Real Decreto 203/2021, Reglamento de actuación por medios electrónicos

Capítulo IDisposiciones generales

• Art. 13Actuación administrativa automatizadaLa tramitación electrónica de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras formas, de manera automatizada. En el ámbito estatal, la determinación de una actuación como automatizada se autoriza por resolución del titular del órgano administrativo competente por razón de la materia o del órgano ejecutivo competente del organismo o entidad, y se publica en la sede electrónica o sede asociada. La resolución expresa los recursos que procedan, el órgano y el plazo, y establece medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades y los intereses legítimos.
• Art. 14Régimen de subsanaciónSi el obligado a usar medios electrónicos no los utiliza, se le requiere subsanar en diez días; si no, se le tendrá por desistido o se le podrá declarar decaído en su derecho al trámite, previa resolución. Igual para las personas físicas no obligadas que hayan optado por la vía electrónica. En solicitudes de iniciación, la fecha de subsanación es la de presentación. Diez días también por incumplir formatos y estándares u otro defecto subsanable; este último plazo es ampliable hasta cinco días por dificultades especiales, salvo en procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva.

Capítulo IIDe la identificación y autenticación de las Administraciones Públicas y las personas interesadas

Capítulo IIIRegistros, comunicaciones y notificaciones electrónicas

Capítulo IDocumento administrativo electrónico y copias

• Art. 46Documento administrativo electrónicoDocumento administrativo electrónico es la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo. Si el órgano actuante debe facilitar al interesado un ejemplar, se podrá sustituir por la entrega de los datos necesarios para su acceso electrónico.
• Art. 47Requisitos de validez y eficacia de las copias auténticas de documentosTiene la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado original, o de otra copia auténtica, la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Las copias auténticas se expiden siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales.
• Art. 48Órganos competentes para la emisión de copias auténticas de documentos en el ámbito estatalEn el ámbito estatal expiden copias auténticas: los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales; los de custodia y archivo de documentos; los que hayan previsto sus normas de competencia; y las oficinas de asistencia en materia de registros, respecto de lo presentado por las personas interesadas. La expedición podrá hacerse mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado. Los titulares de esos órganos designan a los habilitados.
• Art. 49Emisión de copias de documentos aportados en papel por el interesadoCuando el interesado presenta en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, la Administración Pública la digitaliza y ese proceso genera una copia electrónica que tiene el mismo valor que la copia presentada en papel.
• Art. 50Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicosTodos los documentos administrativos electrónicos llevan asociada una de dos modalidades de referencia temporal: marca de tiempo (asignación electrónica de la fecha y, en su caso, la hora) o sello electrónico cualificado de tiempo (fecha y hora, con intervención de un prestador cualificado de servicios de confianza). Los sellos no cualificados se asimilan a todos los efectos a las marcas de tiempo. La marca de tiempo se usa cuando las normas reguladoras no establezcan el sello cualificado. Los prestadores de sellado de tiempo deben estar en la «Lista de confianza».
• Art. 51Configuración del expediente administrativo electrónicoEl foliado de los expedientes administrativos electrónicos se lleva a cabo mediante un índice electrónico autenticado, que garantiza la integridad del expediente y permite su recuperación siempre que sea preciso. Un mismo documento electrónico puede formar parte de distintos expedientes administrativos. El índice lo firma el titular del órgano que conforme el expediente para su tramitación, o bien puede ser sellado electrónicamente cuando el expediente se forme de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad.
• Art. 52Ejercicio del derecho de acceso al expediente electrónico y obtención de copias de los documentos electrónicosEl derecho de acceso al expediente electrónico de las personas interesadas que se relacionen electrónicamente con las Administraciones Públicas y, en su caso, a obtener copia total o parcial, se entiende satisfecho con su puesta a disposición en el Punto de Acceso General electrónico de la Administración competente o en la sede electrónica o sede asociada que corresponda. La Administración destinataria de la solicitud remite al interesado o a su representante la dirección electrónica o localizador y garantiza el acceso el tiempo que determine la política de gestión de documentos electrónicos.
• Art. 53Tiempo de conservación y destrucción de documentosLos documentos en papel que no puedan devolverse al interesado al presentarlos se conservan a su disposición seis meses una vez digitalizados; el mismo plazo rige para los presentados en formato electrónico dentro de un dispositivo, una vez incorporados al expediente. La Administración correspondiente puede fijar reglamentariamente un plazo mayor. Después, la destrucción se hace según las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano autonómico competente, y siempre que no tengan valor histórico, artístico u otro relevante ni un valor especial por su firma u otras expresiones.

Capítulo IIArchivo electrónico de documentos

• Art. 54Conservación de documentos electrónicosLas Administraciones Públicas y sus organismos públicos y entidades de derecho público deben conservar en soporte electrónico todos los documentos de un expediente y los de valor probatorio creados al margen de un procedimiento. Cada Administración regula los períodos mínimos de conservación. Si hay procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a los documentos, se conservan hasta que conste su terminación en las sucesivas instancias. La conservación comprende, como mínimo, identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.
• Art. 55Archivo electrónico únicoEl archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos y de otras agrupaciones documentales o de información, una vez finalizados los procedimientos o actuaciones. En el de la Administración General del Estado serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal, una vez finalizados los procedimientos y en los plazos que determine la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Capítulo IColaboración entre las Administraciones Públicas para la actuación administrativa por medios electrónicos

• Art. 56Relaciones interadministrativas e interorgánicas por medios electrónicosDe acuerdo con el artículo 3.2 de la Ley 40/2015, las Administraciones Públicas, en el ejercicio de sus competencias, están obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes. La misma obligación se aplica a las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las Administraciones públicas cuando actúen en el ejercicio de potestades administrativas.
• Art. 57Comunicaciones en la Administración General del EstadoLos órganos de la Administración General del Estado y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de esta deben utilizar medios electrónicos para comunicarse entre sí. Las comunicaciones se efectúan a través del Registro Electrónico General de la Administración General del Estado, del registro del organismo o entidad de que se trate o por cualquier otro medio electrónico que permita dejar constancia de su recepción. La obligación alcanza a las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes cuando ejerzan potestades administrativas.
• Art. 58Adhesión a sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadasLas Administraciones Públicas y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes pueden adherirse voluntariamente a las sedes electrónicas o sedes asociadas disponibles, de titularidad de la misma Administración o de otra Administración Pública. La adhesión se hace mediante la formalización del correspondiente instrumento de adhesión y sin que se constituya como sede electrónica asociada.
• Art. 59Adhesión a la Carpeta Ciudadana del sector público estatalLas Administraciones Públicas pueden integrar sus áreas personalizadas o carpetas ciudadanas, si las hubiere, o determinadas funcionalidades de las mismas, con la Carpeta Ciudadana prevista en el artículo 8 del Reglamento. Con ello el interesado puede acceder a sus contenidos o funcionalidades mediante procedimientos seguros que garanticen la integridad y confidencialidad de sus datos de carácter personal, independientemente de cuál haya sido su punto de acceso.
• Art. 60Sistema de interconexión de RegistrosLas aplicaciones o sistemas de información del Registro Electrónico General de cada Administración y del registro electrónico de cada organismo público o entidad de derecho público deben ser interoperables. Las interconexiones entre Registros se realizan a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), gestionado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital en colaboración con el Ministerio de Política Territorial y Función Pública. En la Administración General del Estado deben permitir además la interoperabilidad con los sistemas de gestión de expedientes.
• Art. 61Transmisiones de datosLas transmisiones de datos del artículo 155 de la Ley 40/2015 tienen la consideración de certificados administrativos. Si el interesado no aporta datos que ya obren en poder de las Administraciones, el órgano tramitador los incorpora si puede acceder a ellos electrónicamente; excepcionalmente, los solicita por otros medios y conserva la acreditación de lo que imposibilitó el acceso. Toda transmisión se efectúa a solicitud del órgano o entidad tramitadora, que identifica datos, titulares y finalidad. El cesionario responde del correcto acceso y de la utilización de los datos.
• Art. 62Plataformas de intermediación de datosLas plataformas de intermediación de datos dejan constancia de la fecha y hora de la transmisión y del procedimiento, trámite o actuación a que se refiere la consulta, y deben ser interoperables con la Plataforma de Intermediación de la Administración General del Estado y entre ellas. La adhesión exige garantizar las condiciones de seguridad exigidas por los cedentes. La Plataforma estatal la gestiona la Secretaría General de Administración Digital y es el punto de conexión con el sistema técnico del Reglamento (UE) n.º 2018/1724.
• Art. 63Remisión electrónica de expedientes administrativos en el ámbito de las Administraciones públicas mediante puesta a disposiciónCuando una Administración Pública solicita a otra un expediente electrónico, la remisión por esta, a través de un nodo de interoperabilidad, de la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente puesto a disposición equivale a la remisión del mismo. Se exige que se garantice la integridad del acceso durante el tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos y el cumplimiento de la normativa de interoperabilidad aplicable al tipo de expediente. El mismo procedimiento se puede utilizar dentro de una misma Administración Pública.

Capítulo IITransferencia y uso compartido de tecnologías entre Administraciones Públicas

• Art. 64Reutilización de sistemas y aplicaciones de las Administraciones PúblicasLas Administraciones Públicas ponen a disposición de la que lo solicite las aplicaciones de cuyos derechos de propiedad intelectual sean titulares, salvo que la información asociada sea objeto de especial protección por una norma; cedentes y cesionarias pueden acordar repercutir el coste. Mantienen directorios de aplicaciones, interoperables con el Directorio general de la Administración General del Estado, que deben consultar antes de adquirir, desarrollar o mantener una aplicación. La no reutilización de una solución disponible se justifica en términos de eficiencia.
• Art. 65Adhesión a las plataformas de la Administración General del EstadoLa adhesión a plataformas, registros o servicios electrónicos de la Administración General del Estado la realiza el órgano competente de cada Administración, que acepta en su integridad las condiciones de uso. Los modelos de adhesión se aprueban por Resolución de la Secretaría General de Administración Digital o, en su caso, del órgano competente de la plataforma. No cambia la titularidad de las actuaciones administrativas. Para comunidades autónomas y entidades locales es voluntaria, pero la no adhesión debe justificarse en términos de eficiencia.