Regla 78 quáter. Procedimiento para la tramitación de las operaciones con incidencia en el Inventario Sorolla

1. La adquisición, producción o recepción por cualquier otra causa de elementos patrimoniales que cumplan las características del inmovilizado no financiero de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública, deberán darse de alta en el módulo de gestión de inventario de la aplicación Sorolla (en adelante, inventario Sorolla), por la unidad de inventario, siempre que, por las características de los elementos patrimoniales a inventariar, no deban ser dados de alta en el inventario CIBI. 2. En las operaciones de gestión patrimonial que deban tener incidencia en el inventario Sorolla, que supongan la expedición de documentos contables que incluyan la fase “O” de reconocimiento de la obligación deberá cumplimentarse obligatoriamente el campo “Número de certificado de inventario Sorolla (NCIS)” que se corresponderá con el número identificativo del certificado generado en el inventario Sorolla que garantice la incorporación al mismo de los elementos cuya obligación se está reconociendo. Asimismo, en los documentos contables de “Control de pagos a justificar” expedidos para la presentación de la cuenta justificativa deberá cumplimentarse el citado campo NCIS, a que se refiere el párrafo anterior. El campo sólo deberá cumplimentarse en los documentos contables referidos en los dos párrafos anteriores cuando incluyan aplicaciones presupuestarias del capítulo VI, “Inversiones reales”, del presupuesto de gastos, que no deban integrarse en el inventario CIBI y que, en el caso de aquellos documentos que contengan la fase “O” de reconocimiento de la obligación, además no tengan como clave de tipo de pago la de “pago a justificar”. A tal fin, con carácter previo a la expedición de los documentos contables anteriores, la unidad tramitadora del expediente de gasto solicitará el certificado mediante acceso a la aplicación de inventario Sorolla, proporcionando la identificación del expediente de gasto y de las facturas incluidas en él. La aplicación de inventario Sorolla generará el certificado automáticamente, siempre que los justificantes hayan sido previamente asignados al inventario, y le asignará el NCIS correspondiente. De no cumplimentarse en el documento contable que corresponda el mencionado campo, el documento contable será devuelto al Servicio gestor de acuerdo con lo previsto en la regla 2 de esta Instrucción. Igualmente se devolverá el documento contable si el importe total del certificado al que corresponde el NCIS cumplimentado en el mismo no coincide con el importe total de dicho documento contable. Con base en el contenido del certificado correspondiente a cada documento contable a registrar en el SIC y teniendo en cuenta los importes relativos a las tres categorías previstas en dicho certificado, esto es: activos inventariados cuyo importe se encuentre por encima del umbral de activación, activos inventariados cuyo importe se encuentre por debajo del umbral de activación e importes que no tengan la consideración de activo y por tanto, no deban suponer alta en el inventario, el SIC generará automáticamente el asiento contable correspondiente, con imputación a las cuentas de activo o, en su caso, de gasto que corresponda. 3. Sin perjuicio de lo establecido en el apartado 2 de esta regla, cuando se confeccione el inventario de los bienes no CIBI que se hayan adquirido, producido o, recibido por cualquier otra causa, con anterioridad a la entrada en vigor de la obligatoriedad de aplicar el procedimiento previsto en esta regla, deberá regularizarse en el SIC la contabilidad de todos los activos afectados por la realización de dicho inventario, teniendo en cuenta, para ello, los umbrales de activación establecidos por la IGAE así como los elementos que se encuentren totalmente amortizados en función de la vida útil de cada elemento incorporado al inventario. No obstante, si previamente a la confección del inventario referido en el párrafo anterior, se presentara alguna operación que suponga un incremento del valor de un activo no incluido en el mismo, por haberse adquirido con anterioridad a la entrada en vigor del procedimiento regulado en esta regla, deberá procederse al registro de dicho activo en el inventario Sorolla de acuerdo con los criterios señalados en el párrafo anterior. Una vez dado de alta dicho activo, se deberá registrar en el inventario Sorolla la citada operación de incremento de valor del citado activo, debiendo seguir el procedimiento indicado en el apartado 2 de esta regla. 4. La unidad de inventario tiene la obligación de mantener actualizada la situación de todos los elementos dados de alta en dicho inventario, registrando todas las operaciones que puedan afectar a los mismos, como es el caso de las bajas. Las oficinas de contabilidad de los Departamentos Ministeriales tendrán acceso al inventario Sorolla con el fin de comprobar que se han anotado en dicho inventario las operaciones indicadas en el párrafo anterior, a efectos de la contabilización de dichas operaciones en el SIC.