M365
Microsoft 365: entorno común, nube y Copilot
Cada ficha recoge lo que pregunta el tribunal, con explicación, mnemotecnia y una trampa típica de examen. El software de referencia es el del Estado: Microsoft 365 de escritorio para Windows, en español.
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Crear cuenta gratisResumen
Microsoft 365 es una suscripción con las aplicaciones siempre en su versión más reciente; Office 2024 es compra única: recibe actualizaciones de seguridad, no de versión principal. El programa del Estado toma como referencia Microsoft 365 de escritorio. Access y Publisher, solo en PC con Windows; Publisher deja de incluirse en octubre de 2026. Canales: Canal actual (predeterminado, al menos una vez al mes sin fecha fija), Canal mensual para empresas (segundo martes) y Canal semestral para empresas. La versión se ve en Archivo > Cuenta; «Acerca de» indica 32 o 64 bits.
Explicación sencilla
La ficha sirve para situar qué es Microsoft 365 frente a la compra única de Office 2024, qué aplicaciones de escritorio incluye la suscripción, cómo se actualizan según el canal y dónde se comprueba la versión instalada, que es la referencia que fija el programa de las oposiciones del Estado.
Regla mnemotécnica
Canal actual: lo nuevo, en cuanto está listo y por defecto; canal mensual: el segundo martes de cada mes.
⚠️ Truco / trampa típica
Creer que Publisher sigue en la suscripción: llega al final de su ciclo de vida en octubre de 2026 y desde entonces deja de incluirse en Microsoft 365.
Microsoft 365 es un servicio de suscripción: mientras dura la suscripción, las aplicaciones se mantienen en su versión más reciente. Office 2024 es una compra única: se paga una vez, recibe actualizaciones de seguridad, pero no las de versión principal; para pasar a la siguiente versión hay que volver a comprarla. El programa de las oposiciones del Estado (convocatoria de 2025) fija como referencia «Windows 11 y Microsoft 365 versión de escritorio», es decir, las aplicaciones instaladas en Windows y no Microsoft 365 en la web, cuya cinta de opciones es distinta. Aplicaciones de escritorio de la suscripción: - Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote. - Access y Publisher, solo para PC con Windows. Publisher llega al final de su ciclo de vida en octubre de 2026: desde entonces deja de incluirse en Microsoft 365. Microsoft remite a Word y PowerPoint para sus usos habituales. Canales de actualización de las Aplicaciones de Microsoft 365 (solo se aplican a las instalaciones en Windows; cada dispositivo usa un único canal): - Canal actual: recibe las características nuevas en cuanto están listas, al menos una vez al mes y sin fecha fija. Es el canal predeterminado. - Canal mensual para empresas: una actualización al mes, el segundo martes. - Canal semestral para empresas: hasta junio de 2026 daba las características nuevas dos veces al año, en enero y julio; desde julio de 2026 recibe las mismas actualizaciones mensuales que el Canal mensual para empresas. OneDrive y Teams se actualizan por su cuenta, al margen de estos canales. Para ver la versión instalada: Archivo > Cuenta. En «Información del producto» aparecen el nombre del producto, el canal, la versión y la compilación. El botón «Acerca de» (por ejemplo, «Acerca de Word») abre un cuadro con el número completo de versión y si la instalación es de 32 o de 64 bits.
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Resumen
La cinta agrupa los comandos en pestañas y grupos; Archivo abre la vista Backstage y no se puede mover ni ocultar. En el escritorio, Opciones de presentación de la cinta de opciones ofrece tres estados: Modo de pantalla completa, Mostrar solo pestañas y Mostrar siempre la barra de herramientas (las cintas clásica y de una sola línea son de la web). Ctrl+F1 contrae o expande. Alt muestra las KeyTips, Alt+Q va a la búsqueda, F6 mueve el foco, Mayús+F10 abre el menú contextual. Solo se agregan comandos a grupos personalizados y solo las pestañas personalizadas se eliminan.
Explicación sencilla
La ficha sirve para manejar la cinta de opciones, común a las aplicaciones de Microsoft 365 de escritorio: elegir cómo se muestra, contraerla, recorrerla con el teclado mediante las KeyTips y personalizarla con pestañas y grupos propios, cuyos cambios se aplican solo a la aplicación en que se hacen.
Regla mnemotécnica
Tres estados en el escritorio: pantalla completa, solo pestañas, siempre la barra; las cintas clásica y de una línea se quedan en la web.
⚠️ Truco / trampa típica
Creer que se puede eliminar cualquier pestaña: las predeterminadas solo se pueden ocultar; eliminar, únicamente las personalizadas.
La cinta de opciones reúne los comandos en pestañas (Inicio, Insertar, Diseño, Revisar, Vista…), y cada pestaña los agrupa en grupos. La pestaña Archivo abre la vista Backstage y es especial: no se puede mover ni ocultar. Opciones de presentación de la cinta de opciones. En el escritorio, el botón está en la esquina inferior derecha de la cinta y ofrece tres estados: - Modo de pantalla completa: oculta la cinta y las pestañas. - Mostrar solo pestañas. - Mostrar siempre la barra de herramientas. Microsoft 365 en la web tiene además «Cinta de opciones clásica» y «Cinta de opciones de una sola línea», que no son opciones del escritorio. Contraer o expandir la cinta: Ctrl+F1, doble clic en cualquier pestaña, o clic derecho en una pestaña > Contraer la cinta de opciones. Teclado: - Alt muestra las KeyTips (letras sobre las pestañas y comandos); se pulsan las letras hasta llegar al comando. Esc retrocede un paso; Alt de nuevo las oculta. - Alt+Q lleva al cuadro de búsqueda de la parte superior de la ventana, para buscar comandos y ayuda. - F6 mueve el foco entre la pestaña activa, el documento, el panel de tareas y la barra de estado. - Mayús+F10 (o la tecla de menú) abre el menú contextual del elemento seleccionado. - F1 abre la ayuda del comando seleccionado. Personalizar la cinta: clic derecho en un espacio vacío de la cinta > Personalizar la cinta de opciones (también Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones). Se puede cambiar el orden de pestañas y grupos con Subir y Bajar, ocultar pestañas, crear una Nueva pestaña y grupos personalizados (en la lista llevan «(Personalizado)», que no se ve en la cinta). Solo se pueden agregar comandos a grupos personalizados y no se puede quitar un comando de un grupo integrado. Las pestañas predeterminadas se pueden ocultar, pero solo las personalizadas se pueden eliminar. Los cambios valen solo para la aplicación en que se hacen y se pueden exportar e importar.
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Resumen
La barra de herramientas de acceso rápido tiene comandos independientes de la pestaña activa. Por defecto está encima de la cinta, en la barra de título, y puede ponerse debajo. Las etiquetas de comando solo se muestran u ocultan con la barra debajo de la cinta. Se agregan comandos con clic derecho > Agregar a la barra… o con Más comandos (incluso Comandos que no están en la cinta de opciones) y se ordenan con Subir y Bajar. No admite contenido de listas, botones más grandes ni varias líneas. En la barra de título están Autoguardado y, al clic en el nombre, el Historial de versiones.
Explicación sencilla
La ficha sirve para tener siempre a mano los comandos más usados, sea cual sea la pestaña abierta: colocar la barra, añadir o quitar comandos, incluso los que no están en la cinta, ordenarlos, restablecerla y exportar las personalizaciones, además de conocer qué muestra la barra de título.
Regla mnemotécnica
Etiquetas solo debajo: si la barra está debajo de la cinta, hay sitio para poner nombre a los botones.
⚠️ Truco / trampa típica
Creer que la barra de acceso rápido está por defecto debajo de la cinta: su ubicación predeterminada es encima, en la barra de título.
La barra de herramientas de acceso rápido contiene un conjunto de comandos independiente de la pestaña que se muestre en la cinta. Ubicación: encima de la cinta de opciones, en la barra de título (ubicación predeterminada), o debajo de la cinta de opciones. Se cambia en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido > Mostrar debajo de la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de opciones, o en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido. Mostrar u ocultar: clic derecho en la cinta > Ocultar (o Mostrar) barra de herramientas de acceso rápido. Etiquetas de comando: solo cuando la barra está debajo de la cinta se pueden mostrar u ocultar (Mostrar etiquetas de comando / Ocultar etiquetas de comando). Agregar y quitar comandos: - Clic derecho en un comando de la cinta > Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. - Comandos que no están en la cinta: Personalizar barra de herramientas de acceso rápido > Más comandos; en «Elegir comandos de», Comandos que no están en la cinta de opciones (o Todos los comandos) y Agregar. - Clic derecho en el comando de la barra > Quitar de la barra de herramientas de acceso rápido. - El orden se cambia con las flechas Subir y Bajar. Límites: solo se agregan comandos (no el contenido de listas como los estilos), no se puede agrandar el tamaño de los botones y la barra no se puede mostrar en varias líneas. Restablecer: Restablecer > Restablecer únicamente la barra de herramientas de acceso rápido. En Archivo > Opciones, Importar o exportar > Exportar todas las personalizaciones guarda la cinta y la barra en un archivo; al importarlo se pierden las personalizaciones anteriores. Barra de título: en Excel, Word y PowerPoint de Microsoft 365 muestra a la izquierda el conmutador Autoguardado. Al hacer clic en el nombre del archivo se accede al Historial de versiones.
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Resumen
La pestaña Archivo abre la vista Backstage, a pantalla completa, con las órdenes sobre el archivo y la aplicación; no se puede mover ni ocultar. Abrir ofrece Abrir en Vista protegida; con archivos de OneDrive o SharePoint, Guardar como pasa a ser Guardar una copia. Información contiene Proteger documento (en Excel, Proteger libro: solo lectura, cifrar con contraseña, acceso restringido) y Comprobar si hay problemas, con Comprobar accesibilidad. Cuenta muestra la información del producto y «Acerca de». Opciones abre el cuadro de opciones; Imprimir reúne configuración y vista previa.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLa pestaña Archivo no muestra una cinta, sino una vista a pantalla completa (vista Backstage) con las órdenes que afectan al archivo entero y a la aplicación. Es la única pestaña que no se puede mover ni ocultar al personalizar la cinta. Secciones y usos confirmados: - Abrir: abre archivos. Junto al botón Abrir del cuadro de diálogo hay una flecha con la opción Abrir en Vista protegida. - Guardar como: cuando el archivo se abre desde OneDrive o SharePoint, en su lugar aparece Guardar una copia. - Información: contiene Proteger documento (en Excel, Proteger libro), con opciones como abrir siempre en modo de solo lectura, cifrar con contraseña o acceso restringido; y Comprobar si hay problemas, con Comprobar accesibilidad. - Cuenta: muestra «Información del producto» (producto, canal, versión y compilación) y el botón «Acerca de». - Opciones: abre el cuadro de opciones de la aplicación (en Excel: General, Fórmulas, Datos, Revisión, Guardar, Idioma, Accesibilidad, Avanzadas, Personalizar cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido y Centro de confianza; Complementos aparece en otras aplicaciones, como Access). - Imprimir: reúne la configuración de impresión y la vista previa. El Historial de versiones de los archivos guardados en OneDrive o SharePoint se abre haciendo clic en el nombre del archivo, en la barra de título.
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Resumen
Autoguardado guarda cada pocos segundos en Excel, Word y PowerPoint para suscriptores. Solo funciona con archivos en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online; se desactiva en rutas locales, formatos antiguos (.xls, .ppt, .doc), con la sincronización en pausa o en archivos insertados. Con archivos de la nube, Archivo muestra Guardar una copia. Historial de versiones: clic en el nombre del archivo, Abrir versión y Restaurar; se crea una versión cada 10 minutos aproximadamente. Autorrecuperación muestra lo último en Recuperación de documentos tras un bloqueo.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasAutoguardado guarda el archivo automáticamente cada pocos segundos mientras se trabaja. Está disponible en Excel, Word y PowerPoint para suscriptores de Microsoft 365 y se controla con un conmutador en la esquina superior izquierda de la ventana. - Solo funciona con archivos guardados en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online. Con el archivo en una ruta local (C:\), un servidor de archivos, un SharePoint local u otro servicio en la nube, o sin guardar todavía, está desactivado. - También se desactiva si el archivo tiene un formato antiguo (.xls, .ppt o .doc), si la sincronización de OneDrive está en pausa o si el archivo está insertado en otro. - Por defecto está activado para los archivos de la nube. Si se desactiva en un archivo, la aplicación lo recuerda para ese archivo. Para desactivarlo por defecto: Archivo > Opciones > Guardar, casilla «Archivos de autoguardado almacenados en la nube de forma predeterminada en Excel» (cada aplicación tiene la suya). Guardar como: con un archivo abierto desde OneDrive o SharePoint, el menú Archivo muestra Guardar una copia en lugar de Guardar como. Como Autoguardado guarda sobre el original, si se quiere trabajar en una copia hay que crearla antes de hacer cambios. Historial de versiones: se abre haciendo clic en el nombre del archivo, en la parte superior de la ventana. Se elige una versión, Abrir versión, y en la ventana que se abre, Restaurar. Con Autoguardado, tras los primeros cambios se crea una versión y después solo ocasionalmente, aproximadamente cada 10 minutos. Autorrecuperación protege el trabajo ante un bloqueo, esté o no activo Autoguardado. Al volver a abrir la aplicación tras el bloqueo, la versión con los últimos cambios aparece en el panel Recuperación de documentos.
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Resumen
Word, Excel y PowerPoint guardan por defecto en Office Open XML (desde Office 2007). Word: .docx predeterminado sin macros, .docm con macros, .dotx/.dotm plantillas, .doc/.dot de 97-2003. Excel: .xlsx predeterminado sin macros, .xlsm con macros, .xlsb binario (rápido, admite macros, no XML), .xltx/.xltm plantillas, .xlam complemento, .xls de 97-2003; .csv, .txt, .prn y .dif guardan solo la hoja activa. La «m» indica macros y la «x», sin macros. Word abre y guarda PDF; los XPS los guarda pero no los abre. Autoguardado no va con .doc, .xls ni .ppt.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasWord, Excel y PowerPoint guardan por defecto en formatos basados en XML (Office Open XML), introducidos con Office 2007. Existe además una variante «Open XML estricto», conforme al perfil estricto de la norma ISO/IEC 29500. Word: - .docx: Documento de Word, formato predeterminado; no admite macros. - .docm: Documento habilitado para macros (código VBA). - .dotx: Plantilla de Word sin macros; .dotm: plantilla habilitada para macros. - .doc y .dot: documento y plantilla de Word 97-2003 (binarios). - También: .rtf (formato de texto enriquecido), .txt (texto sin formato: se pierde todo el formato), .htm/.html, .mht/.mhtml (página web de un solo archivo), .odt (texto de OpenDocument), .pdf y .xps. Excel: - .xlsx: Libro de Excel, predeterminado; no puede contener macros VBA. - .xlsm: libro habilitado para macros; .xlsb: libro binario, rápido de abrir y guardar, admite macros, pero no es XML. - .xltx y .xltm: plantilla sin y con macros; .xlam: complemento. - .xls: libro de Excel 97-2003. - .csv (delimitado por comas), .txt (delimitado por tabulaciones), .prn y .dif guardan solo la hoja activa. .ods: hoja de cálculo de OpenDocument. La letra «m» final identifica los formatos habilitados para macros y la «x», los que no las admiten. OpenDocument: Word abre y guarda .odt, y Excel, .ods, aunque al hacerlo se puede perder parte del formato. PDF y XPS conservan el formato y dificultan cambiar los datos. Word puede abrir y guardar PDF (la correspondencia de páginas puede no ser exacta); los XPS los guarda, pero no los abre. Autoguardado no funciona con los formatos antiguos (.doc, .xls, .ppt).
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Resumen
Imprimir y vista previa están juntos en Archivo > Imprimir: configuración a un lado y vista previa al otro; en Word, Ctrl+P abre esa página. En la vista previa se pasa de página con las flechas y se amplía con el zoom. En Configuración: todas las páginas, la actual o un intervalo (en Word, sueltas e intervalos separados por comas); color solo si la impresora lo admite; en Word, también comentarios y marcas de revisión. En Vista protegida no se imprime hasta pulsar Habilitar edición. Para conservar el formato exacto: guardar como PDF o XPS.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEn Microsoft 365 la impresión y la vista previa están en el mismo lugar: Archivo > Imprimir, que muestra a un lado la configuración y al otro la vista previa del documento tal como se imprimirá. En Word el atajo Ctrl+P (Imprimir el documento) abre esa misma página. En la vista previa se avanza por las páginas con las flechas y se amplía con el control de zoom. En la página Imprimir se elige la impresora y, en Configuración, qué se imprime y cómo: - Todas las páginas, solo la página actual o un intervalo personalizado. En Word se pueden combinar páginas sueltas e intervalos separados por comas. - Las opciones de color solo aparecen si la impresora elegida las admite. - En Word, la configuración permite elegir también si se imprimen los comentarios y las marcas de revisión. Un archivo abierto en Vista protegida no se puede imprimir hasta salir de ella con Habilitar edición. Para obtener una copia que conserve exactamente el formato al verla o imprimirla, el archivo se puede guardar como PDF o XPS.
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Resumen
Archivo > Opciones abre las opciones de cada aplicación (General, Guardar, cinta, acceso rápido, Complementos, Centro de confianza); los cambios son por aplicación. Centro de confianza: Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza, o Seguridad de macros en Desarrollador. Cuatro opciones de macros; la predeterminada, Deshabilitar todas las macros con notificación. Las ubicaciones de confianza no se comprueban ni abren en Vista protegida. Macros de Internet: RIESGO DE SEGURIDAD sin Habilitar contenido; se permiten con Desbloquear o una ubicación de confianza.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasArchivo > Opciones abre las opciones de cada aplicación. Entre sus categorías están General, Guardar (Autorrecuperación y Autoguardado por defecto; Access no la tiene), Personalizar cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, Complementos (no en Excel) y Centro de confianza. Los cambios se hacen por aplicación. Centro de confianza: Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza. Si existe la pestaña Desarrollador, su botón Seguridad de macros lleva al mismo sitio. Configuración de macros (cambia solo en la aplicación que se está usando): - Deshabilitar todas las macros sin notificación. - Deshabilitar todas las macros con notificación (valor predeterminado): aparece una advertencia y se puede pulsar Habilitar contenido. - Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. - Habilitar todas las macros (no recomendado). En Excel las cuatro dicen «macros de VBA» (por ejemplo, «Deshabilitar macros de VBA con notificación»). Documentos confiables: al pulsar Habilitar contenido el archivo pasa a ser de confianza; se vuelve a pedir confirmación si el archivo se ha movido. Ubicaciones de confianza: carpetas cuyos archivos no comprueba el Centro de confianza ni se abren en Vista protegida. En Ubicaciones de confianza > Agregar nueva ubicación > Examinar; también Quitar y Modificar. Vista protegida: modo de solo lectura para archivos de Internet, de ubicaciones potencialmente no seguras y adjuntos de Outlook. Cada caso se activa con su casilla del Centro de confianza; se sale con Habilitar edición. Macros de Internet: los archivos con macros descargados de Internet (con la «marca de la web») muestran el aviso RIESGO DE SEGURIDAD sin botón Habilitar contenido. Para permitirlas se marca Desbloquear en Propiedades > General del archivo o se guarda en una ubicación de confianza.
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Resumen
En Word, F7 abre el panel del Editor (ortografía y gramática) y Mayús+F7, el de sinónimos. Revisar > Comprobar accesibilidad abre el panel Accesibilidad (en Outlook, Revisar solo aparece al escribir o responder); en versiones antiguas, Archivo > Información > Comprobar si hay problemas. En Excel se abre el Asistente de accesibilidad, con problemas por categorías y Acciones recomendadas. El texto alternativo se edita con clic derecho; lo decorativo se marca sin descripción. En Vista protegida, F7 activa la exploración con el cursor de intercalación.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasOrtografía y gramática: en Word, F7 abre el panel de tareas del Editor, que revisa la ortografía y la gramática. Mayús+F7 abre el panel del diccionario de sinónimos. Comprobador de accesibilidad: revisa que un mensaje de Outlook, un documento de Word, un libro de Excel, una presentación de PowerPoint o un bloc de OneNote sea fácil de leer y editar para todas las personas, también las que usan lectores de pantalla. - Se abre en la pestaña Revisar > Comprobar accesibilidad, que muestra el panel Accesibilidad a la derecha. En Outlook la pestaña Revisar solo aparece al escribir o responder mensajes. - En Word, Excel y PowerPoint de escritorio, la mitad inferior del botón Comprobar accesibilidad muestra más opciones. - En versiones anteriores sin ese botón: Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Comprobar accesibilidad. - En Excel se abre el panel Asistente de accesibilidad, que agrupa los problemas por categorías (Color y contraste, Elementos multimedia e ilustraciones, Tablas, Estructura del documento y Acceso al documento) con su número. Cada problema muestra los elementos afectados y una lista de Acciones recomendadas para corregirlo. Texto alternativo: describe imágenes, formas, gráficos o SmartArt para quien no puede verlos. Se edita en el panel Texto alternativo, que se abre con clic derecho sobre el objeto. Los objetos puramente decorativos se pueden marcar como tales sin escribir descripción, y el lector de pantalla anuncia que son decorativos. En Vista protegida, como la edición está bloqueada, F7 activa la exploración con el cursor de intercalación para poder recorrer el texto con un lector de pantalla.
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Resumen
Lo guardado en OneDrive es privado hasta que se comparte. OneDrive: documentos personales; SharePoint: contenido del equipo; Teams usa una biblioteca de SharePoint. Compartir da acceso al archivo único de la nube; adjuntar envía una copia. Coautoría: edición simultánea en OneDrive o SharePoint Online; con Autoguardado los cambios se ven enseguida y sin él hay más conflictos. El libro compartido de Excel es antiguo e impide Autoguardado. Contra cambios: solo lectura (Archivo > Información > Proteger), permisos o desprotección. En Excel, los comentarios tienen hilos; las notas, no.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLos archivos guardados en OneDrive son privados hasta que la persona propietaria los comparte. OneDrive sirve para documentos personales y borradores; SharePoint, para sitios y contenido del equipo, y Teams usa una biblioteca de SharePoint para los archivos de cada equipo. Compartir desde OneDrive o SharePoint no es lo mismo que adjuntar: al compartir se da acceso al archivo único que está en la nube, con permisos de edición o solo de lectura; al adjuntar se envía una copia. Coautoría: varias personas pueden editar a la vez un archivo guardado en OneDrive o SharePoint Online. Autoguardado hace que los cambios de cada persona se guarden y se vean enseguida; si se desactiva, la colaboración es menos eficaz, se tarda más en incorporar los cambios de los demás y aumentan los conflictos. Los cambios se comparten al pulsar Guardar o al volver a activar Autoguardado. En Excel, la antigua función de libro compartido es un método antiguo, con muchas limitaciones, sustituido por la coautoría; además impide el Autoguardado. Para evitar cambios accidentales en un archivo compartido, la persona propietaria puede configurarlo para que se abra siempre en modo de solo lectura (Archivo > Información > Proteger), cambiar los permisos en OneDrive o exigir la desprotección en una biblioteca de SharePoint. Comentarios y notas en Excel: los comentarios actuales tienen hilos, con respuesta, y sirven para conversar sobre los datos; un hilo terminado se puede marcar como resuelto. Las notas son los antiguos comentarios: anotaciones sin cuadro de respuesta.
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Resumen
Archivo > Información > Proteger documento (Proteger libro en Excel). Solo lectura: se quita repitiendo el proceso; cifrado con contraseña: se borra y Aceptar (en Excel impide Autoguardado); acceso restringido: Acceso sin restricciones. Etiquetas de confidencialidad (Microsoft Purview), con el botón Confidencialidad: pueden cifrar y poner encabezado, pie o marca de agua (no en Outlook) y admiten Autoguardado. El contenido activo se bloquea hasta Habilitar contenido. Vista protegida: barra amarilla, Habilitar edición; roja, no se recomienda o no se permite editar.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLas opciones de protección del archivo están en Archivo > Información > Proteger documento (en Excel, Proteger libro). - Abrir siempre como solo lectura: quien abre el archivo no puede guardar cambios salvo que habilite la edición. Se desactiva repitiendo el proceso. - Cifrar con contraseña: para quitar el cifrado se vuelve a la misma opción, se borra la contraseña y se pulsa Aceptar. En Excel, el cifrado con contraseña impide Autoguardado. - Acceso restringido: se quita eligiendo Acceso sin restricciones. Etiquetas de confidencialidad (Microsoft Purview): las define la organización y la persona usuaria las aplica desde el botón Confidencialidad de la cinta. Si el tipo de archivo no las admite, el botón no está disponible. Una etiqueta puede cifrar el contenido y añadir marcas de contenido: encabezado, pie de página o marca de agua, que quedan dentro del documento hasta que alguien las cambia o borra. Outlook no admite la marca de agua como marca de contenido. Microsoft recomienda sustituir el cifrado con contraseña y el acceso restringido por etiquetas, que sí son compatibles con Autoguardado. Contenido activo: macros, controles ActiveX y conexiones de datos. Se bloquea con la barra de mensajes hasta que se pulsa Habilitar contenido, salvo en documentos confiables o ubicaciones de confianza. Vista protegida: modo de solo lectura en el que se abren, por ejemplo, los archivos de Internet, los adjuntos de remitentes no seguros o los que no superan la validación de archivos. Con barra de mensajes amarilla se sale con Habilitar edición; la barra roja indica que no se recomienda o no se permite editar.
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Resumen
OneDrive: archivos personales en la nube, privados hasta compartirlos. Archivos a petición, tres estados: Solo en línea (no ocupa y se descarga al abrir), Disponible localmente (se puede liberar espacio) y Siempre disponible (fijado). En OneDrive o SharePoint funcionan Autoguardado, coautoría e Historial de versiones. SharePoint: sitios y bibliotecas. Teams: chats, reuniones y canales; cada equipo crea grupo, sitio de SharePoint, buzón y calendario de Exchange Online y bloc de OneNote. To Do: tareas con Mi día. OneNote: blocs, secciones y páginas.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasOneDrive: almacenamiento de archivos personales en la nube; lo guardado es privado hasta que se comparte. Con Archivos a petición, cada archivo sincronizado puede estar en uno de tres estados: - Solo en línea: no ocupa espacio en el equipo y se descarga al abrirlo. - Disponible localmente: descargado al abrirlo; se puede liberar espacio. - Siempre disponible: queda fijado y se conserva siempre en el dispositivo. Los archivos de las carpetas conocidas de Windows (Escritorio, Documentos, Imágenes…) se pueden sincronizar con OneDrive. Con el archivo en OneDrive o SharePoint funcionan Autoguardado, la coautoría y el Historial de versiones. SharePoint: sitios, portales y bibliotecas de documentos de la organización. Teams: espacio de trabajo en equipo con chats, reuniones y equipos con canales. Al crear un equipo se crean un grupo de Microsoft 365, un sitio de SharePoint con una biblioteca para los archivos del equipo, un buzón y calendario compartidos de Exchange Online y un bloc de notas de OneNote. Se integra con Planner. Admite invitados y personas externas. Outlook sirve para la comunicación más formal y estructurada; Teams, para la conversación y la colaboración en tiempo real. To Do: gestor de tareas personal. La lista Mi día empieza vacía cada día para elegir las tareas en que centrarse; lo no terminado se sugiere al día siguiente. Con la misma cuenta que el correo, las tareas se guardan en Exchange Online y se ven también en Outlook; los mensajes marcados para seguimiento pueden aparecer como tareas. OneNote: bloc de notas digital, organizado en blocs, secciones y páginas, que se puede guardar en línea y abrir desde cualquier dispositivo.
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Resumen
Copilot, asistente de IA generativa con modelos LLM, solo accede a lo que la persona ya puede ver. Copilot Chat (Básico): incluido, basado sobre todo en la web; el contenido de la organización hay que aportarlo y no da Copilot en Word, Excel, PowerPoint ni OneNote. Microsoft 365 Copilot (Básico): sin complemento, con acceso estándar en las aplicaciones. Microsoft 365 Copilot (Premium): complemento de pago que usa los datos de trabajo vía Microsoft Graph y Work IQ. La petición se llama indicación (prompt). Copilot en Windows 11 es otra aplicación.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasCopilot es el asistente de inteligencia artificial generativa de Microsoft 365. Funciona con modelos de lenguaje de gran tamaño (LLM), se apoya en datos de la web o de la organización y respeta los permisos: solo accede al contenido al que la persona usuaria ya tiene acceso. Niveles, según la licencia: - Copilot Chat (Básico): incluido con las licencias válidas de Microsoft 365. Es un chat seguro basado sobre todo en la web; el contenido de la organización hay que aportarlo pegándolo, cargando o seleccionando archivos. No da acceso a Copilot en Word, Excel, PowerPoint ni OneNote. En Outlook y Teams puede trabajar con el contenido abierto. - Microsoft 365 Copilot (Básico): sin la licencia del complemento, pero con acceso estándar a Copilot dentro de las aplicaciones. - Microsoft 365 Copilot (Premium): licencia de complemento de pago, con acceso prioritario. Fundamenta las respuestas en los datos de trabajo (correos, archivos, reuniones, calendarios, chats) a través de Microsoft Graph y Work IQ, sin cargar los archivos a mano. Qué hace en cada aplicación: - Word: redactar, reescribir y resumir documentos. - Excel: analizar datos, obtener información, crear fórmulas y gráficos. - PowerPoint: crear presentaciones a partir de una indicación o de contenido existente, y resumirlas o editarlas. - Outlook: redactar correos, resumir hilos y sugerencias de asesoramiento sobre claridad, tono y sentimiento. - Teams: resumir y transcribir reuniones y recoger tareas pendientes. La petición que se escribe a Copilot se llama indicación (prompt). Protección de datos empresariales: al iniciar sesión con una cuenta de Microsoft Entra (trabajo o centro educativo), indicaciones y respuestas tienen las mismas garantías contractuales que el correo de Exchange y los archivos de SharePoint. En la UE, el tráfico queda dentro del límite de datos de la UE. Copilot en Windows 11 es una aplicación distinta.
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