Tema 13 del temario de Auxiliar Administrativo de la Diputación de Cádiz 2026

Artículo 1. Objeto de la Ley

La presente Ley tiene por objeto regular los requisitos de validez y eficacia de los actos administrativos y el procedimiento administrativo común a todas las Administraciones Públicas.

Artículo 2. Ámbito subjetivo de aplicación

La ley se aplica al sector público, que comprende la Administración General del Estado, las de las Comunidades Autónomas, las Entidades locales y el sector público institucional. Este último se integra por los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes; las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes, sujetas solo a las normas de esta ley que se refieran específicamente a ellas y, en todo caso, cuando ejerzan potestades administrativas; y las Universidades públicas, que se rigen por su normativa específica y supletoriamente por esta ley. Tienen la consideración de Administraciones Públicas las tres territoriales y los organismos y entidades de derecho público de la letra a).

Artículo 16. Registros

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en el que se asiente todo documento presentado o recibido en cualquier órgano, organismo o entidad vinculada, pudiendo anotarse también la salida de documentos oficiales. Los organismos vinculados pueden tener su propio registro, interoperable e interconectado con el general, que funciona como portal de acceso a todos ellos. Las disposiciones de creación de los registros se publican en el diario oficial. Los documentos pueden presentarse en el registro electrónico de la Administración a la que se dirijan o de cualquier otro sujeto del artículo 2.1, en las oficinas de Correos, en las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero, en las oficinas de asistencia en materia de registros y en cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes. Lo presentado presencialmente deberá ser digitalizado por la oficina de asistencia en materia de registros para incorporarlo al expediente electrónico, devolviéndose los originales al interesado.

Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas

Documento público administrativo es el válidamente emitido por un órgano de una Administración Pública. Se emiten por escrito a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma. Para que un documento electrónico sea válido necesita cinco cosas: información archivada en soporte electrónico con formato identificable, datos de identificación, referencia temporal, los metadatos mínimos exigidos y la firma electrónica que corresponda.

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas

Cada Administración determinará los órganos competentes para expedir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las realizadas por una Administración tienen validez en las restantes. Pueden hacerse mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada, manteniéndose un registro actualizado de funcionarios habilitados, interoperable e interconectado con los de las demás Administraciones, en el que constarán al menos los que presten servicio en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Artículo 28. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo

Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración, salvo que se opongan a ello.

Artículo 29. Obligatoriedad de términos y plazos

Los términos y plazos establecidos en esta u otras leyes obligan a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicas competentes para tramitar los asuntos, y también a los interesados.

Artículo 30. Cómputo de plazos

Si el plazo se señala por horas, son hábiles todas las del día hábil; se cuentan de hora en hora y de minuto en minuto desde la notificación y no pueden superar veinticuatro horas, en cuyo caso se expresan en días. Si se señala por días, se entienden hábiles y se excluyen del cómputo sábados, domingos y festivos; los días se cuentan a partir del siguiente a la notificación, publicación o silencio. Si se fija en meses o años, se cuentan también desde el día siguiente, pero el plazo concluye el mismo día del mes o año de vencimiento, y si no existe día equivalente, el último del mes. Si el último día es inhábil, se prorroga al primer día hábil siguiente. Y si un día es hábil en el municipio del interesado e inhábil en la sede del órgano, o al revés, se considera inhábil en todo caso.

Artículo 31. Cómputo de plazos en los registros

El registro electrónico se rige, a efectos de cómputo, por la fecha y hora oficial de su sede electrónica. Permite presentar documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. A efectos de los plazos que cumple el interesado, lo presentado en día inhábil se entiende hecho en la primera hora del primer día hábil siguiente, y lo presentado en inhábil se reputa anterior a lo presentado ese primer día hábil. El plazo que debe cumplir la Administración arranca en la fecha y hora efectiva de presentación, que se comunica a quien presentó. El calendario de la sede es el único aplicable en los registros.

Artículo 32. Ampliación

La Administración puede conceder, de oficio o a petición del interesado, una ampliación de los plazos establecidos que no exceda de la mitad de los mismos, si las circunstancias lo aconsejan y no se perjudican derechos de tercero. Se aplica siempre el máximo en los procedimientos de misiones diplomáticas y oficinas consulares y en los que exijan trámites en el extranjero o intervengan interesados residentes fuera de España. Tanto la petición como la decisión han de producirse antes del vencimiento: un plazo ya vencido no puede ampliarse. Contra el acuerdo de ampliación o su denegación no cabe recurso. También cabe ampliar los plazos no vencidos ante una incidencia técnica o un ciberincidente.

Artículo 33. Tramitación de urgencia

Cuando razones de interés público lo aconsejen, se puede acordar de oficio o a petición del interesado la tramitación de urgencia, que reduce a la mitad los plazos establecidos para el procedimiento ordinario, salvo los relativos a la presentación de solicitudes y recursos. Contra el acuerdo que la declara no cabe recurso alguno, sin perjuicio del que proceda contra la resolución que ponga fin al procedimiento.

Artículo 66. Solicitudes de iniciación

Las solicitudes deberán contener: nombre y apellidos del interesado, identificación del medio electrónico o lugar físico a efectos de notificaciones, hechos y petición, lugar y fecha, firma, y órgano al que se dirige.

Artículo 67. Solicitudes de iniciación en los procedimientos de responsabilidad patrimonial

Solo se puede pedir el inicio de un procedimiento de responsabilidad patrimonial si no ha prescrito el derecho a reclamar, que prescribe al año de producido el hecho o de manifestarse su efecto lesivo. En daños físicos o psíquicos el año se cuenta desde la curación o desde que se determina el alcance de las secuelas. Si la indemnización procede por anulación de un acto o disposición, el año corre desde la notificación de la resolución o sentencia. La solicitud debe especificar las lesiones, la relación de causalidad, la evaluación económica si es posible y el momento en que se produjo la lesión.

Artículo 68. Subsanación y mejora de la solicitud

Si la solicitud no reúne los requisitos exigidos, se requerirá al interesado para que, en un plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con indicación de que si no lo hace se le tendrá por desistido de su petición.

Artículo 151

En todas las entidades locales habrá un Registro General para que conste con claridad la entrada de los documentos que se reciban y la salida de los despachados definitivamente. Permanece abierto al público todos los días hábiles, durante las horas prevenidas en la legislación de procedimiento administrativo común. Que el Registro General sea único no impide su organización desconcentrada, adaptada a las características de la organización de los servicios de la entidad local.

Artículo 152

El Registro General debe estar establecido de modo que garantice la constancia de la entrada y salida de todos los documentos que tengan como destinatario o expida la entidad local. Sus libros o soporte documental no pueden salir de la Casa Consistorial bajo ningún pretexto. A su contenido se accede consultándolos en el lugar en que se encuentren custodiados o mediante la expedición de certificaciones y testimonios.

Artículo 153

Los asientos contienen referencia exacta de cada documento remitido o recibido. En los de entrada constan: número de orden correlativo; fecha del documento (día, mes y año); fecha de ingreso en el Registro; procedencia; extracto del asunto; Negociado, Sección o dependencia que debe conocerlo; resolución, fecha y autoridad que la dictó; y observaciones. En los de salida: número de orden; fecha del documento; fecha de salida; de dónde procede; a quién se dirige; extracto; referencia, en su caso, al asiento de entrada; y observaciones. Se practican de forma clara y concisa.

Artículo 154

En el Registro de Salida se anotan todos los oficios, notificaciones, órdenes, comunicaciones, certificaciones, expedientes o resoluciones que emanen de las Corporaciones, Autoridades o funcionarios locales. Son siete clases de documentos y tres posibles emisores.

Artículo 155

Una vez registrado un documento, se estampa en el propio documento una nota que expresa la fecha en que se inscribe, entrada o salida, y el número de orden que le haya correspondido. La nota se pone, por tanto, después del registro y sobre el mismo documento.

Artículo 156

El funcionario encargado del Registro cuida, bajo su personal responsabilidad, de que los documentos presentados lleven adheridos los reintegros que exija la Ordenanza reguladora de la tasa local, si la hubiere; se inutilizan estampando sobre ellos la fecha de entrada. Si el documento no reúne los datos exigidos por la legislación del procedimiento administrativo común o falta el reintegro debido, se requiere a quien lo firmó para que en diez días subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con apercibimiento de archivo sin más trámite.

Artículo 157

La entrega y recepción, la apertura y la tramitación de los pliegos de proposiciones para optar a subastas o concursos, junto con sus documentos complementarios, no se regulan en este artículo: se sujetan a lo dispuesto especialmente en el Reglamento de Contratación de las Entidades Locales.

Artículo 158

Los escritos pueden presentarse acompañados del documento o documentos en que los interesados funden su derecho. Esos documentos pueden aportarse de tres maneras: originales, por testimonio o por copia del original; la copia del original la coteja el encargado del Registro.

Artículo 159

Quien presente un documento en el Registro puede solicitar un recibo gratuito en el que consten el día y la hora de presentación, el número de entrada y una sucinta referencia del asunto. Ese recibo hace prueba de la fecha en que el documento ingresó en el Registro. En lugar del recibo puede entregarse copia sellada del documento.

Artículo 160

Efectuada la inscripción, el encargado del Registro clasifica los documentos ingresados y los distribuye entre las distintas oficinas. En ellas se anotan en el Registro parcial y se unen a sus antecedentes, si los hubiere, o se abre o inicia expediente en su caso, dándole la pertinente tramitación.

Artículo 161

Para la salida de documentos, cada Sección o Negociado envía al Registro los que hayan de expedirse. El Registro los cursa y devuelve a la Dependencia de origen las minutas correspondientes, después de estampar en ellas el sello en que consta la fecha de salida y el número del asiento.

Artículo 162

Artículo 37. Registro electrónico

Las Administraciones disponen de registros electrónicos plenamente interoperables. Cada Administración tiene un Registro Electrónico General donde se asienta todo documento presentado o recibido en cualquier órgano, organismo o entidad; estos organismos y entidades pueden tener registro propio, interoperable e interconectado con el General. Admiten documentos electrónicos normalizados y cualquier otra solicitud, escrito o comunicación dirigida a cualquier Administración. No se tienen por presentados los documentos cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

Artículo 39. Presentación y tratamiento de documentos en registro

Las Administraciones pueden determinar formatos y estándares de los documentos. Si se detecta código malicioso en documentos ya registrados, se requiere su subsanación. Los documentos en soporte no electrónico se presentan en las oficinas de asistencia en materia de registros; digitalizados, son copia electrónica auténtica y se devuelven inmediatamente. Si el tamaño excede la capacidad del SIR, la remisión puede sustituirse por la puesta a disposición en un repositorio de intercambio de ficheros. El archivo corresponde al órgano competente para la tramitación.

Artículo 38. El Registro Electrónico General

El Reglamento regula el Registro Electrónico General de la Diputación, al que se accede por la sede electrónica (https://sede.dipucadiz.es/) previa identificación con los medios del Título IV. Lo gestiona la Secretaría y se entiende integrado en la oficina de asistencia en materia de registro. Este registro y los de los entes dependientes cumplen la protección de datos, el Esquema Nacional de Seguridad y el de Interoperabilidad. Funcionamiento y cómputo de plazos siguen la legislación de procedimiento común. La sede recoge qué datos y documentos aportar.

Artículo 39. La Oficina de Asistencia en Materia de Registros

El capítulo regula el funcionamiento de la oficina de asistencia en materia de registros y del personal funcionario facultado para identificar y autenticar a personas físicas ante la Sede Electrónica de la Diputación y sus organismos dependientes, y para expedir copias auténticas electrónicas. También regula el régimen de los funcionarios destinados en ella designados para identificar y autenticar a personas físicas sin mecanismos propios, y el de los habilitados para expedir copias auténticas electrónicas.

Artículo 40. Funciones de la Oficina de Asistencia en Materia de Registros

Las Oficinas de asistencia en materia de registros, como mínimo: digitalizan y anotan en el registro lo presentado en papel para cualquier Administración; emiten recibo con fecha y hora si el interesado lo exige; verifican la identidad con el DNI o equivalente; asesoran en identificación y firma; expiden copias auténticas electrónicas; permiten que un funcionario habilitado identifique o firme por el interesado no obligado, sin medios y con consentimiento expreso; notifican por comparecencia espontánea; comunican el código del órgano destinatario y tramitan el apoderamiento apud acta.

Artículo 41. Requisitos generales para el otorgamiento de la habilitación

Solo pueden ser habilitados los funcionarios de carrera en servicio activo con certificado electrónico de empleado público. Los destinados en las Oficinas de asistencia quedan habilitados con carácter general para identificar, presentar solicitudes, hacer trámites con firma del solicitante y expedir copias auténticas. Otras oficinas deben pedirlo a Presidencia justificando la necesidad. Anotada la habilitación, Secretaría General expide una credencial. La habilitación queda revocada automáticamente si cambian las condiciones del funcionario.

Artículo 42. Publicidad de trámites y actuaciones

En la Sede Electrónica de la Diputación se publican: la relación de trámites y actuaciones electrónicos que expresamente pueden ser objeto de habilitación; la relación de funcionarios habilitados para identificar y autenticar a personas físicas en esos trámites y para hacer copias auténticas electrónicas, con su número de Registro de Personal, nombre y apellidos y ubicación; y los centros o dependencias en que los ciudadanos pueden ejercer el derecho.

Artículo 43. Obligación de custodia del certificado digital

El certificado digital que da al funcionario habilitado la firma electrónica para sus trámites permanece siempre bajo el control exclusivo de su titular, único responsable de su custodia. Si otra persona usa la tarjeta o dispositivo donde se aloja, puede haber responsabilidad disciplinaria según el texto refundido del Estatuto Básico del Empleado Público y su desarrollo, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que procedan.

Artículo 44. Supuestos de actuación de los funcionarios habilitados

La habilitación alcanza a los trámites electrónicos que precisen autenticación fehaciente del ciudadano y que se haya determinado que pueden hacer los funcionarios habilitados. Estos no pueden recibir notificaciones que requieran identificar y autenticar al ciudadano, salvo las notificaciones por comparecencia electrónica en la Sede previstas legalmente y expresamente autorizadas. Solo identifican y autentican a personas físicas que actúen en nombre propio o como representantes; verificar la validez y extensión de la representación corresponde a las unidades gestoras de los expedientes.

Artículo 45. Identificación, consentimiento expreso del ciudadano y actuaciones del funcionario habilitado

El ciudadano español se identifica con el DNI en vigor o documento asimilado; el extranjero, con NIE, pasaporte o documento equivalente de su país. Debe consentir expresamente su identificación y autenticación por el funcionario habilitado en cada actuación, firmando un formulario disponible en la Sede, en las oficinas de asistencia y en las dependencias habilitadas. El funcionario le entrega el resguardo del trámite y copia del consentimiento firmado por ambos. Los datos del registro de habilitados y la documentación de sus actuaciones se conservan como prueba.

Artículo 46. Incorporación y expedición de copias auténticas electrónicas

Los documentos que acompañen a solicitudes presentadas presencialmente y requieran autenticación deben ser digitalizados por el funcionario habilitado, conforme a la legislación de procedimiento común, y los originales se devuelven al interesado. Los interesados pueden solicitar en cualquier momento la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos, conforme a esa legislación.

Artículo 47. Responsabilidades de los funcionarios habilitados

Los funcionarios habilitados no responden del contenido de la documentación que aportan los ciudadanos, de la veracidad de lo que declaran ni de que se cumplan los requisitos de cada solicitud, trámite o procedimiento. Esas funciones son propias de las unidades competentes para la tramitación y resolución de los respectivos expedientes.