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C1 · Bloque VI · Informática básica y ofimática

Tema 43 del temario de Administrativo del Estado 2026

Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.

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Base de datos: Access (Microsoft 365)

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  1. Bases de datos relacionales y Access

    Access es un sistema de administración de bases de datos (SGBD) relacional: tablas por temas que las relaciones combinan. Tabla = registros (filas) y campos (columnas); la clave principal identifica cada registro (una por tabla) y la externa enlaza con la principal de otra. Un solo archivo guarda todos los objetos, módulos VBA incluidos. Formatos: .accdb (2007 y posteriores), .mdb (anterior, sin Datos adjuntos ni Calculado), .accde (VBA compilado, sin código editable) y .laccdb (bloqueo). Límites: 2 GB, 32.768 objetos, 255 campos por tabla, 64 caracteres en nombres, 255 usuarios simultáneos.

  2. Crear bases de datos y tablas

    Archivo > Nuevo: en blanco, plantilla instalada o en línea. La base en blanco nace con Tabla1 abierta en vista Hoja de datos; si se cierra sin guardarla al menos una vez, Access la elimina. Crear > Tablas: Tabla (vista Hoja de datos, campos Campo1, Campo2…) o Diseño de tabla (vista Diseño: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción). Las propiedades completas solo en vista Diseño. Al guardar sin clave principal, Access ofrece crear un campo Id. de tipo Autonumeración. Nombres: hasta 64 caracteres, sin punto, signo de exclamación, acento grave ni corchetes, sin empezar por espacio.

  3. Tipos de datos

    Se elige en la columna Tipo de datos de la vista Diseño. Texto corto (antes Texto): hasta 255 caracteres. Texto largo (antes Memo): hasta 1 GB aprox. Número: 1 a 16 bytes. Fecha y hora: años 100 a 9999; extendida: 1 a 9999. Moneda: 15 dígitos y 4 decimales, sin redondeo. Autonumeración: no reutiliza valores. Sí/No: 0 Falso y -1 Verdadero. Hipervínculo: 2.048 caracteres por parte. Datos adjuntos: ilimitados por registro, hasta unos 2 GB. Calculado: Generador de expresiones, texto hasta 243. Asistente para búsquedas no es un tipo de datos. Datos adjuntos y Calculado no existen en .mdb.

  4. Propiedades de los campos

    El tipo de datos decide las propiedades del campo (panel Propiedades del campo). Tamaño del campo (Texto corto, 1 a 255; Número: Byte, Entero…). Formato cambia cómo se muestra, no cómo se guarda (Número general, Moneda, Euro, Estándar, Porcentaje, Científico). Máscara de entrada: hasta tres secciones; 0 exige dígito y 9 lo hace opcional. Regla de validación (hasta 2.048 caracteres) y Texto de validación (hasta 255). Indexado Sí (Sin duplicados) impide repetir valores. La regla de campo se comprueba al salir del campo; la de registro, al salir del registro, y puede comparar campos.

  5. Clave principal, índices y campos de búsqueda

    La clave principal identifica cada registro; una por tabla. Si no hay un campo adecuado, se usa uno Autonumeración. Se establece en vista Diseño con Diseño de tabla > Herramientas > Clave principal (icono de llave); para una clave compuesta se mantiene pulsada Ctrl al seleccionar los selectores de fila. Los índices aceleran búsquedas y ordenación: hasta 10 campos por índice y 32 índices por tabla; no se indexan Objeto OLE, Calculado ni Datos adjuntos. Los campos de búsqueda se crean con Asistente para búsquedas; con «Permitir varios valores», el campo multivalor guarda hasta 100 valores.

  6. Relaciones entre tablas

    Una relación une dos tablas por un campo común; no tienen que llamarse igual, pero sí tener el mismo tipo de datos (salvo Autonumeración con Número Entero largo). Tipos: uno a varios (el más habitual), varios a varios (con tabla de unión) y uno a uno. Se crean en Herramientas de base de datos > Relaciones, arrastrando un campo y pulsando Crear en Modificar relaciones. Exigir integridad referencial evita registros huérfanos; añade Actualizar y Eliminar en cascada, y la línea muestra 1 e infinito. Combinación interna (predeterminada), externa izquierda o derecha.

  7. Trabajar con los datos en vista Hoja de datos

    En la vista Hoja de datos se agregan registros en la fila en blanco del final o con Ctrl+signo más; Ctrl+signo menos elimina el registro actual, y un registro eliminado no se recupera con Deshacer. Esc deshace los cambios del campo o registro, Ctrl+Z la escritura y Mayús+Entrar guarda el registro. Ctrl+B abre Buscar y reemplazar, que busca en una sola tabla a la vez. Filtros en Inicio > Ordenar y filtrar: Filtro, Selección, Filtrar por formulario (pestañas O) y Filtro avanzado/Ordenar; varios campos se combinan con Y. Totales añade la fila Total; en columnas no numéricas solo se cuenta.

  8. Consultas de selección

    La consulta de selección recupera datos de tablas o consultas y los muestra en Hoja de datos sin almacenarlos; las de acción agregan, cambian o eliminan datos. Crear > Consultas > Asistente para consultas abre Nueva consulta con cuatro asistentes: consultas sencillas (hasta 255 campos de 32 orígenes; Detalle o Resumen con campos numéricos), referencias cruzadas (un solo origen), búsqueda de duplicados y búsqueda de no coincidentes. En Diseño de consulta, la cuadrícula tiene Campo, Tabla, Orden, Mostrar, Criterios y O: misma fila, Y; fila O, alternativa. Vistas: Hoja de datos, Diseño y SQL.

  9. Criterios, expresiones y parámetros

    Delimitadores: texto entre comillas dobles, fechas entre almohadillas (#01/01/2025#), nombres de campo y parámetros entre corchetes. Operadores: Entre ... Y, En(), Como, Es Nulo, No; Fecha() da la fecha actual. Comodines: * cualquier número de caracteres, ? un carácter alfabético, # un dígito, [ ] uno de los caracteres, ! excluye, - intervalo. Misma fila, Y; filas Criterios y o, O. El Generador de expresiones se abre con Ctrl+F2. La consulta de parámetros pide un dato con [texto] y muestra «Introduzca el valor del parámetro»; el texto no admite puntos ni exclamaciones.

  10. Consultas de totales y de referencias cruzadas

    La consulta de totales agrupa registros y calcula un resumen por grupo: Diseño de consulta ▸ Mostrar u ocultar ▸ Totales añade la fila Total, con «Agrupar por» por defecto. Expresión: cálculo con función de agregado. Dónde: condición sobre registros individuales en una columna que no se agrega, aplicada antes de calcular los totales. Suma, Desviación estándar y Varianza solo con Número, Decimal o Moneda; Promedio, Máx y Mín también con Fecha y hora; en texto solo Recuento. La de referencias cruzadas agrupa por encabezados de fila (hasta tres) y de columna (uno), con un solo campo Valor.

  11. Consultas de acción, de unión y SQL básico

    Las consultas de acción se eligen en Diseño de consulta ▸ Tipo de consulta: Crear tabla, Anexar (fila Anexar a), Actualizar (fila Actualizar a) y Eliminar (fila Eliminar). No se pueden deshacer y Access las deshabilita salvo ubicación de confianza o Habilitar contenido. La consulta de unión combina registros de varias tablas o consultas, solo en vistas SQL y Hoja de datos, con resultado de solo lectura y el mismo número de campos en cada parte; UNION quita duplicados y UNION ALL los conserva. En SQL, WHERE filtra antes de agrupar y HAVING después; SELECT ... INTO crea una tabla.

  12. Formularios: creación y vistas

    Un formulario es la interfaz de los datos; dependiente si está conectado a una tabla o consulta. Crear ▸ Formularios: Formulario (un clic), Asistente para formularios, Formulario en blanco (vista Presentación con Lista de campos), Navegación, Formulario dividido (vista Formulario y vista Hoja de datos sincronizadas) y Varios elementos. Vistas: Formulario (uso), Presentación (se ven datos) y Diseño (sin datos, con secciones). F4 muestra la hoja de propiedades y Alt+F8 la Lista de campos. El subformulario muestra el lado «varios», enlazado con Vincular campos principales y secundarios.

  13. Controles y propiedades

    Los controles de formularios e informes pueden ser dependientes (origen en un campo, como el cuadro de texto), independientes (sin origen, como la etiqueta) o calculados (origen en una expresión). Casillas, botones de opción y de alternancia guardan sí/no: -1 marcados y 0 desmarcados. Se añaden desde el grupo Controles o arrastrando campos desde Lista de campos. El orden de tabulación se cambia con el botón Orden de tabulación; Tabulación en No saca un control, y la propiedad Ciclo decide qué pasa con TAB en el último campo.

  14. Informes

    Un informe sirve para ver, dar formato y resumir datos; su origen puede ser una tabla o una consulta. Se crea desde Crear > Informes (Informe, Diseño de informe, Informe en blanco, Asistente para informes, Etiquetas). Vistas: Informe (predeterminada), Presentación, Vista previa de impresión y Diseño. Secciones: encabezados de informe, página y grupo, Detalle (una vez por fila) y pies de grupo, página e informe. El encabezado del informe se imprime antes del de página. Agrupar y ordenar admite 10 niveles.

  15. Importar, vincular y exportar

    Datos externos reúne Importar y vincular y Exportar; la importación empieza en Nuevo origen de datos (De un archivo, De una base de datos, De servicios en línea, De otros orígenes). Importar copia los datos en una tabla nueva o los anexa; vincular crea una tabla vinculada que refleja los cambios del origen sin guardar los datos. Desde Excel se importa una hoja o rango por vez, con un máximo de 255 columnas, y Access examina las ocho primeras filas. Los informes solo se exportan a .xls.

  16. Mantenimiento, seguridad y macros

    Compactar y reparar corrige el aumento de tamaño y los daños; necesita acceso exclusivo y está en Archivo > Información o en Herramientas de base de datos. El Analizador de rendimiento da recomendación, sugerencia e idea. Dividir la base separa back-end (tablas, con _be) y front-end (resto de objetos). Cifrar con contraseña exige abrir en modo exclusivo y solo vale para .accdb. El contenido peligroso se habilita con Habilitar contenido o con una ubicación de confianza. AutoExec se ejecuta al abrir; MAYÚS lo omite.

  17. Gráficos modernos en formularios e informes

    Access para Microsoft 365 (y 2019, 2021 y 2024) añade gráficos modernos a formularios e informes en vista Diseño; no son el gráfico clásico ActiveX, que se puede seguir usando. Tipos: Columnas, Líneas, Barras, Área, Circular, Anillos, Dispersión, Burbuja, Radar, Cajas y bigotes, Cascada, Embudo, Nube de palabras, Arco y Combinado (sin histograma, proyección solar ni cotizaciones). Pestaña Datos: eje y valores admiten varios campos; la leyenda, uno solo. Por defecto, fechas por meses, números sumados y lo demás contado.

Microsoft 365: entorno común, nube y Copilot

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  1. Microsoft 365: aplicaciones, versiones y canales

    Microsoft 365 es una suscripción con las aplicaciones siempre en su versión más reciente; Office 2024 es compra única: recibe actualizaciones de seguridad, no de versión principal. El programa del Estado toma como referencia Microsoft 365 de escritorio. Access y Publisher, solo en PC con Windows; Publisher deja de incluirse en octubre de 2026. Canales: Canal actual (predeterminado, al menos una vez al mes sin fecha fija), Canal mensual para empresas (segundo martes) y Canal semestral para empresas. La versión se ve en Archivo > Cuenta; «Acerca de» indica 32 o 64 bits.

  2. La cinta de opciones

    La cinta agrupa los comandos en pestañas y grupos; Archivo abre la vista Backstage y no se puede mover ni ocultar. En el escritorio, Opciones de presentación de la cinta de opciones ofrece tres estados: Modo de pantalla completa, Mostrar solo pestañas y Mostrar siempre la barra de herramientas (las cintas clásica y de una sola línea son de la web). Ctrl+F1 contrae o expande. Alt muestra las KeyTips, Alt+Q va a la búsqueda, F6 mueve el foco, Mayús+F10 abre el menú contextual. Solo se agregan comandos a grupos personalizados y solo las pestañas personalizadas se eliminan.

  3. Barra de herramientas de acceso rápido y barra de título

    La barra de herramientas de acceso rápido tiene comandos independientes de la pestaña activa. Por defecto está encima de la cinta, en la barra de título, y puede ponerse debajo. Las etiquetas de comando solo se muestran u ocultan con la barra debajo de la cinta. Se agregan comandos con clic derecho > Agregar a la barra… o con Más comandos (incluso Comandos que no están en la cinta de opciones) y se ordenan con Subir y Bajar. No admite contenido de listas, botones más grandes ni varias líneas. En la barra de título están Autoguardado y, al clic en el nombre, el Historial de versiones.

  4. La vista Backstage (menú Archivo)

    La pestaña Archivo abre la vista Backstage, a pantalla completa, con las órdenes sobre el archivo y la aplicación; no se puede mover ni ocultar. Abrir ofrece Abrir en Vista protegida; con archivos de OneDrive o SharePoint, Guardar como pasa a ser Guardar una copia. Información contiene Proteger documento (en Excel, Proteger libro: solo lectura, cifrar con contraseña, acceso restringido) y Comprobar si hay problemas, con Comprobar accesibilidad. Cuenta muestra la información del producto y «Acerca de». Opciones abre el cuadro de opciones; Imprimir reúne configuración y vista previa.

  5. Guardar, Autoguardado y recuperación

    Autoguardado guarda cada pocos segundos en Excel, Word y PowerPoint para suscriptores. Solo funciona con archivos en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online; se desactiva en rutas locales, formatos antiguos (.xls, .ppt, .doc), con la sincronización en pausa o en archivos insertados. Con archivos de la nube, Archivo muestra Guardar una copia. Historial de versiones: clic en el nombre del archivo, Abrir versión y Restaurar; se crea una versión cada 10 minutos aproximadamente. Autorrecuperación muestra lo último en Recuperación de documentos tras un bloqueo.

  6. Formatos de archivo de Microsoft 365

    Word, Excel y PowerPoint guardan por defecto en Office Open XML (desde Office 2007). Word: .docx predeterminado sin macros, .docm con macros, .dotx/.dotm plantillas, .doc/.dot de 97-2003. Excel: .xlsx predeterminado sin macros, .xlsm con macros, .xlsb binario (rápido, admite macros, no XML), .xltx/.xltm plantillas, .xlam complemento, .xls de 97-2003; .csv, .txt, .prn y .dif guardan solo la hoja activa. La «m» indica macros y la «x», sin macros. Word abre y guarda PDF; los XPS los guarda pero no los abre. Autoguardado no va con .doc, .xls ni .ppt.

  7. Imprimir desde Microsoft 365

    Imprimir y vista previa están juntos en Archivo > Imprimir: configuración a un lado y vista previa al otro; en Word, Ctrl+P abre esa página. En la vista previa se pasa de página con las flechas y se amplía con el zoom. En Configuración: todas las páginas, la actual o un intervalo (en Word, sueltas e intervalos separados por comas); color solo si la impresora lo admite; en Word, también comentarios y marcas de revisión. En Vista protegida no se imprime hasta pulsar Habilitar edición. Para conservar el formato exacto: guardar como PDF o XPS.

  8. Opciones de la aplicación y Centro de confianza

    Archivo > Opciones abre las opciones de cada aplicación (General, Guardar, cinta, acceso rápido, Complementos, Centro de confianza); los cambios son por aplicación. Centro de confianza: Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza, o Seguridad de macros en Desarrollador. Cuatro opciones de macros; la predeterminada, Deshabilitar todas las macros con notificación. Las ubicaciones de confianza no se comprueban ni abren en Vista protegida. Macros de Internet: RIESGO DE SEGURIDAD sin Habilitar contenido; se permiten con Desbloquear o una ubicación de confianza.

  9. Revisión, idioma y accesibilidad

    En Word, F7 abre el panel del Editor (ortografía y gramática) y Mayús+F7, el de sinónimos. Revisar > Comprobar accesibilidad abre el panel Accesibilidad (en Outlook, Revisar solo aparece al escribir o responder); en versiones antiguas, Archivo > Información > Comprobar si hay problemas. En Excel se abre el Asistente de accesibilidad, con problemas por categorías y Acciones recomendadas. El texto alternativo se edita con clic derecho; lo decorativo se marca sin descripción. En Vista protegida, F7 activa la exploración con el cursor de intercalación.

  10. Compartir, coautoría y comentarios

    Lo guardado en OneDrive es privado hasta que se comparte. OneDrive: documentos personales; SharePoint: contenido del equipo; Teams usa una biblioteca de SharePoint. Compartir da acceso al archivo único de la nube; adjuntar envía una copia. Coautoría: edición simultánea en OneDrive o SharePoint Online; con Autoguardado los cambios se ven enseguida y sin él hay más conflictos. El libro compartido de Excel es antiguo e impide Autoguardado. Contra cambios: solo lectura (Archivo > Información > Proteger), permisos o desprotección. En Excel, los comentarios tienen hilos; las notas, no.

  11. Proteger e inspeccionar documentos

    Archivo > Información > Proteger documento (Proteger libro en Excel). Solo lectura: se quita repitiendo el proceso; cifrado con contraseña: se borra y Aceptar (en Excel impide Autoguardado); acceso restringido: Acceso sin restricciones. Etiquetas de confidencialidad (Microsoft Purview), con el botón Confidencialidad: pueden cifrar y poner encabezado, pie o marca de agua (no en Outlook) y admiten Autoguardado. El contenido activo se bloquea hasta Habilitar contenido. Vista protegida: barra amarilla, Habilitar edición; roja, no se recomienda o no se permite editar.

  12. OneDrive, SharePoint, Teams, To Do y OneNote

    OneDrive: archivos personales en la nube, privados hasta compartirlos. Archivos a petición, tres estados: Solo en línea (no ocupa y se descarga al abrir), Disponible localmente (se puede liberar espacio) y Siempre disponible (fijado). En OneDrive o SharePoint funcionan Autoguardado, coautoría e Historial de versiones. SharePoint: sitios y bibliotecas. Teams: chats, reuniones y canales; cada equipo crea grupo, sitio de SharePoint, buzón y calendario de Exchange Online y bloc de OneNote. To Do: tareas con Mi día. OneNote: blocs, secciones y páginas.

  13. Copilot en Microsoft 365

    Copilot, asistente de IA generativa con modelos LLM, solo accede a lo que la persona ya puede ver. Copilot Chat (Básico): incluido, basado sobre todo en la web; el contenido de la organización hay que aportarlo y no da Copilot en Word, Excel, PowerPoint ni OneNote. Microsoft 365 Copilot (Básico): sin complemento, con acceso estándar en las aplicaciones. Microsoft 365 Copilot (Premium): complemento de pago que usa los datos de trabajo vía Microsoft Graph y Work IQ. La petición se llama indicación (prompt). Copilot en Windows 11 es otra aplicación.

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