Orden de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado

Apartado cuarto. Incorporación de datos al sistema de información contable

En pocas palabras

Los documentos contables electrónicos se remiten a las oficinas de contabilidad autorizados con firma electrónica y acompañados de sus justificantes electrónicos, para su anotación en el sistema de información contable; las autorizaciones previstas en la orden se hacen siempre por firma electrónica. La anotación actualiza todos los subsistemas afectados. Registrado el documento y generado el asiento, el propio sistema genera y remite a los servicios gestores un justificante electrónico de la toma de razón, sellado electrónicamente, con número y fecha de la operación.

Explicación sencilla

Describe el circuito de entrada de los documentos en el sistema de información contable: remisión firmada con justificantes, actualización automática de los subsistemas y, al final, un justificante electrónico de la toma de razón que el propio sistema envía a los servicios gestores.

Regla mnemotécnica

Entra firmado, se anota y sale la toma de razón sellada (con número y fecha) hacia los servicios gestores.

Trampa típica de examen

Creer que el justificante de la toma de razón lo expide y firma la oficina de contabilidad: lo genera y remite el propio sistema, sellado electrónicamente, para los servicios gestores.

Texto del artículo Apartado 4 de la Orden de 1 de febrero de 1996 (ODC)

1. Los documentos contables electrónicos deberán remitirse a las oficinas de contabilidad debidamente autorizados, mediante firma electrónica, según las normas que se recogen en los capítulos siguientes, y acompañados de sus correspondientes justificantes electrónicos, a fin de su anotación, en su caso, en el sistema de información contable. A los efectos anteriores, las autorizaciones indicadas en los apartados séptimo, décimo, decimocuarto, decimoséptimo, vigésimo y vigésimo cuarto de esta orden se entenderá que deben ser realizadas, en todos los casos, mediante la correspondiente firma electrónica. 2. La anotación en el sistema de información producirá la actualización de todos los subsistemas a los que deban afectar las operaciones. 3. Una vez registrado en el sistema cada documento contable electrónico, y generado el correspondiente asiento contable, el propio sistema generará y remitirá un justificante electrónico de la toma de razón con los datos de la operación contable, incluyendo el número y fecha de la operación, sellado electrónicamente, para los servicios gestores.

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