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Real Decreto 1708/2011, Sistema Español de Archivos y Sistema de Archivos de la AGE
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Crear cuenta gratis- Art. 1Objeto y ámbito de aplicaciónEl Real Decreto tiene tres objetos: a) establecer el Sistema Español de Archivos (previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985), formado por los archivos de la Administración General del Estado y el resto de archivos públicos y privados vinculados mediante instrumentos de cooperación; b) regular el Sistema de Archivos de la AGE, que agrupa todos los archivos de titularidad de la AGE y de sus entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes; c) establecer el procedimiento común de acceso a los documentos de este último.
- Art. 2DefinicionesDefine archivo en dos sentidos: el conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y las entidades que los reúnen, conservan, organizan, describen y difunden. Define también sistema archivístico, documento de archivo, documento y expediente electrónico, ciclo vital, calendario de conservación, identificación, valoración documental, metadato y eliminación de documentos: destrucción física por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, sin posible reconstrucción.
- Art. 3El Sistema Español de ArchivosEl Sistema Español de Archivos agrupa órganos, centros, sistemas y medios que cooperan y se coordinan para facilitar el acceso ciudadano a los archivos públicos. Lo forman: el Sistema de Archivos de la AGE y sus organismos; los sistemas autonómicos, provinciales y locales, según relaciones de cooperación voluntarias; y los archivos de entidades públicas y privadas incorporados por acuerdos y convenios. El Ministerio de Cultura es su órgano coordinador: elabora el Censo-Guía, promueve formación, investigación, plataformas digitales y cooperación internacional.
- Art. 4La cooperación archivísticaLa cooperación archivística son vínculos voluntarios entre archivos y sistemas archivísticos de administraciones, entidades y personas para intercambiar información, servicios, conocimientos y medios técnicos. Las relaciones de la AGE con los sistemas autonómicos se rigen por convenios de colaboración con las Comunidades Autónomas. La AGE la impulsa mediante planes generales y específicos aprobados por el Consejo de Ministros, convenios, el impulso de los Patronatos de Archivos Históricos nacionales y órganos colegiados, y la presencia en organismos internacionales.
- Art. 5El Consejo de Cooperación ArchivísticaEl Consejo de Cooperación Archivística, adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Secretaría de Estado de Cultura, es el órgano de cooperación entre administraciones en materia de archivos. Lo preside la persona titular de la Secretaría de Estado de Cultura. Lo componen, con el Presidente, seis representantes de la AGE con rango de director general, uno de cada Comunidad Autónoma, tres de las administraciones locales y uno del Consejo de Universidades. La Secretaría es un funcionario de Cultura con voz pero sin voto. Informa los planes de cooperación del artículo 4.3.a).
- Art. 6DefiniciónEl Sistema de Archivos de la AGE es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la AGE y de sus organismos públicos que actúan de manera coordinada para dos fines: garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias, y facilitar el acceso de los ciudadanos a ellos.
- Art. 7ComposiciónIntegran el Sistema de Archivos de la AGE los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales y de sus organismos públicos, tanto los existentes como los que puedan crearse reglamentariamente en el futuro. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actúa como coordinadora del Sistema.
- Art. 8Clases de ArchivosAtendiendo al ciclo vital de los documentos, los archivos del Sistema de Archivos de la AGE se clasifican en cuatro clases: a) archivos de oficina o de gestión; b) archivos generales o centrales de los Ministerios y de sus organismos públicos dependientes; c) archivo intermedio; d) archivos históricos.
- Art. 9Archivos de oficina o de gestiónLos archivos de oficina o de gestión existen en todos los órganos y unidades administrativas y custodian los documentos en tramitación o de uso y consulta continuos. Concluida esa etapa, los documentos se transfieren al archivo central del Departamento según los plazos fijados en la valoración. Funciones: apoyar la gestión, acreditar las actuaciones de la unidad productora, organizar sus documentos, transferirlos al Archivo central según el calendario de conservación elaborado con este, y eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia.
- Art. 10Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismosLos archivos centrales custodian en Ministerios y organismos los documentos ya tramitados, transcurridos los plazos normativos o de los calendarios. Funciones: coordinar y asesorar a los archivos de gestión, identificar series y hacer el cuadro de clasificación, describir fracciones de serie, valorar y proponer eliminación o conservación, tramitar expedientes de eliminación, transferir al archivo intermedio con relación de entrega y descripciones, y participar en la gestión electrónica. Cada Ministerio propone los calendarios y los comunica a la Comisión Superior Calificadora.
- Art. 11Archivo intermedioEl archivo intermedio custodia los documentos de los Departamentos y organismos tras su fase activa, según los calendarios de conservación; lo es el Archivo General de la Administración, adscrito al Ministerio de Cultura. Conserva lo transferido por los Archivos Centrales, aplica las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora sobre eliminación y conservación permanente, valora fondos acumulados sin tratar, define la conservación electrónica a medio plazo, completa descripciones y transfiere al Archivo histórico.
- Art. 12Archivos históricosLos archivos históricos custodian y tratan los fondos del patrimonio histórico documental que reflejan la trayectoria de la administración estatal o son altamente significativos; son los estatales adscritos al Ministerio de Cultura. El Archivo Histórico Nacional es el histórico de la AGE: conserva lo transferido por el Archivo General de la Administración, reproduce, conserva lo electrónico a largo plazo, completa descripciones y difunde. En los servicios periféricos, los Archivos Históricos Provinciales hacen de intermedio e histórico.
- Art. 13Coordinación archivísticaCada Departamento coordina sus archivos y puede crear un Grupo de Trabajo adscrito a la Subsecretaría. La Comisión de Archivos de la AGE, interministerial y adscrita a Presidencia, dicta instrucciones y criterios. La preside la Subsecretaría de Presidencia y la vicepreside la de Cultura; son miembros los presidentes de los Grupos, dos Directores Generales, la dirección del Archivo General de la Administración y hasta cuatro vocales. Su Secretaría no vota. La Comisión Superior Calificadora es su órgano consultivo superior.
- Art. 14Ciclo vital de los documentosEn todas las fases del ciclo vital, los archivos del Sistema deben: garantizar el acceso ciudadano; facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos; darles tratamiento técnico según normas e instrucciones de la Comisión de Archivos de la AGE, con conservación preventiva y activa; aplicar los calendarios (plazos de acceso, transferencia y eliminación); colaborar en digitalización y planes; usar nuevas tecnologías; y garantizar integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de lo electrónico.
- Art. 15Identificación, valoración y eliminaciónLos grupos de trabajo de cada Departamento presentan propuestas de eliminación o conservación permanente para el dictamen preceptivo de la Comisión Superior Calificadora. La eliminación, también de lo electrónico, solo cabe con los requisitos y procedimiento de la normativa vigente. Los calendarios fijan por serie las fases de actividad, semiactividad e inactividad y la permanencia en cada archivo. No se transfiere al Archivo Intermedio lo que la Comisión ya dictaminó eliminar. Supletoriamente rige el Real Decreto 1164/2002.
- Art. 16Conservación del patrimonio documentalEl Ministerio de Cultura garantiza la conservación para generaciones futuras del patrimonio documental que custodia mediante tres vías: políticas de prevención del deterioro con sistemas de instalación adecuados y atención especial a formatos y soportes vulnerables; fomento de talleres de restauración en los centros de archivo para la conservación activa; y planes de preservación, restauración y criterios de cooperación entre los Archivos del Sistema.
- Art. 17Enriquecimiento del patrimonio documentalCultura promueve las transferencias periódicas de series históricas de los archivos intermedios al histórico, la incorporación de documentos por compra, depósito, comodato, donación u otra figura legal, y la reproducción de documentos de otros centros por convenios, acuerdos y contratos. Lo adquirido tiene las mismas condiciones de custodia, conservación, reproducción y difusión que el resto, sin perjuicio de su titularidad, y Cultura se compromete a su permanencia conjunta e indivisible en el centro estatal que lo custodie.
- Art. 18Medidas de fomento del patrimonio documentalEl Ministerio de Cultura arbitra medios económicos y técnicos para colaborar con poseedores y propietarios privados de Patrimonio Documental. Puede convocar ayudas periódicas en concurrencia competitiva para entidades privadas sin ánimo de lucro (instalaciones, equipamiento y proyectos archivísticos). Los beneficiarios deben garantizar el acceso público a sus fondos, ceder derechos de reproducción, comunicación pública y transformación en Internet si la convocatoria lo prevé, y autorizar la difusión en Internet y en la plataforma del Ministerio.
- Art. 19Difusión de los documentos de archivo y de otros recursos culturales o informativos del Sistema español de archivosCultura impulsa la difusión de los archivos del Sistema Español mediante: el Portal de Archivos Españoles (bases de datos e imágenes digitalizadas, acceso libre y gratuito); el Censo Guía de Archivos, impulsado a través del Centro de Información Documental de Archivos como directorio de archivos de España e Iberoamérica; un catálogo colectivo de bibliotecas de los archivos, coordinado desde ese Centro; comunicación y marketing; exposiciones presenciales y virtuales; actividades pedagógicas; ediciones; y jornadas y congresos.
- Art. 20Condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónicoLas reglas del Real Decreto se aplican también a los documentos electrónicos, con las especialidades de la Ley 11/2007 y los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad. Ministerios y entidades garantizarán su recuperación y conservación con: código unívoco, metadatos mínimos obligatorios, índice electrónico firmado en los expedientes, recuperación inmediata, memoria del órgano competente, valor probatorio, transferencia a archivos históricos, borrado con registro y estrategias de conservación a medio y largo plazo.
- Art. 21Aplicación de las tecnologías de la información y comunicaciones en la gestión y tratamiento de los documentosLos Departamentos y sus organismos promoverán las tecnologías de la información en el tratamiento archivístico mediante: sistemas de gestión conformes a la Ley 11/2007; repositorios electrónicos con formatos de intercambio, metadatos y clasificaciones comunes; protección de la información (acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación); Sistemas Integrales de Información y Gestión de Archivos en plataformas compartidas y accesibles por Internet; y servicios telemáticos para solicitudes y reclamaciones.
- Art. 22Documentos en formato electrónico transferidos al Archivo Intermedio de la Administración General del EstadoLas decisiones organizativas y medidas técnicas de este capítulo no imponen a la documentación que los Ministerios y Organismos transfieren al Archivo Intermedio de la AGE obligaciones adicionales a las ya previstas en la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad y en su normativa de desarrollo.
- Art. 23Derecho de acceso a documentos y archivosToda persona tiene derecho a acceder a los documentos de los archivos incluidos en la norma, en los términos del capítulo y salvo las exclusiones y limitaciones de la Constitución y las leyes. El procedimiento común de acceso se aplica a los archivos de la AGE y de sus entidades de Derecho público vinculadas o dependientes que no sean archivos de oficina o gestión. El responsable del archivo prestará asistencia, atendiendo a las necesidades especiales de algunos colectivos. Los sistemas de información archivística garantizarán el uso de las lenguas cooficiales.
- Art. 24Solicitud de accesoLa solicitud se presenta por los medios de la Ley 30/1992 y la Ley 11/2007 y se dirige al responsable del archivo que custodia los documentos; habrá modelo normalizado, también en la sede electrónica. Debe indicar con claridad los documentos, la identidad del solicitante y una dirección. No hace falta motivarla, aunque los motivos expuestos se tendrán en cuenta. Se ofrecerán al público los instrumentos de descripción. A falta de previsión, resuelve el órgano del que dependa orgánicamente el archivo.
- Art. 25Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originalesLa zona de depósito de los archivos está reservada a personal autorizado. Quien acredite un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante puede pedir al responsable del archivo autorización de entrada; puede denegarse por necesidades de organización o por el carácter restringido de ciertos fondos, y fija las condiciones de entrada. Si existen reproducciones, se da acceso a ellas como norma general; a los originales solo cuando la investigación lo justifique y su estado de conservación lo permita, previa solicitud de autorización.
- Art. 26Acceso restringidoLos documentos son de libre acceso salvo limitaciones constitucionales o legales. Son de acceso restringido los clasificados como secretos oficiales, los que entrañen riesgo para la seguridad y defensa del Estado o la investigación de delitos o la tutela judicial, los reservados por ley y los que contengan datos personales del artículo 28. El responsable del archivo publicará, si es posible, la relación de documentos restringidos y puede restringir cautelarmente el acceso. Toda alteración se comunica a la Comisión Superior Calificadora.
- Art. 27Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por razones de seguridad y defensa del EstadoLos documentos clasificados conforme a la normativa de secretos oficiales están excluidos de la consulta pública y no puede autorizarse su acceso mientras no haya una decisión de desclasificación del órgano competente. Si la solicitud afecta a documentos con marcas de reserva o confidencialidad, el órgano competente para resolver la remite a su superior jerárquico o, según las normas de organización del Departamento o entidad, al órgano que declaró la reserva o confidencialidad, para que decidan.
- Art. 28Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por contener datos personalesLos datos personales propios se rigen por la normativa de protección de datos. Los que afecten a intimidad o seguridad, o especialmente protegidos, exigen consentimiento expreso y por escrito; son accesibles a los veinticinco años del fallecimiento (si no consta, certificación del Registro Civil) o, si se desconoce y el documento tiene más de cincuenta años, si se excluye razonablemente la lesión. Los meramente identificativos, si el titular ha fallecido o hay interés legítimo. Con disociación previa no hace falta consentimiento.
- Art. 29Tramitación y resoluciónLas resoluciones de acceso y consulta directa se notifican por escrito con indicación de recursos, órgano y plazo; si son estimatorias, indican forma y, en su caso, plazo de acceso; las denegatorias se motivan. Si el órgano no posee los documentos, remite de oficio la solicitud al que los posea, si se conoce, informando al solicitante. Si indicar la existencia del documento supone incurrir en una limitación, se desestima informando de ello. Son preferentes las solicitudes para ejercer derechos, y se inadmiten las abusivas por manifiestamente irrazonables o repetitivas.
- Art. 30Plazo para resolver y sentido del silencioLa resolución debe adoptarse y notificarse lo antes posible y, en todo caso, en el plazo máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente para tramitarla. En las solicitudes de acceso puede ampliarse por otro mes por el volumen, el emplazamiento o las dificultades de reproducción, informando al solicitante. El cómputo se interrumpe al requerir subsanación o documentos (en especial el consentimiento de los afectados) o si una norma exige autorización específica. Sin resolución expresa notificada, la solicitud de acceso se entiende estimada.
- Art. 31Obtención de copiasEstimar la solicitud de acceso o consulta da derecho a obtener copia, salvo que los documentos no sean de libre consulta, no sea posible copiarlos en un formato por falta de equipos o coste excesivo, o la reproducción vulnere derechos de propiedad intelectual. La resolución que concede el acceso indicará si cabe obtener copias y sus condiciones de uso. La expedición de certificaciones y copias y la transposición a otros formatos puede someterse al pago previo de las tasas y precios públicos legalmente establecidos.
- Art. 32Régimen de impugnacionesContra toda resolución, expresa o presunta, dictada en el procedimiento de acceso regulado en el Real Decreto, caben los recursos administrativos y contencioso-administrativos que procedan conforme a la legislación aplicable. El artículo no crea un recurso propio: remite al régimen general de impugnación.