ODC

Orden de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado

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Apdo. 1.ºÁmbito de aplicación
Apdo. 2.ºAprobación de los documentos contablesSe aprueban los modelos y normas de cumplimentación de documentos contables de los anexos, que sirven de soporte para registrar operaciones en el Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado. Todos los documentos contables serán electrónicos y seguirán esos modelos y el procedimiento de tramitación electrónica que fije la Intervención General de la Administración del Estado. Excepcionalmente cabe el papel si lo determina la Intervención General, a propuesta del responsable de la oficina de contabilidad.
Apdo. 3.ºExpedición de los documentos contablesLos documentos contables electrónicos se autorizan con firma electrónica de quien tenga atribuidas las facultades. Los emitidos por actuación administrativa automatizada pueden autenticarse con sello electrónico basado en certificado reconocido o cualificado. Firma y sello siguen el formato ETSI TS 101 903 (XAdES). En un documento con fase O no se mezclan facturas registradas y no registradas en el Registro Contable de Facturas (salvo ADOK de reposición de ACF), y solo se agrupan varias facturas si comparten la fecha de inicio del cómputo de los plazos de abono del precio.
Apdo. 4.ºIncorporación de datos al sistema de información contableLos documentos contables electrónicos se remiten a las oficinas de contabilidad autorizados con firma electrónica y acompañados de sus justificantes electrónicos, para su anotación en el sistema de información contable; las autorizaciones previstas en la orden se hacen siempre por firma electrónica. La anotación actualiza todos los subsistemas afectados. Registrado el documento y generado el asiento, el propio sistema genera y remite a los servicios gestores un justificante electrónico de la toma de razón, sellado electrónicamente, con número y fecha de la operación.
Apdo. 5.ºConceptoSon documentos de contabilidad del Presupuesto de Gastos los que sirven de soporte a las anotaciones contables derivadas de operaciones de gestión de créditos presupuestarios y de ejecución del Presupuesto de Gastos. Pueden afectar a cuatro agrupaciones: Presupuesto corriente, Presupuestos cerrados, Ejercicios posteriores y Tramitación anticipada.
Apdo. 6.ºClases de documentosEnumera los documentos contables del Presupuesto de Gastos (modelos en el anexo II): MC para modificaciones de créditos; desglose; RC de ejercicio corriente, de ejercicios posteriores, de tramitación anticipada y del cajero de ACF (con RC-102 para no disponibilidad y RC-110 para el presupuesto del cajero); A, D y AD de corriente, posteriores y tramitación anticipada; OK y ADOK; O solo para la Deuda del Estado cuando no se proponga el pago; K, PR, MD y diversos anexos. La anulación se hace con un documento idéntico de signo contrario.
Apdo. 7.ºAutorizaciónLos documentos MC (modificación de créditos) y RC-102 (no disponibilidad) los autoriza el Director General de Presupuestos. Los demás, el responsable del órgano que gestione los créditos, salvo: RC de la oficina presupuestaria o de la Dirección General de Presupuestos (sus responsables), RC de oficio (jefe de contabilidad), PR de prescripción (responsable del órgano que aprobó el expediente de prescripción) y OK de contratos centralizados de la sección 31 (responsable del órgano en cuyo titular delegó el Ministro). Si soporta el acto administrativo, debe reunir sus requisitos de validez.
Apdo. 8.ºConceptoSon documentos contables de los pagos a justificar y de los anticipos de caja fija los que sirven de soporte a los registros que deban efectuarse en los subsistemas de pagos a justificar y de anticipos de caja fija. El apartado se limita a dar este concepto, que delimita el ámbito del capítulo.
Apdo. 9.ºClases de documentosLos documentos de pagos a justificar y anticipos de caja fija (modelos en el anexo II) son cuatro: control de pagos a justificar (prórrogas autorizadas de los plazos de justificación, presentación y aprobación de la cuenta justificativa); adopción/distribución de anticipos de caja fija (establecimiento del sistema y reparto por cajas pagadoras); distribución por conceptos (opcional, para fijar límites por conceptos a lo asignado a las cajas); y anexo control de pagos a justificar (extiende el de control a varios reintegros).
Apdo. 10.ºAutorizaciónEl documento de control de pagos a justificar lo autoriza el jefe de la Unidad Central a la que esté adscrita la respectiva caja pagadora. El documento de adopción/distribución de anticipos de caja fija y el de distribución por conceptos los autoriza la Autoridad que haya adoptado el correspondiente acuerdo.
Anexo I (1)Normas de cumplimentación de los documentos contables: notas 1 a 2La nota 1 pide consignar el código y la denominación de la oficina contable del centro gestor afectado. La nota 2 fija las claves de operación de cada documento. MC: 030 créditos extraordinarios, 040 suplemento, 050 ampliación, 060/061 transferencias positivas/negativas, 070 incorporación de remanentes, 080 generados por ingresos, 090 bajas. RC corriente: 100 para gastar, 102 no disponibilidad, 110 presupuesto del cajero de ACF. A 200/210, AD 220/230, ADOK 260/270, D 300, O 410, OK 420, K 430, PR 460, I 000.
Anexo I (2)Normas de cumplimentación de los documentos contables: notas 3 a 33Signo: positivo y 0, o negativo y 1 (y barra en la casilla de la nota 3 si es negativo). Las operaciones negativas se titulan «Anulación de…», salvo transferencias negativas, rectificación-disminución y cancelaciones de Anticipos de Tesorería, que la llevan si son positivas. C. Modif. y Consol. (0 consolidable, 1 no) solo en documentos de la Dirección General de Presupuestos. La Cta. PGCP la rellena la oficina de contabilidad. Más de 20 anualidades: anexos. Forma de pago: no la cumplimenta el servicio gestor. Epígrafe de gasto opcional; la IGAE puede crear epígrafes.
Anexo I (3)Normas de cumplimentación de los documentos contables: nota 34La nota 34 fija la fecha del gasto. Arrendamientos, gastos de personal y periódicos: último día del mes o periodo. Obras: certificación ordinaria, último día del mes; final, traspaso de riesgos y ventajas; liquidación, fin del plazo de garantía. Servicios: liquidación, fin de la prestación. Indemnizaciones: firmeza de su liquidación. Sentencias: firmeza (sin constancia, notificación); costas: comunicación para su abono. Lo devengado en ejercicios anteriores: 31 de diciembre de cada ejercicio. Expropiación: fecha de ocupación. ACF y pagos a justificar: en blanco.
Anexo I (4)Normas de cumplimentación de los documentos contables: notas 35 a 60Notas 35 a 60. Total líquido: diferencia entre los importes de las notas 19 y 33. La autorización lleva fecha y firma del responsable competente. La toma de razón puede hacerse por certificación mecánica. La prórroga se expresa en meses. En los documentos de anticipos de caja fija: importe del acuerdo en letra (nota 52) y en cifras (56); el 7 % del capítulo II de la Sección a la fecha del acuerdo; los acuerdos anteriores solo si el capítulo II sube o baja; el total suma o resta según incremento o disminución.
Anexo I (5)Normas de cumplimentación de los documentos contables: notas 61 a 120Notas 61 a 120 del anexo I. Resumen contable: tipo/número, año de la numeración y ejercicio económico en que se registra. La cuenta PGCP de cada aplicación solo se indica si admite más de una cuenta; con documentos «Anexo», el documento complementado no rellena las notas 66, 68, 70 y 71. El importe va en letra y en cifras. Ingresos: datos del sujeto pasivo y hoja de arqueo. La certificación mecánica recoge como mínimo fecha, número de operación e importe. Asientos directos: cuentas al Debe (D) o al Haber (H) con su signo. Notas 107 a 120: campos de la deuda.
Anexo I (6)Normas de cumplimentación de los documentos contables: notas 121 a 200Notas 121 a 200 del anexo I. Las notas 121 a 196 definen los campos de los documentos de deuda: intereses explícitos, moneda extranjera y tipo de cambio, amortizaciones, conversiones, regularizaciones y rendimientos implícitos. Nota 197: el IB es el número de operación de inventario del Subsistema CIBI de la inversión, y se indica también en alquileres de inmuebles salvo que se tramiten por pagos a justificar, anticipos de caja fija o pagos en el exterior. Desglose y reasignación: orgánico, funcional o económico; la nota 200 cuenta las aplicaciones origen de la reasignación.
Anexo I (7)Normas de cumplimentación de los documentos contables: notas 201 a 242Notas 201 a 242 del anexo I. En la reasignación, el importe a reasignar debe igualar al reasignado. Normativa y finalidad de subvenciones (fase D): códigos de hasta seis dígitos; en transferencias, TRANSF. Pagos masivos: referencia GGGGG DDMMAAAA NNNNN, con secuencial que empieza cada año en 1. Justificante de descuento: doce dígitos y una letra. RCF: una o dos facturas, «Anexo información adicional»; más de dos, «Anexo adicional de facturas». La fecha de inicio del plazo de abono del precio es obligatoria en los OK a acreedores directos de los capítulos 2 y 6.
Anexo I (8)Normas de cumplimentación de los documentos contables: notas 243 a 260Notas 243 a 260 del anexo I. El NCIS de Sorolla distingue activos por encima y por debajo del umbral de activación y los importes que no son activo; es obligatorio en documentos con fase O del capítulo VI, salvo pagos a justificar o bienes del inventario CIBI. El órgano proponente marca si el cobro es embargable total o parcialmente o inembargable; con cajeros pagadores o habilitados distintos a los pagos masivos, no embargable. Códigos DIR3, fondos europeos (MRR) y referencias 1 a 4. PCSP y BDNS son alternativos. Importe sin IVA en OK y ADOK, salvo libramientos a justificar.