Tema 33 del temario de Administrativo de la Junta de Andalucía 2026

Artículo 16. Registros

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en el que se asiente todo documento presentado o recibido en cualquier órgano, organismo o entidad vinculada, pudiendo anotarse también la salida de documentos oficiales. Los organismos vinculados pueden tener su propio registro, interoperable e interconectado con el general, que funciona como portal de acceso a todos ellos. Las disposiciones de creación de los registros se publican en el diario oficial. Los documentos pueden presentarse en el registro electrónico de la Administración a la que se dirijan o de cualquier otro sujeto del artículo 2.1, en las oficinas de Correos, en las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero, en las oficinas de asistencia en materia de registros y en cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes. Lo presentado presencialmente deberá ser digitalizado por la oficina de asistencia en materia de registros para incorporarlo al expediente electrónico, devolviéndose los originales al interesado.

Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas

Documento público administrativo es el válidamente emitido por un órgano de una Administración Pública. Se emiten por escrito a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma. Para que un documento electrónico sea válido necesita cinco cosas: información archivada en soporte electrónico con formato identificable, datos de identificación, referencia temporal, los metadatos mínimos exigidos y la firma electrónica que corresponda.

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas

Cada Administración determinará los órganos competentes para expedir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las realizadas por una Administración tienen validez en las restantes. Pueden hacerse mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada, manteniéndose un registro actualizado de funcionarios habilitados, interoperable e interconectado con los de las demás Administraciones, en el que constarán al menos los que presten servicio en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Artículo 28. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo

Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración, salvo que se opongan a ello.

Capítulo 1, «Elementos corporativos»: contenidos y guía de la identidad corporativa

El capítulo 1 del manual se titula «Elementos corporativos» y tiene siete epígrafes: introducción, símbolos, tipografías corporativas, colores corporativos, marca institucional, marca genérica y marca de promoción turística. Ofrece dos recursos: elementos vectoriales para su reproducción e indicaciones para composición. El manual se define como un conjunto de indicaciones que guían en el correcto uso de los elementos que identifican a la institución. Su versión más actualizada y los archivos necesarios están en lajunta.es/identidad.

Bases de la identidad corporativa: identidad, austeridad, flexibilidad y aplicación práctica

El rediseño de la marca y la propia guía siguen cuatro criterios generales: identidad (coherencia y unidad visual; se aconseja el uso prioritario de una versión de la marca), austeridad (implantación con el mínimo coste posible y renovación paulatina de los materiales existentes), flexibilidad (la identidad «está viva»: guías trasladables a situaciones y usos futuros) y aplicación práctica (experiencia de uso previa y mecanismos como el centro de marca, espacio online para gestionar los recursos de la identidad).

Elementos corporativos: dos símbolos, una familia tipográfica y una paleta de colores

La identidad corporativa se articula en torno a dos símbolos, una paleta de colores y una familia tipográfica. Los símbolos son el escudo simplificado (base de la marca institucional, el carácter más histórico) y el símbolo genérico (inspirado en la inicial de Andalucía, esencia de la marca genérica, la cara más visible y cotidiana). La familia tipográfica es Noto Sans HK, de libre uso. La paleta principal tiene tres tonos: Pantone 356 C, Pantone 7740 C y Pantone Black. Las dos marcas no conviven salvo casos muy excepcionales.

Escudo simplificado: rediseño, modificaciones y construcción geométrica

El escudo simplificado, base de la marca institucional, parte de la simplificación del escudo oficial de Andalucía, regulado en la Ley 3/1982, de 21 de diciembre. El rediseño actualiza el modelo del manual de 1997 con un símbolo más geométrico: columnas formadas por la misma doble franja que el arco, Hércules y los leones más grandes y con líneas más geométricas, y un capitel que separa arco de columna. El dibujo acota 17X de anchura total, 8,5X el arco, X la franja intermedia, 15,5X las columnas y 3X el ancho de la columna.

Símbolo genérico: evolución y construcción geométrica

El símbolo genérico es el elemento principal de la marca genérica. Es un símbolo nuevo que evoluciona el discurso de su antecesor, que era la síntesis del escudo de Andalucía: la A, inicial de Andalucía, es una nueva metáfora del arco de la puerta presente en el escudo andaluz. Se construye con formas geométricas primarias y su composición es modular. El dibujo acota 16X de anchura total (7X, 3X y 6X arriba), una altura de 11X más 4X, 3X la base del trazo inclinado izquierdo y 9X bajo el trazo curvo.

Tipografías corporativas: Noto Sans, pesos autorizados y tipografías compatibles

La tipografía corporativa es Noto Sans, elegida por su construcción tipográfica y por estar disponible en todos los dispositivos y sistemas, al ser de licencia abierta. Se admiten para uso general cuatro pesos: Noto Sans HK Bold, Medium, Regular y Light. Verdana es la tipografía compatible de sistema, reservada a documentos editables de uso compartido, como las notas de prensa en formato editable. Source Sans Pro (Bold y Regular) es la compatible para uso común, solo cuando Noto Sans HK no pueda reproducirse con garantías de calidad.

Colores corporativos: paleta principal, matices y normas de reproducción

Los colores corporativos parten del verde que identifica a Andalucía desde su escudo histórico; con un segundo verde y el negro forman la tríada de la paleta principal: Pantone 356 C (R0 G121 B51; #007932), Pantone 7740 C (C79 M18 Y91 K2; R54 G144 B64; #368f3f) y Pantone Black C (C69 M66 Y67 K69; R46 G42 B37; #2e2925). De cada uno se muestran matices al 80%, 50% y 20%. En impresos se recomienda el CMYK y reservar el Pantone para tinta directa. No se admiten las tintas directas U.

Colores corporativos: paleta ampliada (azul verdoso y grises)

La paleta complementaria se suma a la principal e incluye un tono de azul verdoso y una paleta de grises. La página muestra siete colores: los tres principales (Pantone 356 C, 7740 C y Black) y cuatro complementarios: Pantone 322 C, el azul verdoso (C100 M34 Y48 K10; R0 G112 B120; #007078); Cool Gray 11 C, el gris más oscuro (C69 M54 Y52 K31; R85 G85 B89; #555559); Cool Gray 7 C, el intermedio (R155 G155 B155; #9b9b9a), y Cool Gray 3 C, el más claro (R201 G201 B201; #c9c9c9). Aquí no se indican matices en porcentaje.

Marca institucional: definición, coexistencia con la marca genérica y símbolo

La marca institucional se compone del escudo asociado al nombre de la institución escrito en la tipografía corporativa. Representa el carácter más histórico y su uso se reserva a la representación de la entidad misma y a ciertos usos específicos, como los títulos y sellos oficiales. Convive con la marca genérica, que representa la gestión y el servicio público en el día a día de la ciudadanía. Su símbolo es el escudo simplificado, que fuera de la marca se usa solo en contadas ocasiones y siempre en las proporciones y colores descritos.

Marca institucional: tipografía y gama cromática

En la marca institucional el alfabeto se muestra en Noto Sans HK Bold, con interletraje -10, y deben respetarse las proporciones texto-símbolo. La gama cromática se reparte así: el símbolo (escudo simplificado) es monocromático, en el verde de la bandera de la comunidad, Pantone 356 C (R0 G121 B51; #007932); la tipografía va en negro, Pantone Black C (C69 M66 Y67 K69; R46 G42 B37; #2e2925). Utiliza, por tanto, dos colores: un solo verde y el negro. En la marca genérica el símbolo lleva los dos tonos de verde.

Marca institucional: versiones de color y arquitectura

Siempre que sea posible se usará la versión principal positiva a todo color. Cuando la legibilidad y la representatividad lo aconsejen, puede optarse por la versión negativo (pastilla). El positivo sobre fondos de color se limita a aplicaciones con contraste suficiente: un 15% de negro o equivalente. Arquitectura, en múltiplos de un módulo A: escudo de Ax17 de ancho y Ax25 de alto; separación entre escudo y texto, Ax2; texto de Ax5 de alto y Ax50 de ancho. La marca no debe alterarse ni en proporciones ni en colores.

Marca institucional: versiones, consejerías y entornos digitales

La marca institucional se compone de escudo y descriptor en una línea: «Junta de Andalucía» debajo del escudo. Existe una segunda versión, con el descriptor partido en dos líneas, que es secundaria: solo debe utilizarse cuando esté muy justificado por criterios de legibilidad. Con consejerías, la proporción de las descripciones es la del apartado de texto y proporciones. En entornos digitales el diseño cambia según cuatro ubicaciones: acceso principal a aplicación, headers de redes sociales y aplicaciones, usuarios de aplicaciones y pantalla completa o 3/4 de pantalla.

Marca institucional: limitaciones de uso (usos no admitidos, tamaño mínimo y zona de seguridad)

La marca institucional se reproduce a partir de las plantillas y archivos digitales. Ocho limitaciones: no deformar, no alterar proporciones, no rotar, respetar el área de seguridad, usar los colores corporativos, evitar el positivo sobre fondos de color, no reproducir en línea y asegurar la legibilidad sobre imágenes o tramas. Mínimos: cuerpo 6 para el descriptor de la consejería; 20 mm de ancho sin consejería; escudo solo, 7 mm y 70 px; en negativo, 52 mm / 250 px con consejería y 30 mm / 150 px sin ella. Zona de seguridad: franjas de 4X.

Marca genérica: símbolo genérico y tipografía

La marca genérica se construye a partir del símbolo genérico, que representa a la institución dentro de la marca y también de manera independiente en determinadas aplicaciones. Debe usarse siempre en las proporciones y colores del manual, evitando tamaños muy reducidos y colores no autorizados. La tipografía principal es Noto Sans HK (Open Font License), en cuatro pesos: Bold (interletraje -10, el de «Junta de Andalucía»), Medium, Regular y Light; el más ligero queda para anotaciones y aplicaciones de jerarquía menor.

Marca genérica: texto y proporciones

En la marca genérica compuesta, los textos guardan una relación de porcentajes que se traslada a puntos (pt). «Junta de Andalucía» va en Noto Sans HK Bold con interletraje -10 y es el texto principal. La consejería, en Medium, se reduce un 40% respecto a «Junta de Andalucía». El ente instrumental, en Regular, se reduce un 15% respecto a la consejería. Si no sale un valor exacto en intervalos de 0,5 pt, se aplica el valor exacto más próximo. Las denominaciones se escriben sin particiones de palabra.

Marca genérica: escalado del texto

Al componer la marca genérica con consejería y ente instrumental, los porcentajes (consejería, 40% menos que «Junta de Andalucía»; ente, 15% menos que la consejería) se trasladan a puntos con un margen de flexibilidad de 0,5 pt. Ejemplo: 18 pt menos el 40% da 10,8 pt, y el valor final es 11 pt. Combinaciones que muestra el manual: 22-13-11, 18-11-9, 15-9-7,5 y 12-7 (sin ente). No se admiten cuerpos inferiores a 6 puntos: se prescinde de la denominación de menor tamaño o se opta por versiones como la horizontal.

Marca genérica: colores corporativos y versiones de color

La marca genérica aplica los tres tonos principales de la paleta: dos verdes para el símbolo (Pantone 356 C, R0 G121 B51, #007932; y Pantone 7740 C, C79 M18 Y91 K2, R54 G144 B64, #368f3f) y el negro para el descriptor (Pantone Black, C69 M66 Y67 K69, R46 G42 B37, #2e2925). Siempre que sea posible se usa la versión principal positiva a todo color; el negativo (pastilla), cuando la legibilidad y la representatividad lo aconsejen; el positivo sobre fondos de color, solo con contraste suficiente: un 15% de negro o equivalente.

Marca genérica: arquitectura de la versión principal y versiones horizontales

La versión principal de la marca genérica es la vertical: símbolo genérico arriba y «Junta de Andalucía» debajo, en una línea; se usa siempre que las proporciones y el tamaño lo permitan. Cotas: 2X entre símbolo y texto, 3X de altura del texto y márgenes de 9X arriba, 8X a cada lado y 10X debajo. La versión horizontal (símbolo a la izquierda y texto en una o dos líneas; 2X de separación y 6X de margen lateral) se usa cuando las proporciones del área o la legibilidad desaconsejen la principal, o cuando lo prevea la normativa de una aplicación.

Marca genérica: composiciones con consejerías y entes instrumentales

La marca genérica con consejería, o con consejería y ente instrumental, parte de la composición de la marca genérica: bajo «Junta de Andalucía» va el nombre de la consejería y, debajo, el del ente. El ancho del descriptor se mantiene dentro del límite acotado en 45X. El descriptor ocupa un máximo de dos líneas para las consejerías y de tres para los entes; solo en casos excepcionales se permite más extensión. Cotas: 2X entre cada elemento, 3X de altura de «Junta de Andalucía» y márgenes de 9X arriba, 9X debajo y 8X a cada lado.

Marca genérica: composición horizontal con consejerías y con entes instrumentales

Para formatos apaisados, la marca genérica se compone por bloques: símbolo a la izquierda, «Junta» / «de Andalucía» en dos líneas, una línea vertical de separación y el bloque de la consejería, cuyo descriptor va a un 70% del cuerpo de «Junta de Andalucía». Con ente instrumental se añade un tercer bloque tras una segunda línea, a un 85% del cuerpo de la consejería. Las líneas de separación van en negro puro y con 0,5 pt de grosor para un cuerpo principal de 12, o el equivalente según el escalado. Se recomienda usar las plantillas digitales.

Marca genérica: convivencia con otras marcas oficiales

La convivencia de la marca genérica con otras marcas se basa en tres criterios: representatividad (versión positiva a todo color siempre que sea posible, respetando composición y áreas de respeto), visibilidad (la opción más visible, con el máximo espacio disponible) y adaptabilidad (la opción más visible y cercana a la versión principal que admitan tamaños y sistemas de reproducción). La marca va en el lugar preferente y en su versión principal siempre que sea posible; si las proporciones o el tamaño lo aconsejan, se opta por la horizontal.

Marca genérica: usos no admitidos y tamaño mínimo de la versión principal

La marca genérica se reproduce a partir de las plantillas y archivos digitales, con ocho limitaciones (no deformar, no alterar proporciones, no rotar, respetar el área de seguridad, colores corporativos, evitar el positivo sobre fondos de color, no reproducir en línea, legibilidad sobre imágenes o tramas). Mínimos en positivo: cuerpo 6 para el descriptor de la consejería o del ente; marca sola, 20 mm de ancho; símbolo genérico solo, 5 mm y 30 px. En negativo: 70 mm / 350 px con consejería y ente, 60 mm / 300 px con consejería y 30 mm / 150 px sola.

Marca genérica: tamaño mínimo en composición horizontal y en entornos digitales, y zona de seguridad

En composición horizontal el mínimo depende de la legibilidad: cuerpo 6 para el descriptor de la consejería o del ente; versión horizontal en dos líneas, 20 mm / 120 px en positivo y 25 mm / 70 px en negativo; en una línea, 26 mm / 150 px en positivo y 30 mm / 85 px en negativo. En entornos digitales se recomienda cuerpo 29 para «Junta de Andalucía», 12 para la consejería y 11 para el ente; el símbolo genérico digital, 30 px. Zona de seguridad: franjas de 3X en las composiciones verticales y de 2X en las horizontales.

Marca de promoción turística

La promoción turística de Andalucía tiene una marca propia, que coexiste con la marca genérica de la Junta. Su logotipo es la palabra «Andalucía» en trazo manuscrito y varios colores; cuenta con un universo visual propio y con su propio manual de identidad corporativa, que regula los usos de la marca y de sus elementos gráficos. El manual la trata bajo el rótulo «Un sector estratégico». Marca institucional: escudo y nombre, carácter más histórico. Marca genérica: símbolo genérico, gestión y servicio público en el día a día de la ciudadanía.

Capítulo 2, Papelería: objeto, contenidos e introducción

El capítulo 2 del manual se titula «Papelería»: fija las normas de aplicación, la maquetación y el tratamiento gráfico de la identidad corporativa en los formatos de uso más generalizado, base suficiente para desarrollos posteriores. Tiene dieciocho epígrafes y el lema «Una guía en constante evolución». Anuncia dos recursos: indicaciones para composición y plantillas descargables. La introducción se abre con el título «Identidad, funcionalidad y economía de medios» y remite a las plantillas editables de lajunta.es/identidad.

La base de la papelería: uso de la marca, austeridad, color y aplicación práctica

La papelería sigue los criterios del capítulo 1 y tres principios: reconocimiento, legibilidad y austeridad. El manual desarrolla cuatro ideas: la marca genérica, elemento esencial de la identidad, debe estar presente con ubicación preferente y un tamaño que asegure una clara identificación; la austeridad, principio en el que se basa toda la guía, busca el mínimo coste posible; el color se recomienda en CMYK, salvo reproducciones especiales que admitan la tinta directa; y hay plantillas editables en el centro de marca.

Tipografía de uso común en la papelería: Source Sans Pro

La tipografía corporativa es Noto Sans HK, que debe usarse en las versiones de la marca y en todos los textos de las piezas del manual. La papelería es la excepción: como Noto Sans HK puede producir problemas técnicos en entornos como los editores de texto, las plantillas y materiales de papelería y documentación usan Source Sans Pro, tipografía de sustitución para usos comunes, de la que se enseñan dos pesos: Bold y Regular. Su uso se reserva a cuando Noto Sans HK no pueda reproducirse con garantías de calidad; otros casos se consultan con el equipo de identidad corporativa.

Papelería general: ámbito, modelos y especificaciones comunes

Las plantillas de papelería general sirven para los documentos administrativos genéricos (informes, resoluciones, pliegos, memorias justificativas); cartas u oficios, comunicaciones interiores y formularios tienen modelos propios. Hay un modelo para cada uno de cinco tipos de órgano, con idénticas especificaciones: Source Sans Pro a 9 pt (SemiBold o Regular), papel A4 con uso preferente de reciclado salvo documentos con vocación de permanencia, e impresión CMYK, con posible escala de grises. En los entes instrumentales el escudo simplificado no está indicado.

Papelería general: composición del modelo, posición de la marca y del escudo simplificado

Los cinco modelos de papelería general se dibujan sobre A4 vertical con la misma retícula en milímetros. A lo ancho: 20, 102, 65 y 23 mm. Arriba, margen de 15 mm y cabecera de 50 mm; abajo, margen de 10 mm y franja de 20 mm. La marca va arriba a la izquierda, a 20 mm del borde izquierdo y 15 mm del superior; el texto descriptivo, a su derecha, en la columna de 65 mm; el escudo simplificado, abajo a la derecha, en la «zona de la firma», salvo en los entes instrumentales, que no lo llevan y cuyos bloques de texto se separan siempre 5 mm.

Papelería general: Servicios Centrales de Consejerías y entes instrumentales

Servicios Centrales de Consejerías: logotipo genérico y texto descriptivo, más el escudo simplificado en documentos y publicaciones oficiales, abajo a la derecha. Dos niveles: la consejería más el centro directivo; la papelería es el único lugar en el que los centros directivos se asocian a la marca. El texto va centrado respecto a la marca, sin superar el margen de 15 mm. Entes instrumentales: mismo esquema, pero la inclusión del escudo simplificado no está indicada; el ente va siempre en el segundo nivel, tras la consejería o consejerías, y los bloques de texto se separan 5 mm.

Papelería general: Delegaciones del Gobierno, Delegaciones Territoriales y centros sin personalidad jurídica propia

Delegaciones del Gobierno: logotipo genérico, texto descriptivo y, en documentos y publicaciones oficiales, escudo simplificado abajo a la derecha; solo incluyen un nivel tipográfico y quedan verticalmente centradas respecto a la marca. Delegaciones Territoriales: tres elementos (logotipo y texto descriptivo en el encabezado, escudo simplificado en la zona de la firma); en el primer nivel va la consejería o consejerías de las que dependan, en orden de prelación oficial. Centros dependientes sin personalidad jurídica propia: mismos tres elementos; el centro va en segundo lugar.

Carta u oficio: especificaciones comunes y composición del modelo

El manual normaliza cinco modelos de papel de carta u oficio según la entidad emisora, respetando simplicidad, funcionalidad y economía de medios, y reproducidos a partir de las plantillas de lajunta.es/identidad. Especificaciones comunes: Source Sans Pro a 9 pt (remitente), 10,5 pt (cuerpo de texto) y 8 pt (datos); papel A4; impresión CMYK. Retícula de 20, 102, 65 y 23 mm; margen superior de 15 mm; a 60 mm del borde superior, un bloque de 30 mm con «Fecha:», «Ref.:» y «Asunto:»; abajo, margen de 10 mm y franja de 20 mm con los datos de la entidad emisora.

Carta u oficio: los cinco modelos por tipo de órgano

El manual da cinco modelos de papel de carta u oficio, iguales en composición y especificaciones: servicios centrales de consejerías, entes instrumentales, Delegaciones del Gobierno, Delegaciones Territoriales y centros dependientes sin personalidad jurídica propia. De uno a otro cambian el texto de la cabecera, que identifica al órgano igual que en la papelería general, y los datos de la entidad emisora, que se añaden para completar el papel de carta y están en la franja inferior de la hoja, debajo de la firma.

Comunicación interior

Los documentos de comunicación interior también deben estar normalizados, para lograr un mayor reconocimiento de marca entre los trabajadores de la Junta, y se reproducen a partir de las plantillas de lajunta.es/identidad. El modelo se repite para cinco tipos de órgano. Cabecera y pie, como en la papelería general y el papel de carta. Título en Source Sans Pro Bold 12 pt; datos en Source Sans Pro 10,5 pt; líneas de 0,5 pt; A4; CMYK. Cabecera de 46 mm; título «COMUNICACIÓN INTERIOR» en mayúsculas y en verde; campos «Nº», «Fecha», «Asunto», «Remitente» y «Destinatario».

Segunda hoja y siguientes

En la segunda hoja y siguientes de los documentos de papelería (papelería general, cartas y comunicaciones interiores) se eliminan todos los elementos complementarios y se mantiene exclusivamente el símbolo de la marca, en un tamaño más reducido. Va solo, sin el texto «Junta de Andalucía», en verde, en la esquina superior izquierda: a 20 mm del borde izquierdo y 15 mm del superior. Papel A4, con uso preferente de reciclado salvo documentos con vocación de permanencia; impresión CMYK.

Formularios e impresos

El manual muestra con un ejemplo las pautas de composición de los formularios de la Junta y sus entidades: casillas de título con fondo verde y casillas de estilo limpio y moderno. Aquí el escudo simplificado se ubica en la zona de la cabecera, para dejar más flexibilidad y espacio en la zona inferior. Tipografías: título, Source Sans Pro SemiBold 12 pt; título de casilla, Source Sans Pro SemiBold 11 pt; texto de casilla, Source Sans Pro 9 pt. Línea de 0,5 pt, papel A4 e impresión CMYK. Se respetan los estilos de texto de los organismos.

Fax

La hoja de fax compone la cabecera y el pie igual que la papelería general y el papel de carta, respetando los estilos de texto de cabecera. Lo propio del fax: título en Source Sans Pro Bold 12 pt, datos en Source Sans Pro SemiBold 11 pt, formato A4 (210x297 mm) e impresión en blanco y negro, frente al CMYK de la papelería general, la carta, la comunicación interior, la segunda hoja y los formularios. Los campos van rotulados en español y en inglés (A/To, De/From, Asunto/Subject, Mensaje/Message…).

Estilos de texto para informes y presentaciones corporativas

Los informes y otros documentos internos usan la tipografía corporativa en cinco estilos, que deben respetarse siempre: Título (H1), Source Sans Pro Bold 26 pt; Subtítulo (H2), SemiBold 18 pt; Entradilla (H3), Light / Bold 14 pt; Cuerpo de texto (p), Regular / Bold 10,5 pt; Anotaciones (H6), Regular 8,5 pt. El diseño está optimizado para una impresión a color estándar y, de manera general, deben utilizarse las plantillas digitales. Para las presentaciones hay una plantilla base, adaptable según el contenido y el criterio del diseñador, descargable en lajunta.es/identidad.

Otros materiales de papelería: planteamiento, libretas y etiquetas

Los «otros materiales de papelería» son los menos institucionales: libretas, etiquetas, papel de envolver y cinta adhesiva, con un diseño algo más atrevido y moderno pero atemporal, disponible en lajunta.es/identidad. Libretas: formato A4 (210x297 mm), adaptable a otros proporcionales (A5, A6...); cubierta de tapa blanda o dura; encuadernación grapada o con canutillo; impresión CMYK; elemento decorativo en la esquina. Etiquetas: 105x42,4 mm, CMYK, con el símbolo sin la parte textual en la esquina inferior derecha; caben 14 en un folio A4.

Papel de envolver, cinta adhesiva y etiqueta para cajas de archivo

Papel de envolver: trama creada con el símbolo genérico, con el logotipo en su versión genérica a una sola tinta; papel monoestucado neutro de 60 g/m2; impresión CMYK o en una sola tinta. Cinta adhesiva: de embalaje estándar (apta para dispensadores de 50 mm), en polipropileno blanco, con el logotipo genérico a una sola tinta, o en CMYK cuando el tipo de impresión lo permita; impresión en función del proveedor. Cajas de archivo: no se normaliza la caja, sino una etiqueta para el lomo, de 90x90 mm, en CMYK, con el símbolo en la esquina superior izquierda y espacio para escribir el contenido.

Sellos: reglas generales y sellos de firma

Los sellos imprimen el carácter oficial a cualquier escrito; se construyen siempre con la marca institucional y, por su trascendencia oficial, no podrán reproducirse a través de plantillas, a diferencia del resto de la papelería. Sellos de firma: en la Administración general, circular de 45 mm de diámetro, con tipografía de tamaño variable y un mínimo de 6 pt; en los entes instrumentales, rectangular y de tamaño variable según la cantidad de información, con primer nivel en Noto Sans HK Bold 6 pt y segundo nivel en Noto Sans HK Regular 6 pt.

Sellos de registro y de certificado

Los sellos de registro y de certificado se construyen con la marca institucional y no pueden reproducirse a través de plantillas. En ambos se propone un tamaño mayor para dejar espacio para la firma y la fecha. Registro: 48x42 mm (ancho por alto), tipografía con un mínimo de 6 pt; hay sello de «RECEPCIÓN» y de «SALIDA»; el manual advierte de que fueron suprimidos por la disposición derogatoria única del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, en su ámbito de aplicación. Certificado: 50x43 mm, tipografía con un mínimo de 6 pt, sin nota de supresión.

Sellos de compulsa y otros ejemplos de sellos

Los sellos de compulsa y los demás sellos corporativos se construyen con la marca institucional y no pueden reproducirse a través de plantillas. Compulsa: tamaño mayor para dejar espacio a la firma y la fecha; formato 50x43 mm; tipografía mínima de 6 pt; como los de registro, lleva la advertencia de supresión por el Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, que no figura en el certificado. Otros: el diseño puede evolucionar a cualquier sello necesario, como visado, autorizado, copia y recibí. Formatos: registro, 48x42 mm; certificado y compulsa, 50x43 mm; firma circular, 45 mm de diámetro.

Sobres: reglas generales y sobre americano

Todos los sobres de la Junta de Andalucía se imprimen a una sola cara, respetando los principios de simplicidad, funcionalidad y economía de medios. El manual representa el sobre americano, con y sin ventanilla, y el sobre tipo bolsa. A diferencia de los sellos, los sobres deben reproducirse a partir de las plantillas de lajunta.es/identidad. El sobre americano lleva el logotipo normalizado de la entidad emisora y sus datos de contacto, en Noto Sans HK Regular 7 pt, con el mismo formato de texto que en toda la papelería; impresión CMYK.

Sobre tipo bolsa y comparación con el sobre americano

El sobre tipo bolsa se imprime a una sola cara y se reproduce a partir de las plantillas de lajunta.es/identidad. Lleva el logotipo normalizado de la entidad emisora en la esquina inferior izquierda y sus datos de contacto en la esquina inferior contraria (la derecha). Datos en Noto Sans HK Regular 7 pt; formato principal de 250x353 mm, aunque podrán ser de diversos tamaños manteniendo la proporción; impresión CMYK. Respecto del sobre americano cambia el formato y que aquí el texto fija la colocación; no cambian la tipografía de los datos ni la impresión.

El desglose de los documentos originales

El DTA da dos acepciones de desglose: (1) separar, dentro de un procedimiento administrativo o judicial, documentos del expediente al que pertenecen; (2) segregar documentos de un conjunto para formar nuevas unidades de instalación, enlazadas con su fondo por tablas de concordancias. Voces relacionadas: agregación (añadir lo producido tras el ingreso en el archivo) e incorporación (añadir unidades a su conjunto originario). El Decreto 204/1995 original permitía devolver originales dejando copia autenticada o diligenciada.

El expediente administrativo: concepto y clases

Para el IAAP, el expediente administrativo es «un conjunto ordenado de documentos y actuaciones, que sirven para resolver un asunto»; puede ser en papel o electrónico. La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda distingue: expediente de trabajo (abierto, de acceso frecuente, cerca del puesto), expediente abierto (de acceso ocasional), expediente finalizado (el que debe transferirse al Archivo Central) y expediente electrónico (documentos electrónicos de un procedimiento). Para el DTA, el expediente es una unidad documental, y la unidad documental es el elemento indivisible de una serie.

La formación del expediente en papel en el archivo de oficina

El Manual de archivos de oficina de la Región de Murcia (2009) ve el expediente como la formalización de un procedimiento: reúne todos los documentos de sus fases, desde la iniciación hasta la ejecución, incluidos recursos. Los expedientes no reglados no buscan resolver un asunto, sino estudiarlo a efectos de estadística, constancia e información. Normas: carpetilla con portada, orden riguroso del trámite, índice recomendable, año = el de la iniciación, nunca orden inverso, nunca mezclar series en una caja, testigo al extraer un original y, si es preciso, fotocopias compulsadas.

El documento y el expediente electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad

Las NTI de Documento electrónico y de Expediente electrónico se aprobaron por Resoluciones de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), en desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010). Documento electrónico: contenido, en su caso firma electrónica y metadatos; los administrativos llevan siempre al menos una firma. Expediente electrónico: documentos electrónicos (directos, en carpeta o en expediente anidado), índice electrónico, firma del índice por el órgano actuante y metadatos.

Concepto de archivo y de documento

Para el IAAP, archivo es la acción de ordenar y guardar documentos y también el lugar físico donde se guardan. Funciones: recoger y ordenar, guardar y cuidar, y servir de prueba para estudios científicos e históricos. El DTA da tres acepciones: (1) conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones; (2) institución cultural; (3) local donde se conservan y consultan. Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional, gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte.

Tipos de archivos y ciclo vital de los documentos

El DTA clasifica los archivos, entre otros criterios, por el organismo productor, por el ámbito de sus fondos, por la personalidad jurídica (públicos y privados) y por el ciclo vital (gestión u oficina, central, intermedio e histórico). Gestión: documentación en trámite o de consulta continua. Central: coordina los archivos de gestión y recibe lo transferido cuando la consulta ya no es constante. Intermedio: consulta esporádica, hasta su eliminación o paso al histórico. Histórico: conservación permanente. Archivo administrativo: el que reúne documentos de las tres primeras etapas.

El archivo de oficina y el archivo central en la Junta de Andalucía

El IAAP distingue en la Junta dos tipos de archivo. El de gestión u oficina está en las propias oficinas que tramitan, porque sus documentos se consultan con frecuencia, y permanece allí hasta su transferencia al Archivo central de cada Consejería. El central o administrativo, que existe en cada Consejería o Agencia, recibe los expedientes que dejan de ser útiles a los servicios. La Instrucción 2/2020 añade que cada unidad organiza su archivo de oficina formando expedientes y series; el DTA atribuye al central la coordinación y control de los archivos de gestión.

La gestión de documentos y el sistema @rchivA

Para el IAAP, gestionar documentos es incorporar a un expediente todos los de un asunto, de principio a fin. La Junta ha desarrollado @rchivA, sistema de información para la gestión integral de sus archivos: sigue el ciclo vital desde los Archivos de Oficina, pasando por los Centrales, hasta los Intermedios e Históricos, y los comunica electrónicamente. La PGDE se aprobó por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 1 de agosto de 2017. En @rchivA se cumplimenta la Relación de Entrega de las transferencias.

Clasificación, ordenación y serie documental

Para el DTA, la organización tiene dos operaciones: clasificación (categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo; primer paso) y ordenación (secuencias cronológicas y/o alfabéticas dentro de ellas). El cuadro de clasificación refleja la organización. Serie: documentos de una misma actividad y norma; fondo: series de cada productor. Principio de procedencia: no mezclar fondos. El Manual de Murcia cita la ordenación alfabética, cronológica (p. ej., nóminas), numérica y mixta.

El archivo de oficina: funciones y principios de organización

El Manual de Murcia (2009) define el archivo de oficina como el de la documentación en trámite o de consulta continua de una unidad. Funciones: formar expedientes y ordenar series, elaborar instrumentos de control, servir la consulta y preparar transferencias. Necesita un responsable y un espacio adecuado. Primer paso: separar el apoyo informativo de lo que es trámite. Instalación: carpetas colgantes o bandejas para lo frecuente; cajas de folio prolongado (390 x 275 x 115 mm) al finalizar; horizontal para planos.

Documentos de archivo y documentos de apoyo informativo

El IAAP distingue documentos de archivo (ejemplares únicos que se transfieren al Archivo Central) y de apoyo informativo (boletines, revistas, publicaciones: se destruyen en la oficina). El Manual de Murcia divide los documentos administrativos en cuatro grupos: expedientes; correspondencia, por anualidades y sin separar entrada y salida; registros, que dan valor jurídico aunque no se conserve el documento; y documentos simples (actas, nóminas, certificaciones), archivados por tipo documental.

Acceso, consulta y préstamo de documentos

Según el IAAP, el acceso a documentos con datos personales que afecten a seguridad, honor, intimidad o imagen se reserva a sus titulares o a quien tenga su consentimiento expreso, y puede denegarse por el estado de conservación. El DTA define acceso, accesibilidad, restricción de consulta (limitación temporal legal), plazo de reserva (periodo sin consulta pública), autorización de consulta (permiso excepcional), consulta (examen directo) y préstamo (salida temporal con fines administrativos o culturales).

Seguridad y conservación de los documentos

El IAAP pide medidas contra incendio, inundación o terremoto y eliminar documentos en la oficina de forma controlada, con máquina destructora. El DTA define archivo de seguridad (depósito de copias), copia de seguridad, conservación y destrucción (sin posibilidad de reconstrucción). El Manual de Murcia pide materiales de pH neutro, grapas inoxidables y cintas de algodón, y medidas contra la luz (lejos de ventanas), la humedad (lejos de tuberías), el polvo (contenedores) y el calor (sin calefacción ni sol).

El proceso de archivo: la transferencia al Archivo Central

El IAAP define el proceso de archivo como el traslado ordenado de la documentación del Archivo de Oficina al Central. El responsable acuerda fecha y espacio con el Central y comprueba: expedientes completos; sin clips, grapas, gomas ni plásticos, en carpetilla de cartulina o papel; duplicados, fotocopias y borradores destruidos (la copia solo se conserva si no hay original); y cajas normalizadas («unidades de instalación») con la Relación de Entrega firmada. El DTA define transferencia y relación de entrega.

El circuito de los documentos en la Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda

La Instrucción 2/2020 de la Consejería de Hacienda ordena transferencias en papel mientras no haya tramitación electrónica; lo escaneado en los asientos de entrada no es original. Los finalizados van en cajas de folio prolongado, sin información auxiliar. Fases: 1) en oficina, solo expedientes de trabajo; 2) «Depósito azul» (sótano 2), los abiertos de acceso poco frecuente; 3) Archivo Central («Depósito rojo») con Relación de Entrega en @rchivA: mínimo cinco cajas, trasladadas en los diez primeros días del mes.

Artículo 1. Objeto

El Decreto tiene por objeto regular las funciones generales de atención al ciudadano que se describen en sus diferentes capítulos. El ámbito que fija es el de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía.

Artículo 2. Responsabilidad de informar

Los servicios centrales y periféricos de las Consejerías y Organismos Autónomos deben adoptar las medidas necesarias para que la información administrativa al ciudadano se desarrolle integrada en los procesos de ejecución de sus competencias. Esa función incumbe al personal adscrito a dichos servicios, en la forma y con el alcance previstos en los artículos siguientes del capítulo.

Artículo 3. Tipos de información administrativa

La información administrativa al ciudadano tiene dos modalidades. La general orienta e ilustra a quienes hayan de relacionarse con la Administración Andaluza, busca facilitar el acceso a los servicios públicos y trata de fines, competencias, funcionamiento, procedimientos, documentación, listas públicas y localización de dependencias. La particular posibilita el ejercicio de derechos e intereses legítimos concretos: aspectos jurídicos o técnicos de las iniciativas, estado de tramitación para el interesado e identificación de autoridades y personal responsables.

Artículo 4. Características de la información administrativa

La información facilitada será clara y sucinta y se suministrará por el medio más claro para su comprensión, así como en la forma y por los medios que dispongan la ley o los reglamentos. Tiene exclusivamente carácter ilustrativo, trata sobre el ordenamiento vigente o sobre hechos y situaciones producidas, y no origina derechos ni expectativas de derecho ni puede lesionar, directa o indirectamente, derechos o intereses de solicitantes, interesados, terceras personas o la Administración.

Artículo 5. Información administrativa general

La información administrativa general corresponde a las unidades o puestos de trabajo que singularmente puedan existir para esa función en cada centro o dependencias y, en su defecto, al personal que designe la autoridad responsable. Debe facilitarse sin demora ni restricciones sobre el tiempo de respuesta o sobre el medio de comunicación o soporte elegido por el solicitante, siempre que ese medio o soporte se encuentre a disposición del centro que haya de producir la información.

Artículo 6. Información administrativa particular

La información administrativa particular corresponde a las jefaturas de sección u órganos asimilados con responsabilidades en la materia o el procedimiento. La Administración dispondrá medios y cauces adecuados, incluida la comunicación personal si se solicita o si la confidencialidad o complejidad lo requiere y así se acuerda con el solicitante; las entrevistas se programan con horarios previos de citas y en ningún caso supondrán obstáculo o demora al ejercicio de los derechos. Para conocer el estado de tramitación u obtener copias hay que acreditar previamente la legitimación.

Artículo 7. Oficinas de Información Administrativa

Sin perjuicio de las funciones de información que deban desarrollar los distintos Centros Directivos, las Oficinas de Información Administrativa adscritas a la Consejería de Gobernación ejercen la información administrativa general en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía. Para ello, los Centros directivos producen, actualizan y remiten periódicamente y con antelación suficiente la información de base a la Consejería de Gobernación, al mismo tiempo que a sus unidades de información, y esta Consejería adopta las medidas de coordinación.

Artículo 8. Tablones de anuncios

Los servicios centrales y periféricos de las Consejerías y Organismos Autónomos dispondrán de un tablón de anuncios permanente, situado en un lugar accesible para el público y destacado, de forma que atraiga la atención y su contenido resulte fácilmente legible. En él se exhibirá la información general que deba ponerse en conocimiento de los ciudadanos y así se haya ordenado.

Artículo 9

Artículo 10

Artículo 11

Artículo 12

Artículo 13

Artículo 14

Artículo 15

Artículo 16

Artículo 17

Artículo 18

Artículo 19

Artículo 20. Presentación de documentos

Los órganos administrativos de la Junta de Andalucía se abstendrán de exigir documentos no exigidos por las normas del procedimiento o que ya estén en poder de la Administración de la Junta de Andalucía, y de exigir acreditación documental de extremos que les consten. El interesado ejerce el derecho indicando el órgano al que se presentaron o que los emitió, la fecha y el procedimiento al que corresponden, siempre que no hayan pasado más de cinco años desde la finalización de este, sin perjuicio de abrir período probatorio si la Administración no tiene por ciertos los hechos.

Artículo 21. Tipos de copias de documentos

Las copias de documentos en el ámbito de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía comprenden dos supuestos: las copias auténticas de documentos administrativos, expedidas por el mismo órgano que emitió el documento original; y las copias autenticadas de documentos privados y públicos, mediante cotejo con el original, en las que se estampará, si procediera, la correspondiente diligencia de compulsa.

Artículo 22

Artículo 23

Artículo 24. Desglose de documentos

Salvo cuando los originales deban permanecer en el expediente, las jefaturas de sección u órganos asimilados encargados de la tramitación y custodia de los expedientes autorizarán la entrega de los documentos originales, públicos o privados, a los interesados que los aportaron y lo soliciten, dejando constancia mediante copia autenticada del documento retirado. Además, podrán autorizar el desglose de otros documentos y su entrega a quien los aportó y lo requiera, dejando constancia mediante copia diligenciada que recoja de forma expresa la calidad del documento retirado.

Artículo 25

Artículo 26. Operaciones de cotejo

Los órganos competentes cuidarán del cumplimiento de lo dispuesto en la disposición, especialmente en lo que concierne a los cotejos de las copias con los documentos originales. Adoptarán las medidas necesarias y se abstendrán de practicar la diligencia de compulsa en dos casos: cuando las copias ofrezcan duda sobre su correspondencia con el original o cuando se dude sobre la autenticidad de los originales.

Artículo 27. Hojas de sugerencias y reclamaciones

Por razones de privacidad, economía y agilidad administrativa, el libro de sugerencias y reclamaciones estará formado por copias numeradas de la documentación en que se hayan formulado los requerimientos o denuncias. Existirán juegos completos y separados de hojas de reclamaciones, confeccionadas con papel autocopiativo, a disposición de los ciudadanos para que puedan realizar sus demandas.

Artículo 28