autónoma, tres de las administraciones locales y uno del Consejo de Universidades. La Secretaría es un funcionario de Cultura con voz pero sin voto. Informa los planes de cooperación del artículo 4.3.a).

  6. Artículo 6. Definición

    El Sistema de Archivos de la AGE es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la AGE y de sus organismos públicos que actúan de manera coordinada para dos fines: garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias, y facilitar el acceso de los ciudadanos a ellos.

  7. Artículo 7. Composición

    Integran el Sistema de Archivos de la AGE los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales y de sus organismos públicos, tanto los existentes como los que puedan crearse reglamentariamente en el futuro. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actúa como coordinadora del Sistema.

  8. Artículo 8. Clases de Archivos

    Atendiendo al ciclo vital de los documentos, los archivos del Sistema de Archivos de la AGE se clasifican en cuatro clases: a) archivos de oficina o de gestión; b) archivos generales o centrales de los Ministerios y de sus organismos públicos dependientes; c) archivo intermedio; d) archivos históricos.

  9. Artículo 9. Archivos de oficina o de gestión

    Los archivos de oficina o de gestión existen en todos los órganos y unidades administrativas y custodian los documentos en tramitación o de uso y consulta continuos. Concluida esa etapa, los documentos se transfieren al archivo central del Departamento según los plazos fijados en la valoración. Funciones: apoyar la gestión, acreditar las actuaciones de la unidad productora, organizar sus documentos, transferirlos al Archivo central según el calendario de conservación elaborado con este, y eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia.

  10. Artículo 10. Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos

    Los archivos centrales custodian en Ministerios y organismos los documentos ya tramitados, transcurridos los plazos normativos o de los calendarios. Funciones: coordinar y asesorar a los archivos de gestión, identificar series y hacer el cuadro de clasificación, describir fracciones de serie, valorar y proponer eliminación o conservación, tramitar expedientes de eliminación, transferir al archivo intermedio con relación de entrega y descripciones, y participar en la gestión electrónica. Cada Ministerio propone los calendarios y los comunica a la Comisión Superior Calificadora.

  11. Artículo 11. Archivo intermedio

    El archivo intermedio custodia los documentos de los Departamentos y organismos tras su fase activa, según los calendarios de conservación; lo es el Archivo General de la Administración, adscrito al Ministerio de Cultura. Conserva lo transferido por los Archivos Centrales, aplica las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora sobre eliminación y conservación permanente, valora fondos acumulados sin tratar, define la conservación electrónica a medio plazo, completa descripciones y transfiere al Archivo histórico.

  12. Artículo 12. Archivos históricos

    Los archivos históricos custodian y tratan los fondos del patrimonio histórico documental que reflejan la trayectoria de la administración estatal o son altamente significativos; son los estatales adscritos al Ministerio de Cultura. El Archivo Histórico Nacional es el histórico de la AGE: conserva lo transferido por el Archivo General de la Administración, reproduce, conserva lo electrónico a largo plazo, completa descripciones y difunde. En los servicios periféricos, los Archivos Históricos Provinciales hacen de intermedio e histórico.

  13. Artículo 13. Coordinación archivística

    Cada Departamento coordina sus archivos y puede crear un Grupo de Trabajo adscrito a la Subsecretaría. La Comisión de Archivos de la AGE, interministerial y adscrita a Presidencia, dicta instrucciones y criterios. La preside la Subsecretaría de Presidencia y la vicepreside la de Cultura; son miembros los presidentes de los Grupos, dos Directores Generales, la dirección del Archivo General de la Administración y hasta cuatro vocales. Su Secretaría no vota. La Comisión Superior Calificadora es su órgano consultivo superior.

  14. Artículo 14. Ciclo vital de los documentos

    En todas las fases del ciclo vital, los archivos del Sistema deben: garantizar el acceso ciudadano; facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos; darles tratamiento técnico según normas e instrucciones de la Comisión de Archivos de la AGE, con conservación preventiva y activa; aplicar los calendarios (plazos de acceso, transferencia y eliminación); colaborar en digitalización y planes; usar nuevas tecnologías; y garantizar integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de lo electrónico.

  15. Artículo 15. Identificación, valoración y eliminación

    Los grupos de trabajo de cada Departamento presentan propuestas de eliminación o conservación permanente para el dictamen preceptivo de la Comisión Superior Calificadora. La eliminación, también de lo electrónico, solo cabe con los requisitos y procedimiento de la normativa vigente. Los calendarios fijan por serie las fases de actividad, semiactividad e inactividad y la permanencia en cada archivo. No se transfiere al Archivo Intermedio lo que la Comisión ya dictaminó eliminar. Supletoriamente rige el Real Decreto 1164/2002.

  16. Artículo 16. Conservación del patrimonio documental

    El Ministerio de Cultura garantiza la conservación para generaciones futuras del patrimonio documental que custodia mediante tres vías: políticas de prevención del deterioro con sistemas de instalación adecuados y atención especial a formatos y soportes vulnerables; fomento de talleres de restauración en los centros de archivo para la conservación activa; y planes de preservación, restauración y criterios de cooperación entre los Archivos del Sistema.

  17. Artículo 17. Enriquecimiento del patrimonio documental

    Cultura promueve las transferencias periódicas de series históricas de los archivos intermedios al histórico, la incorporación de documentos por compra, depósito, comodato, donación u otra figura legal, y la reproducción de documentos de otros centros por convenios, acuerdos y contratos. Lo adquirido tiene las mismas condiciones de custodia, conservación, reproducción y difusión que el resto, sin perjuicio de su titularidad, y Cultura se compromete a su permanencia conjunta e indivisible en el centro estatal que lo custodie.

  18. Artículo 18. Medidas de fomento del patrimonio documental

    El Ministerio de Cultura arbitra medios económicos y técnicos para colaborar con poseedores y propietarios privados de Patrimonio Documental. Puede convocar ayudas periódicas en concurrencia competitiva para entidades privadas sin ánimo de lucro (instalaciones, equipamiento y proyectos archivísticos). Los beneficiarios deben garantizar el acceso público a sus fondos, ceder derechos de reproducción, comunicación pública y transformación en Internet si la convocatoria lo prevé, y autorizar la difusión en Internet y en la plataforma del Ministerio.

  19. Artículo 19. Difusión de los documentos de archivo y de otros recursos culturales o informativos del Sistema español de archivos

    Cultura impulsa la difusión de los archivos del Sistema Español mediante: el Portal de Archivos Españoles (bases de datos e imágenes digitalizadas, acceso libre y gratuito); el Censo Guía de Archivos, impulsado a través del Centro de Información Documental de Archivos como directorio de archivos de España e Iberoamérica; un catálogo colectivo de bibliotecas de los archivos, coordinado desde ese Centro; comunicación y marketing; exposiciones presenciales y virtuales; actividades pedagógicas; ediciones; y jornadas y congresos.

  20. Artículo 20. Condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico

    Las reglas del Real Decreto se aplican también a los documentos electrónicos, con las especialidades de la Ley 11/2007 y los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad. Ministerios y entidades garantizarán su recuperación y conservación con: código unívoco, metadatos mínimos obligatorios, índice electrónico firmado en los expedientes, recuperación inmediata, memoria del órgano competente, valor probatorio, transferencia a archivos históricos, borrado con registro y estrategias de conservación a medio y largo plazo.

  21. Artículo 21. Aplicación de las tecnologías de la información y comunicaciones en la gestión y tratamiento de los documentos

    Los Departamentos y sus organismos promoverán las tecnologías de la información en el tratamiento archivístico mediante: sistemas de gestión conformes a la Ley 11/2007; repositorios electrónicos con formatos de intercambio, metadatos y clasificaciones comunes; protección de la información (acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación); Sistemas Integrales de Información y Gestión de Archivos en plataformas compartidas y accesibles por Internet; y servicios telemáticos para solicitudes y reclamaciones.

  22. Artículo 22. Documentos en formato electrónico transferidos al Archivo Intermedio de la Administración General del Estado

    Las decisiones organizativas y medidas técnicas de este capítulo no imponen a la documentación que los Ministerios y Organismos transfieren al Archivo Intermedio de la AGE obligaciones adicionales a las ya previstas en la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad y en su normativa de desarrollo.

  23. Artículo 23. Derecho de acceso a documentos y archivos

    Toda persona tiene derecho a acceder a los documentos de los archivos incluidos en la norma, en los términos del capítulo y salvo las exclusiones y limitaciones de la Constitución y las leyes. El procedimiento común de acceso se aplica a los archivos de la AGE y de sus entidades de Derecho público vinculadas o dependientes que no sean archivos de oficina o gestión. El responsable del archivo prestará asistencia, atendiendo a las necesidades especiales de algunos colectivos. Los sistemas de información archivística garantizarán el uso de las lenguas cooficiales.

  24. Artículo 24. Solicitud de acceso

    La solicitud se presenta por los medios de la Ley 30/1992 y la Ley 11/2007 y se dirige al responsable del archivo que custodia los documentos; habrá modelo normalizado, también en la sede electrónica. Debe indicar con claridad los documentos, la identidad del solicitante y una dirección. No hace falta motivarla, aunque los motivos expuestos se tendrán en cuenta. Se ofrecerán al público los instrumentos de descripción. A falta de previsión, resuelve el órgano del que dependa orgánicamente el archivo.

  25. Artículo 25. Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originales

    La zona de depósito de los archivos está reservada a personal autorizado. Quien acredite un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante puede pedir al responsable del archivo autorización de entrada; puede denegarse por necesidades de organización o por el carácter restringido de ciertos fondos, y fija las condiciones de entrada. Si existen reproducciones, se da acceso a ellas como norma general; a los originales solo cuando la investigación lo justifique y su estado de conservación lo permita, previa solicitud de autorización.

  26. Artículo 26. Acceso restringido

    Los documentos son de libre acceso salvo limitaciones constitucionales o legales. Son de acceso restringido los clasificados como secretos oficiales, los que entrañen riesgo para la seguridad y defensa del Estado o la investigación de delitos o la tutela judicial, los reservados por ley y los que contengan datos personales del artículo 28. El responsable del archivo publicará, si es posible, la relación de documentos restringidos y puede restringir cautelarmente el acceso. Toda alteración se comunica a la Comisión Superior Calificadora.

  27. Artículo 27. Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por razones de seguridad y defensa del Estado

    Los documentos clasificados conforme a la normativa de secretos oficiales están excluidos de la consulta pública y no puede autorizarse su acceso mientras no haya una decisión de desclasificación del órgano competente. Si la solicitud afecta a documentos con marcas de reserva o confidencialidad, el órgano competente para resolver la remite a su superior jerárquico o, según las normas de organización del Departamento o entidad, al órgano que declaró la reserva o confidencialidad, para que decidan.

  28. Artículo 28. Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por contener datos personales

    Los datos personales propios se rigen por la normativa de protección de datos. Los que afecten a intimidad o seguridad, o especialmente protegidos, exigen consentimiento expreso y por escrito; son accesibles a los veinticinco años del fallecimiento (si no consta, certificación del Registro Civil) o, si se desconoce y el documento tiene más de cincuenta años, si se excluye razonablemente la lesión. Los meramente identificativos, si el titular ha fallecido o hay interés legítimo. Con disociación previa no hace falta consentimiento.

  29. Artículo 29. Tramitación y resolución

    Las resoluciones de acceso y consulta directa se notifican por escrito con indicación de recursos, órgano y plazo; si son estimatorias, indican forma y, en su caso, plazo de acceso; las denegatorias se motivan. Si el órgano no posee los documentos, remite de oficio la solicitud al que los posea, si se conoce, informando al solicitante. Si indicar la existencia del documento supone incurrir en una limitación, se desestima informando de ello. Son preferentes las solicitudes para ejercer derechos, y se inadmiten las abusivas por manifiestamente irrazonables o repetitivas.

  30. Artículo 30. Plazo para resolver y sentido del silencio

    La resolución debe adoptarse y notificarse lo antes posible y, en todo caso, en el plazo máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente para tramitarla. En las solicitudes de acceso puede ampliarse por otro mes por el volumen, el emplazamiento o las dificultades de reproducción, informando al solicitante. El cómputo se interrumpe al requerir subsanación o documentos (en especial el consentimiento de los afectados) o si una norma exige autorización específica. Sin resolución expresa notificada, la solicitud de acceso se entiende estimada.

  31. Artículo 31. Obtención de copias

    Estimar la solicitud de acceso o consulta da derecho a obtener copia, salvo que los documentos no sean de libre consulta, no sea posible copiarlos en un formato por falta de equipos o coste excesivo, o la reproducción vulnere derechos de propiedad intelectual. La resolución que concede el acceso indicará si cabe obtener copias y sus condiciones de uso. La expedición de certificaciones y copias y la transposición a otros formatos puede someterse al pago previo de las tasas y precios públicos legalmente establecidos.

  32. Artículo 32. Régimen de impugnaciones

    Contra toda resolución, expresa o presunta, dictada en el procedimiento de acceso regulado en el Real Decreto, caben los recursos administrativos y contencioso-administrativos que procedan conforme a la legislación aplicable. El artículo no crea un recurso propio: remite al régimen general de impugnación.

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