Orden de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado

Apartado tercero. Expedición de los documentos contables

En pocas palabras

Los documentos contables electrónicos se autorizan con firma electrónica de quien tenga atribuidas las facultades. Los emitidos por actuación administrativa automatizada pueden autenticarse con sello electrónico basado en certificado reconocido o cualificado. Firma y sello siguen el formato ETSI TS 101 903 (XAdES). En un documento con fase O no se mezclan facturas registradas y no registradas en el Registro Contable de Facturas (salvo ADOK de reposición de ACF), y solo se agrupan varias facturas si comparten la fecha de inicio del cómputo de los plazos de abono del precio.

Explicación sencilla

Regula cómo se firman o sellan los documentos contables electrónicos y su formato técnico, y pone dos límites a la agrupación de facturas en un mismo documento con fase O: no mezclar registradas y exceptuadas del Registro Contable de Facturas, y compartir la fecha de inicio del cómputo del plazo de pago.

Regla mnemotécnica

Facturas juntas en la fase O, solo si arrancan el mismo día el cómputo del plazo de pago. Formato de firma: XAdES.

Trampa típica de examen

Pensar que basta con que las facturas sean del mismo acreedor para agruparlas en un documento con fase O: el requisito es que la fecha de inicio del cómputo de los plazos para el abono del precio sea la misma para todas.

Texto del artículo Apartado 3 de la Orden de 1 de febrero de 1996 (ODC)

1. Los documentos contables electrónicos deberán autorizarse mediante firma electrónica por quien tenga atribuidas las facultades para ello, según las normas de procedimiento que sean aplicables en cada caso. Las propias aplicaciones informáticas utilizadas para la expedición de los documentos contables facilitarán el ejercicio de la competencia por el órgano que la tenga atribuida. 2. Los documentos contables cuya emisión se realice mediante actuación administrativa automatizada podrán ser autenticados mediante un sistema de sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado, previsto en el artículo 42.a) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. 3. El formato de la firma electrónica y sello electrónico se ajustará a la especificación ETSI TS 101 903 (XAdES), de acuerdo con lo establecido en la Política de Firma Electrónica y de Certificados de la Administración General del Estado, aprobada mediante Resolución de 29 de noviembre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, o en la vigente en cada momento. 4. No se podrán agrupar en un mismo documento contable que incorpore la fase O, de reconocimiento de la obligación, excepto en el caso de documentos ADOK de reposiciones de Anticipos de Caja Fija, facturas que estén registradas en el Registro Contable de Facturas junto con facturas que no lo estén por estar incluidas en las excepciones previstas en la normativa vigente del Registro Contable de Facturas. Asimismo, solo se podrán agrupar varias facturas en un mismo documento contable que incorpore la fase O, cuando la fecha en la que se inicia el cómputo de los plazos para el abono del precio sea la misma para todas ellas.

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