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C1 · Bloque VI · Informática básica y ofimática

Tema 44 del temario de Administrativo del Estado 2026

Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.

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Correo electrónico: Outlook (Microsoft 365)

En este tema: todas las fichas. Ver las fichas

  1. Outlook: cuentas, perfiles y archivos de datos

    Outlook es la aplicación de Microsoft 365 para correo, calendario, contactos y tareas; la referencia es Outlook clásico, que tiene pestaña Archivo (el nuevo Outlook no). Cuentas: Microsoft 365 o Exchange (buzón en el servidor; necesarias para recuperar, votar, compartir carpetas o delegar), IMAP (sincroniza, sin categorías) y POP (descarga); IMAP y POP no tienen respuestas automáticas. El .pst guarda las cuentas POP, copias, archivo y exportación; el .ost es la copia sin conexión que se vuelve a descargar. El modo caché de Exchange es el predeterminado y deja 12 meses de correo sin conexión.

  2. El entorno de trabajo

    La ventana de Outlook clásico tiene la cinta (clásica o simplificada; en correo, pestañas Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta y Vista, y Buscar al usar el cuadro de búsqueda), la barra de navegación (Correo Ctrl+1, Calendario Ctrl+2, Personas, Tareas), el panel de carpetas, la lista de mensajes, el panel de lectura y la barra Tareas pendientes opcional. F6 y Tab recorren los paneles. Prioritarios separa la Bandeja de entrada en Prioritarios y Otros; se activa en Vista > Mostrar Bandeja de entrada Prioritarios. Columnas: Vista > Configuración de vista > Columnas.

  3. Carpetas

    Carpetas predeterminadas: Bandeja de entrada (Ctrl+Mayús+I), Borradores, Bandeja de salida (Ctrl+Mayús+O), Elementos enviados, Elementos eliminados, Correo no deseado y Conflictos; no se pueden eliminar. Crear carpeta Ctrl+Mayús+E, renombrar F2, ir a otra Ctrl+Y, mover Ctrl+Mayús+V, copiar Ctrl+Mayús+Y. Borrar una carpeta normal borra sus mensajes. Las carpetas de búsqueda son virtuales, se crean en Carpeta > Nuevo > Nueva carpeta de búsqueda (Ctrl+Mayús+P), buscan por prefijo, al borrarlas no se borran los mensajes y no reúnen varios .pst.

  4. Crear mensajes

    Mensaje nuevo: Ctrl+N en Correo o Ctrl+Mayús+M desde cualquier vista; guardar Ctrl+G; enviar Alt+S o Ctrl+Entrar. Para, CC (todos los ven) y CCO (los demás no ven su dirección; no se ve por defecto, sigue visible hasta desactivarlo, solo el remitente lo ve en Elementos enviados y las convocatorias no lo tienen). Comprobar nombres Ctrl+Alt+K; libreta Ctrl+Mayús+B; @menciones añaden a Para. Formatos: HTML (predeterminado), Texto enriquecido y Texto sin formato. Límite: 20 MB en cuentas de Internet y 10 MB por defecto en Exchange. Cada firma se asocia a una cuenta.

  5. Opciones del mensaje

    Las opciones del mensaje están en la pestaña Opciones y en el cuadro Propiedades (flecha del grupo Etiquetas). Retrasar entrega: «No entregar antes de» en Propiedades > Opciones de entrega; el mensaje espera en la Bandeja de salida y Outlook debe estar en línea. Para todos los mensajes, una regla «diferir la entrega un número de minutos», hasta 120. El nuevo Outlook y la web usan Programar envío. Confirmación de entrega (llegó) y de lectura (se abrió; puede negarse). Botones de voto: requieren Exchange. Cifrar ofrece, entre otras, No reenviar.

  6. Enviar y recibir

    Al enviar, el mensaje pasa a la Bandeja de salida y, entregado al servidor, deja copia en Elementos enviados. Pestaña Enviar y recibir: F9 o Ctrl+M (todas las carpetas, grupos marcados), Mayús+F9 (solo la carpeta actual), grupos de envío y recepción (Ctrl+Alt+S) y Trabajar sin conexión (todas las cuentas). Recuperar exige cuentas profesionales o educativas de Microsoft 365 de la misma organización y mensaje no abierto: se abre con doble clic en Elementos enviados > Recuperar este mensaje; se reintenta hasta 24 horas. Deshacer envío no existe en Outlook clásico.

  7. Responder, responder a todos y reenviar

    En la pestaña Inicio: Responder (solo al remitente), Responder a todos (Ctrl+Mayús+R; remitente y demás destinatarios), Reenviar (Ctrl+F; para quien no estaba en el original), Reenviar como datos adjuntos (Ctrl+Alt+F) y Responder con reunión (Ctrl+Alt+R). Leído Ctrl+Q, no leído Ctrl+S. Ctrl+Mayús+D elimina o ignora una conversación y Limpieza de conversación quita los mensajes redundantes. Insertar pone una marca rápida y Ctrl+Mayús+G abre «Marcar mensaje para seguimiento»; el mensaje marcado no es una tarea independiente.

  8. Organizar el correo

    Las categorías de color agrupan mensajes, citas, contactos, tareas y notas; un elemento puede tener varias. Vienen con nombres genéricos que se renombran (los elementos se actualizan). Se asignan con Categorizar; la lista muestra las diez más recientes. En Todas las categorías se crean, renombran y se les da tecla; Establecer clic rápido fija la del clic en la columna Categoría. IMAP no las admite. Los Pasos rápidos aplican varias acciones con un clic, no se deshacen con Ctrl+Z y solo valen para mensajes. Autoarchivar mueve lo antiguo a un .pst. Correo mencionado filtra las @menciones.

  9. Reglas de mensaje y respuestas automáticas

    Una regla aplica automáticamente una acción a los mensajes que cumplen unas condiciones; necesita nombre, condición y acción, y admite excepciones. Se crea desde un mensaje (botón derecho > Reglas > Crear regla) o con el asistente (Archivo > Administrar reglas y alertas > Nueva regla). Solo actúa sobre lo que llega después; para lo ya recibido, Ejecutar reglas ahora. Se suspende desmarcando su casilla y se aplican en el orden de la lista; «Detener el procesamiento de más reglas» corta las siguientes. Respuestas automáticas: Archivo > Respuestas automáticas; no existen en POP o IMAP.

  10. Correo no deseado y seguridad

    El filtro de correo no deseado no impide que llegue el spam: mueve los mensajes sospechosos a Correo no deseado. Opciones: Inicio > Eliminar > Bloquear > Opciones de correo electrónico no deseado. Niveles: Sin filtrado automático (predeterminado, aunque compara con remitentes bloqueados), Bajo, Alto y Solo listas seguras (el más restrictivo). Listas: Remitentes seguros (hasta 1.024), Destinatarios seguros, Remitentes bloqueados, Dominios Top-Level bloqueados y Codificaciones bloqueadas. Con Microsoft 365 o Exchange en modo caché, las listas se aplican en el servidor.

  11. Buscar en Outlook

    La búsqueda instantánea está en el cuadro superior (Ctrl+E o F3; Esc borra los resultados) y abre la pestaña Buscar. No distingue mayúsculas, busca por prefijo y solo palabras completas o su principio; ignora la puntuación y omite cadenas de menos de cinco dígitos. Comillas para la frase exacta y operadores Y, O, NO en mayúsculas. Palabras clave: de:, para:, cc:, cco:, asunto:, tienedatosadjuntos:sí, leído:no, categoría:, tamaño del mensaje:, recibido:. Grupos Ámbito y Refinar; Búsqueda avanzada con Ctrl+Mayús+F. El límite de resultados se quita en Archivo > Opciones > Búsqueda.

  12. Contactos y libreta de direcciones

    Personas es la libreta de direcciones de Outlook. Contacto nuevo: Ctrl+N en Personas o Ctrl+Mayús+C; admite hasta tres direcciones de correo. Grupo de contactos: Nuevo grupo de contactos (Ctrl+Mayús+L), Agregar miembros y Guardar y cerrar; al eliminarlo no se borran los contactos. Libreta: Ctrl+Mayús+B, con la Lista global de direcciones en Exchange o Microsoft 365. Importar y exportar en Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar, con .csv. Los grupos de Microsoft 365 tienen dirección propia, bandeja, calendario, SharePoint y OneNote compartidos, y son públicos o privados.

  13. Calendario: citas, eventos y reuniones

    Calendario (Ctrl+2): cita, evento y reunión, todos con asunto, ubicación, inicio y fin y posibles periódicos. Cita: tiempo propio sin invitados (Ctrl+N en el calendario; Ctrl+Mayús+A en cualquier vista). Evento: al menos un día completo. Reunión: con asistentes y convocatoria (Ctrl+Mayús+Q); Responder con reunión, Ctrl+Alt+R. Aviso: 15 minutos por defecto. Al hacerla periódica, la pestaña pasa a Serie de citas. No se invita por CCO. Vistas Día, Semana laboral, Semana, Mes y Programación (Ctrl+Alt+1 a 5).

  14. Tareas, To Do y notas

    Las tareas se ven en la barra Tareas pendientes, la vista Tareas y la lista diaria del Calendario. Se crean con Nueva tarea, Ctrl+Mayús+K desde cualquier vista o Ctrl+N dentro de Tareas, o arrastrando un elemento al icono Tareas; se cierra con Guardar y cerrar. Un mensaje marcado no es tarea independiente: si se borra, desaparece; la tarea creada a partir de él se conserva. Asignar tarea la envía y el destinatario la acepta o rechaza. La barra se muestra en Vista, grupo Diseño. Ctrl+Mayús+N crea una nota.

  15. Buzón, permisos y delegación

    Limpieza de buzón: Archivo > Herramientas. Borrar no reduce el .pst u .ost: se compacta solo con más de un 20 % sin usar o con Compactar ahora. Permisos: Propiedades > Permisos > Agregar. Propietario (todo y permisos), Editor de publicación (todo y subcarpetas), Editor (todo), Autor de publicación (crear, leer, subcarpetas y lo propio), Autor (crear, leer y lo propio), Autor no editor (crear, leer y eliminar lo propio), Revisor (leer), Colaborador (crear), Ninguno. Delegados: Revisor, Autor, Editor; Enviar como, solo el administrador.

  16. Grupos de Microsoft 365 en Outlook

    Un grupo de Microsoft 365 ofrece bandeja de entrada compartida, calendario, biblioteca de SharePoint y bloc de OneNote; en Outlook clásico requiere cuenta profesional o educativa de una suscripción apta. Al crearlo, Outlook propone una dirección al escribir el nombre; los grupos son privados por defecto. Recibe correo en su dirección y lo reciben todos los miembros. En Editar grupo se cambian foto, nombre, privacidad o el correo externo; solo los propietarios lo configuran o eliminan, y se restaura en un máximo de 30 días.

Microsoft 365: entorno común, nube y Copilot

En este tema: todas las fichas. Ver las fichas

  1. Microsoft 365: aplicaciones, versiones y canales

    Microsoft 365 es una suscripción con las aplicaciones siempre en su versión más reciente; Office 2024 es compra única: recibe actualizaciones de seguridad, no de versión principal. El programa del Estado toma como referencia Microsoft 365 de escritorio. Access y Publisher, solo en PC con Windows; Publisher deja de incluirse en octubre de 2026. Canales: Canal actual (predeterminado, al menos una vez al mes sin fecha fija), Canal mensual para empresas (segundo martes) y Canal semestral para empresas. La versión se ve en Archivo > Cuenta; «Acerca de» indica 32 o 64 bits.

  2. La cinta de opciones

    La cinta agrupa los comandos en pestañas y grupos; Archivo abre la vista Backstage y no se puede mover ni ocultar. En el escritorio, Opciones de presentación de la cinta de opciones ofrece tres estados: Modo de pantalla completa, Mostrar solo pestañas y Mostrar siempre la barra de herramientas (las cintas clásica y de una sola línea son de la web). Ctrl+F1 contrae o expande. Alt muestra las KeyTips, Alt+Q va a la búsqueda, F6 mueve el foco, Mayús+F10 abre el menú contextual. Solo se agregan comandos a grupos personalizados y solo las pestañas personalizadas se eliminan.

  3. Barra de herramientas de acceso rápido y barra de título

    La barra de herramientas de acceso rápido tiene comandos independientes de la pestaña activa. Por defecto está encima de la cinta, en la barra de título, y puede ponerse debajo. Las etiquetas de comando solo se muestran u ocultan con la barra debajo de la cinta. Se agregan comandos con clic derecho > Agregar a la barra… o con Más comandos (incluso Comandos que no están en la cinta de opciones) y se ordenan con Subir y Bajar. No admite contenido de listas, botones más grandes ni varias líneas. En la barra de título están Autoguardado y, al clic en el nombre, el Historial de versiones.

  4. La vista Backstage (menú Archivo)

    La pestaña Archivo abre la vista Backstage, a pantalla completa, con las órdenes sobre el archivo y la aplicación; no se puede mover ni ocultar. Abrir ofrece Abrir en Vista protegida; con archivos de OneDrive o SharePoint, Guardar como pasa a ser Guardar una copia. Información contiene Proteger documento (en Excel, Proteger libro: solo lectura, cifrar con contraseña, acceso restringido) y Comprobar si hay problemas, con Comprobar accesibilidad. Cuenta muestra la información del producto y «Acerca de». Opciones abre el cuadro de opciones; Imprimir reúne configuración y vista previa.

  5. Guardar, Autoguardado y recuperación

    Autoguardado guarda cada pocos segundos en Excel, Word y PowerPoint para suscriptores. Solo funciona con archivos en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online; se desactiva en rutas locales, formatos antiguos (.xls, .ppt, .doc), con la sincronización en pausa o en archivos insertados. Con archivos de la nube, Archivo muestra Guardar una copia. Historial de versiones: clic en el nombre del archivo, Abrir versión y Restaurar; se crea una versión cada 10 minutos aproximadamente. Autorrecuperación muestra lo último en Recuperación de documentos tras un bloqueo.

  6. Formatos de archivo de Microsoft 365

    Word, Excel y PowerPoint guardan por defecto en Office Open XML (desde Office 2007). Word: .docx predeterminado sin macros, .docm con macros, .dotx/.dotm plantillas, .doc/.dot de 97-2003. Excel: .xlsx predeterminado sin macros, .xlsm con macros, .xlsb binario (rápido, admite macros, no XML), .xltx/.xltm plantillas, .xlam complemento, .xls de 97-2003; .csv, .txt, .prn y .dif guardan solo la hoja activa. La «m» indica macros y la «x», sin macros. Word abre y guarda PDF; los XPS los guarda pero no los abre. Autoguardado no va con .doc, .xls ni .ppt.

  7. Imprimir desde Microsoft 365

    Imprimir y vista previa están juntos en Archivo > Imprimir: configuración a un lado y vista previa al otro; en Word, Ctrl+P abre esa página. En la vista previa se pasa de página con las flechas y se amplía con el zoom. En Configuración: todas las páginas, la actual o un intervalo (en Word, sueltas e intervalos separados por comas); color solo si la impresora lo admite; en Word, también comentarios y marcas de revisión. En Vista protegida no se imprime hasta pulsar Habilitar edición. Para conservar el formato exacto: guardar como PDF o XPS.

  8. Opciones de la aplicación y Centro de confianza

    Archivo > Opciones abre las opciones de cada aplicación (General, Guardar, cinta, acceso rápido, Complementos, Centro de confianza); los cambios son por aplicación. Centro de confianza: Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza, o Seguridad de macros en Desarrollador. Cuatro opciones de macros; la predeterminada, Deshabilitar todas las macros con notificación. Las ubicaciones de confianza no se comprueban ni abren en Vista protegida. Macros de Internet: RIESGO DE SEGURIDAD sin Habilitar contenido; se permiten con Desbloquear o una ubicación de confianza.

  9. Revisión, idioma y accesibilidad

    En Word, F7 abre el panel del Editor (ortografía y gramática) y Mayús+F7, el de sinónimos. Revisar > Comprobar accesibilidad abre el panel Accesibilidad (en Outlook, Revisar solo aparece al escribir o responder); en versiones antiguas, Archivo > Información > Comprobar si hay problemas. En Excel se abre el Asistente de accesibilidad, con problemas por categorías y Acciones recomendadas. El texto alternativo se edita con clic derecho; lo decorativo se marca sin descripción. En Vista protegida, F7 activa la exploración con el cursor de intercalación.

  10. Compartir, coautoría y comentarios

    Lo guardado en OneDrive es privado hasta que se comparte. OneDrive: documentos personales; SharePoint: contenido del equipo; Teams usa una biblioteca de SharePoint. Compartir da acceso al archivo único de la nube; adjuntar envía una copia. Coautoría: edición simultánea en OneDrive o SharePoint Online; con Autoguardado los cambios se ven enseguida y sin él hay más conflictos. El libro compartido de Excel es antiguo e impide Autoguardado. Contra cambios: solo lectura (Archivo > Información > Proteger), permisos o desprotección. En Excel, los comentarios tienen hilos; las notas, no.

  11. Proteger e inspeccionar documentos

    Archivo > Información > Proteger documento (Proteger libro en Excel). Solo lectura: se quita repitiendo el proceso; cifrado con contraseña: se borra y Aceptar (en Excel impide Autoguardado); acceso restringido: Acceso sin restricciones. Etiquetas de confidencialidad (Microsoft Purview), con el botón Confidencialidad: pueden cifrar y poner encabezado, pie o marca de agua (no en Outlook) y admiten Autoguardado. El contenido activo se bloquea hasta Habilitar contenido. Vista protegida: barra amarilla, Habilitar edición; roja, no se recomienda o no se permite editar.

  12. OneDrive, SharePoint, Teams, To Do y OneNote

    OneDrive: archivos personales en la nube, privados hasta compartirlos. Archivos a petición, tres estados: Solo en línea (no ocupa y se descarga al abrir), Disponible localmente (se puede liberar espacio) y Siempre disponible (fijado). En OneDrive o SharePoint funcionan Autoguardado, coautoría e Historial de versiones. SharePoint: sitios y bibliotecas. Teams: chats, reuniones y canales; cada equipo crea grupo, sitio de SharePoint, buzón y calendario de Exchange Online y bloc de OneNote. To Do: tareas con Mi día. OneNote: blocs, secciones y páginas.

  13. Copilot en Microsoft 365

    Copilot, asistente de IA generativa con modelos LLM, solo accede a lo que la persona ya puede ver. Copilot Chat (Básico): incluido, basado sobre todo en la web; el contenido de la organización hay que aportarlo y no da Copilot en Word, Excel, PowerPoint ni OneNote. Microsoft 365 Copilot (Básico): sin complemento, con acceso estándar en las aplicaciones. Microsoft 365 Copilot (Premium): complemento de pago que usa los datos de trabajo vía Microsoft Graph y Work IQ. La petición se llama indicación (prompt). Copilot en Windows 11 es otra aplicación.

Redes, internet y correo electrónico

En este tema: fichas 51–56. Ver las fichas

  1. El correo electrónico: concepto, dirección, funcionamiento, cliente de correo y webmail

    El correo electrónico es un servicio de internet para enviar y recibir mensajes, con adjuntos, entre buzones de un servidor. Es asíncrono: el mensaje espera en el buzón. La dirección es parte-local@dominio; el DNS indica con los registros MX qué servidor recibe el correo del dominio. Agentes (RFC 5598): MUA, el programa de la persona usuaria; MTA, el servidor que transporta el mensaje; MDA, el que lo deposita en el buzón. Se accede con un cliente de correo instalado (Thunderbird, Outlook) o por webmail desde el navegador, con los mensajes en el servidor.

  2. Los protocolos del correo: SMTP, POP3 e IMAP. Diferencias y puertos

    SMTP (RFC 5321) es el protocolo de envío: del programa al servidor de salida y entre servidores. Puertos: 25 entre servidores, 587 desde el programa (cifrado con STARTTLS) y 465 con TLS implícito. POP3 (RFC 1939) recibe descargando los mensajes al equipo, que habitualmente se borran del servidor; solo da acceso a la bandeja de entrada; puerto 110 o 995 con TLS. IMAP (IMAP4rev2, RFC 9051) recibe dejando los mensajes en el servidor, con carpetas y marcas sincronizadas; puerto 143 o 993 con TLS. Ni POP3 ni IMAP envían.

  3. El mensaje de correo: destinatarios (Para, CC y CCO), asunto, adjuntos, firma y formato

    Un mensaje tiene cabecera (remitente, destinatarios, fecha, asunto) y cuerpo. Para: destinatarios principales. CC: copia que todos ven. CCO (Bcc): copia oculta, las demás personas no ven esa dirección. Al responder se antepone «Re:» al asunto. Los adjuntos los permite MIME. La firma es un texto final, no una firma electrónica (Outlook clásico: Archivo > Opciones > Correo > Firmas). Formatos en Outlook: HTML (predeterminado, con colores e imágenes), texto sin formato (lo leen todos, sin negrita ni colores) y texto enriquecido (RTF), propio de Microsoft.

  4. Confirmaciones de entrega y de lectura. Correo no deseado (spam) y phishing. Firma y cifrado con S/MIME

    Outlook distingue la confirmación de entrega (el mensaje llegó al buzón, sin probar que se haya leído) y la de lectura (el mensaje se abrió), que depende de quien recibe: puede negarse. En el nuevo Outlook se piden en Opciones, grupo Seguimiento. Su estándar es la MDN (RFC 8098), con el campo Disposition-Notification-To, que es solo una petición. Spam: correo masivo no solicitado, que va a la carpeta Correo no deseado. Phishing (INCIBE): suplantar a otra entidad para que la persona usuaria revele sus credenciales.

  5. Gestión de mensajes: carpetas, responder, responder a todos, reenviar, marcar, archivar y buscar

    Carpetas de Outlook: Bandeja de entrada, Borradores, Bandeja de salida (pendientes de enviar), Elementos enviados, Elementos eliminados, Correo no deseado y Archivo. Responder va solo al remitente; Responder a todos, también a Para y CC; Reenviar, a destinatarios nuevos. Solo al reenviar se incluyen los adjuntos. Se puede marcar como leído o no leído y poner una marca de seguimiento (bandera), que aparece en Tareas. En Outlook clásico, Archivar (o Retroceso en el panel de lectura) lleva a la carpeta Archivo sin borrar; Suprimir envía a Elementos eliminados.

  6. Agendas: calendario (citas, eventos y reuniones), contactos y tareas

    Outlook tiene tres elementos de calendario: cita (tiempo propio, sin invitados, que se marca como libre, ocupado, provisional…), evento (de todo el día) y reunión (con asistentes). Se repiten con Periodicidad. En la convocatoria, los asistentes (necesarios u opcionales) aceptan, aceptan provisionalmente o rechazan. Citas y convocatorias se intercambian con iCalendar (.ics); los contactos, con vCard (.vcf). El grupo de contactos, antes lista de distribución, se crea desde Personas (Ctrl+3). Las tareas pueden tener vencimiento y aviso.

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