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Orden de 1 de febrero de 1996, Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado

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Regla 1Ambito de aplicación
Regla 2Documentos contablesToda operación de gestión de gastos del Estado entra en el sistema de información contable con documentos contables electrónicos, ajustados a los modelos del Ministerio de Hacienda, que los Servicios gestores remiten con firma electrónica a la oficina de contabilidad del Departamento. Solo por circunstancias excepcionales, si lo determina la IGAE a propuesta del responsable de esa oficina, cabe el papel. La oficina no toma razón y los devuelve si falta documentación o requisitos, si falta la justificación de la sección 10.ª del capítulo II o si la información es incoherente con el sistema.
Regla 3Apertura del Presupuesto de GastosUna vez cargadas las estructuras presupuestarias en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad de cada departamento ministerial registra la apertura de su Presupuesto de Gastos, incorporando como créditos iniciales los autorizados en la Ley de Presupuestos Generales del Estado aprobada por las Cortes Generales.
Regla 4Prórroga del Presupuesto de GastosSi al empezar el ejercicio no hay Ley de Presupuestos, se prorrogan automáticamente los del año anterior. El prorrogado se carga por los créditos iniciales del ejercicio anterior menos los de servicios o programas que deban terminar en él, sin documento contable específico. Aprobado el nuevo presupuesto, se ajusta lo cargado: produce efectos desde el 1 de enero, sus créditos son créditos iniciales y a ellos se imputan los gastos de la prórroga; si estos superan los créditos aprobados, el Departamento propone imputar el exceso a los créditos cuya minoración menos trastorne el servicio público.
Regla 5Procedimiento generalAprobada una modificación de créditos por el órgano competente, debe comunicarse a la Dirección General de Presupuestos, que actualiza sus bases de datos y expide y autoriza los documentos MC (de modificación de créditos), que remite a la oficina de contabilidad del Departamento afectado.
Regla 5 bisModificaciones de crédito financiadas con cargo al Fondo de contingencia o mediante la minoración de otra aplicaciónSi la modificación de crédito se financia con el Fondo de contingencia de ejecución presupuestaria o minorando otra aplicación, antes de tramitar el expediente se retiene el importe en las aplicaciones que se van a minorar. Aprobada, se expiden dos documentos MC: uno positivo para las aplicaciones que aumentan y otro negativo para la del Fondo de contingencia o la que sufre la baja. En el MC negativo se consigna el número de registro contable de la retención de crédito previa.
Regla 6Transferencias de créditoAntes de tramitar un expediente de transferencia de crédito se retiene su importe en las aplicaciones que se van a minorar (regla 15). Aprobada la transferencia, se expiden dos documentos MC: positivo para las aplicaciones que reciben crédito y negativo para las que lo transfieren. En el MC negativo se consigna el número de registro contable de la retención previa.
Regla 7Adscripción de créditosLa adscripción de créditos consiste en afectar a un destino específico los créditos o dotaciones globales de los Presupuestos Generales del Estado. Se instrumenta mediante documentos MC de transferencias de crédito entre el concepto donde está autorizada la adscripción y el concepto, nuevo o ya existente, del Departamento al que se concede.
Regla 8AnulacionesLas anulaciones de las modificaciones de crédito se soportan en documentos análogos a los que originaron la operación anulada, pero de signo negativo, y siguen la misma tramitación que las reglas anteriores establecen para esa operación.
Regla 9Creación de aplicaciones presupuestariasSi, habiendo dotación en una o varias aplicaciones, se quieren imputar gastos a otras del mismo nivel de vinculación que no figuran en la contabilidad por carecer de dotación, el Servicio gestor pide a la oficina de contabilidad que cree la aplicación, sin transferencia de crédito. Debe dar cuenta a la oficina presupuestaria, y la solicitud puede sustituirse por una diligencia en el primer documento contable con cargo a la nueva aplicación.
Regla 10Desglose de aplicaciones presupuestarias y reasignación de créditosEl desglose permite a los servicios gestores ejecutar sus créditos con mayor desagregación que la del presupuesto aprobado, en cualquiera de las clasificaciones orgánica, funcional o económica, sin alterar la vinculación jurídica. Se hace con un documento «Desglose» remitido a la oficina de contabilidad, comunicándolo a la oficina presupuestaria. La «Reasignación» modifica créditos desglosados: repone crédito a la aplicación de origen o lo reasigna entre aplicaciones del mismo nivel de desglose; se hace con documento «Reasignación» y la misma comunicación.
Regla 11Delegación de competencias en los Servicios TerritorialesDelegada la gestión de gastos en la periferia, los centros gestores pueden distribuirles créditos. Para seguirlos en el sistema contable expiden un «Desglose» a la oficina de contabilidad del Departamento. Si no distribuyen o no usan el sistema, comunican la delegación a las oficinas de contabilidad de las delegaciones de Economía y Hacienda a través de la del Departamento. Aquellas registran retenciones para gastar y operaciones de ejecución; la del Departamento conserva las consultas y el registro de modificaciones, desgloses, retenciones para transferencia y no disponibilidades.
Regla 12Desconcentración de competencias en los Servicios TerritorialesCuando la gestión de gastos se desconcentra en los servicios periféricos del Ministerio, los centros gestores del gasto pueden hacer el seguimiento contable de esos créditos con el mismo procedimiento que la regla 11 prevé para la delegación de competencias.
Regla 13DelimitaciónLos créditos del Presupuesto de Gastos se consideran disponibles para el servicio gestor al que se asignan mientras no se realice alguna de las operaciones de cambio de situación de las reglas siguientes de la sección o se produzca la autorización de gastos de la regla 21.
Regla 14Retención de créditos para gastarAl iniciar un expediente de gasto, el Servicio Gestor pide certificar que hay crédito disponible (en los casos del capítulo III en que no es obligatorio, valora pedirlo) con un documento RC de retención de créditos para gastar, enviado a la oficina de contabilidad. Registrado, el crédito queda retenido y el sistema emite un certificado de existencia de crédito para el expediente. La IGAE puede autorizar por Resolución al Servicio Gestor a capturar él mismo los RC. Las anulaciones siguen la regla 18 y, si una norma lo establece, la oficina de contabilidad puede expedir el RC de oficio.
Regla 14 bisRetención de créditos para bajas por anulación y otras minoracionesAl iniciar un expediente de bajas por anulación u otras minoraciones se pide certificación de saldo disponible en la aplicación a minorar. La Oficina Presupuestaria del Departamento o, en su caso, la Dirección General de Presupuestos expide un RC «de retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones» a la Oficina de Contabilidad; registrado, el crédito queda retenido y el certificado va al órgano solicitante. La IGAE puede autorizar por Resolución a la Oficina Presupuestaria (o a la DGP si expide ella) a capturar y registrar estos RC. Las anulaciones siguen la regla 18.
Regla 15Retención de créditos para transferenciasAl iniciarse un expediente de transferencia se solicita certificación de saldo disponible en el crédito a minorar. La Oficina Presupuestaria del Departamento o, en su caso, la Dirección General de Presupuestos expide un RC de retención de créditos para transferencias a la oficina de contabilidad. Registrado, el crédito queda retenido y el certificado de existencia de crédito se remite al órgano solicitante para el expediente de modificación presupuestaria. La IGAE puede autorizar por Resolución la captura directa por la Oficina Presupuestaria (o la DGP). Las anulaciones siguen la regla 18.
Regla 16No disponibilidad de créditosSi el Gobierno acuerda la no disponibilidad de todo o parte de un crédito, la Dirección General de Presupuestos expide un RC de retención por no disponibilidad a la oficina presupuestaria, que comprueba si el crédito está desglosado: si no, lo envía directamente a la oficina de contabilidad; si sí, la registra en las aplicaciones afectadas con un nuevo RC que envía junto al original. La no disponibilidad no anula el crédito, pero sobre el saldo no disponible no pueden acordarse autorizaciones de gasto. Registrado el RC, el sistema emite certificaciones para los Servicios gestores afectados.
Regla 17Operaciones complementariasSi en la tramitación de las retenciones de las reglas anteriores hace falta una retención de crédito complementaria de otra anterior, se tramita igual que la retención a la que complementa y debe referenciarse a la retención inicial, según las normas de enlace de la regla 27.
Regla 18AnulacionesPara anular una retención de crédito, el órgano que la solicitó insta su anulación con un documento RC negativo enviado a la oficina de contabilidad. Si se debe a la renuncia a tramitar el gasto o la transferencia, el RC negativo se acompaña de la renuncia o desistimiento, si existen, o de una memoria justificativa, y del certificado de existencia de crédito expedido con la retención. El RC negativo se referencia a la retención que se anula, total o parcialmente (regla 27). Registrado, el sistema emite una certificación al órgano solicitante.
Regla 19Retenciones sobre el límite para gastos de ejercicios posterioresAl iniciar un gasto plurianual se pide certificar que la parte de ejercicios posteriores no supera los límites legales, salvo en los casos del capítulo III en que no es obligatorio. El Servicio Gestor expide un RC de ejercicios posteriores con el importe de cada ejercicio y lo envía a la oficina de contabilidad con el RC para gastar de la anualidad en curso. Registrado, se minoran los límites, las cuantías quedan reservadas y el sistema emite un certificado de suficiencia de límite de compromisos. La IGAE puede autorizar la captura directa. Complementarias y anulaciones: reglas 17 y 18.
Regla 19 bisRegistro de oficio de retenciones de crédito y retenciones sobre el límite para gastos de ejercicios posteriores en relación con determinadas operacionesEn expropiaciones forzosas, revisiones de precios y el 1 por 100 para el Patrimonio Histórico Español, el Servicio gestor envía de inmediato a la oficina de contabilidad los RC del ejercicio corriente y de ejercicios posteriores. Si no lo hace, la oficina le da treinta días para remitirlos o explicar cómo dará cobertura. Pasado el plazo, estima el importe y propone a la IGAE retenciones cautelares, preferentemente en el mismo capítulo y siempre en el mismo programa; la IGAE acuerda, oída la Subsecretaría, y la oficina registra de oficio los RC, sustituibles por otros de igual importe.
Regla 20DelimitaciónLa ejecución de los gastos presupuestarios se realiza en tres fases: autorización del gasto, compromiso del gasto y reconocimiento de la obligación. La ordenación y ejecución de los pagos de las obligaciones reconocidas se rigen por la Orden que regule los procedimientos para el pago de obligaciones de la Administración General del Estado.
Regla 21Autorización del gastoLa autorización es el acto por el que la autoridad competente aprueba la realización de un gasto, fijando su cuantía de forma cierta o, si no puede calcularse exactamente, de la forma más aproximada posible, y reservando para ello todo o parte del crédito. Aprobado el expediente, el Servicio gestor formula un documento A de ejercicio corriente y, en su caso, otro A de ejercicios posteriores con la distribución por anualidades. Si hubo retención previa, el A lo hace constar y referencia los RC (regla 27). Los A se remiten con sus justificantes a la oficina de contabilidad.
Regla 22Compromiso del gastoEl compromiso o disposición es el acto por el que la autoridad competente, tras los trámites legales, acuerda o concierta con un tercero la realización de obras, servicios, transferencias, subvenciones, etc., previamente autorizados. Comprometido el gasto, el Servicio gestor formula un documento D de ejercicio corriente y, en su caso, otro D de ejercicios posteriores con la distribución por anualidades. Los D se remiten con sus justificantes a la oficina de contabilidad.
Regla 23Reconocimiento de la obligaciónEl reconocimiento de la obligación es el acto por el que la autoridad competente acepta formalmente una deuda a favor de un tercero, por el «servicio hecho» o, en obligaciones no recíprocas, por el nacimiento de su derecho, previa acreditación documental. Salvo la excepción del punto 4, lleva implícita la propuesta de pago y se documenta con un OK. En operaciones específicas de la Deuda Pública cabe un documento O sin propuesta, que luego se formula con un documento K. Deben figurar las fechas del gasto y del acto, y no se mezclan en un documento gastos de fechas distintas.
Regla 24Fases mixtasAcumular en un único acto dos o más fases de ejecución del gasto produce los mismos efectos que acordarlas en actos separados. Si se acuerdan a la vez la autorización y el compromiso, se expide un documento mixto AD; si en un mismo acto se acumulan autorización, compromiso y reconocimiento de la obligación, un documento mixto ADOK.
Regla 25Transmisión de las propuestas de pagoContabilizadas las operaciones del día, las oficinas de contabilidad obtienen una relación provisional con todas las propuestas de pago incorporadas ese día. Se comprueba con los documentos contables originales y se dejan en suspenso las mal contabilizadas. Después se obtiene la relación definitiva, que, autorizada por el jefe de contabilidad, se transmite por medios informáticos a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. Las suspendidas siguen las normas de rectificación de errores.
Regla 26AnulacionesLas anulaciones de las operaciones indicadas en las reglas anteriores de la sección se soportan en documentos análogos a los de la operación, pero de signo negativo, que se expiden y tramitan igual que se indica en las reglas anteriores.
Regla 27Del enlace entre operacionesLas operaciones de un gasto deben estar interrelacionadas. Se dividen en operaciones de inicio (RC para gastos, o A, AD y ADOK sobre créditos disponibles) y de continuación (impulsan fases sucesivas o complementan otras). Las de continuación indican el número de registro contable de la operación a la que suceden o complementan: la autorización sobre créditos retenidos, el de la retención; el compromiso, el de la autorización; el reconocimiento, el del compromiso. Las complementarias, el de la complementada, y los documentos negativos, el de la operación anulada o minorada.
Regla 28Normas para la expedición de pagos a justificarCuando un Departamento ministerial apruebe sus normas reguladoras de la expedición de pagos a justificar, debe darles traslado a la oficina de contabilidad, que toma razón de los conceptos presupuestarios a los que se aplican y de los límites cuantitativos que les afectan.
Regla 29Contabilización de las propuestas de pago a justificarLas propuestas de pago a justificar se contabilizan con documento ADOK o, en su caso, OK, a favor de la Caja Pagadora que pagará a los acreedores finales, con la clave de tipo de pago a justificar. Se envían a la oficina de contabilidad, que antes de contabilizar comprueba: que esos créditos admiten pagos a justificar según las normas del Departamento; que el importe está dentro de sus límites; que la Caja ha justificado los libramientos anteriores o está en plazo; y que hay crédito suficiente en el presupuesto vigente.
Regla 30JustificaciónCuando una Caja Pagadora presenta la cuenta justificativa a su Unidad Central de Caja, esta lo comunica a la Oficina de Contabilidad expidiendo el documento «Control de Pagos a Justificar» de presentación de la cuenta; su registro imputa los pagos de la Caja a las cuentas de gasto o inversión. Aprobada la cuenta, la Unidad Central expide otro «Control de Pagos a Justificar» de aprobación. La Unidad Central une a la cuenta una certificación de la Oficina de Contabilidad de la toma de razón de la aprobación, para su remisión al Tribunal de Cuentas.
Regla 31Prórrogas de los plazos de justificaciónSi se autoriza una prórroga del plazo inicialmente fijado para justificar un pago a justificar, la Unidad Central de Caja expide el documento «Control de pagos a justificar» especificando la prórroga, y lo remite a la oficina de contabilidad junto con el acuerdo del Ministro o de quien este delegue.
Regla 32Requerimiento de la cuenta justificativaSi han transcurrido los plazos de presentación de la cuenta justificativa de un libramiento a justificar, y en su caso la prórroga, sin que la Intervención Delegada la haya recibido, la oficina de contabilidad lo pone de manifiesto en un informe a la Unidad Central de Caja del Departamento, para que esta requiera a la caja pagadora su presentación.
Regla 33Pagos a justificar para atender gastos de emergenciaLos fondos a justificar para gastos de emergencia pueden contabilizarse aunque no se cumplan los requisitos del punto 2 de la regla 29, siempre que el libramiento esté aprobado. La falta de cuenta justificativa no paraliza nunca nuevos libramientos a la misma caja, cualquiera que sea el tiempo transcurrido; pero la oficina de contabilidad informa trimestralmente a los Centros gestores de la situación deudora de las cajas que lleven más de seis meses sin presentar la cuenta.
Regla 33 bisActualización de los saldos de Tesorería por provisiones de fondos para pagos a justificarLa actualización a fin de ejercicio de los saldos de las cuentas restringidas de pagos por las variaciones debidas a los pagos a justificar se hace según el procedimiento de la regla 37 de la propia Instrucción.
Regla 34Establecimiento del sistema de anticipos de caja fija y distribución por cajas pagadorasCuando un Departamento ministerial establezca o modifique el anticipo de caja fija, o su distribución por cajas pagadoras, debe trasladar los acuerdos correspondientes a la oficina de contabilidad. Esos acuerdos van acompañados del documento Adopción/Distribución de anticipos de caja fija.
Regla 35Situación de los fondos del anticipo de caja fijaLas entregas de fondos a los cajeros pagadores para constituir o aumentar el anticipo de caja fija se tramitan según las normas de desarrollo del Real Decreto 725/1989 y la Orden sobre procedimientos de pago de la AGE. Los Servicios gestores piden la ordenación y realización de esos pagos con propuestas de pago no presupuestarias, que remiten a su oficina de contabilidad para su registro. Se aplican al concepto contable que determine la Intervención General de la Administración del Estado.
Regla 35 bisLímites a los cajeros pagadores por aplicaciones presupuestariasAl inicio del ejercicio contable, los Departamentos ministeriales pueden fijar para cada cajero pagador límites de gasto por aplicación presupuestaria, mediante el documento contable RC-110 del presupuesto del cajero de ACF, con los importes máximos por aplicación. El Sistema de Información Contable controla esos gastos al nivel de vinculación que corresponda. Para las retenciones sobre el presupuesto del cajero necesarias en las reposiciones de fondos se expide un RC de «Retención sobre el presupuesto del cajero de ACF».
Regla 36Reposiciones de fondos de anticipos de caja fijaLa aplicación al presupuesto de los gastos pagados con el anticipo de caja fija y la propuesta de reposición de fondos al cajero pagador se contabilizan con un documento ADOK. Este se acompaña a la cuenta justificativa y se expide con cargo a las mismas aplicaciones y por los mismos importes que figuran en esa cuenta.
Regla 37Actualización de los saldos de Tesorería por provisiones de fondos a fin de ejercicioPara actualizar los saldos de Tesorería, los Departamentos con servicios en el exterior remiten a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, antes del 20 de enero, la situación a 31 de diciembre de sus cuentas «Tesoro Público. Provisión de Fondos» abiertas en el exterior. Con ella y con la de las cuentas de esa agrupación abiertas en España, la Dirección General envía a su Oficina de Contabilidad, antes del 1 de febrero, la información para actualizar la cuenta 575.
Regla 38Concesión de los anticipos de TesoreríaCuando el Gobierno aprueba la concesión de un anticipo de Tesorería, la Dirección General de Presupuestos expide un documento I, de concesión de anticipo de Tesorería, que se envía a la oficina de contabilidad del Departamento ministerial correspondiente.
Regla 39Ejecución de gastos con cargo a anticipos de TesoreríaLos gastos que se realicen con cargo a un anticipo de Tesorería se tramitan igual que el resto de gastos: conforme a las reglas generales de la sección 1.ª del capítulo II de la Instrucción. La regla no establece ninguna especialidad propia para esta tramitación.
Regla 40Cancelación de los anticipos de TesoreríaAprobado el crédito extraordinario o suplemento que motivó el anticipo de Tesorería, se cancelan las operaciones hechas con el anticipo y se aplican al presupuesto corriente. La oficina de contabilidad, tras contabilizar el MC, expide de oficio un RC por lo gastado del anticipo y lo comunica al Servicio gestor, que expide los documentos de cancelación (negativos) y los de aplicación al presupuesto (positivos). La oficina registra primero los negativos y, validados, los positivos. Si el crédito no se aprueba, se cancela con los créditos del Departamento cuya minoración menos trastorne.
Regla 41DelimitaciónLa tramitación de los expedientes de gasto puede iniciarse en un ejercicio anterior a aquel en el que vaya a comenzar su ejecución, siguiendo el procedimiento que regula la sección de tramitación anticipada de expedientes de gasto.
Regla 42Tramitación anticipada de expedientes de contrataciónLos contratos pueden llegar a adjudicarse y formalizarse aunque su ejecución empiece el ejercicio siguiente. El pliego los somete a la condición suspensiva de existencia de crédito adecuado y suficiente; el expediente lleva el certificado de límites, obtenido del SIC tras registrar un RC de «tramitación anticipada». Autorizado el gasto, documento A; si se adjudica y formaliza en el ejercicio, D; si se acumulan, AD. Al comienzo de cada ejercicio el SIC controla el crédito de la anualidad corriente y los límites de las siguientes.
Regla 43Tramitación anticipada de expedientes de subvenciones y de otros gastosEn la tramitación anticipada de subvenciones y de otros gastos distintos de los contratos se respeta lo que diga la normativa específica de cada tipo de gasto sobre el trámite hasta el que se puede llegar y el número de anualidades, siguiendo el procedimiento de la regla anterior. Si esa normativa no lo regula, se puede llegar como máximo hasta el momento inmediatamente anterior al compromiso de gasto.
Regla 44DelimitaciónProyecto de gasto es cualquier unidad de gasto presupuestario definida por metas u objetivos perfectamente identificables, que puede ejecutarse con créditos de una o varias aplicaciones presupuestarias y extenderse a más de un ejercicio. Su seguimiento contable se hace en el subsistema de proyectos de gasto del sistema de información, según esta sección y las instrucciones de desarrollo que dicte la Intervención General de la Administración del Estado.
Regla 45Estructura de la información relativa a proyectos de gastoLa información de proyectos de gasto se estructura en cuatro niveles: superproyecto (agrega varios proyectos con un mismo objetivo o conjunto de objetivos), proyecto (unidad de gasto definida en la regla anterior), expediente (unidad básica de gestión presupuestaria, por la que se ejecuta cada proyecto) y subexpediente o contrato (máximo detalle de cada compromiso de gasto de un expediente). La IGAE fija su codificación.
Regla 46Proyectos de gasto que han de ser objeto de seguimientoEl subsistema de proyectos de gasto sigue todos los gastos que se realicen con cargo a los créditos del capítulo 6, «Inversiones reales», según la distribución en superproyectos y proyectos del «Anexo de inversiones reales y programación plurianual» que acompaña cada año a los Presupuestos Generales del Estado. Los servicios gestores pueden seguir también otros gastos por esta vía, definiendo superproyectos y proyectos según sus objetivos y necesidades.
Regla 47Procedimiento de alta de los proyectos de gastoAbierto el Presupuesto de Gastos, las oficinas de contabilidad dan de alta los proyectos de gasto. Los de los capítulos 1, 2, 4 y 7 se crean en el sistema según los definan y comuniquen los Servicios gestores; los del capítulo 6, incorporando los datos del «Anexo de inversiones reales y programación plurianual». Los nuevos proyectos nacidos de modificaciones presupuestarias se dan de alta con los datos de los gestores. Si un proyecto se ejecuta con créditos distintos de los del capítulo 6, antes del alta se desglosan las aplicaciones (regla 10).
Regla 48Modificaciones de los créditos asignados a proyectos de gastoCuando una modificación presupuestaria afecte a créditos con cargo a los que se ejecutan proyectos de gasto, una vez registrada en el sistema se distribuye su importe entre los proyectos afectados, con la información que faciliten sus Servicios gestores. Se hace igual cuando durante el ejercicio deba cambiarse la asignación a proyectos de los créditos de una aplicación presupuestaria.
Regla 49Alta de expedientes de gastoAntes de incorporar al sistema la primera operación de un proyecto de gasto, debe darse de alta el expediente que se vaya a tramitar, con la información que facilite el Servicio gestor que ejecute el proyecto. En transferencias y subvenciones (capítulos 4 y 7), los expedientes se establecen según la convocatoria y se identifican por ella y su fecha de publicación en el BOE; si no hay convocatoria, por la norma que lo permita y su fecha de publicación en el BOE.
Regla 50Ejecución de los proyectos de gastoEn los documentos contables de operaciones que afectan a proyectos de gasto, el expediente se identifica con el código del nivel expediente en retenciones de crédito y autorizaciones de gasto, y con el del nivel subexpediente o contrato en compromisos de gasto y reconocimiento de obligaciones. Además, al módulo de proyectos se incorpora la información específica que fije la IGAE, que tipifica los expedientes y decide qué datos se registran, suministrados por los Servicios gestores.
Regla 51DelimitaciónSe establece un periodo de cierre de la contabilidad económico-patrimonial de cada ejercicio, regulado en las reglas siguientes de la sección. En él se registran como transacciones del ejercicio que se cierra las que se hayan devengado en él y que a 31 de diciembre no hubieran sido contabilizadas.
Regla 52Operaciones devengadas que deben quedar imputadas en la cuenta 413, “Acreedores por operaciones devengadas”Lo devengado y no reconocido en un ejercicio se registra mediante OK o ADOK que los Servicios gestores remiten hasta el 30 de abril del siguiente; en la contabilidad económico-patrimonial del ejercicio anterior se usa la cuenta 413. Además, los gestores informan a la Intervención Delegada, hasta el 15 de febrero, de lo devengado y no contabilizado a 31 de diciembre; el órgano de control envía su informe definitivo hasta el 30 de abril y la oficina de contabilidad registra el documento «Operaciones devengadas» hasta el 15 de mayo, con fecha 31 de diciembre.
Regla 53Otras operaciones de fin de ejercicioLa Secretaría General Técnica de cada Ministerio remite a la Intervención Delegada, antes del 15 de febrero, una memoria con los casos que puedan dar lugar a provisiones (litigios, responsabilidad patrimonial, obligaciones, intereses de demora) que superen 5.000.000 de euros por caso o materia, salvo que la Intervención Delegada comunique un umbral inferior. Valora el desembolso como probable (más del 50 %), posible (más del 10 % y menos del 50 %) o remoto (menos del 10 %). La Intervención Delegada expide, si procede, documentos «soporte de asientos directos».
Regla 54Cierre del presupuesto y anulación de remanentes de créditoEl último día del ejercicio se cierra el presupuesto: se anulan los saldos de compromisos y autorizaciones y se ponen de manifiesto los remanentes de crédito, que también se anulan. Se anulan igualmente, en los gastos plurianuales, las autorizaciones de ejercicios posteriores pendientes de comprometer y las retenciones de ejercicios posteriores pendientes de autorizar. Lo hace la Oficina de Contabilidad sin expedir documento contable alguno.
Regla 55Aplicación al nuevo presupuesto de los compromisos de gasto y otras operacionesCerrado un presupuesto y abierto el siguiente, se imputan a este, por orden: 1.º anualidades de compromisos plurianuales de años anteriores; 2.º ciertas retenciones pendientes de anular; 3.º compromisos pendientes de obligación contraídos con tercero identificado y ajeno a la AGE; 4.º autorizaciones del Mecanismo de Recuperación y REACT-UE; 5.º, 6.º y 9.º tramitación anticipada; 7.º y 8.º ciertas retenciones de expropiaciones y otros supuestos legales. Si falta crédito, el gestor tiene treinta días para decir qué hacer.
Regla 56Actualización de la codificaciónSi al empezar el nuevo ejercicio han cambiado los códigos de las clasificaciones orgánica, funcional o económica del presupuesto de gastos respecto al anterior, la oficina de contabilidad actualiza según las nuevas codificaciones los compromisos de gasto a imputar al ejercicio corriente y los imputados a ejercicios posteriores.
Regla 57Prescripción de obligaciones reconocidas pendientes de proponer el pagoSi una obligación reconocida cuyo pago no se ha propuesto supera el plazo legal de prescripción, el Jefe de la oficina de contabilidad inicia el expediente de prescripción, que resuelve el responsable del Servicio gestor que autorizó el reconocimiento de la obligación. Aprobado el expediente, el Servicio gestor expide el documento PR de prescripción de obligaciones y lo remite a la oficina de contabilidad con la resolución aprobatoria.
Regla 58Prescripción de órdenes de pagoSi una orden de pago supera el plazo legal de prescripción, el Jefe de Contabilidad de la caja pagadora inicia el expediente, que resuelve el Director general del Tesoro y Política Financiera o el Delegado provincial de Economía y Hacienda, según la caja pagadora en que esté situada la orden. Aprobado, el órgano que lo aprobó expide el documento PR y lo remite a su oficina de contabilidad con la resolución.
Regla 59Cesiones de créditos frente a la AdministraciónEl contratista que ceda sus créditos frente a la Administración lo notifica al Servicio gestor del gasto, con la documentación que acredite que la cesión es conforme a derecho, por factura electrónica, procedimiento electrónico o registro. Se inscribe en el Registro de cesiones de crédito de la AGE, integrado en el SIC, que le asigna un número. Con el dictamen favorable del Servicio Jurídico, el gestor expide el OK con ese número, cedente y cesionario, y la oficina de contabilidad certifica la toma de razón. En certificaciones anticipadas se usa un documento CA.
Regla 59 bisCuentas para el pago de nóminas y otros pagos en firmeLa Dirección General del Tesoro y Política Financiera, con la información de la situación a 31 de diciembre de las cuentas corrientes de la AGE para el pago de nóminas y para otros pagos en firme, remite a su Oficina de Contabilidad, antes del 1 de febrero de cada año, los datos para actualizar a fin de ejercicio las cuentas 5761, «Cuenta para el pago de nóminas», y 5762, «Cuenta para otros pagos en firme».
Regla 60Rectificación de erroresLa rectificación de errores en la contabilización de operaciones de ejecución del Presupuesto de Gastos del Estado la inicia la oficina contable a la que corresponda registrar la operación afectada. Si otra oficina de las que intervienen en la ejecución del gasto detecta el error, debe ponerlo en su conocimiento. La IGAE desarrolla los procedimientos de rectificación según el tipo de error.
Regla 61DelimitaciónToda operación de gestión de créditos o de ejecución del gasto registrada en el SIC debe acreditarse con un justificante electrónico; los que acompañan a los documentos contables electrónicos han de ser electrónicos. Si el original está en papel, se obtiene una copia auténtica electrónica (artículo 27 de la Ley 39/2015), firmada en formato ETSI TS 101 903 (XAdES). Los actos de gestión pueden soportarse en el propio documento contable electrónico si reúne los requisitos de eficacia: vale entonces como justificante y como documento contable.
Regla 62Justificantes que han de acompañar a los documentos contables de gestión de créditos y ejecución de gastoJustificantes por documento: apertura del presupuesto, la Ley de PGE publicada en el BOE, sin documento contable; MC, la resolución de la modificación (créditos extraordinarios y suplementos: referencia a la ley y su fecha en el BOE); RC positivos, ninguno; RC negativos, renuncia o memoria y certificado de existencia de crédito, o acuerdo de aprobación del gasto con memoria; A, el acuerdo que aprueba el gasto; D, la resolución, acuerdo o contrato; OK, la acreditación de la prestación o del derecho del acreedor; mixtos, los de todas sus fases; PR, el acuerdo de prescripción.
Regla 63Justificantes que han de acompañar a los documentos contables relativos a anticipos de TesoreríaAl documento I que registra el anticipo de Tesorería se une el acuerdo aprobatorio del Consejo de Ministros. Las operaciones A, D y OK y sus mixtas se justifican igual que en el presupuesto corriente. Los documentos negativos I, A, D y OK de cancelación bastan con la referencia a la Ley de crédito extraordinario o suplemento y su fecha en el BOE; si las Cortes no la aprueban, se justifican con el acuerdo que determine los créditos para cancelar. Los A, D y OK de aplicación al presupuesto se justifican con la referencia a su contabilización con cargo al anticipo.
Regla 64Del registro y archivo de los documentos contables y sus justificantesRegistrado cada documento contable electrónico, el sistema genera y envía a los servicios gestores un justificante electrónico sellado de la toma de razón (importe, número y fecha). Las oficinas de contabilidad conservan electrónicamente en el SIC justificantes y documentos; en nóminas y clases pasivas, los resúmenes de nómina; en reposiciones de caja fija y cuentas de pagos a justificar, solo la cuenta justificativa; los pagos masivos no se archivan. Los gestores también los conservan, a disposición del Tribunal de Cuentas y de la IGAE.
Regla 65DelimitaciónLa sección de gastos de personal regula la tramitación de los gastos del capítulo primero del Presupuesto de Gastos y de los gastos del personal que hayan de aplicarse al capítulo sexto (Inversiones) para ejecutar obras o servicios determinados. Distingue cuatro tipos: retribuciones del personal en activo de la AGE, cuotas sociales a cargo de la AGE, prestaciones sociales y gastos sociales del personal.
Regla 66Retribuciones del personal en activo al servicio de la Administración General del EstadoLas retribuciones del personal en activo de la Administración General del Estado se pagan, en todos los casos, mediante nóminas formuladas por los habilitados. Cada nómina incluye a todos los empleados públicos en activo del Departamento, Organismo o Servicio con derecho a cobro. Para tramitar los compromisos se distingue el personal pagado con cargo al capítulo primero y el personal laboral eventual pagado con cargo al capítulo sexto.
Regla 67Tramitación de los compromisos de gasto de las retribuciones de personal que se deben aplicar al capítulo primero del Presupuesto de GastosPara las retribuciones fijas y periódicas, el Servicio gestor formula al inicio del ejercicio un AD por lo previsto para el año, estimable con la nómina de enero. Si la estimación falla se expiden AD positivos o negativos, y la revisión es obligatoria cuando entra en vigor un nuevo convenio colectivo. Para retribuciones variables, el AD se expide tras el acuerdo de distribución (o con el del año anterior, y luego un AD complementario). Para contratar personal laboral, RC previo y, formalizados los contratos, AD complementario.
Regla 68Tramitación de los compromisos de gasto de las retribuciones de personal laboral eventual que se deben aplicar al capítulo sexto del Presupuesto de GastosLos gastos de personal laboral eventual se aplican al capítulo de inversiones solo si se trata de contratados para obra o servicio determinado y, con la debida autorización, no hay crédito adecuado y suficiente en el capítulo primero. Al tramitar la contratación, el Servicio gestor expide RC (corriente y, en su caso, posteriores) y recibe los certificados; formalizados los contratos, expide un AD por el importe total. Los cambios de calendario se ajustan con AD positivos o negativos.
Regla 69Tramitación para el pago de las retribuciones del personal en activoLos habilitados o cajeros pagadores confeccionan las nóminas de haberes, que aprueba el órgano competente del Servicio gestor. Presentan los OK (o ADOK si no hubo compromiso previo) con los «Resúmenes de nómina» antes del día 7 de cada mes. El pago debe hacerse al menos cinco días antes del vencimiento; si en las Delegaciones Provinciales no llegan a tiempo las órdenes de pago, el Delegado puede ordenar pagos no presupuestarios por el importe líquido, que se cancelan después en formalización.
Regla 70Cuotas sociales a cargo de la Administración General del EstadoAl inicio del ejercicio, el Servicio gestor expide un AD justificado por lo que prevea gastar en aportaciones a la Seguridad Social, previsión y otras cuotas sociales a cargo de la AGE. La estimación puede partir de las obligaciones de diciembre del ejercicio anterior y se corrige con AD positivos o negativos. Por razones justificadas cabe un ADOK por expediente. El OK o ADOK de Seguridad Social se expide a favor de las Habilitaciones o Pagadurías; el de otras cuotas, a favor del ente que las gestione.
Regla 71Prestaciones sociales (Clases Pasivas)Al inicio del ejercicio, la Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas formula un AD por el importe total de la dotación de la Sección 07 «Clases Pasivas». Si se autorizan ampliaciones de crédito por nuevas prestaciones no previstas, se expide un nuevo AD referenciado con el número de registro contable del AD inicial. Cuando la autoridad competente lo considere oportuno, puede expedirse un ADOK por cada nómina que se apruebe.
Regla 72Tramitación para el pago de las prestaciones de Clases Pasivas del EstadoEl reconocimiento de las obligaciones de Clases Pasivas exige confeccionar nóminas de perceptores. Su tramitación y pago pueden hacerse en régimen centralizado o descentralizado según el domicilio de los perceptores. Los órganos gestores distintos de la Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas y de las Unidades de Clases Pasivas de las Delegaciones Provinciales que gestionen prestaciones de la Sección 07 tramitan sus documentos a través de la Intervención Delegada en esa Dirección General.
Regla 73Pagos de Clases Pasivas en régimen centralizadoSe pagan de forma centralizada, a través de la Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas, las prestaciones de perceptores domiciliados en Madrid o residentes en el extranjero que elijan cobrar allí. Si la nómina se anticipa de forma no presupuestaria, la fiscaliza la Intervención Delegada en esa Dirección General y, aprobada, se envía a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera para anticipar los líquidos; después se expiden OK o ADOK en formalización. Si no hay anticipo, nómina y OK o ADOK van juntos a la Intervención Delegada.
Regla 74Pagos de Clases Pasivas en régimen descentralizadoLos perceptores que residen fuera de Madrid, o que desde el extranjero eligen cobrar en otra provincia, cobran de forma descentralizada a través de las Unidades de Clases Pasivas de las Delegaciones Provinciales. En nóminas anticipadas, las Cajas de las Delegaciones expiden propuestas de pago no presupuestarias y luego se formulan OK o ADOK en formalización. En las demás, nómina y documentos van a la Intervención Territorial, que los registra en el SICOP; si las órdenes de pago no llegan al menos cinco días antes del vencimiento, el Delegado puede ordenar pagos no presupuestarios.
Regla 75Gastos sociales del personalEl Servicio gestor expide un AD por el importe que resulte del convenio colectivo aplicable y, en su caso, de los acuerdos de distribución de estos gastos. Si los gastos sociales exigen contratar con terceros, se sigue el procedimiento de las reglas 77 y 78. Para pagarlos, el Servicio gestor confecciona documentos OK, o ADOK si no hay AD registrado previamente, y los remite con sus justificantes a la oficina de contabilidad.
Regla 76DelimitaciónLa sección 2.ª regula la tramitación de los gastos con cargo a los capítulos segundo y sexto del Presupuesto de Gastos del Estado. Solo para describir el procedimiento distingue cuatro tipos: gastos contractuales (de contratos administrativos o privados de la Administración), de expropiaciones, de material no inventariable y otros gastos ordinarios, e indemnizaciones por razón de servicio.
Regla 77Compromisos de gasto derivados de los contratosAl iniciar un expediente de contratación, el Servicio gestor expide RC (corriente y posteriores); la oficina de contabilidad los registra y emite los certificados. En arrendamientos de inmuebles no se exige el RC de ejercicios posteriores, pero formalizado el contrato hay que formular AD de posteriores y de corriente. Aprobado el expediente se expide un A, y al formalizar el contrato un D. Las modificaciones, reajustes, revisiones y liquidaciones exigen RC y luego AD positivos o negativos; la cesión, D negativos al cedente y positivos al cesionario; la resolución, AD y RC negativos.
Regla 78Procedimiento para el reconocimiento de la obligación en relación con los contratosAntes de reconocer la obligación, el contratista debe justificar el cumplimiento de la prestación o la procedencia del abono a cuenta; aprobado el reconocimiento, el Servicio gestor expide un OK. Si una certificación de obra excede la anualidad en curso, el OK se demora al ejercicio que la financia y la toma de razón se hace con el documento CA de «Certificaciones anticipadas». En arrendamientos y otros contratos patrimoniales pagados a justificar, el OK lleva como interesado al tercero y como cesionario al habilitado o agente mediador.
Regla 78 bisInformación adicional en el reconocimiento de obligaciones relativas a operaciones que deban tener incidencia en CIBIEn las operaciones de gestión patrimonial con incidencia en el Sistema de información sobre el Inventario General de Bienes Inmuebles (CIBI), los documentos contables que incluyan la fase «O» de reconocimiento de la obligación deben acompañarse del documento «IB» previsto en la Orden de 12 de diciembre de 1991 y en la Resolución de la IGAE de 28 de octubre de 1992.
Regla 78 terProcedimiento para la tramitación de los gastos derivados de contratos centralizadosLos gastos de contratos centralizados financiados con la sección 31 siguen las reglas 77 y 78 con especialidades. Los documentos de aprobación y compromiso los expide la Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación, con desglose por órgano ejecutor o, si no se dispone de él, sin desglosar y luego sustituidos por otros desglosados. En los Ministerios, cada oficina registra sus facturas y el Servicio gestor expide el OK; en los Organismos, las facturas las registra la oficina del Ministerio de Hacienda, a la que el Servicio gestor remite el OK.
Regla 78 quáterProcedimiento para la tramitación de las operaciones con incidencia en el Inventario SorollaLos elementos de inmovilizado no financiero que no deban ir al CIBI se dan de alta en el inventario Sorolla por la unidad de inventario. Los documentos con fase «O» de operaciones con incidencia en Sorolla, y los de «Control de pagos a justificar» de la cuenta justificativa, deben llevar el campo NCIS cuando incluyan aplicaciones del capítulo VI que no deban integrarse en el CIBI y, en los de fase «O», no tengan como clave de tipo de pago la de «pago a justificar». Si falta el campo o el importe del certificado no coincide con el del documento, este se devuelve al Servicio gestor. El SIC genera el asiento según las tres categorías del certificado. La unidad de inventario mantiene actualizado el inventario.
Regla 79Tramitación de los gastos de expropiacionesAl iniciar un expediente de expropiación forzosa, el Servicio gestor expide un RC de ejercicio corriente; la oficina de contabilidad lo registra y emite el certificado de existencia de crédito para el expediente. Aprobado el expediente, el Servicio gestor tramita un pago a justificar mediante un ADOK, para pagar o depositar lo que corresponda a los expropiados como requisito previo al acta de ocupación.
Regla 80Tramitación de los gastos correspondientes a indemnizaciones por razón de servicioComo regla general, los anticipos a los titulares de comisiones de servicio se hacen con fondos del anticipo de caja fija o con fondos a justificar, según las secciones 3.ª y 2.ª del capítulo II. Si las indemnizaciones no se tramitan así, aprobado el expediente (con certificado de existencia de crédito previo), el Servicio gestor expide un AD que remite con el acuerdo a la oficina de contabilidad; recibidos los justificantes, se reconoce la obligación con un OK.
Regla 81Delimitación
Regla 82SubvencionesSon subvenciones con cargo al Presupuesto de Gastos del Estado las entregas dinerarias de los centros gestores a personas o entidades, públicas o privadas, afectadas a una finalidad específica y sin contrapartida directa de los beneficiarios. Las reglas siguientes tratan las nominativas, las paccionadas, las no nominativas (con o sin convocatoria previa periódica) y las gestionadas por Comunidades Autónomas.
Regla 83Tramitación de las subvenciones nominativasSon subvenciones nominativas las que aparecen con tal carácter en las Leyes de Presupuestos Generales del Estado o en las disposiciones en virtud de las cuales hayan de otorgarse. El Servicio gestor puede expedir un RC para obtener el certificado de existencia de crédito. Dictado el acuerdo de concesión por el órgano competente, formula un AD o un ADOK; si fue AD, al vencimiento de las obligaciones se expiden los OK.
Regla 84Tramitación de las subvenciones paccionadasSon paccionadas las subvenciones derivadas de contratos-programa, convenios de colaboración y otros pactos entre la AGE y otras entidades. El Servicio gestor expide RC (corriente y, en su caso, posteriores) y obtiene los certificados; aprobado el expediente, un A con el acuerdo aprobatorio; formalizado el pacto, un D con el acuerdo de concesión, y, cumplidas las condiciones, un OK con el expediente de reconocimiento aprobado.
Regla 85Tramitación de subvenciones no nominativas sin convocatoria previa de carácter periódicoSon las subvenciones que se conceden de forma continuada según las solicitudes recibidas que cumplan los requisitos; la autoridad aprueba antes sus bases reguladoras. Durante la tramitación, el Servicio gestor expide RC y obtiene certificados. Si las bases exigen justificar la actividad al solicitar o antes de la concesión, acordada esta se expide un ADOK. Si la justificación es posterior, se expide un AD (corriente y, en su caso, posteriores) y, cumplidas las condiciones, un OK.
Regla 86Tramitación de subvenciones no nominativas con convocatoria previa de carácter periódicoSon las subvenciones con convocatoria previa que fija un plazo de solicitudes y un procedimiento de selección; la autoridad aprueba antes sus bases reguladoras. El Servicio gestor expide RC y obtiene certificados; aprobado el expediente de gasto, aprobación previa a la publicación de la convocatoria en el BOE, expide un A; al aprobar la concesión, un D, y, cumplidas las condiciones o llegado el momento previsto, un OK.
Regla 87Tramitación de las subvenciones gestionadas por Comunidades Autónomas (artículo 153 del TRLGP)En las subvenciones gestionadas por Comunidades Autónomas, una vez aprobadas la distribución de los créditos y la propuesta de gasto correspondiente, el Servicio gestor formula el documento AD. Los documentos OK se formulan con la periodicidad que establece el artículo 153 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria.
Regla 88TransferenciasSon transferencias con cargo al Presupuesto de Gastos del Estado las entregas dinerarias no condicionadas de los centros gestores a personas o entidades públicas o privadas, sin contrapartida directa de los beneficiarios. En particular, incluyen las indemnizaciones tramitadas por la Administración General del Estado que no sean por razón de servicio.
Regla 89Tramitación de las transferencias nominativasLas transferencias consignadas nominativamente en la Ley de Presupuestos Generales del Estado no tienen un procedimiento propio en esta regla: se tramitan según el procedimiento indicado en la regla 83, a la que la regla se limita a remitir.
Regla 90Tramitación de las otras transferenciasEn las transferencias no nominativas, durante la tramitación el Servicio gestor expide un RC de ejercicio corriente y, en su caso, de ejercicios posteriores, y obtiene los certificados para el expediente. Aprobada la propuesta de gasto, expide un AD; dictado el acto de reconocimiento de la obligación, se formula un OK. Todos se remiten a la oficina de contabilidad.