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C1 · Bloque VI · Informática básica y ofimática

Tema 42 del temario de Administrativo del Estado 2026

Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

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Hoja de cálculo: Excel (Microsoft 365)

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  1. La ventana de Excel, libros, hojas y celdas

    Un archivo de Excel es un libro de hojas (Hoja1, Hoja2…). El cuadro Nombre muestra la celda activa y la barra de fórmulas, su contenido real. Límites: 1.048.576 filas por 16.384 columnas (A a XFD), 32.767 caracteres por celda, columna de hasta 255 caracteres y fila de hasta 409 puntos; las hojas por libro dependen de la memoria. Hoja nueva con (+), Inicio > Insertar > Insertar hoja o Mayús+F11. El nombre de hoja admite hasta 31 caracteres, sin / \ ? * : [ ] ni «Historial». Ctrl+Av Pág y Ctrl+Re Pág cambian de hoja.

  2. Vistas, ventanas e inmovilizar paneles

    La pestaña Vista organiza la hoja y las ventanas. Vista previa de salto de página: líneas discontinuas = saltos automáticos; continuas = manuales. Inmovilizar paneles bloquea filas por encima y columnas a la izquierda de la celda seleccionada; también Inmovilizar fila superior y primera columna; se deshace con Movilizar paneles. Dividir: con la fila 13 seleccionada, la división queda debajo de la fila 12. Nueva ventana, Ver en paralelo, Desplazamiento sincrónico y Organizar todo. Las vistas de hoja (Vista temporal) solo funcionan en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint.

  3. Introducción y edición de datos

    Toda fórmula empieza por =; sin él, SUMA(A1:A10) se ve como texto y 11/2 o 20-2 se convierten en fecha (11-feb, 20-feb). Teclas: F2 edita; Alt+Entrar, nueva línea en la celda; Ctrl+Entrar rellena el rango; Ctrl+; inserta la fecha y Ctrl+Mayús+: la hora; Supr borra el contenido sin quitar formato ni comentarios. El controlador de relleno sigue patrones (1 y 2 → 1, 2, 3…). Pegado especial con Ctrl+Alt+V; Transponer exige copiar y no funciona en tablas. Buscar admite ? * y ~. F5 > Especial abre Ir a Especial.

  4. Formatos de número

    El formato de número cambia cómo se ve el valor, no el valor de cálculo (visible en la barra de fórmulas); Ctrl+1 abre Formato de celdas. General es la predeterminada y usa notación científica con 12 o más dígitos. Contabilidad alinea símbolos de moneda y comas. Porcentaje multiplica por 100: 0,758 con 0 decimales se ve 76 %. Personalizado: hasta cuatro secciones (positivos; negativos; cero; texto). Sistema de fechas de 1900: el 1 en Fecha corta es 01/01/1900. ##### = columna estrecha o fecha u hora negativa.

  5. Formato de celdas, estilos y formato condicional

    Inicio > Alineación: horizontal, vertical, sangrías y Orientación (ángulo exacto en Formato de alineación de celdas). Reducir hasta ajustar encoge el texto. Combinar y centrar conserva solo el contenido de la celda superior izquierda y elimina el resto; no se puede usar en una tabla de Excel. Copiar formato con doble clic queda activo hasta Esc. Formato condicional: reglas para resaltar, superiores e inferiores, barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos y reglas con fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO.

  6. Fórmulas, operadores y referencias

    Una fórmula empieza por = y admite hasta 8.192 caracteres. Operadores aritméticos (+ - * / % ^), de comparación (=, >, <, >=, <=, <>), de texto (&) y de referencia: : forma rangos, ; separa argumentos y une en configuración española, y el espacio da la intersección (#¡NULO! si no se cortan). Prioridad: referencia, negación, %, ^, * y /, + y -, &, comparación: =5+2*3 da 11. Referencias relativa (A1), absoluta ($A$1) y mixtas ($A1, A$1); F4 las alterna. Copiando dos abajo y dos a la derecha, A$1 pasa a C$1 y $A1 a $A3. F9 calcula todos los libros abiertos; Mayús+F9, la hoja activa.

  7. Nombres, referencias estructuradas, errores y auditoría

    Nombres: cuadro Nombre, Crear a partir de la selección y Administrador de nombres. Las tablas se llaman Tabla1, Tabla2…; su nombre empieza por letra, guion bajo o barra inversa, sin espacios, no puede ser C, c, R ni r y tiene hasta 255 caracteres. Especificadores: [#Todo], [#Datos], [#Encabezados], [#Totales]; [@Columna] es la misma fila. Errores: #¡DIV/0!, #N/D, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡REF!, #¡VALOR!… Referencias circulares y cálculo iterativo. Auditoría: rastrear precedentes y dependientes (flechas azules, rojas o negras), Mostrar fórmulas (Ctrl+acento grave) y Evaluar fórmula.

  8. Insertar funciones; funciones matemáticas y trigonométricas

    Las funciones van tras = con argumentos separados por ;; admiten hasta 255 argumentos y 64 niveles de anidamiento. Insertar función: Mayús+F3; Autosuma: Alt+=. SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]) y SUMAR.SI.CONJUNTO, con el rango de suma primero y hasta 127 pares. REDONDEAR(2,15;1) da 2,2; ENTERO(-8,9) da -9 y TRUNCAR(-8,9) da -8; RESIDUO(-3;2) da 1. ALEATORIO() da un valor entre 0 y menos de 1. SUBTOTALES: con 1-11 incluye las filas ocultas a mano, con 101-111 las excluye y las filtradas se excluyen siempre (9 o 109 = SUMA).

  9. Funciones estadísticas

    PROMEDIO, PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO dan medias. CONTAR cuenta las celdas con números (las fechas lo son) y en un rango no cuenta vacías, lógicos, texto ni errores; CONTARA cuenta las no vacías, incluidos errores y el texto vacío; CONTAR.BLANCO, las vacías; CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO, las que cumplen criterios. Con una fecha, una vacía, dos números, VERDADERO y #¡DIV/0!, CONTAR da 3 y CONTARA 5. MAX, MIN, MEDIANA, MODA.UNO, K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR. JERARQUIA.EQV: orden omitido o 0 = descendente; repetidos con igual posición y se salta la siguiente.

  10. Funciones lógicas y de información

    SI(prueba; si_verdadero; [si_falso]) con texto entre comillas; se puede anidar. SI.CONJUNTO prueba hasta 127 condiciones y devuelve la primera verdadera (VERDADERO al final como valor por defecto). Y, O, NO y XO (VERDADERO si el número de argumentos verdaderos es impar). SI.ERROR devuelve un valor si hay error; SI.ND, solo ante #N/D. CAMBIAR compara con hasta 126 pares valor-resultado y un predeterminado al final. Funciones ES: ESBLANCO, ESERROR, ESERR (todo error menos #N/D), ESNOD, ESLOGICO, ESNUMERO, ESTEXTO, ESNOTEXTO, ESREF; no convierten el argumento: ESNUMERO("19") da FALSO.

  11. Funciones de búsqueda y referencia

    BUSCARV busca en la primera columna y devuelve la columna indicada (desde 1); con FALSO, coincidencia exacta; sin coincidencia, #N/D, y con columna fuera de la matriz, #¡REF!. BUSCARH busca en la fila superior. BUSCARX: coincidencia exacta por defecto, modos -1, 1 y 2 (comodines) y búsqueda del último al primero con -1; no existe en Excel 2016 ni 2019. COINCIDIR devuelve la posición, no el valor (tipo 1 por defecto) y no distingue mayúsculas. COINCIDIRX busca exacta por defecto. INDICE, DESREF, INDIRECTO, ELEGIR (1 a 254 valores), FILA, COLUMNA, FILAS, COLUMNAS e HIPERVINCULO.

  12. Funciones de texto

    Unir: &, CONCATENAR (hasta 255 elementos, por compatibilidad), CONCAT (admite rangos; error si pasa de 32.767 caracteres) y UNIRCADENAS con delimitador. IZQUIERDA y DERECHA toman 1 carácter si se omite el número. LARGO cuenta espacios. ENCONTRAR distingue mayúsculas y HALLAR no (admite ? y *). SUSTITUIR cambia texto; REEMPLAZAR, por posición. ESPACIOS no quita el carácter 160; LIMPIAR quita no imprimibles. TEXTO y VALOR convierten. REPETIR con 0 da texto vacío; IGUAL distingue mayúsculas. DIVIDIRTEXTO, TEXTOANTES, TEXTODESPUES; REGEXPRUEBA y REGEXREEMPLAZAR solo en Microsoft 365.

  13. Funciones de fecha y hora

    Excel guarda las fechas como números de serie (sistema de 1900: el 1 de enero de 1900 es el 1). HOY() y AHORA() no tienen argumentos. FECHA compone una fecha; DIA, MES y AÑO la descomponen. DIASEM con tipo 1 u omitido va de 1 (domingo) a 7 (sábado). DIAS pone primero la fecha final. DIAS.LAB cuenta días laborables y DIA.LAB devuelve una fecha. FECHA.MES desplaza meses y FIN.MES da el último día de ese mes. SIFECHA usa unidades "Y", "M", "D"…

  14. Matrices dinámicas y funciones modernas

    Una fórmula que devuelve varios valores los coloca en las celdas vecinas (desbordamiento). Las fórmulas de matriz dinámica se escriben solo en la celda superior izquierda y se confirman con Entrar. Solo se edita la primera celda. Si algo bloquea la salida, dan #¡DESBORDAMIENTO! y no se admiten en tablas de Excel. # remite a todo el rango desbordado (=D2#) y @ es la intersección implícita. Las heredadas (CSE) se confirman con Ctrl+Mayús+Entrar. Funciones: ORDENAR, FILTRAR, UNICOS, SECUENCIA, APILARV, LET, LAMBDA…

  15. Gráficos y minigráficos

    Los gráficos se crean seleccionando los datos y eligiendo un tipo en Insertar; Gráficos recomendados propone opciones. Alt+F1 crea un gráfico incrustado y F11 lo crea en una hoja de gráfico distinta. Columnas: rectángulos verticales; barras: horizontales. El de anillos admite más de una serie y el de burbujas representa un tercer valor con el tamaño. Diseño de gráfico > Cambiar fila/columna intercambia los ejes. Los minigráficos (Línea, Columna, ganancias y pérdidas) son gráficos diminutos dentro de una celda.

  16. Tablas de Excel

    Una tabla de Excel facilita administrar un rango de datos; se crea con Inicio > Dar formato como tabla, Insertar > Tabla o Ctrl+Q (Ctrl+L es Reemplazar). Tiene fila de encabezado con botones de filtro, filas con bandas, columnas calculadas y fila de totales, cuyas opciones Excel convierte en SUBTOTALES. En Diseño de tabla están las Opciones de estilo, los estilos y Convertir en rango. El nombre empieza por letra, _ o \, sin espacios y con 255 caracteres como máximo.

  17. Ordenar, filtrar, validar y analizar datos

    Datos > Ordenar permite ordenar por hasta 64 columnas con Agregar nivel, por valores, color de celda, color de fuente o icono. Datos > Filtro añade flechas; el Filtro avanzado usa un rango de criterios: misma fila = Y, filas distintas = O. Validación de datos: Permitir (número entero, decimal, lista, fecha, hora, longitud, personalizado), Mensaje de entrada y Alerta de error con Detener, Advertencia e Información. Subtotal no funciona en tablas. Escenarios: hasta 32 celdas cambiantes.

  18. Tablas dinámicas y gráficos dinámicos

    Una tabla dinámica resume datos trabajando sobre una copia (caché), sin modificar el origen. Se crea con Insertar > Tabla dinámica, en Nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente. Su lista de campos tiene cuatro áreas: Filtros, Columnas, Filas y Valores. Por defecto, los campos no numéricos van a Filas, las fechas y horas a Columnas y los numéricos a Valores. Valores resume con SUMA (RECUENTO si son texto). Hay que Actualizar al cambiar el origen. El diseño predeterminado es el Formato compacto.

  19. Configurar página e imprimir

    La impresión se prepara en Diseño de página (Configurar página) y se lanza con Archivo > Imprimir o Ctrl+P. Área de impresión > Definir área de impresión imprime solo lo seleccionado. En Vista previa de salto de página, las líneas discontinuas son saltos automáticos y las continuas, manuales. Imprimir títulos abre la pestaña Hoja (filas que se repiten arriba, columnas a la izquierda). Configurar página tiene cuatro pestañas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y Hoja. Cuadrícula y encabezados no se imprimen por defecto.

  20. Proteger, comentar y recuperar libros

    Hay tres niveles de protección: hoja, estructura del libro y archivo. Proteger una hoja tiene dos pasos: desbloquear las celdas editables (Formato de celdas, Protección, desactivar Bloqueada) y luego Revisar > Proteger hoja; la contraseña es opcional. Revisar > Proteger libro protege la estructura. El archivo se cifra en Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña. Los comentarios son encadenados; las notas son los antiguos comentarios (Mayús+F2). Las macros exigen .xlsm.

  21. Líneas de tendencia y valor R cuadrado

    La línea de tendencia se agrega en Diseño de gráfico > Agregar elemento de gráfico > Línea de tendencia. Tipos: Lineal (aumento o descenso constante), Logarítmica (cambio rápido que luego se nivela; admite negativos), Polinómica (fluctuaciones; orden según picos y valles), Potencia (datos que crecen a una velocidad específica; sin ceros ni negativos), Exponencial (tasas en aumento constante; sin ceros ni negativos) y Media móvil (suaviza; opción Período). El R cuadrado va de 0 a 1: cuanto más cerca de 1, mejor ajuste.

  22. Power Query: obtener y transformar datos

    Power Query (en Excel, Obtener y transformar) importa o conecta datos externos, les da forma y los carga; la consulta no modifica el origen. Fases: Conectar, Transformar, Combinar y Cargar. Está en la pestaña Datos, grupos Obtener y transformar datos y Consultas y conexiones. En el Editor cada transformación es un paso aplicado, también escribible en lenguaje M. Anular la dinamización convierte columnas en filas (pares atributo-valor), con tres variantes.

  23. Ajustar la escala de impresión

    Excel puede reducir o ampliar la escala de impresión para que una hoja quepa en cierto número de páginas; no amplía los datos para llenarlas. En Diseño de página, grupo Ajustar área de impresión: Ancho, Alto y Escala (menos de 100 % reduce). En Configurar página, pestaña Página: Ajustar al (porcentaje del tamaño normal) y Ajustar a (páginas de ancho y de alto; pasa por alto los saltos manuales). En Archivo > Imprimir (Ctrl+P) se elige el escalado o imprimir sin escala.

  24. Funciones financieras

    La categoría Financiera de Excel 365 usa nombres sin tildes (DURACION). Préstamos e inversiones: PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, VA, VF, VF.PLAN, VNA (no existe VPN), VNA.NO.PER, TIR, TIRM, TIR.NO.PER, TASA, NPER, INT.EFECTIVO, TASA.NOMINAL. Amortización: SLN lineal, SYD suma de dígitos, DB saldo fijo, DDB doble disminución, DVS, AMORTIZ.LIN y AMORTIZ.PROGRE. Valores: INT.ACUM, DURACION, RENDTO, PRECIO, CUPON.DIAS, CUPON.NUM, TASA.DESC. No existe VENC.

Microsoft 365: entorno común, nube y Copilot

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  1. Microsoft 365: aplicaciones, versiones y canales

    Microsoft 365 es una suscripción con las aplicaciones siempre en su versión más reciente; Office 2024 es compra única: recibe actualizaciones de seguridad, no de versión principal. El programa del Estado toma como referencia Microsoft 365 de escritorio. Access y Publisher, solo en PC con Windows; Publisher deja de incluirse en octubre de 2026. Canales: Canal actual (predeterminado, al menos una vez al mes sin fecha fija), Canal mensual para empresas (segundo martes) y Canal semestral para empresas. La versión se ve en Archivo > Cuenta; «Acerca de» indica 32 o 64 bits.

  2. La cinta de opciones

    La cinta agrupa los comandos en pestañas y grupos; Archivo abre la vista Backstage y no se puede mover ni ocultar. En el escritorio, Opciones de presentación de la cinta de opciones ofrece tres estados: Modo de pantalla completa, Mostrar solo pestañas y Mostrar siempre la barra de herramientas (las cintas clásica y de una sola línea son de la web). Ctrl+F1 contrae o expande. Alt muestra las KeyTips, Alt+Q va a la búsqueda, F6 mueve el foco, Mayús+F10 abre el menú contextual. Solo se agregan comandos a grupos personalizados y solo las pestañas personalizadas se eliminan.

  3. Barra de herramientas de acceso rápido y barra de título

    La barra de herramientas de acceso rápido tiene comandos independientes de la pestaña activa. Por defecto está encima de la cinta, en la barra de título, y puede ponerse debajo. Las etiquetas de comando solo se muestran u ocultan con la barra debajo de la cinta. Se agregan comandos con clic derecho > Agregar a la barra… o con Más comandos (incluso Comandos que no están en la cinta de opciones) y se ordenan con Subir y Bajar. No admite contenido de listas, botones más grandes ni varias líneas. En la barra de título están Autoguardado y, al clic en el nombre, el Historial de versiones.

  4. La vista Backstage (menú Archivo)

    La pestaña Archivo abre la vista Backstage, a pantalla completa, con las órdenes sobre el archivo y la aplicación; no se puede mover ni ocultar. Abrir ofrece Abrir en Vista protegida; con archivos de OneDrive o SharePoint, Guardar como pasa a ser Guardar una copia. Información contiene Proteger documento (en Excel, Proteger libro: solo lectura, cifrar con contraseña, acceso restringido) y Comprobar si hay problemas, con Comprobar accesibilidad. Cuenta muestra la información del producto y «Acerca de». Opciones abre el cuadro de opciones; Imprimir reúne configuración y vista previa.

  5. Guardar, Autoguardado y recuperación

    Autoguardado guarda cada pocos segundos en Excel, Word y PowerPoint para suscriptores. Solo funciona con archivos en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online; se desactiva en rutas locales, formatos antiguos (.xls, .ppt, .doc), con la sincronización en pausa o en archivos insertados. Con archivos de la nube, Archivo muestra Guardar una copia. Historial de versiones: clic en el nombre del archivo, Abrir versión y Restaurar; se crea una versión cada 10 minutos aproximadamente. Autorrecuperación muestra lo último en Recuperación de documentos tras un bloqueo.

  6. Formatos de archivo de Microsoft 365

    Word, Excel y PowerPoint guardan por defecto en Office Open XML (desde Office 2007). Word: .docx predeterminado sin macros, .docm con macros, .dotx/.dotm plantillas, .doc/.dot de 97-2003. Excel: .xlsx predeterminado sin macros, .xlsm con macros, .xlsb binario (rápido, admite macros, no XML), .xltx/.xltm plantillas, .xlam complemento, .xls de 97-2003; .csv, .txt, .prn y .dif guardan solo la hoja activa. La «m» indica macros y la «x», sin macros. Word abre y guarda PDF; los XPS los guarda pero no los abre. Autoguardado no va con .doc, .xls ni .ppt.

  7. Imprimir desde Microsoft 365

    Imprimir y vista previa están juntos en Archivo > Imprimir: configuración a un lado y vista previa al otro; en Word, Ctrl+P abre esa página. En la vista previa se pasa de página con las flechas y se amplía con el zoom. En Configuración: todas las páginas, la actual o un intervalo (en Word, sueltas e intervalos separados por comas); color solo si la impresora lo admite; en Word, también comentarios y marcas de revisión. En Vista protegida no se imprime hasta pulsar Habilitar edición. Para conservar el formato exacto: guardar como PDF o XPS.

  8. Opciones de la aplicación y Centro de confianza

    Archivo > Opciones abre las opciones de cada aplicación (General, Guardar, cinta, acceso rápido, Complementos, Centro de confianza); los cambios son por aplicación. Centro de confianza: Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza, o Seguridad de macros en Desarrollador. Cuatro opciones de macros; la predeterminada, Deshabilitar todas las macros con notificación. Las ubicaciones de confianza no se comprueban ni abren en Vista protegida. Macros de Internet: RIESGO DE SEGURIDAD sin Habilitar contenido; se permiten con Desbloquear o una ubicación de confianza.

  9. Revisión, idioma y accesibilidad

    En Word, F7 abre el panel del Editor (ortografía y gramática) y Mayús+F7, el de sinónimos. Revisar > Comprobar accesibilidad abre el panel Accesibilidad (en Outlook, Revisar solo aparece al escribir o responder); en versiones antiguas, Archivo > Información > Comprobar si hay problemas. En Excel se abre el Asistente de accesibilidad, con problemas por categorías y Acciones recomendadas. El texto alternativo se edita con clic derecho; lo decorativo se marca sin descripción. En Vista protegida, F7 activa la exploración con el cursor de intercalación.

  10. Compartir, coautoría y comentarios

    Lo guardado en OneDrive es privado hasta que se comparte. OneDrive: documentos personales; SharePoint: contenido del equipo; Teams usa una biblioteca de SharePoint. Compartir da acceso al archivo único de la nube; adjuntar envía una copia. Coautoría: edición simultánea en OneDrive o SharePoint Online; con Autoguardado los cambios se ven enseguida y sin él hay más conflictos. El libro compartido de Excel es antiguo e impide Autoguardado. Contra cambios: solo lectura (Archivo > Información > Proteger), permisos o desprotección. En Excel, los comentarios tienen hilos; las notas, no.

  11. Proteger e inspeccionar documentos

    Archivo > Información > Proteger documento (Proteger libro en Excel). Solo lectura: se quita repitiendo el proceso; cifrado con contraseña: se borra y Aceptar (en Excel impide Autoguardado); acceso restringido: Acceso sin restricciones. Etiquetas de confidencialidad (Microsoft Purview), con el botón Confidencialidad: pueden cifrar y poner encabezado, pie o marca de agua (no en Outlook) y admiten Autoguardado. El contenido activo se bloquea hasta Habilitar contenido. Vista protegida: barra amarilla, Habilitar edición; roja, no se recomienda o no se permite editar.

  12. OneDrive, SharePoint, Teams, To Do y OneNote

    OneDrive: archivos personales en la nube, privados hasta compartirlos. Archivos a petición, tres estados: Solo en línea (no ocupa y se descarga al abrir), Disponible localmente (se puede liberar espacio) y Siempre disponible (fijado). En OneDrive o SharePoint funcionan Autoguardado, coautoría e Historial de versiones. SharePoint: sitios y bibliotecas. Teams: chats, reuniones y canales; cada equipo crea grupo, sitio de SharePoint, buzón y calendario de Exchange Online y bloc de OneNote. To Do: tareas con Mi día. OneNote: blocs, secciones y páginas.

  13. Copilot en Microsoft 365

    Copilot, asistente de IA generativa con modelos LLM, solo accede a lo que la persona ya puede ver. Copilot Chat (Básico): incluido, basado sobre todo en la web; el contenido de la organización hay que aportarlo y no da Copilot en Word, Excel, PowerPoint ni OneNote. Microsoft 365 Copilot (Básico): sin complemento, con acceso estándar en las aplicaciones. Microsoft 365 Copilot (Premium): complemento de pago que usa los datos de trabajo vía Microsoft Graph y Work IQ. La petición se llama indicación (prompt). Copilot en Windows 11 es otra aplicación.

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