Access
Base de datos: Access (Microsoft 365)
Cada ficha recoge lo que pregunta el tribunal, con explicación, mnemotecnia y una trampa típica de examen. El software de referencia es el del Estado: Microsoft 365 de escritorio para Windows, en español.
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Crear cuenta gratisResumen
Access es un sistema de administración de bases de datos (SGBD) relacional: tablas por temas que las relaciones combinan. Tabla = registros (filas) y campos (columnas); la clave principal identifica cada registro (una por tabla) y la externa enlaza con la principal de otra. Un solo archivo guarda todos los objetos, módulos VBA incluidos. Formatos: .accdb (2007 y posteriores), .mdb (anterior, sin Datos adjuntos ni Calculado), .accde (VBA compilado, sin código editable) y .laccdb (bloqueo). Límites: 2 GB, 32.768 objetos, 255 campos por tabla, 64 caracteres en nombres, 255 usuarios simultáneos.
Explicación sencilla
Sirve para situar cada pieza de Access: qué guarda cada objeto, qué formato de archivo se usa en Access para Microsoft 365 (.accdb) y para qué existen .accde (distribuir sin poder modificar formularios, informes ni módulos) y .laccdb (bloqueo al abrir para uso compartido).
Regla mnemotécnica
Acaba en E de Ejecutable: .accde lleva el VBA compilado y no deja editar. Acaba en B de Base: .accdb es el formato normal. La L delante es de Lock (bloqueo): .laccdb.
⚠️ Truco / trampa típica
Confundir .accde con .accdb: el formato de Access para Microsoft 365 es .accdb; .accde es la copia con el VBA compilado que no permite crear ni modificar formularios, informes ni módulos.
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Access es un sistema de administración de bases de datos (SGBD) relacional: la información se divide en tablas, cada una sobre un tema, y las relaciones permiten volver a combinarla cuando hace falta. Conceptos básicos: - Tabla: objeto en el que se conservan los datos, organizados en registros (filas) y campos (columnas). - Registro: contiene los datos de un elemento concreto, por ejemplo un empleado o un producto. - Campo: contiene un aspecto del tema de la tabla, como el nombre o el correo electrónico. Cada campo tiene un tipo de datos. - Clave principal: uno o más campos que identifican de forma exclusiva cada registro. Una tabla solo puede tener una. - Clave externa: campo cuyos valores se corresponden con los de la clave principal de otra tabla. Una base de datos de Access guarda en un solo archivo sus tablas y el resto de objetos: - Tablas, que almacenan los datos. - Consultas, que recuperan, filtran, calculan o modifican datos. - Formularios, interfaz para ver, escribir y modificar datos. - Informes, para dar formato, resumir y presentar datos, normalmente para imprimir. - Macros, acciones que automatizan tareas. - Módulos, escritos en Visual Basic para Aplicaciones (VBA). El panel de navegación (F11 lo muestra u oculta) lista los objetos. Formatos de archivo: - .accdb: formato de Access 2007 y posteriores, el que usa Access para Microsoft 365. - .mdb: formato de las versiones anteriores. No admite los tipos Datos adjuntos ni Calculado. - .accde: copia de la base de datos con el código VBA compilado y sin código fuente editable; no permite crear ni modificar formularios, informes ni módulos. Se crea en Archivo > Guardar como > Crear ACCDE. - .laccdb: archivo de bloqueo que se crea, con el mismo nombre y en la misma carpeta, al abrir una .accdb para uso compartido (.ldb en las .mdb). Límites («Especificaciones de Access»): tamaño total de la base de datos, 2 GB menos el espacio de los objetos del sistema; 32.768 objetos; 255 campos por tabla; 64 caracteres en nombres de objeto, tabla y campo; 255 usuarios simultáneos.
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Resumen
Archivo > Nuevo: en blanco, plantilla instalada o en línea. La base en blanco nace con Tabla1 abierta en vista Hoja de datos; si se cierra sin guardarla al menos una vez, Access la elimina. Crear > Tablas: Tabla (vista Hoja de datos, campos Campo1, Campo2…) o Diseño de tabla (vista Diseño: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción). Las propiedades completas solo en vista Diseño. Al guardar sin clave principal, Access ofrece crear un campo Id. de tipo Autonumeración. Nombres: hasta 64 caracteres, sin punto, signo de exclamación, acento grave ni corchetes, sin empezar por espacio.
Explicación sencilla
Recoge los caminos para crear una base de datos y sus tablas y las reglas que deben cumplir los nombres de campos, controles y objetos, de modo que al diseñar una tabla se sepa qué vista usar y qué nombres admite Access.
Regla mnemotécnica
Nombres de Access: 64 caracteres como máximo y cuatro signos vetados: . ! ` [ ] (punto, exclamación, acento grave y corchetes).
⚠️ Truco / trampa típica
Pensar que si se han escrito datos en Tabla1 Access la conserva al cerrarla: si no se ha guardado al menos una vez, la elimina aunque tenga datos.
Al abrir Access aparece la vista Backstage con la pestaña Nuevo, que ofrece tres formas de empezar: una base de datos en blanco, una plantilla instalada con Access o una plantilla en línea (cuadro Buscar plantillas en línea). Una plantilla es una base de datos lista para usar con sus tablas, consultas, formularios, macros e informes. Base de datos en blanco: Archivo > Nuevo > Base de datos en blanco; se escribe el nombre en el cuadro Nombre de archivo, se puede cambiar la carpeta y se pulsa Crear. Access crea la base de datos con una tabla vacía llamada Tabla1 abierta en la vista Hoja de datos, con el cursor en la columna «Haga clic para agregar». Si se cierra Tabla1 sin haberla guardado al menos una vez, Access la elimina, aunque se hayan escrito datos. Nuevas tablas en una base existente: pestaña Crear > grupo Tablas. - Tabla: crea la tabla y la abre en vista Hoja de datos. Al escribir datos en una columna nueva se crea un campo; Access asigna el tipo de datos según lo escrito y, si no puede determinarlo, lo deja como texto. Los campos se llaman Campo1, Campo2…; se cambia el nombre con doble clic en el encabezado. En la pestaña Campos de la tabla, grupo Agregar y eliminar, se eligen tipos de campo y, con Más campos, otros tipos. - Diseño de tabla: abre la vista Diseño, en la que primero se define la estructura. Para cada campo se escribe el Nombre de campo, se elige el Tipo de datos y, si se quiere, una Descripción, que se muestra en la barra de estado al situarse en el campo en la vista Hoja de datos. Las propiedades de campo completas solo se pueden establecer en la vista Diseño. Además, Crear > Plantillas > Elementos de aplicación agrega a una base existente varios objetos relacionados a la vez. Guardar la tabla: Archivo > Guardar. Si se guarda una tabla nueva sin clave principal, Access pide crearla; si se acepta, crea un campo Id. de tipo Autonumeración. Nombres de campos, controles y objetos: - Hasta 64 caracteres. - Admiten letras, números, espacios y caracteres especiales, salvo el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y los corchetes ([ ]). - No pueden empezar por espacio ni incluir caracteres de control (ASCII 0 a 31).
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Resumen
Se elige en la columna Tipo de datos de la vista Diseño. Texto corto (antes Texto): hasta 255 caracteres. Texto largo (antes Memo): hasta 1 GB aprox. Número: 1 a 16 bytes. Fecha y hora: años 100 a 9999; extendida: 1 a 9999. Moneda: 15 dígitos y 4 decimales, sin redondeo. Autonumeración: no reutiliza valores. Sí/No: 0 Falso y -1 Verdadero. Hipervínculo: 2.048 caracteres por parte. Datos adjuntos: ilimitados por registro, hasta unos 2 GB. Calculado: Generador de expresiones, texto hasta 243. Asistente para búsquedas no es un tipo de datos. Datos adjuntos y Calculado no existen en .mdb.
Explicación sencilla
Elegir bien el tipo de datos decide qué puede guardar cada campo y qué propiedades tendrá. La ficha da los límites y las equivalencias con los nombres antiguos (Texto y Memo), que conviene reconocer al ver un campo en la vista Diseño.
Regla mnemotécnica
Lo corto fue Texto y lo largo fue Memo: Texto corto, antes «Texto»; Texto largo, antes «Memo».
⚠️ Truco / trampa típica
Creer que Access guarda 1 para Verdadero en un campo Sí/No: guarda -1 para Verdadero y 0 para Falso.
Cada campo tiene un tipo de datos, que indica qué puede almacenar y qué otras propiedades tiene el campo. Se elige en la columna Tipo de datos de la vista Diseño. Tipos de las bases de datos de escritorio (.accdb): - Texto corto (antes «Texto»): datos alfanuméricos, como nombres o direcciones. Hasta 255 caracteres. - Texto largo (antes «Memo»): textos extensos y texto con formato (texto enriquecido). Hasta 1 GB aproximadamente, pero los controles solo muestran los primeros 64.000 caracteres; desde la interfaz se pueden escribir 65.535. - Número: datos numéricos que no son moneda; 1, 2, 4, 8 o 16 bytes según el Tamaño del campo (Byte, Entero, Entero largo, Doble, Decimal…). - Número grande: numéricos grandes; 8 bytes. - Fecha y hora: fechas y horas de los años 100 a 9999; 8 bytes. - Fecha y hora extendida: años 1 a 9999; cadena codificada de 42 bytes. - Moneda: datos monetarios con 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 a la derecha; no se redondean en los cálculos; 8 bytes. - Autonumeración: valor único que Access genera para cada registro nuevo; 4 bytes (16 como Id. de replicación). Sus valores no se reutilizan, así que los borrados dejan huecos. - Sí/No: valor booleano; Access guarda 0 para Falso y -1 para Verdadero; 1 byte. - Objeto OLE: imágenes u objetos de otras aplicaciones de Windows. No admite varios archivos por registro. - Hipervínculo: dirección de un documento o archivo en Internet, una intranet, una red local o el equipo; cada parte, hasta 2.048 caracteres. - Datos adjuntos: archivos (imágenes, documentos, hojas de cálculo…) adjuntos al registro, en número ilimitado por registro dentro del límite de tamaño de la base de datos; hasta unos 2 GB. Access bloquea ciertas extensiones, como .exe, .bat o .mdb. - Calculado: guarda el resultado de una expresión que usa campos de la misma tabla y se crea con el Generador de expresiones. El resultado de texto puede tener hasta 243 caracteres. - Asistente para búsquedas: no es un tipo de datos; inicia un asistente para crear un campo de búsqueda. Datos adjuntos y Calculado no existen en el formato .mdb.
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Resumen
El tipo de datos decide las propiedades del campo (panel Propiedades del campo). Tamaño del campo (Texto corto, 1 a 255; Número: Byte, Entero…). Formato cambia cómo se muestra, no cómo se guarda (Número general, Moneda, Euro, Estándar, Porcentaje, Científico). Máscara de entrada: hasta tres secciones; 0 exige dígito y 9 lo hace opcional. Regla de validación (hasta 2.048 caracteres) y Texto de validación (hasta 255). Indexado Sí (Sin duplicados) impide repetir valores. La regla de campo se comprueba al salir del campo; la de registro, al salir del registro, y puede comparar campos.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLas propiedades de un campo definen sus características y su comportamiento. El tipo de datos determina qué propiedades tiene cada campo. En la vista Diseño se muestran en el panel Propiedades del campo, debajo de la cuadrícula; algunas se pueden establecer también en la vista Hoja de datos. Propiedades principales: - Tamaño del campo: en Texto corto, número máximo de caracteres (de 1 a 255). En Número, el tipo de número (Byte, de 0 a 255; Entero, de -32.768 a 32.767; Entero largo; Doble; Decimal…). - Formato: cómo se muestran los datos, sin cambiar cómo se guardan. Formatos de número y moneda: Número general (predeterminado, tal como se introdujo), Moneda, Euro (símbolo €, sea cual sea la configuración regional), Estándar (con separador de miles), Porcentaje (multiplica por 100 y añade %) y Científico. En Sí/No: Verdadero/Falso, Sí/No y Activado/Desactivado. - Máscara de entrada: obliga a escribir los datos con un patrón. Tiene hasta tres secciones separadas por punto y coma; en ellas, 0 exige un dígito y 9 admite un dígito opcional. - Título: texto que se muestra en formularios, informes y consultas; si está vacío, se usa el nombre del campo. - Valor predeterminado: valor que se asigna al campo al agregar un registro nuevo. - Regla de validación: expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor. Hasta 2.048 caracteres. - Texto de validación: mensaje que aparece cuando el valor infringe la regla de validación. Hasta 255 caracteres. - Requerido: exige escribir un valor en el campo. - Permitir longitud cero: admite la cadena vacía ("") en campos de texto e hipervínculo. - Indexado (en algunos textos, Indizado): No, Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados). Esta última crea un índice único e impide repetir valores. En la vista Hoja de datos, la regla se crea en la pestaña Campos de la tabla > grupo Validación de campo > Validación > Regla de validación de campo. La regla de campo se comprueba al salir del campo; la regla de validación de registro, al salir del registro, y puede comparar campos (por ejemplo, [FechaFin]>=[FechaInicio]). No admiten reglas de validación los campos Autonumeración, Objeto OLE, Datos adjuntos e Id. de replicación.
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Resumen
La clave principal identifica cada registro; una por tabla. Si no hay un campo adecuado, se usa uno Autonumeración. Se establece en vista Diseño con Diseño de tabla > Herramientas > Clave principal (icono de llave); para una clave compuesta se mantiene pulsada Ctrl al seleccionar los selectores de fila. Los índices aceleran búsquedas y ordenación: hasta 10 campos por índice y 32 índices por tabla; no se indexan Objeto OLE, Calculado ni Datos adjuntos. Los campos de búsqueda se crean con Asistente para búsquedas; con «Permitir varios valores», el campo multivalor guarda hasta 100 valores.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasClave principal: campo o conjunto de campos con valores únicos que identifican cada registro. Cada tabla solo puede tener una. Una buena clave principal identifica cada fila, nunca está vacía ni es nula y sus valores apenas cambian. Si no hay un campo adecuado, se usa un campo Autonumeración, que cumple las tres condiciones. Al crear una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea una clave principal llamada Id. de tipo Autonumeración. Para establecerla: vista Diseño, seleccionar el selector de filas del campo y pulsar pestaña Diseño de tabla > grupo Herramientas > Clave principal. Aparece el icono de una llave junto al campo. Para una clave compuesta (de varios campos), se mantiene pulsada Ctrl mientras se seleccionan los selectores de fila; la combinación de valores debe ser única. El mismo botón quita la clave; antes hay que eliminar las relaciones en las que intervenga. Índices: aceleran las búsquedas y la ordenación. Access crea automáticamente un índice para la clave principal. Un índice de un solo campo se crea con la propiedad Indexado; uno de varios campos, con el botón Índices del grupo Mostrar u ocultar en la vista Diseño. Un índice o clave principal admite hasta 10 campos y una tabla, hasta 32 índices, contando los que Access crea internamente para las relaciones. No se pueden indexar los campos Objeto OLE, Calculado ni Datos adjuntos. Campos de búsqueda: muestran una lista de valores tomados de otra tabla o consulta, o de una lista escrita. Se crean eligiendo Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. En la primera página se elige entre «Deseo que el campo de búsqueda obtenga los valores de otra tabla o consulta» y «Voy a escribir los valores que deseo». Si se toman de una tabla, el asistente crea la relación y permite habilitar la integridad de datos. Se distingue el valor mostrado (por ejemplo, un nombre) del valor enlazado que se almacena (por ejemplo, el Id.), indicado en la propiedad Columna dependiente. Campo multivalor: activando «Permitir varios valores» en el asistente, el campo guarda hasta 100 valores, que se muestran separados por comas. Modela una relación varios a varios. Esa propiedad no se puede cambiar de Sí a No.
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Resumen
Una relación une dos tablas por un campo común; no tienen que llamarse igual, pero sí tener el mismo tipo de datos (salvo Autonumeración con Número Entero largo). Tipos: uno a varios (el más habitual), varios a varios (con tabla de unión) y uno a uno. Se crean en Herramientas de base de datos > Relaciones, arrastrando un campo y pulsando Crear en Modificar relaciones. Exigir integridad referencial evita registros huérfanos; añade Actualizar y Eliminar en cascada, y la línea muestra 1 e infinito. Combinación interna (predeterminada), externa izquierda o derecha.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que tienen en común, normalmente la clave principal de una y la clave externa de la otra. Los campos no tienen que llamarse igual, pero sí tener el mismo tipo de datos. Excepción: un campo Autonumeración puede relacionarse con un campo Número cuyo Tamaño del campo sea Entero largo. Tipos de relación: - Uno a varios: la más habitual. Un registro de la tabla del lado «uno» se corresponde con muchos de la del lado «varios». El campo del lado uno debe tener un índice único (Indexado: Sí (Sin duplicados)). - Varios a varios: se representa con una tercera tabla, la tabla de unión, que contiene la clave principal de las otras dos y divide la relación en dos relaciones uno a varios. - Uno a uno: cada registro tiene como mucho un registro coincidente en la otra tabla. Ambos campos deben tener índice único. Crear una relación: Herramientas de base de datos > grupo Relaciones > Relaciones. En la pestaña Diseño de relaciones, Agregar tablas; después se arrastra el campo de una tabla al campo común de la otra y aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones, donde se pulsa Crear. Se modifica con doble clic en la línea y se elimina seleccionándola y pulsando Supr. Integridad referencial: casilla Exigir integridad referencial. Evita los registros huérfanos: no se puede escribir en la clave externa un valor que no exista en la clave principal, ni eliminar o cambiar un registro principal con registros relacionados. Opciones adicionales: Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Requisitos: el campo de la tabla principal debe ser clave principal o tener índice único, y las dos tablas deben estar en la misma base de datos (no se puede exigir en tablas vinculadas). Con integridad, la línea muestra 1 e infinito (∞). Tipo de combinación (botón Tipo de combinación del cuadro Modificar relaciones, que abre Propiedades de la combinación): interna (solo filas coincidentes, la predeterminada), externa izquierda o externa derecha (todas las filas de una tabla y las coincidentes de la otra). Diseño de relaciones > Informe de relación crea un informe con las tablas y relaciones.
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Resumen
En la vista Hoja de datos se agregan registros en la fila en blanco del final o con Ctrl+signo más; Ctrl+signo menos elimina el registro actual, y un registro eliminado no se recupera con Deshacer. Esc deshace los cambios del campo o registro, Ctrl+Z la escritura y Mayús+Entrar guarda el registro. Ctrl+B abre Buscar y reemplazar, que busca en una sola tabla a la vez. Filtros en Inicio > Ordenar y filtrar: Filtro, Selección, Filtrar por formulario (pestañas O) y Filtro avanzado/Ordenar; varios campos se combinan con Y. Totales añade la fila Total; en columnas no numéricas solo se cuenta.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEn la vista Hoja de datos se ven y editan los registros de una tabla o consulta en filas y columnas. Registros: - Para agregar, se escribe en la fila en blanco del final; Ctrl+signo más (+) agrega un registro. - Para eliminar, se selecciona el registro con su selector (el cuadro a la izquierda del registro) y se pulsa Inicio > grupo Registros > Eliminar; Ctrl+signo menos (-) elimina el registro actual. Un registro eliminado no se puede recuperar con Deshacer. - Esc deshace los cambios del campo o del registro actual, y Ctrl+Z deshace la escritura. Mayús+Entrar guarda el registro actual. Buscar y reemplazar: Inicio > grupo Buscar > Buscar, o Ctrl+B. El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar tiene las pestañas Buscar y Reemplazar. Opciones: Buscar en (el campo o toda la tabla), Coincidir (Cualquier parte del campo, Todo el campo o Comienzo del campo), Buscar (Arriba, Abajo o Todos), Coincidir mayúsculas y minúsculas y Buscar los campos con formato. Busca en una sola tabla a la vez. Filtros (Inicio > grupo Ordenar y filtrar): - Filtro: lista de casillas con los valores del campo y filtros de texto, número o fecha (Igual a, Entre…), según el tipo de datos. - Selección: filtra por el valor seleccionado en una celda. - Avanzadas > Filtrar por formulario: se rellenan uno o varios campos; cada pestaña O añade un conjunto alternativo de criterios. - Avanzadas > Filtro avanzado/Ordenar: cuadrícula con filas Criterios y O. - Alternar filtro activa o desactiva el filtro; Avanzadas > Borrar todos los filtros los elimina. Los filtros de varios campos se combinan con el operador Y. Fila de totales: Inicio > grupo Registros > Totales añade al final la fila Total, en la que cada columna puede mostrar Suma, Promedio, Recuento, Máximo, Mínimo, Desviación estándar o Varianza. En columnas no numéricas solo se puede contar. La fila no se elimina: se oculta pulsando de nuevo Totales. Columnas: con clic derecho en el encabezado, Ocultar campos y Mostrar campos (cuadro Mostrar columnas); Inmovilizar campos mantiene visibles los campos seleccionados, que pasan a la izquierda; la orden contraria libera todos los campos.
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Resumen
La consulta de selección recupera datos de tablas o consultas y los muestra en Hoja de datos sin almacenarlos; las de acción agregan, cambian o eliminan datos. Crear > Consultas > Asistente para consultas abre Nueva consulta con cuatro asistentes: consultas sencillas (hasta 255 campos de 32 orígenes; Detalle o Resumen con campos numéricos), referencias cruzadas (un solo origen), búsqueda de duplicados y búsqueda de no coincidentes. En Diseño de consulta, la cuadrícula tiene Campo, Tabla, Orden, Mostrar, Criterios y O: misma fila, Y; fila O, alternativa. Vistas: Hoja de datos, Diseño y SQL.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna consulta de selección recupera datos de una o varias tablas o de otras consultas y los muestra en la vista Hoja de datos. No almacena datos: muestra los de las tablas. Las consultas se dividen en consultas de selección, que recuperan datos o hacen cálculos, y consultas de acción, que agregan, cambian o eliminan datos. Asistente para consultas: pestaña Crear > grupo Consultas > Asistente para consultas. El cuadro de diálogo Nueva consulta ofrece cuatro asistentes: - Asistente para consultas sencillas: se eligen tablas o consultas y campos (hasta 255 campos de 32 tablas o consultas). Si hay campos numéricos, se puede pedir Detalle o Resumen (Suma, Promedio, Mín, Máx y recuento de registros). - De referencias cruzadas: agrupa los resultados por dos conjuntos de valores, uno en el lateral y otro en la parte superior. Usa una sola tabla o consulta como origen. - De búsqueda de duplicados: localiza registros con valores repetidos en los campos elegidos. - De búsqueda de no coincidentes: localiza los registros de una tabla que no tienen correspondencia en otra. Diseño de consulta: Crear > grupo Consultas > Diseño de consulta. Se agregan tablas o consultas (doble clic o Agregar) y se arrastran los campos a la cuadrícula de diseño. Si las tablas ya están relacionadas, Access crea las combinaciones; sin relación definida, la combinación es interna. Filas de la cuadrícula: - Campo y Tabla: el campo y su origen. Un campo calculado se escribe como Nombre: expresión (por ejemplo, Subtotal: [Cantidad]*[Precio unitario]). - Orden: Ascendente o Descendente. - Mostrar: si se desactiva la casilla, el campo se usa en los criterios pero no aparece en el resultado. - Criterios y O: los criterios de una misma fila deben cumplirse todos (Y); los de la fila O son alternativos. Ejecutar: pestaña Diseño de consulta > grupo Resultados > Ejecutar; el resultado se ve en la vista Hoja de datos. Vistas de una consulta: Hoja de datos, Diseño y SQL (Inicio > Ver). Valores superiores: en la vista Diseño, con el campo ordenado de forma ascendente o descendente, se indica cuántos registros, o qué porcentaje, debe devolver la consulta.
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Resumen
Delimitadores: texto entre comillas dobles, fechas entre almohadillas (#01/01/2025#), nombres de campo y parámetros entre corchetes. Operadores: Entre ... Y, En(), Como, Es Nulo, No; Fecha() da la fecha actual. Comodines: * cualquier número de caracteres, ? un carácter alfabético, # un dígito, [ ] uno de los caracteres, ! excluye, - intervalo. Misma fila, Y; filas Criterios y o, O. El Generador de expresiones se abre con Ctrl+F2. La consulta de parámetros pide un dato con [texto] y muestra «Introduzca el valor del parámetro»; el texto no admite puntos ni exclamaciones.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEn la vista Diseño de una consulta, los criterios se escriben en la fila Criterios de la cuadrícula, bajo el campo al que se aplican. Cada tipo de dato lleva su delimitador: - Texto, entre comillas dobles: "Suministros". Una cadena vacía se escribe "". - Fechas, entre almohadillas: >#01/01/2025#. Así Access no las confunde con texto. - Nombres de campo y textos de parámetro, entre corchetes: [Precio unitario]. Operadores habituales: =, <>, <, <=, >, >=; Entre ... Y (Entre #02/02/2026# Y #04/02/2026#); En(), con una lista de valores; Como, con comodines; Es Nulo y No es Nulo; No, que excluye un valor (No "México"). Fecha() devuelve la fecha actual: < Fecha() selecciona fechas pasadas. Comodines en consultas: * equivale a cualquier número de caracteres; ? a un carácter alfabético; [ ] a uno de los caracteres entre corchetes; ! excluye los caracteres entre corchetes; - indica un intervalo (a[m-s]a); # equivale a un dígito. Los criterios escritos en la misma fila se combinan con Y: se cumplen todos a la vez. Los de la fila Criterios y los de la fila o se combinan con O: basta con que se cumpla una de las filas. Por eso, para pedir «tipo A y fecha posterior a X, o tipo A y nivel >=28», el criterio de tipo se repite en cada fila. Un campo calculado se crea en la fila Campo con un nombre, dos puntos y la expresión: Subtotal: [Cantidad]*[Precio unitario]. El Generador de expresiones se abre con Ctrl+F2 desde un cuadro de propiedad que admita expresiones, como Origen del control o Valor predeterminado. Su versión expandida tiene tres listas: Elementos, Categorías y Valores de expresión. Una consulta de parámetros pide un dato al ejecutarse. En la fila Criterios se escribe el texto de la petición entre corchetes, por ejemplo [¿Qué ciudad?], y al ejecutar aparece el cuadro «Introduzca el valor del parámetro» con ese texto. El texto no puede contener puntos ni signos de exclamación. Con Como "*" & [Escriba país:] & "*" se admiten comodines. El tipo de datos se fija en Diseño de consulta ▸ Mostrar u ocultar ▸ Parámetros (columnas Parámetro y Tipo de datos). Con tipo Texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no hay mensaje de error.
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Resumen
La consulta de totales agrupa registros y calcula un resumen por grupo: Diseño de consulta ▸ Mostrar u ocultar ▸ Totales añade la fila Total, con «Agrupar por» por defecto. Expresión: cálculo con función de agregado. Dónde: condición sobre registros individuales en una columna que no se agrega, aplicada antes de calcular los totales. Suma, Desviación estándar y Varianza solo con Número, Decimal o Moneda; Promedio, Máx y Mín también con Fecha y hora; en texto solo Recuento. La de referencias cruzadas agrupa por encabezados de fila (hasta tres) y de columna (uno), con un solo campo Valor.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna consulta de totales es una consulta de selección que agrupa registros y calcula un resumen por grupo, por ejemplo las ventas totales por producto. En la vista Diseño se activa con Diseño de consulta ▸ Mostrar u ocultar ▸ Totales. Aparece la fila Total en la cuadrícula, con «Agrupar por» como valor predeterminado en cada campo. En cada campo se elige una función de agregado o se agrupa por él. Otras opciones de la fila Total: - Expresión: para una columna con un cálculo que contiene una función de agregado. - Dónde: para poner una condición sobre los registros individuales en una columna que no se agrega. El criterio se aplica antes de calcular los totales. La fila Total de una hoja de datos es otra cosa: se muestra u oculta con Inicio ▸ Registros ▸ Totales y añade al final un total para cada columna. Funciones disponibles: - Suma, Desviación estándar y Varianza: solo con datos de tipo Número, Decimal o Moneda. - Promedio, Máx y Mín: también con Fecha y hora. Omiten los valores nulos. - Recuento: con casi todos los tipos. En una columna de texto es la única función que se puede elegir. Varianza devuelve nulo si hay menos de dos filas. Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula una suma, un promedio u otra función de agregado y agrupa el resultado por dos conjuntos de valores: uno en el lateral (encabezados de fila) y otro en la parte superior (encabezados de columna). Admite hasta tres campos de encabezado de fila, uno solo de encabezado de columna y uno solo de valor. - Con asistente: Crear ▸ Consultas ▸ Asistente para consultas ▸ Asistente para consultas de referencias cruzadas. Solo acepta una tabla o consulta como origen, y no permite expresiones, parámetros ni una lista fija de encabezados. Si el encabezado de columna es de fecha, agrupa por Año, Trimestre, Mes, Fecha o Fecha/Hora. Ofrece la casilla «Sí, incluir sumas de filas». - En vista Diseño: Diseño de consulta ▸ Tipo de consulta ▸ General (su información en pantalla dice «Tabla de referencias cruzadas»). Aparece la fila Tabla de referencias cruzadas, con Encabezado de fila, Encabezado de columna y Valor. El campo Valor lleva su función en la fila Total y no admite criterios ni orden.
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Resumen
Las consultas de acción se eligen en Diseño de consulta ▸ Tipo de consulta: Crear tabla, Anexar (fila Anexar a), Actualizar (fila Actualizar a) y Eliminar (fila Eliminar). No se pueden deshacer y Access las deshabilita salvo ubicación de confianza o Habilitar contenido. La consulta de unión combina registros de varias tablas o consultas, solo en vistas SQL y Hoja de datos, con resultado de solo lectura y el mismo número de campos en cada parte; UNION quita duplicados y UNION ALL los conserva. En SQL, WHERE filtra antes de agrupar y HAVING después; SELECT ... INTO crea una tabla.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLas consultas de acción cambian los datos. Se crean desde una consulta de selección y se convierten en Diseño de consulta ▸ Tipo de consulta. Se lanzan con Diseño de consulta ▸ Resultados ▸ Ejecutar: - Creación de tabla (botón Crear tabla): guarda el resultado en una tabla nueva. Los campos heredan el tipo de datos y el tamaño, pero ninguna otra propiedad. Si la tabla ya existe, Access pide confirmación y la elimina antes. - Datos anexados (botón Anexar): añade registros a una tabla existente de la base de datos actual o de otra. Aparece la fila Anexar a. - Actualización (botón Actualizar): cambia valores de registros existentes. Aparece la fila Actualizar a. - Eliminación (botón Eliminar): borra registros completos. Desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Eliminar. Para vaciar un solo campo se usa una consulta de actualización que lo ponga a Nulo. Las consultas de acción no se pueden deshacer. Antes de ejecutarlas conviene revisar en la vista Hoja de datos qué registros afectan. Access las deshabilita salvo que la base esté en una ubicación de confianza o se pulse Habilitar contenido. La consulta de unión combina en un solo resultado los registros de dos o más tablas o consultas. Solo admite las vistas SQL y Hoja de datos, no la vista Diseño, y su resultado es de solo lectura. Se inicia con el botón Unión de la pestaña de diseño de consultas. Todas las partes deben pedir el mismo número de campos. UNION quita los duplicados; UNION ALL los conserva. ORDER BY va al final. SQL de Access: - SELECT campos FROM tabla WHERE criterios GROUP BY campos HAVING condición ORDER BY campos. WHERE filtra antes de agrupar y HAVING, después. - INNER JOIN combina tablas por un campo común. - INSERT INTO destino ... SELECT (varios registros) o VALUES (uno): datos anexados. - UPDATE tabla SET campo = valor WHERE criterios: actualización. - DELETE FROM tabla WHERE criterios: eliminación. La estructura y los índices de la tabla se conservan. - SELECT ... INTO tabla_nueva FROM origen: creación de tabla. En la vista Diseño se puede pasar a la vista SQL con Inicio ▸ Ver.
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Resumen
Un formulario es la interfaz de los datos; dependiente si está conectado a una tabla o consulta. Crear ▸ Formularios: Formulario (un clic), Asistente para formularios, Formulario en blanco (vista Presentación con Lista de campos), Navegación, Formulario dividido (vista Formulario y vista Hoja de datos sincronizadas) y Varios elementos. Vistas: Formulario (uso), Presentación (se ven datos) y Diseño (sin datos, con secciones). F4 muestra la hoja de propiedades y Alt+F8 la Lista de campos. El subformulario muestra el lado «varios», enlazado con Vincular campos principales y secundarios.
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Crea tu cuenta gratis para verlasUn formulario es el objeto que sirve de interfaz para introducir, editar o mostrar datos. Un formulario dependiente está conectado a un origen de datos (tabla o consulta). Uno independiente no lo está. Herramientas de Crear ▸ Formularios: - Formulario: crea con un clic un formulario con todos los campos de la tabla o consulta seleccionada en el panel de navegación. Si hay una sola tabla con relación de uno a varios con el origen, añade una hoja de datos con los registros relacionados. - Asistente para formularios: deja elegir los campos, incluso de varias tablas o consultas si las relaciones están definidas, y cómo se agrupan y ordenan. - Formulario en blanco: abre un formulario vacío en vista Presentación con el panel Lista de campos. - Navegación: crea un formulario con un control de navegación; se elige el estilo. - Más formularios ▸ Formulario dividido: dos vistas a la vez de los mismos datos, una vista Formulario y una vista Hoja de datos, sincronizadas. - Más formularios ▸ Varios elementos (formulario continuo): muestra varios registros en filas y columnas, con más opciones de personalización que una hoja de datos. Vistas de un formulario (Inicio ▸ Vistas ▸ Ver): - Vista Formulario: la de uso, para introducir, modificar y consultar los datos. - Vista Presentación: el formulario está en ejecución y se ven los datos mientras se cambia el diseño. Es la más intuitiva para casi todos los cambios. - Vista Diseño: el formulario no está en ejecución y no se ven los datos. Muestra las secciones de encabezado, detalle y pie, y permite añadir más tipos de controles y cambiar el tamaño de las secciones. La hoja de propiedades se muestra con F4. El panel Lista de campos, con Herramientas ▸ Agregar campos existentes o Alt+F8. Un subformulario es un formulario insertado en otro, el formulario principal. Se usa sobre todo con relaciones de uno a varios: el principal muestra el lado «uno» y el subformulario, los registros relacionados del lado «varios». Los enlazan las propiedades Vincular campos principales y Vincular campos secundarios.
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Resumen
Los controles de formularios e informes pueden ser dependientes (origen en un campo, como el cuadro de texto), independientes (sin origen, como la etiqueta) o calculados (origen en una expresión). Casillas, botones de opción y de alternancia guardan sí/no: -1 marcados y 0 desmarcados. Se añaden desde el grupo Controles o arrastrando campos desde Lista de campos. El orden de tabulación se cambia con el botón Orden de tabulación; Tabulación en No saca un control, y la propiedad Ciclo decide qué pasa con TAB en el último campo.
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Crea tu cuenta gratis para verlasLos controles son las partes de un formulario o informe que sirven para especificar, editar o mostrar datos. Hay tres clases: - Dependiente: su origen de datos es un campo de una tabla o consulta. El más común es el cuadro de texto. - Independiente: no tiene origen de datos. Por ejemplo, la etiqueta con el título. - Calculado: su origen es una expresión, no un campo, por ejemplo =[Cantidad]*[Precio unitario]. Tipos de control: - Cuadro de texto, Etiqueta y Botón de comando (activa una macro o un procedimiento de Visual Basic). - Cuadro combinado: lista de valores más un cuadro de texto editable. Cuadro de lista: la lista está siempre abierta. En los dos, los valores salen de la propiedad Origen de fila o de una tabla o consulta. - Grupo de opciones: contiene botones de alternancia, botones de opción o casillas. Solo se puede marcar uno, y su valor pasa a ser el del grupo. - Casilla, Botón de opción y Botón de alternancia: guardan sí/no. Marcados valen -1 y desmarcados, 0. - Control de pestaña (páginas con pestañas), Control de navegación, Subformulario/Subinforme, Insertar salto de página, Línea, Rectángulo, Imagen, Gráfico, Datos adjuntos, Vínculo, Control de explorador web, Marco de objeto dependiente e independiente y Controles ActiveX. Los controles se añaden desde el grupo Controles de la pestaña de diseño. La forma más cómoda de crear un control dependiente es arrastrar el campo desde el panel Lista de campos: lleva su etiqueta y hereda propiedades del campo como Formato o Máscara de entrada. Otra forma es escribir el nombre del campo en la propiedad Origen del control, en la hoja de propiedades (F4). Orden de tabulación: el orden en que el foco recorre los controles al pulsar TAB. Se cambia en vista Diseño, grupo Herramientas, botón Orden de tabulación. En el cuadro se elige la Sección y, con Orden automático, Access lo ordena de arriba abajo y de izquierda a derecha. Para sacar un control del recorrido, en la pestaña Otras de sus propiedades se pone Tabulación en No. La propiedad Ciclo (pestaña Otras, con el formulario seleccionado) decide qué pasa al pulsar TAB en el último campo: Todos los registros (pasa al registro siguiente), Registro actual o Página actual.
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Resumen
Access para Microsoft 365 (y 2019, 2021 y 2024) añade gráficos modernos a formularios e informes en vista Diseño; no son el gráfico clásico ActiveX, que se puede seguir usando. Tipos: Columnas, Líneas, Barras, Área, Circular, Anillos, Dispersión, Burbuja, Radar, Cajas y bigotes, Cascada, Embudo, Nube de palabras, Arco y Combinado (sin histograma, proyección solar ni cotizaciones). Pestaña Datos: eje y valores admiten varios campos; la leyenda, uno solo. Por defecto, fechas por meses, números sumados y lo demás contado.
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Crea tu cuenta gratis para verlasAccess para Microsoft 365 (y Access 2019, 2021 y 2024) permite añadir gráficos modernos a formularios e informes. El gráfico moderno no debe confundirse con el gráfico clásico, que es un control ActiveX (el control Gráfico... de la galería Controles); el clásico se puede seguir usando, incluso en un formulario o informe que también tenga gráficos modernos. Insertar: se abre el formulario o el informe en vista Diseño (por ejemplo, Crear > Diseño del formulario o Diseño de informe), se elige en la pestaña de diseño el comando de gráfico moderno, se escoge el tipo y se coloca en la cuadrícula. Tipos de gráfico moderno: Columnas, Líneas, Barras, Área, Circular, Anillos, Dispersión, Burbuja, Radar, Cajas y bigotes, Cascada, Embudo, Nube de palabras, Arco y Combinado. La lista no incluye el histograma, la proyección solar ni el gráfico de cotizaciones. - Nube de palabras: muestra visualmente las palabras que aparecen con más frecuencia en el origen de datos. No permite comparar con precisión los valores, que solo se aprecian por el tamaño de la fuente. - Arco: parecido al de anillos; muestra una sola serie de datos como porcentaje de un total. - Combinado: mezcla tipos; por defecto, la primera serie es de columnas agrupadas y la segunda, de líneas. Panel de configuración del gráfico, con las pestañas Datos y Formato: - Datos: el origen (tablas, consultas o ambos) y los campos de eje (categoría), leyenda (serie) y valores (eje Y). Hace falta al menos un campo en el eje y otro en los valores; los dos admiten varios campos, y la leyenda, uno solo, que no cabe con dos o más campos de valores. Por defecto, las fechas se agrupan por meses, los campos numéricos y de moneda se suman y los demás se cuentan. - Formato: propiedades de cada serie, como el nombre que se muestra en la leyenda, los colores, las etiquetas de datos y las líneas de tendencia. Access genera la instrucción del gráfico (SELECT, GROUP BY o TRANSFORM) según los campos y agregados elegidos. Para que el gráfico siga al registro del formulario o informe, se vinculan los campos principales y secundarios en su hoja de propiedades. En vista Formulario o Informe, los datos se actualizan con Actualizar todo.
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Un informe sirve para ver, dar formato y resumir datos; su origen puede ser una tabla o una consulta. Se crea desde Crear > Informes (Informe, Diseño de informe, Informe en blanco, Asistente para informes, Etiquetas). Vistas: Informe (predeterminada), Presentación, Vista previa de impresión y Diseño. Secciones: encabezados de informe, página y grupo, Detalle (una vez por fila) y pies de grupo, página e informe. El encabezado del informe se imprime antes del de página. Agrupar y ordenar admite 10 niveles.
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Crea tu cuenta gratis para verlasUn informe sirve para ver, dar formato y resumir la información de la base de datos. Su origen de registros puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. Herramientas de Crear ▸ Informes: - Informe: informe tabular con todos los campos del origen seleccionado en el panel de navegación. - Diseño de informe: informe en blanco en vista Diseño. - Informe en blanco: informe en blanco en vista Presentación, con la lista de campos. - Asistente para informes: pide los campos, los niveles de agrupación, el orden y el diseño. Admite campos de varias tablas si hay relaciones y ordena por un máximo de cuatro campos. - Etiquetas: asistente para etiquetas de tamaño estándar o personalizado. Vistas: - Informe: la predeterminada al hacer doble clic en el panel de navegación. Permite copiar datos y filtrar. - Presentación: se cambia el diseño viendo los datos. - Vista previa de impresión: muestra cómo se imprimirá. - Diseño: muestra las secciones. Secciones: - Encabezado del informe: una vez, al principio. Se imprime antes del encabezado de página. - Encabezado de página: al principio de cada página. - Encabezado de grupo: al inicio de cada grupo. - Detalle: una vez por cada fila del origen. - Pie del grupo: al final de cada grupo. - Pie de página: al final de cada página. Se usa para los números de página. - Pie del informe: una vez, al final. En vista Diseño aparece debajo del pie de página, pero al imprimir sale encima. Agrupar y ordenar: clic derecho en el campo, o Diseño de informe ▸ Agrupación y totales ▸ Agrupar y ordenar, que abre el panel Agrupación, orden y total. Admite hasta 10 niveles de agrupación y ordenación. Al añadir un total, Access pone un cuadro de texto calculado en el pie del informe y en los pies de grupo. El logotipo, el título, los números de página y la fecha se añaden desde el grupo Encabezado o pie de página. Para exportar el informe se usa Datos externos ▸ Exportar. El botón Correo electrónico del mismo grupo lo envía por correo.
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Resumen
Datos externos reúne Importar y vincular y Exportar; la importación empieza en Nuevo origen de datos (De un archivo, De una base de datos, De servicios en línea, De otros orígenes). Importar copia los datos en una tabla nueva o los anexa; vincular crea una tabla vinculada que refleja los cambios del origen sin guardar los datos. Desde Excel se importa una hoja o rango por vez, con un máximo de 255 columnas, y Access examina las ocho primeras filas. Los informes solo se exportan a .xls.
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Crea tu cuenta gratis para verlasLa pestaña Datos externos reúne los grupos Importar y vincular y Exportar. En Microsoft 365 la importación empieza en Importar y vincular ▸ Nuevo origen de datos, que agrupa los orígenes en De un archivo, De una base de datos, De servicios en línea y De otros orígenes. Un libro de Excel se importa desde Nuevo origen de datos ▸ De un archivo ▸ Excel. Un archivo HTML, también desde De un archivo. Importar y vincular no son lo mismo: - Importar crea una copia de los datos en una tabla nueva o los anexa a una tabla existente. - Vincular crea una tabla vinculada que muestra los datos sin guardarlos en la base de datos. Los cambios en el origen se reflejan en la tabla vinculada. Si el origen es Excel, el contenido y la estructura de la tabla vinculada son de solo lectura en Access, y no se puede vincular a una tabla existente. Al importar desde Excel: - Se importa una sola hoja de cálculo o rango con nombre por operación. - No se admiten más de 255 columnas, porque una tabla de Access tiene como máximo 255 campos. - Access examina las ocho primeras filas para proponer el tipo de datos de cada campo. - No se importan gráficos ni imágenes, y se pierde el formato de texto enriquecido. - Una columna solo con VERDADERO y FALSO se convierte en un campo Sí/No con los valores -1 y 0. Al vincular, Access solo toma los primeros 255 caracteres de cada celda. Access no tiene un «Guardar como» para Excel. Se exporta con Datos externos ▸ Exportar ▸ Excel, con la opción de exportar los datos con formato y diseño. Los informes solo se pueden exportar al formato .xls, no a .xlsx. Desde Exportar se envían datos a otra base de Access, a un archivo de texto, a Word (incluida la combinación de correspondencia), a XML, a PDF o XPS o a SharePoint, y un objeto por correo electrónico. Los pasos de una importación o exportación se pueden guardar como especificación y repetir desde Importaciones guardadas o Exportaciones guardadas. El Administrador de tablas vinculadas, en Datos externos, actualiza y vuelve a vincular los orígenes. Con clic derecho en una tabla vinculada se elige Actualizar vínculo.
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Resumen
Compactar y reparar corrige el aumento de tamaño y los daños; necesita acceso exclusivo y está en Archivo > Información o en Herramientas de base de datos. El Analizador de rendimiento da recomendación, sugerencia e idea. Dividir la base separa back-end (tablas, con _be) y front-end (resto de objetos). Cifrar con contraseña exige abrir en modo exclusivo y solo vale para .accdb. El contenido peligroso se habilita con Habilitar contenido o con una ubicación de confianza. AutoExec se ejecuta al abrir; MAYÚS lo omite.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasCompactar y reparar evita y corrige el aumento de tamaño y los daños del archivo. Necesita acceso exclusivo. Con la base abierta: Archivo ▸ Información ▸ Compactar y reparar base de datos. Sin abrirla: Herramientas de base de datos ▸ Compactar y reparar base de datos. La opción Compactar al cerrar (Archivo ▸ Opciones ▸ Base de datos actual ▸ Opciones de la aplicación) solo afecta a la base actual. El Analizador de rendimiento (Herramientas de base de datos ▸ Analizar) da tres tipos de resultado: recomendación, sugerencia e idea. En la misma pestaña está el documentador. Dividir la base de datos (Herramientas de base de datos ▸ Mover datos ▸ Base de datos de Access) la separa en dos archivos: el back-end, con las tablas, y el front-end, con consultas, formularios, informes y demás objetos, vinculado a esas tablas. Access propone para el back-end el mismo nombre con _be. Para cifrar con contraseña, la base se abre en modo exclusivo (Archivo ▸ Abrir, flecha del botón Abrir ▸ Abrir en modo exclusivo). Después, Archivo ▸ Información ▸ Cifrar con contraseña. Solo vale para el formato .accdb. Se quita con Descifrar base de datos; si se pierde la contraseña, la base no se puede usar. En una base dividida se cifran el front-end y el back-end. El contenido que puede ser peligroso (macros, consultas de acción…) se deshabilita si la base no es de confianza. Se habilita para la sesión con Habilitar contenido, en la barra de mensajes, o para siempre colocando el archivo en una ubicación de confianza: Archivo ▸ Opciones ▸ Centro de confianza ▸ Configuración del Centro de confianza ▸ Ubicaciones de confianza. Una macro llamada AutoExec se ejecuta al abrir la base, antes que otras macros o el código VBA. Se crea con Crear ▸ Macros y código ▸ Macro. Mantener pulsada MAYÚS al abrir omite AutoExec y las demás opciones de inicio. Los botones ejecutan macros o código VBA. En Archivo ▸ Opciones ▸ Base de datos actual se fijan, entre otras opciones, el Título de la aplicación, el Icono de la aplicación, el formulario de inicio (Mostrar formulario), Mostrar barra de estado, Mostrar pestañas de documento y Mostrar panel de navegación.
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