Real Decreto 1708/2011, Sistema Español de Archivos y Sistema de Archivos de la AGE
Artículo 25. Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originales
En pocas palabras
La zona de depósito de los archivos está reservada a personal autorizado. Quien acredite un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante puede pedir al responsable del archivo autorización de entrada; puede denegarse por necesidades de organización o por el carácter restringido de ciertos fondos, y fija las condiciones de entrada. Si existen reproducciones, se da acceso a ellas como norma general; a los originales solo cuando la investigación lo justifique y su estado de conservación lo permita, previa solicitud de autorización.
Explicación sencilla
Protege los depósitos y los originales. La regla general es consultar reproducciones cuando existan; el original es la excepción, con dos condiciones acumuladas (que la investigación lo justifique y que su conservación lo permita) y previa solicitud.
Regla mnemotécnica
Si hay copia, copia; el original solo si lo justifica la investigación y lo permite su estado.
Trampa típica de examen
Pensar que basta con que la investigación lo justifique para acceder al original: además el estado de conservación debe permitirlo y hace falta solicitud de autorización.
Texto del artículo 25 del Real Decreto 1708/2011 (RDSEA)
1. La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a personal autorizado. Quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante podrán solicitar al responsable del archivo autorización de entrada para el examen de la documentación obrante. La autorización, que podrá denegarse en razón de las necesidades de organización de los servicios o de la garantía del carácter restringido de determinados fondos obrantes en los archivos, determinará las condiciones en que deba realizarse la entrada. 2. Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a éstas como norma general; en estos casos, sólo cuando la materia o circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se autorizará el acceso a los originales previa presentación de la correspondiente solicitud de autorización.
En qué tema del programa entra
- Auxiliar Administrativo del Estado · Tema 19Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.
- Administrativo del Estado · Tema 13Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.
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