Excel
Hoja de cálculo: Excel (Microsoft 365)
Cada ficha recoge lo que pregunta el tribunal, con explicación, mnemotecnia y una trampa típica de examen. El software de referencia es el del Estado: Microsoft 365 de escritorio para Windows, en español.
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Crear cuenta gratisResumen
Un archivo de Excel es un libro de hojas (Hoja1, Hoja2…). El cuadro Nombre muestra la celda activa y la barra de fórmulas, su contenido real. Límites: 1.048.576 filas por 16.384 columnas (A a XFD), 32.767 caracteres por celda, columna de hasta 255 caracteres y fila de hasta 409 puntos; las hojas por libro dependen de la memoria. Hoja nueva con (+), Inicio > Insertar > Insertar hoja o Mayús+F11. El nombre de hoja admite hasta 31 caracteres, sin / \ ? * : [ ] ni «Historial». Ctrl+Av Pág y Ctrl+Re Pág cambian de hoja.
Explicación sencilla
Es la base para moverse por cualquier libro: saber qué muestra cada parte de la ventana, cuánto cabe en una hoja y cómo insertar, renombrar, mover, copiar, ocultar o agrupar hojas, así como los atajos de desplazamiento por la hoja con el teclado.
Regla mnemotécnica
Hoja nueva = Mayús+F11; nombre de hoja: como mucho 31 caracteres (los días que tiene, como mucho, un mes).
⚠️ Truco / trampa típica
Confundir los atajos de selección: Ctrl+barra espaciadora selecciona la columna y Mayús+barra espaciadora, la fila (no al revés).
Un archivo de Excel es un libro formado por hojas de cálculo. Excel nombra las hojas de forma predeterminada como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. En la ventana, el cuadro Nombre muestra la celda activa (y permite escribir un nombre para la celda), la barra de fórmulas muestra el contenido real de la celda y los encabezados identifican las columnas con letras y las filas con números. Especificaciones y límites (Excel para Microsoft 365): - Tamaño de la hoja: 1.048.576 filas por 16.384 columnas (de la A a la XFD). - Caracteres por celda: 32.767. - Ancho máximo de columna: 255 caracteres; alto máximo de fila: 409 puntos. - Hojas por libro: limitadas por la memoria disponible. Operaciones con hojas: - Insertar: botón Hoja nueva (+) junto a las pestañas, Inicio > Insertar > Insertar hoja, o Mayús+F11. - Cambiar nombre: doble clic en la pestaña, o clic con el botón derecho > Cambiar nombre. El nombre no puede quedar en blanco, tener más de 31 caracteres, contener / \ ? * : [ ], empezar o terminar con apóstrofo, ni llamarse «Historial». - Eliminar: clic con el botón derecho > Eliminar, o Inicio > Eliminar > Eliminar hoja. - Mover o copiar: arrastrar la pestaña mueve la hoja y arrastrarla con Ctrl pulsado la copia. El comando Mover o copiar (clic con el botón derecho) permite elegir «Al libro», «Antes de la hoja» y la casilla «Crear una copia». - Ocultar y mostrar: clic con el botón derecho > Ocultar, o Inicio > Celdas > Formato > Visibilidad > Ocultar y mostrar > Ocultar hoja. Mostrar abre un cuadro con las hojas ocultas. - Agrupar: Ctrl+clic en pestañas no adyacentes o Mayús+clic en consecutivas; clic con el botón derecho > Seleccionar todas las hojas. Lo que se cambia en una hoja del grupo se aplica a las demás en la misma celda y aparece «Grupo» en la barra de título. Se deshace con Desagrupar hojas. Desplazamiento con el teclado: Ctrl+Inicio va al principio de la hoja; Ctrl+Fin, a la última celda usada; Ctrl+tecla de dirección, al extremo del área de datos; Ctrl+Av Pág y Ctrl+Re Pág, a la hoja siguiente y anterior; Ctrl+barra espaciadora selecciona la columna y Mayús+barra espaciadora, la fila.
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Resumen
La pestaña Vista organiza la hoja y las ventanas. Vista previa de salto de página: líneas discontinuas = saltos automáticos; continuas = manuales. Inmovilizar paneles bloquea filas por encima y columnas a la izquierda de la celda seleccionada; también Inmovilizar fila superior y primera columna; se deshace con Movilizar paneles. Dividir: con la fila 13 seleccionada, la división queda debajo de la fila 12. Nueva ventana, Ver en paralelo, Desplazamiento sincrónico y Organizar todo. Las vistas de hoja (Vista temporal) solo funcionan en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint.
Explicación sencilla
Sirve para trabajar con hojas grandes sin perder de vista encabezados (inmovilizar), comparar zonas o libros (dividir, ver en paralelo) y para que varias personas filtren u ordenen un libro compartido sin molestarse (vistas de hoja).
Regla mnemotécnica
Dividir corta por encima de lo seleccionado: fila 13 seleccionada → corte bajo la 12. Saltos: discontinua = Excel, continua = a mano.
⚠️ Truco / trampa típica
«Inmovilizar celdas seleccionadas» no existe: las opciones son Inmovilizar paneles, Inmovilizar fila superior e Inmovilizar primera columna.
La pestaña Vista reúne las opciones para ver la hoja y organizar las ventanas. Vistas de libro. En la vista Normal se trabaja habitualmente. La Vista previa de salto de página (Vista > Vistas de libro, o su botón en la barra de estado) muestra cómo se dividirá la hoja al imprimir: las líneas discontinuas son saltos que Excel agrega automáticamente y las continuas, saltos insertados a mano. Inmovilizar paneles (Vista > Ventana > Inmovilizar) mantiene visibles filas o columnas al desplazarse. Tiene tres opciones: - Inmovilizar paneles: bloquea las filas situadas encima y las columnas a la izquierda de la celda seleccionada. Para mantener visibles filas y columnas a la vez se selecciona la celda que está debajo de las filas y a la derecha de las columnas; para inmovilizar las dos primeras columnas se selecciona la tercera. - Inmovilizar fila superior. - Inmovilizar primera columna. Una línea tenue entre las columnas A y B indica que está inmovilizada. Para deshacerlo: Vista > Ventana > Movilizar paneles. «Inmovilizar celdas seleccionadas» no es una opción de Excel. Dividir (Vista > Ventana > Dividir) separa la hoja en áreas que se desplazan por separado. Si se selecciona la fila 13, la división queda debajo de la fila 12; con una columna se divide en vertical y con una celda, en las dos direcciones. Se quita pulsando de nuevo Dividir. Ventanas (grupo Ventana): - Nueva ventana abre otra ventana del mismo libro. - Ver en paralelo coloca dos ventanas una junto a otra; Desplazamiento sincrónico (solo con Ver en paralelo activo) las desplaza a la vez y Restablecer posición de la ventana recupera la disposición. Con más de dos libros abiertos aparece el cuadro Comparar en paralelo. - Organizar todo distribuye las ventanas abiertas; la casilla Ventanas del libro activo limita la organización al libro activo. Vistas de hoja (Vista > Vista de hoja > Nuevo) guardan ordenaciones y filtros propios sin afectar a otras personas que editan el libro. La vista nueva se llama «Vista temporal» hasta que se guarda con nombre y se marca con un ojo junto a la pestaña. Solo funcionan en libros guardados en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint.
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Resumen
Toda fórmula empieza por =; sin él, SUMA(A1:A10) se ve como texto y 11/2 o 20-2 se convierten en fecha (11-feb, 20-feb). Teclas: F2 edita; Alt+Entrar, nueva línea en la celda; Ctrl+Entrar rellena el rango; Ctrl+; inserta la fecha y Ctrl+Mayús+: la hora; Supr borra el contenido sin quitar formato ni comentarios. El controlador de relleno sigue patrones (1 y 2 → 1, 2, 3…). Pegado especial con Ctrl+Alt+V; Transponer exige copiar y no funciona en tablas. Buscar admite ? * y ~. F5 > Especial abre Ir a Especial.
Explicación sencilla
Recoge cómo se introducen y corrigen datos en Excel: los atajos de entrada, el relleno de series, el pegado especial, el borrado selectivo, la búsqueda con comodines e Ir a Especial para seleccionar tipos de celdas.
Regla mnemotécnica
Ctrl + ; = fecha (punto y coma, un punto: un día); Ctrl+Mayús + : = hora (dos puntos, como en 10:30).
⚠️ Truco / trampa típica
Pensar que Supr borra también el formato: solo borra el contenido, sin quitar el formato ni los comentarios.
Toda fórmula empieza por el signo igual (=). Sin él, Excel trata la entrada como dato: si se escribe SUMA(A1:A10) se muestra como texto, y si se escribe 11/2 en una celda con formato General, Excel la interpreta como una fecha (con la configuración española, 11-feb). Del mismo modo, la entrada 20-2 se muestra como 20-feb. Teclas de entrada y edición: - F2: edita la celda activa. - Alt+Entrar: nueva línea dentro de la misma celda. - Ctrl+Entrar: rellena el rango seleccionado con la entrada actual. - Ctrl+; (punto y coma): inserta la fecha actual. Ctrl+Mayús+: (dos puntos): inserta la hora actual. - Supr: borra el contenido sin quitar el formato ni los comentarios. Rellenar. El controlador de relleno, arrastrado, rellena celdas siguiendo un patrón: con 1 y 2 en dos celdas se obtiene 1, 2, 3, 4…; con 2 y 4, 2, 4, 6…; con un solo 2, se repite el 2. El botón Opciones de autorrelleno cambia el resultado. Excel trae listas integradas de días de la semana y meses (no editables) y admite listas personalizadas, que solo pueden contener texto o texto con números. Relleno rápido (Datos > Relleno rápido) completa una columna al detectar un patrón, por ejemplo unir o separar nombre y apellidos. Pegado especial: Inicio > Portapapeles > Pegar > Pegado especial, o Ctrl+Alt+V. Transponer pega en columnas lo que estaba en filas y al revés: hay que copiar (no cortar) y no está disponible si los datos están en una tabla de Excel. Borrar (Inicio > Edición > Borrar): Borrar todo, Borrar formatos, Borrar contenido, Borrar comentarios y notas, y Borrar hipervínculos. Buscar y reemplazar (Inicio > Edición > Buscar y seleccionar). Admite comodines: ? (un carácter), * (cualquier cadena) y ~ para buscar esos signos. En Opciones se elige Dentro de (Hoja o Libro), Buscar (Por filas, la predeterminada, o Por columnas), Buscar en (Fórmulas, Valores, Notas o Comentarios; en Reemplazar solo Fórmulas), Coincidir mayúsculas y minúsculas y Hacer coincidir todo el contenido de la celda. Ir a (F5) > Especial abre Ir a Especial, que selecciona, entre otras, celdas con comentarios, constantes, fórmulas, la región actual, objetos, precedentes, dependientes o la última celda.
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Resumen
El formato de número cambia cómo se ve el valor, no el valor de cálculo (visible en la barra de fórmulas); Ctrl+1 abre Formato de celdas. General es la predeterminada y usa notación científica con 12 o más dígitos. Contabilidad alinea símbolos de moneda y comas. Porcentaje multiplica por 100: 0,758 con 0 decimales se ve 76 %. Personalizado: hasta cuatro secciones (positivos; negativos; cero; texto). Sistema de fechas de 1900: el 1 en Fecha corta es 01/01/1900. ##### = columna estrecha o fecha u hora negativa.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl formato de número cambia cómo se ve un valor, no el valor que se usa en los cálculos; el valor real se ve en la barra de fórmulas. Se elige en Inicio > grupo Número (lista desplegable o iniciador del cuadro) o con Ctrl+1, que abre Formato de celdas. Categorías: - General: la predeterminada. Si la celda no es lo bastante ancha redondea los decimales, y usa notación científica con números de 12 o más dígitos. - Número: decimales, separador de miles y forma de los negativos. - Moneda: muestra el símbolo de moneda. Contabilidad: también monetario, pero alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en la columna. - Fecha y Hora: muestran el número de serie como fecha u hora. - Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade %. Así, 0,758 con Porcentaje y 0 decimales se ve como 76 %, y 0,21 con dos decimales como 21,00 %. - Fracción, Científico, Texto (muestra lo escrito tal cual, aunque sea un número), Especial (código postal, teléfono…) y Personalizado. Atajos: Ctrl+Mayús+% (Porcentaje sin decimales), Ctrl+Mayús+$ (Moneda con dos decimales), Ctrl+Mayús+# (Fecha), Ctrl+Mayús+! (Número con dos decimales y separador de miles), Ctrl+Mayús+~ (General). Formatos personalizados: hasta cuatro secciones separadas por punto y coma, por este orden: positivos; negativos; cero; texto. Con dos secciones, la primera vale para positivos y ceros y la segunda para negativos. Códigos: 0 muestra ceros no significativos, # no los muestra, ? deja un espacio para alinear, @ representa el texto escrito, el texto fijo va entre comillas y el color va entre corchetes al inicio de la sección ([Negro], [Verde], [Blanco], [Azul], [Magenta], [Amarillo], [Cian], [Rojo]). Admite condiciones: [Rojo][<=100];[Azul][>100]. En fechas, d y dd dan el día, ddd y dddd su nombre abreviado o completo, m y mm el mes en número, mmm abreviado y mmmm completo; con dd/mmm/aa el 11-8-2024 se ve 11/ago/24. Fechas: Excel para Windows usa el sistema de fechas de 1900: cada fecha es el número de días desde el 1 de enero de 1900, de modo que el número 1 con formato Fecha corta se ve 01/01/1900. ##### indica que la columna es demasiado estrecha o que la celda contiene una fecha u hora negativa.
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Resumen
Inicio > Alineación: horizontal, vertical, sangrías y Orientación (ángulo exacto en Formato de alineación de celdas). Reducir hasta ajustar encoge el texto. Combinar y centrar conserva solo el contenido de la celda superior izquierda y elimina el resto; no se puede usar en una tabla de Excel. Copiar formato con doble clic queda activo hasta Esc. Formato condicional: reglas para resaltar, superiores e inferiores, barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos y reglas con fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasAlineación (Inicio > grupo Alineación): horizontal (Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha), vertical (Alinear en la parte superior, Alinear en el medio, Alinear en la parte inferior), Aumentar sangría y Disminuir sangría, y Orientación, que gira el texto; con Orientación > Formato de alineación de celdas se fija un ángulo exacto en grados (positivos hacia arriba, negativos hacia abajo). En el cuadro Formato de celdas, la casilla Reducir hasta ajustar encoge el texto para que quepa. Combinar y centrar une varias celdas en una mayor; solo se conserva el contenido de la celda superior izquierda y el de las demás se elimina. Su menú ofrece también Combinar horizontalmente, Combinar celdas y Separar celdas. Una celda que no se ha combinado no se puede dividir, y la opción no está disponible dentro de una tabla de Excel. Tamaño de filas y columnas: Inicio > Celdas > Formato permite escribir el ancho de columna o el alto de fila; un doble clic en el límite entre encabezados ajusta el tamaño al contenido. Para ocultar columnas o filas: clic con el botón derecho > Ocultar; una doble línea marca lo oculto y Mostrar lo recupera. Estilos de celda (Inicio > Estilos, galería de estilos): un estilo es un conjunto de formatos (fuente, número, bordes, sombreado). Desde la galería se aplica un estilo, se crea uno con Nuevo estilo de celda o se usa Modificar y Duplicar (clic con el botón derecho). Los estilos dependen del tema del documento y cambian con él. Copiar formato (Inicio > Portapapeles) copia el formato de una selección y lo aplica a otra; con doble clic queda activo para varias aplicaciones y se termina con Esc. Formato condicional (Inicio > Estilos > Formato condicional): - Reglas para resaltar celdas. - Reglas para valores superiores e inferiores. - Barras de datos: la longitud de la barra representa el valor. - Escalas de color: de dos o tres colores, según el valor. - Conjuntos de iconos. - Nueva regla, Borrar reglas y Administrar reglas (abre el Administrador de reglas de formato condicionales, donde se crean, editan, duplican y ordenan las reglas). Con «Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato» la regla se define con una fórmula que debe devolver VERDADERO o FALSO.
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Resumen
Una fórmula empieza por = y admite hasta 8.192 caracteres. Operadores aritméticos (+ - * / % ^), de comparación (=, >, <, >=, <=, <>), de texto (&) y de referencia: : forma rangos, ; separa argumentos y une en configuración española, y el espacio da la intersección (#¡NULO! si no se cortan). Prioridad: referencia, negación, %, ^, * y /, + y -, &, comparación: =5+2*3 da 11. Referencias relativa (A1), absoluta ($A$1) y mixtas ($A1, A$1); F4 las alterna. Copiando dos abajo y dos a la derecha, A$1 pasa a C$1 y $A1 a $A3. F9 calcula todos los libros abiertos; Mayús+F9, la hoja activa.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna fórmula empieza siempre por el signo igual (=) y puede contener funciones, referencias, operadores y constantes (valores escritos directamente, como 2 o "Ganancias"). Su longitud máxima es de 8.192 caracteres. Operadores: - Aritméticos: + (suma), - (resta y negación), * (multiplicación), / (división), % (porcentaje) y ^ (exponenciación). - De comparación: =, >, <, >=, <= y <> (distinto de). Devuelven VERDADERO o FALSO. - De texto: & une cadenas. - De referencia: los dos puntos (:) forman un rango (B5:B15); el punto y coma (;) es, con la configuración española, el operador de unión, que combina varias referencias en una (en inglés es la coma), y también el separador de argumentos: SUMA(B5:B15;D5:D15) suma los dos rangos y un rango discontinuo se escribe B2:C2;B4:C4; el espacio da la intersección de dos rangos (si no se cortan, el resultado es #¡NULO!). Además, # se refiere a un rango desbordado (A2#) y @ indica intersección implícita. Prioridad, de mayor a menor: operadores de referencia; negación; %; ^; * y /; + y -; &; comparación. Los de igual prioridad se evalúan de izquierda a derecha, y los paréntesis cambian el orden: =5+2*3 da 11 y =(5+2)*3 da 21. Referencias: - Relativa (A1): al copiar la fórmula se ajusta. Es la predeterminada. - Absoluta ($A$1): no cambia al copiar. - Mixta: $A1 fija la columna y A$1 fija la fila. F4 recorre los tipos de referencia. Si una fórmula se copia dos celdas hacia abajo y dos a la derecha, $A$1 sigue igual, A$1 pasa a C$1, $A1 pasa a $A3 y A1 pasa a C3. Estilo A1: columnas de la A a la XFD y filas del 1 al 1.048.576. 5:5 es la fila 5 entera, H:H la columna H y H:J las columnas H a J. Otras hojas y libros: el signo ! separa la hoja de la celda (Marketing!B1:B10); si el nombre lleva espacios va entre comillas simples (='Datos trimestrales'!D3); el libro se escribe entre corchetes ([Operaciones T2.xlsx]). Una referencia 3D abarca las hojas entre dos nombres: =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5). Estilo F1C1: F seguida del número de fila y C del de columna. F2C2 es absoluta; F[2]C[2] es relativa (dos filas abajo y dos columnas a la derecha). Se activa en Archivo > Opciones > Fórmulas. Cálculo: F9 calcula todas las hojas de todos los libros abiertos y Mayús+F9, la hoja activa.
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Resumen
Nombres: cuadro Nombre, Crear a partir de la selección y Administrador de nombres. Las tablas se llaman Tabla1, Tabla2…; su nombre empieza por letra, guion bajo o barra inversa, sin espacios, no puede ser C, c, R ni r y tiene hasta 255 caracteres. Especificadores: [#Todo], [#Datos], [#Encabezados], [#Totales]; [@Columna] es la misma fila. Errores: #¡DIV/0!, #N/D, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡REF!, #¡VALOR!… Referencias circulares y cálculo iterativo. Auditoría: rastrear precedentes y dependientes (flechas azules, rojas o negras), Mostrar fórmulas (Ctrl+acento grave) y Evaluar fórmula.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasNombres. Se puede dar nombre a una celda o rango escribiéndolo en el cuadro Nombre, o crearlos con Fórmulas > Crear a partir de la selección (rótulos de la Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha). Fórmulas > Nombres definidos > Utilizar en la fórmula los inserta y Fórmulas > Nombres definidos > Administrador de nombres permite crearlos, editarlos, eliminarlos y buscarlos. Tablas y referencias estructuradas. Cada tabla recibe un nombre (Tabla1, Tabla2…), que se cambia en Diseño de tabla > Nombre de tabla. El nombre empieza por letra, guion bajo o barra inversa, no lleva espacios, no puede ser C, c, R ni r ni parecer una referencia y tiene hasta 255 caracteres. Ejemplos: =SUMA(DeptVentas[Importe de ventas]); [@Columna] es el valor de la misma fila. Especificadores: [#Todo], [#Datos], [#Encabezados] y [#Totales]. Valores de error: - #####: columna estrecha o fecha u hora negativa. - #¡DIV/0!: división por cero o por una celda vacía. - #N/D: un valor no está disponible para una función, típico de búsquedas sin coincidencia. - #¿NOMBRE?: Excel no reconoce un texto de la fórmula (función o nombre mal escrito). - #¡NULO!: intersección de rangos que no se cortan. - #¡NUM!: valores numéricos no válidos. - #¡REF!: referencia no válida, por ejemplo por eliminar celdas. - #¡VALOR!: tipos de datos incorrectos en la operación. Referencia circular: una fórmula que se refiere, directa o indirectamente, a su propia celda. Excel avisa, la barra de estado muestra «Referencias circulares» y Fórmulas > Comprobación de errores > Referencias circulares las localiza. El cálculo iterativo se activa en Archivo > Opciones > Fórmulas (Habilitar cálculo iterativo). Auditoría (Fórmulas > Auditoría de fórmulas): - Rastrear precedentes y Rastrear dependientes dibujan flechas (azules sin error, rojas si hay error, negras hacia otra hoja o libro); Quitar flechas las elimina. - Mostrar fórmulas (o Ctrl+acento grave) alterna fórmulas y resultados. - Comprobación de errores revisa los errores uno a uno; las celdas con error se marcan con un triángulo. - Evaluar fórmula muestra el cálculo paso a paso. - Ventana Inspección (Agregar inspección) sigue libro, hoja, nombre, celda, valor y fórmula.
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Resumen
Las funciones van tras = con argumentos separados por ;; admiten hasta 255 argumentos y 64 niveles de anidamiento. Insertar función: Mayús+F3; Autosuma: Alt+=. SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]) y SUMAR.SI.CONJUNTO, con el rango de suma primero y hasta 127 pares. REDONDEAR(2,15;1) da 2,2; ENTERO(-8,9) da -9 y TRUNCAR(-8,9) da -8; RESIDUO(-3;2) da 1. ALEATORIO() da un valor entre 0 y menos de 1. SUBTOTALES: con 1-11 incluye las filas ocultas a mano, con 101-111 las excluye y las filtradas se excluyen siempre (9 o 109 = SUMA).
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna función se escribe tras el signo igual, con su nombre en español y los argumentos entre paréntesis separados por punto y coma en la configuración española: =SUMA(A1:A10;C1:C10). Una función admite hasta 255 argumentos y se pueden anidar hasta 64 niveles. Para insertarlas: Fórmulas > Insertar función o Mayús+F3. Autosuma está en Inicio > Autosuma y en Fórmulas > Autosuma, y su atajo es Alt+= (inserta una fórmula con SUMA). Funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas: - SUMA: suma sus argumentos. - SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]): suma las celdas que cumplen un criterio. El criterio de texto o con operadores va entre comillas (">5"); admite los comodines ? y *, y ~ para buscarlos. - SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; …): suma con varios criterios (hasta 127 pares) que deben cumplirse todos. El rango que se suma va primero, al contrario que en SUMAR.SI. - PRODUCTO multiplica sus argumentos; SUMAPRODUCTO suma los productos de los componentes de las matrices. - REDONDEAR(número; núm_decimales): =REDONDEAR(2,15;1) da 2,2; con 0 redondea al entero y con decimales negativos a la izquierda de la coma (=REDONDEAR(21,5;-1) da 20). - REDONDEAR.MAS redondea hacia arriba, alejándose de cero; REDONDEAR.MENOS, hacia abajo, hacia cero. - ENTERO redondea al entero inferior: =ENTERO(-8,9) da -9. - TRUNCAR(número; [núm_decimales]) quita la parte decimal: =TRUNCAR(-8,9) da -8, y =TRUNCAR(A10;2) deja dos decimales sin redondear. - RESIDUO(número; divisor): resto de la división, con el signo del divisor (=RESIDUO(-3;2) da 1). - ABS: valor absoluto. POTENCIA: eleva a una potencia. RAIZ: raíz cuadrada (con número negativo, #¡NUM!). PI: valor de pi. - ALEATORIO(): número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, sin argumentos. ALEATORIO.ENTRE(inferior; superior): entero aleatorio entre ambos. Cambian cada vez que se recalcula la hoja (F9). - SUBTOTALES(núm_función; ref1; …): con 1-11 incluye las filas ocultas a mano y con 101-111 las excluye; las filas filtradas se excluyen siempre. Por ejemplo, 9 o 109 = SUMA, 1 = PROMEDIO, 2 = CONTAR, 3 = CONTARA, 4 = MAX y 5 = MIN. - AGREGAR devuelve un agregado en una lista o base de datos.
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Resumen
PROMEDIO, PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO dan medias. CONTAR cuenta las celdas con números (las fechas lo son) y en un rango no cuenta vacías, lógicos, texto ni errores; CONTARA cuenta las no vacías, incluidos errores y el texto vacío; CONTAR.BLANCO, las vacías; CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO, las que cumplen criterios. Con una fecha, una vacía, dos números, VERDADERO y #¡DIV/0!, CONTAR da 3 y CONTARA 5. MAX, MIN, MEDIANA, MODA.UNO, K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR. JERARQUIA.EQV: orden omitido o 0 = descendente; repetidos con igual posición y se salta la siguiente.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLas funciones estadísticas resumen conjuntos de valores. Sus argumentos se separan con punto y coma y los criterios de texto o con operadores van entre comillas. Promedios: - PROMEDIO: media aritmética de sus argumentos. - PROMEDIO.SI: media de las celdas de un rango que cumplen un criterio. - PROMEDIO.SI.CONJUNTO: media de las celdas que cumplen varios criterios. Recuentos: - CONTAR(valor1; [valor2]; …): cuenta las celdas que contienen números (las fechas son números). En un rango no cuenta celdas vacías, valores lógicos, texto ni errores. Admite hasta 255 argumentos. - CONTARA: cuenta las celdas no vacías, cualquiera que sea su contenido, incluidos los valores de error y el texto vacío ("") que devuelva una fórmula. - CONTAR.BLANCO: cuenta las celdas en blanco de un rango. - CONTAR.SI: cuenta las celdas del rango que cumplen un criterio. - CONTAR.SI.CONJUNTO: cuenta las celdas que cumplen varios criterios. Así, en un rango con una fecha, una celda vacía, dos números, VERDADERO y #¡DIV/0!, CONTAR da 3 y CONTARA da 5. Máximos, mínimos y posición: - MAX y MIN: el valor mayor y el menor de una lista. - MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO: el máximo y el mínimo de las celdas que cumplen un conjunto de condiciones. - MEDIANA: el valor central de los números dados. - MODA.UNO: el valor más frecuente de un conjunto de datos. - K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR: el k-ésimo valor mayor o menor de un conjunto (con k = 1 coinciden con MAX y MIN). - JERARQUIA.EQV(número; referencia; [orden]): posición de un número dentro de una lista. Si orden se omite o es 0, la lista se considera en orden descendente; con cualquier otro valor, ascendente. Los números repetidos reciben la misma posición y la siguiente se salta (en orden ascendente, si el 10 aparece dos veces con posición 5, el 11 tiene la 7).
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Resumen
SI(prueba; si_verdadero; [si_falso]) con texto entre comillas; se puede anidar. SI.CONJUNTO prueba hasta 127 condiciones y devuelve la primera verdadera (VERDADERO al final como valor por defecto). Y, O, NO y XO (VERDADERO si el número de argumentos verdaderos es impar). SI.ERROR devuelve un valor si hay error; SI.ND, solo ante #N/D. CAMBIAR compara con hasta 126 pares valor-resultado y un predeterminado al final. Funciones ES: ESBLANCO, ESERROR, ESERR (todo error menos #N/D), ESNOD, ESLOGICO, ESNUMERO, ESTEXTO, ESNOTEXTO, ESREF; no convierten el argumento: ESNUMERO("19") da FALSO.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasFunciones lógicas: - SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso]): devuelve un valor si la condición es verdadera y otro si es falsa. El texto va entre comillas: =SI(E20>1000;"Grande";"Pequeño") muestra «Grande» si E20 es mayor que 1000 y «Pequeño» en caso contrario. Se pueden anidar varias funciones SI. - SI.CONJUNTO: comprueba una o varias condiciones (hasta 127) y devuelve el valor de la primera que sea verdadera. Para un valor por defecto se pone VERDADERO como última condición. Está en Microsoft 365 y desde Office 2019. - Y: VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos. O: VERDADERO si alguno lo es. NO: invierte el valor lógico de su argumento. - XO: O exclusivo; devuelve VERDADERO cuando el número de argumentos verdaderos es impar y FALSO cuando es par (=XO(3>0;2<9) da FALSO). - SI.ERROR: devuelve el valor indicado si la fórmula da error y, si no, el resultado de la fórmula (=SI.ERROR(BUSCARV(…);0)). - SI.ND: devuelve el valor indicado solo si la expresión da #N/D. - CAMBIAR(expresión; valor1; resultado1; …; [predeterminado]): compara una expresión con una lista de valores y devuelve el resultado del primero que coincida; si no coincide ninguno, el valor predeterminado opcional, que va al final. Admite hasta 126 pares valor-resultado. - VERDADERO y FALSO devuelven esos valores lógicos. Funciones de información (funciones ES). Devuelven VERDADERO o FALSO según el valor: - ESBLANCO: celda vacía. - ESERROR: cualquier valor de error. ESERR: cualquier error excepto #N/D. ESNOD: solo #N/D. - ESLOGICO: valor lógico. - ESNUMERO: número. ESTEXTO: texto. ESNOTEXTO: lo que no es texto (también una celda vacía). - ESREF: una referencia. No convierten el argumento: ESNUMERO("19") devuelve FALSO porque "19" entre comillas es texto. Se combinan con SI para controlar errores, por ejemplo =SI(ESERROR(A1);"Error";A1*2).
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Resumen
BUSCARV busca en la primera columna y devuelve la columna indicada (desde 1); con FALSO, coincidencia exacta; sin coincidencia, #N/D, y con columna fuera de la matriz, #¡REF!. BUSCARH busca en la fila superior. BUSCARX: coincidencia exacta por defecto, modos -1, 1 y 2 (comodines) y búsqueda del último al primero con -1; no existe en Excel 2016 ni 2019. COINCIDIR devuelve la posición, no el valor (tipo 1 por defecto) y no distingue mayúsculas. COINCIDIRX busca exacta por defecto. INDICE, DESREF, INDIRECTO, ELEGIR (1 a 254 valores), FILA, COLUMNA, FILAS, COLUMNAS e HIPERVINCULO.
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Crea tu cuenta gratis para verlasLas funciones de búsqueda y referencia localizan un dato y devuelven un valor, una posición o una referencia. - BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado]) busca en la primera columna de la matriz y devuelve el valor de la columna indicada, contando desde 1. Con ordenado VERDADERO u omitido hace una coincidencia aproximada y la primera columna debe estar en orden ascendente; con FALSO busca la coincidencia exacta. Si no encuentra el valor devuelve #N/D, y si indicador_columnas supera las columnas de la matriz, #¡REF!. - BUSCARH es igual, pero busca en la fila superior y usa indicador_filas. - BUSCARX(valor_buscado; matriz_buscada; matriz_devuelta; [si_no_se_encuentra]; [modo_de_coincidencia]; [modo_de_búsqueda]) devuelve el elemento de la primera coincidencia. Modos de coincidencia: 0 exacta (predeterminado), -1 exacta o el siguiente menor, 1 exacta o el siguiente mayor, 2 con comodines (*, ? y ~). Modos de búsqueda: 1 del primero al último (predeterminado), -1 del último al primero, 2 y -2 búsqueda binaria en datos ordenados de forma ascendente o descendente. Si no hay coincidencia ni si_no_se_encuentra, devuelve #N/D. No existe en Excel 2016 ni 2019. - COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia]) devuelve la posición, no el valor. Tipo 1 u omitido: el mayor valor menor o igual (datos ascendentes); 0: el primero exactamente igual; -1: el menor valor mayor o igual (datos descendentes). No distingue mayúsculas de minúsculas. - COINCIDIRX(valor_buscado; matriz_buscada; [modo_de_coincidencia]; [modo_de_búsqueda]) es la versión mejorada: busca la coincidencia exacta de forma predeterminada. - INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) devuelve el valor de la intersección indicada. - DESREF(ref; filas; columnas; [alto]; [ancho]) devuelve una referencia desplazada. - INDIRECTO(ref; [a1]) devuelve la referencia escrita en un texto; si apunta a otro libro, este debe estar abierto. - ELEGIR(núm_índice; valor1; [valor2]; ...) elige entre 1 y 254 valores. - FILA y COLUMNA dan el número de fila o de columna de una referencia; FILAS y COLUMNAS, cuántas tiene. - HIPERVINCULO crea un vínculo a un documento o a una dirección web.
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Resumen
Unir: &, CONCATENAR (hasta 255 elementos, por compatibilidad), CONCAT (admite rangos; error si pasa de 32.767 caracteres) y UNIRCADENAS con delimitador. IZQUIERDA y DERECHA toman 1 carácter si se omite el número. LARGO cuenta espacios. ENCONTRAR distingue mayúsculas y HALLAR no (admite ? y *). SUSTITUIR cambia texto; REEMPLAZAR, por posición. ESPACIOS no quita el carácter 160; LIMPIAR quita no imprimibles. TEXTO y VALOR convierten. REPETIR con 0 da texto vacío; IGUAL distingue mayúsculas. DIVIDIRTEXTO, TEXTOANTES, TEXTODESPUES; REGEXPRUEBA y REGEXREEMPLAZAR solo en Microsoft 365.
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Crea tu cuenta gratis para verlas- Unir: el operador & y las funciones CONCATENAR, CONCAT y UNIRCADENAS. CONCATENAR une hasta 255 elementos y se conserva por compatibilidad; Microsoft recomienda CONCAT, que además admite rangos de celdas. UNIRCADENAS(delimitador; ignorar_vacío; texto1; ...) intercala un delimitador y, con ignorar_vacío VERDADERO, omite las celdas vacías. Si el resultado supera 32.767 caracteres (límite de una celda), CONCAT da error. - Extraer: IZQUIERDA(texto; [núm_de_caracteres]) y DERECHA toman caracteres del principio o del final; si se omite el número, toman 1. EXTRAE(texto; posición_inicial; núm_de_caracteres) toma caracteres a partir de una posición. - LARGO(texto) cuenta los caracteres, espacios incluidos. - Buscar: ENCONTRAR distingue mayúsculas de minúsculas y HALLAR no. HALLAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial]) admite los comodines ? y *. - Sustituir: SUSTITUIR(texto; texto_original; texto_nuevo; [núm_de_ocurrencia]) cambia un texto por otro, en todas sus apariciones si se omite la ocurrencia. REEMPLAZAR(texto_original; núm_inicial; núm_de_caracteres; texto_nuevo) cambia caracteres según su posición. - Mayúsculas: MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO, que pone en mayúscula la primera letra de cada palabra. - Limpiar: ESPACIOS quita los espacios iniciales, finales y repetidos y deja uno solo entre palabras; no quita el espacio de no separación (carácter 160). LIMPIAR quita los caracteres no imprimibles. - Convertir: TEXTO(valor; formato) da formato a un número y lo convierte en texto, por ejemplo =TEXTO(HOY(); "DD/MM/AA"). VALOR convierte en número un texto con forma de número, fecha u hora. - REPETIR(texto; núm_de_veces) repite un texto; con 0 devuelve texto vacío. IGUAL compara dos textos y distingue mayúsculas de minúsculas. - En Excel para Microsoft 365 y Excel 2024: DIVIDIRTEXTO divide un texto por delimitadores de columna y de fila; TEXTOANTES y TEXTODESPUES devuelven el texto anterior o posterior a un delimitador. - Solo en Excel para Microsoft 365: REGEXPRUEBA devuelve VERDADERO si alguna parte del texto coincide con una expresión regular y FALSO si no; REGEXREEMPLAZAR reemplaza las coincidencias. Por defecto distinguen mayúsculas de minúsculas.
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Excel guarda las fechas como números de serie (sistema de 1900: el 1 de enero de 1900 es el 1). HOY() y AHORA() no tienen argumentos. FECHA compone una fecha; DIA, MES y AÑO la descomponen. DIASEM con tipo 1 u omitido va de 1 (domingo) a 7 (sábado). DIAS pone primero la fecha final. DIAS.LAB cuenta días laborables y DIA.LAB devuelve una fecha. FECHA.MES desplaza meses y FIN.MES da el último día de ese mes. SIFECHA usa unidades "Y", "M", "D"…
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Crea tu cuenta gratis para verlasExcel guarda las fechas como números de serie para poder calcular con ellas. En Windows usa por defecto el sistema de fechas de 1900: el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1. Por eso el número de días entre dos fechas se obtiene restando la anterior de la posterior. - HOY() devuelve el número de serie de la fecha actual y AHORA() el de la fecha y la hora actuales. No tienen argumentos y se actualizan al volver a calcular. Si la celda tenía formato General, Excel le aplica formato de fecha. - FECHA(año; mes; día) compone una fecha a partir de tres valores. Si el año está entre 0 y 1899, Excel le suma 1900. - DIA, MES y AÑO extraen el día, el mes y el año; AÑO devuelve un entero entre 1900 y 9999. HORA, MINUTO y SEGUNDO hacen lo mismo con la hora. - DIASEM(núm_de_serie; [tipo]) devuelve el día de la semana: con tipo 1 u omitido, de 1 (domingo) a 7 (sábado); con 2, de 1 (lunes) a 7 (domingo); con 3, de 0 (lunes) a 6 (domingo). - NUM.DE.SEMANA(núm_de_serie; [tipo_de_devolución]) devuelve el número de semana. En el sistema 1, la semana que contiene el 1 de enero es la semana 1; en el sistema 2, lo es la que contiene el primer jueves del año (norma ISO 8601). ISO.NUM.DE.SEMANA devuelve el número de semana ISO. - DIAS(fecha_final; fecha_inicial) devuelve los días entre dos fechas; el primer argumento es la fecha final. - DIAS.LAB(fecha_inicial; fecha_final; [vacaciones]) cuenta los días laborables, sin fines de semana ni las fechas festivas indicadas. DIAS.LAB.INTL permite decidir qué días son fin de semana (1 u omitido: sábado y domingo). - DIA.LAB(fecha_inicial; días; [vacaciones]) devuelve la fecha que está a un número de días laborables antes o después; DIA.LAB.INTL admite fines de semana distintos. - FECHA.MES(fecha_inicial; meses) devuelve la fecha situada un número de meses antes o después; FIN.MES(fecha_inicial; meses) devuelve el último día de ese mes. Con meses negativo, el resultado es una fecha pasada. - SIFECHA(fecha_inicial; fecha_final; unidad) calcula la diferencia en años completos ("Y"), meses completos ("M") o días ("D"), y también "MD", "YM" y "YD". Existe por compatibilidad con Lotus 1-2-3 y Microsoft desaconseja la unidad "MD".
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Una fórmula que devuelve varios valores los coloca en las celdas vecinas (desbordamiento). Las fórmulas de matriz dinámica se escriben solo en la celda superior izquierda y se confirman con Entrar. Solo se edita la primera celda. Si algo bloquea la salida, dan #¡DESBORDAMIENTO! y no se admiten en tablas de Excel. # remite a todo el rango desbordado (=D2#) y @ es la intersección implícita. Las heredadas (CSE) se confirman con Ctrl+Mayús+Entrar. Funciones: ORDENAR, FILTRAR, UNICOS, SECUENCIA, APILARV, LET, LAMBDA…
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna fórmula que devuelve varios valores (una matriz) los coloca en las celdas vecinas: es el desbordamiento. Las fórmulas que pueden devolver matrices de tamaño variable son fórmulas de matriz dinámica. - Se escriben solo en la celda superior izquierda y se confirman con Entrar; no hace falta Ctrl+Mayús+Entrar. El rango de salida se ajusta solo al tamaño del resultado. - Al seleccionar una celda del área de desbordamiento aparece un borde resaltado. Solo se puede editar la primera celda; en las demás la fórmula se ve atenuada («fantasma») y no se puede cambiar. - Si algo bloquea el rango de salida, la fórmula devuelve el error #¡DESBORDAMIENTO!. Las fórmulas que se desbordan no se admiten dentro de las tablas de Excel. - El operador de rango desbordado # hace referencia a todo el rango que devuelve una fórmula de matriz dinámica (por ejemplo, =D2#). - El operador @ indica la intersección implícita, que reduce varios valores a uno: si es un rango, toma el valor de la misma fila o columna que la fórmula; si es una matriz, el de arriba a la izquierda. - Las fórmulas de matriz heredadas se introducen en todo el rango de salida y se confirman con Ctrl+Mayús+Entrar (fórmulas CSE). Se mantienen por compatibilidad; no permiten insertar ni eliminar filas o columnas dentro de su rango. Funciones que devuelven matrices: - ORDENAR ordena un rango o matriz; se puede indicar la fila o columna por la que ordenar, el orden (1 ascendente, el predeterminado; -1 descendente) y si se ordena por columnas. ORDENARPOR ordena según los valores de otra matriz. - FILTRAR(matriz; incluir; [si_vacío]) filtra según una matriz de VERDADERO y FALSO. - UNICOS devuelve los valores únicos de un rango. - SECUENCIA(filas; [columnas]; [inicio]; [paso]) genera números consecutivos; los argumentos omitidos valen 1. - APILARV y APILARH anexan matrices en vertical u horizontal; ELEGIRCOLS devuelve las columnas indicadas; TOMAR y EXCLUIR toman o quitan filas o columnas del principio o del final; ENCOL y ENFILA convierten una matriz en una sola columna o fila. - LET asigna nombres a resultados intermedios dentro de una fórmula. LAMBDA crea funciones personalizadas reutilizables, sin VBA ni macros.
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La categoría Financiera de Excel 365 usa nombres sin tildes (DURACION). Préstamos e inversiones: PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, VA, VF, VF.PLAN, VNA (no existe VPN), VNA.NO.PER, TIR, TIRM, TIR.NO.PER, TASA, NPER, INT.EFECTIVO, TASA.NOMINAL. Amortización: SLN lineal, SYD suma de dígitos, DB saldo fijo, DDB doble disminución, DVS, AMORTIZ.LIN y AMORTIZ.PROGRE. Valores: INT.ACUM, DURACION, RENDTO, PRECIO, CUPON.DIAS, CUPON.NUM, TASA.DESC. No existe VENC.
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Crea tu cuenta gratis para verlasLa categoría Financiera de Excel para Microsoft 365 reúne las funciones de cálculo financiero. Los nombres en español son los de la lista oficial de la ayuda y se escriben sin tildes (DURACION, no DURACIÓN). Inversiones y préstamos: - PAGO: pago periódico de una anualidad. PAGOINT: interés pagado en un período. PAGOPRIN: pago de capital en un período. - VA: valor actual de una inversión. VF: valor futuro. VF.PLAN: valor futuro con una serie de tasas compuestas. - VNA: valor neto actual a partir de flujos periódicos y una tasa de descuento. VNA.NO.PER: para flujos no necesariamente periódicos. En Excel en español la función es VNA; no existe VPN. - TIR: tasa interna de retorno de flujos periódicos. TIRM: con tasas distintas para flujos positivos y negativos. TIR.NO.PER: para flujos no periódicos. - TASA: tasa de interés por período de una anualidad. NPER: número de períodos. INT.EFECTIVO y TASA.NOMINAL: tasas anuales efectiva y nominal. Amortización de activos: - SLN: lineal. SYD: por suma de dígitos de los años. DB: saldo fijo. DDB: doble disminución de saldo u otro factor. DVS: saldo decreciente en un período concreto o parcial. AMORTIZ.LIN y AMORTIZ.PROGRE: por período contable. Valores (bonos y títulos): - INT.ACUM: interés devengado de un valor con pagos periódicos. INT.ACUM.V: de un valor que paga al vencimiento. - DURACION: duración anual de un valor con pagos periódicos. DURACION.MODIF: duración de Macauley modificada. - RENDTO: rendimiento de un valor con interés periódico. RENDTO.DESC y RENDTO.VENCTO: de un valor con descuento y de uno que paga al vencimiento. - PRECIO, PRECIO.DESCUENTO y PRECIO.VENCIMIENTO: precio de un valor. - CUPON.DIAS: días del período del cupón que contiene la fecha de liquidación. CUPON.DIAS.L1 y CUPON.DIAS.L2: días desde el inicio del cupón hasta la liquidación y desde la liquidación hasta el cupón siguiente. CUPON.NUM: número de cupones entre la liquidación y el vencimiento. - TASA.DESC: tasa de descuento de un valor. No hay ninguna función que se llame VENC: el vencimiento solo aparece dentro de nombres como RENDTO.VENCTO o PRECIO.VENCIMIENTO.
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Los gráficos se crean seleccionando los datos y eligiendo un tipo en Insertar; Gráficos recomendados propone opciones. Alt+F1 crea un gráfico incrustado y F11 lo crea en una hoja de gráfico distinta. Columnas: rectángulos verticales; barras: horizontales. El de anillos admite más de una serie y el de burbujas representa un tercer valor con el tamaño. Diseño de gráfico > Cambiar fila/columna intercambia los ejes. Los minigráficos (Línea, Columna, ganancias y pérdidas) son gráficos diminutos dentro de una celda.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUn gráfico representa los datos de forma visual. Se crea seleccionando los datos y eligiendo un tipo en la pestaña Insertar. - Insertar > Gráficos recomendados: Excel analiza los datos y propone gráficos, con vista previa al seleccionar cada uno. - Atajos: Alt+F1 crea un gráfico incrustado con los datos del rango actual; F11 lo crea en una hoja de gráfico distinta. - Tipos que ofrece Excel: columnas, líneas, circulares y de anillos, barras, áreas, XY (dispersión) y burbujas, cotizaciones, superficie, radiales, rectángulos, proyección solar, histograma, cajas y bigotes, cascada, embudo, combinados y mapa. - Algunas diferencias: el de columnas muestra los valores en rectángulos verticales y el de barras en horizontales; el de anillos, a diferencia del circular, puede tener más de una serie; el de burbujas es un XY (dispersión) en el que el tamaño de la burbuja representa un tercer valor. Las variantes «apiladas» muestran la contribución de cada valor al total y las «100 % apiladas», el porcentaje. Con el gráfico seleccionado aparecen las pestañas Diseño de gráfico y Formato: - Diseño de gráfico > Agregar elemento de gráfico añade o quita título, títulos de ejes, etiquetas de datos, leyenda o líneas de división, entre otros. Diseño rápido aplica diseños predefinidos y también se pueden elegir estilos. - Diseño de gráfico > Cambiar fila/columna intercambia los datos de los ejes. - Con el botón derecho sobre el gráfico, Seleccionar datos permite cambiar el rango o añadir y quitar series. - Línea de tendencia: Lineal, Exponencial, Extrapolar lineal o Media móvil, entre otras. Minigráficos. Un minigráfico es un gráfico diminuto dentro de una celda que refleja la tendencia de una serie de valores; da más resultado colocado cerca de sus datos. - Se insertan desde la pestaña Insertar: Línea, Columna o el tipo de ganancias y pérdidas. Se indica el rango de datos y la celda de destino. - La pestaña contextual del minigráfico permite cambiar el tipo, el estilo y el color, mostrar marcadores (como los puntos alto y bajo) y mostrar el eje si hay valores positivos y negativos. - Un minigráfico puede copiarse a otras filas arrastrando el controlador de relleno.
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La línea de tendencia se agrega en Diseño de gráfico > Agregar elemento de gráfico > Línea de tendencia. Tipos: Lineal (aumento o descenso constante), Logarítmica (cambio rápido que luego se nivela; admite negativos), Polinómica (fluctuaciones; orden según picos y valles), Potencia (datos que crecen a una velocidad específica; sin ceros ni negativos), Exponencial (tasas en aumento constante; sin ceros ni negativos) y Media móvil (suaviza; opción Período). El R cuadrado va de 0 a 1: cuanto más cerca de 1, mejor ajuste.
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Crea tu cuenta gratis para verlasUna línea de tendencia representa en un gráfico la tendencia de una serie de datos. Con el gráfico seleccionado se agrega en Diseño de gráfico > Agregar elemento de gráfico > Línea de tendencia, que ofrece Ninguna, Lineal, Exponencial, Extrapolar lineal, Media móvil y Más opciones de línea de tendencia...; esta última abre todas las opciones de la línea. Tipos de línea de tendencia y para qué sirven: - Lineal: recta de ajuste para datos lineales simples, que suelen mostrar un aumento o un descenso constante. - Logarítmica: cuando la tasa de cambio de los datos aumenta o disminuye rápidamente y luego se nivela. Admite valores negativos y positivos. - Polinómica: cuando hay fluctuaciones en los datos. El orden del polinomio depende del número de máximos y mínimos (picos y valles) de la curva. - Potencia: para datos que crecen a una velocidad específica. No se puede crear si los datos contienen valores cero o negativos. - Exponencial: cuando los datos suben o bajan según tasas en aumento constante. No admite valores cero ni negativos. - Media móvil: suaviza las fluctuaciones para mostrar la tendencia; promedia el número de puntos que indica la opción Período. Valor R cuadrado: - Indica cuánto se ajusta la línea de tendencia a los datos reales. Es un valor que oscila entre 0 y 1. - Cuanto más cerca de 1, mejor es el ajuste: una línea de tendencia es más fiable cuando su R cuadrado es igual o cercano a 1. - Excel lo calcula automáticamente al ajustar la línea, y se puede mostrar en el gráfico desde las opciones de la línea de tendencia.
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Una tabla de Excel facilita administrar un rango de datos; se crea con Inicio > Dar formato como tabla, Insertar > Tabla o Ctrl+Q (Ctrl+L es Reemplazar). Tiene fila de encabezado con botones de filtro, filas con bandas, columnas calculadas y fila de totales, cuyas opciones Excel convierte en SUBTOTALES. En Diseño de tabla están las Opciones de estilo, los estilos y Convertir en rango. El nombre empieza por letra, _ o \, sin espacios y con 255 caracteres como máximo.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna tabla de Excel (antes, lista de Excel) facilita administrar y analizar un rango de datos relacionados. No debe confundirse con la tabla de datos del Análisis de hipótesis. Crear una tabla: - Inicio > Dar formato como tabla y elegir un estilo; o Insertar > Tabla. - Atajo: Ctrl+Q abre el cuadro de diálogo Crear tabla (en Excel en español, Ctrl+L es Reemplazar). - En el cuadro se confirma el rango y se marca si la tabla tiene encabezados. Excel nombra las tablas como Tabla1, Tabla2, Tabla3… Elementos de una tabla: - Fila de encabezado: está activada por defecto y cada columna trae botones para filtrar y ordenar. - Filas con bandas: sombreado alterno para leer mejor. - Columnas calculadas: una fórmula escrita en una celda de una columna se aplica de inmediato a toda la columna. - Fila de totales: ofrece en cada columna una lista desplegable con SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MIN, MAX y otras. Excel las convierte en la función SUBTOTALES, que de forma predeterminada pasa por alto las filas ocultas por un filtro. Herramientas de la tabla, en la pestaña contextual Diseño de tabla: - Grupo Opciones de estilo de tabla: Fila de encabezado, Fila de totales, Filas con bandas, Columnas con bandas, Primera columna, Última columna y Botón Filtro. - Galería de estilos, con la opción de crear un estilo personalizado. Los estilos personalizados solo se guardan en el libro actual. - Grupo Herramientas > Convertir en rango: devuelve los datos a un rango normal y conserva el formato. Desaparecen las flechas de filtro y las referencias estructuradas pasan a ser referencias de celda normales. - Nombre de la tabla: debe empezar por letra, subrayado (_) o barra invertida (\), no admite espacios, no puede ser C, c, R ni r ni coincidir con una referencia de celda, y tiene un máximo de 255 caracteres. Otras funciones: - Las fórmulas pueden usar referencias estructuradas, con el nombre de la tabla y de sus columnas, que se ajustan solas al añadir o quitar filas. - Segmentación de datos (Insertar > Segmentación) crea botones para filtrar la tabla; con Ctrl se eligen varios elementos. - Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados elimina filas repetidas según las columnas elegidas.
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Datos > Ordenar permite ordenar por hasta 64 columnas con Agregar nivel, por valores, color de celda, color de fuente o icono. Datos > Filtro añade flechas; el Filtro avanzado usa un rango de criterios: misma fila = Y, filas distintas = O. Validación de datos: Permitir (número entero, decimal, lista, fecha, hora, longitud, personalizado), Mensaje de entrada y Alerta de error con Detener, Advertencia e Información. Subtotal no funciona en tablas. Escenarios: hasta 32 celdas cambiantes.
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Crea tu cuenta gratis para verlasOrdenar (pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar): - Botones rápidos: Ordenar de la A a la Z o de la Z a la A, de menor a mayor o de mayor a menor, y por fechas. - El botón Ordenar abre un cuadro para ordenar por varias columnas, hasta 64, añadiendo niveles con Agregar nivel. En Ordenar según se elige Valores de celda, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda; en Orden puede elegirse una Lista personalizada. En Opciones se puede distinguir mayúsculas de minúsculas u ordenar de izquierda a derecha (no en tablas). Filtrar: - Datos > Filtro añade flechas en los encabezados. Según el tipo de datos aparecen Filtros de texto o Filtros de número, con comparaciones como «Entre». Los filtros de varias columnas se suman: cada uno reduce el resultado del anterior. - Filtro avanzado (Datos > Ordenar y filtrar > Avanzadas) usa un rango de criterios con las mismas etiquetas de columna que los datos. Los criterios escritos en la misma fila se combinan con Y; en filas distintas, con O. Permite filtrar la lista sin moverla o copiar el resultado a otra ubicación. Validación de datos (Datos > Herramientas de datos > Validación de datos): - Pestaña Configuración, cuadro Permitir: Número entero, Decimal, Lista (lista desplegable), Fecha, Hora, Longitud del texto o Personalizado (con fórmula). - Pestaña Mensaje de entrada: aviso que aparece al seleccionar la celda. - Pestaña Alerta de error, con tres estilos: Detener impide escribir el dato no válido; Advertencia avisa y pregunta si se quiere continuar; Información avisa pero deja continuar. Otras herramientas de la pestaña Datos: - Texto en columnas: el Asistente para convertir texto en columnas reparte el contenido de una columna en varias, por ejemplo usando como delimitador la coma o el espacio. - Subtotal (grupo Esquema): inserta subtotales con una función de resumen en cada cambio de una columna y crea un esquema para mostrar u ocultar el detalle. No funciona en tablas de Excel, que hay que convertir antes en rango. - Análisis de hipótesis: escenarios (hasta 32 celdas cambiantes por escenario), Buscar objetivo (parte del resultado deseado y halla el valor de entrada) y Tabla de datos (una o dos variables).
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Una tabla dinámica resume datos trabajando sobre una copia (caché), sin modificar el origen. Se crea con Insertar > Tabla dinámica, en Nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente. Su lista de campos tiene cuatro áreas: Filtros, Columnas, Filas y Valores. Por defecto, los campos no numéricos van a Filas, las fechas y horas a Columnas y los numéricos a Valores. Valores resume con SUMA (RECUENTO si son texto). Hay que Actualizar al cambiar el origen. El diseño predeterminado es el Formato compacto.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna tabla dinámica calcula, resume y analiza datos. Trabaja sobre una copia de los datos llamada caché, así que no modifica los datos de origen. Crear una tabla dinámica: - Los datos deben estar en columnas con una sola fila de encabezado y sin mezclar tipos de datos en una columna. Una tabla de Excel es un buen origen, porque las filas nuevas se incluyen al actualizar. - Insertar > Tabla dinámica. Se elige el origen y dónde colocar el informe: Nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente. - Insertar > Tablas dinámicas recomendadas: Excel propone diseños y crea la elegida en una hoja nueva. La lista de campos tiene una sección de campos y, abajo, cuatro áreas: - Filtros: filtros de informe por encima de la tabla. - Columnas: etiquetas de columna en la parte superior. - Filas: etiquetas de fila a la izquierda. - Valores: valores numéricos resumidos. Al marcar un campo, Excel lo coloca por defecto: los no numéricos en Filas, las fechas y horas en Columnas y los numéricos en Valores. Los campos se mueven arrastrándolos de un área a otra. Cálculos: - En Valores, Excel resume con SUMA; si interpreta los datos como texto, usa RECUENTO. - Configuración de campo de valor, sección Resumir valores por: cambia el cálculo (promedio, máximo, etc.). - Pestaña Mostrar valores como: muestra los datos como porcentaje, por ejemplo % del total general. Otras operaciones: - Actualizar: con el botón derecho sobre la tabla dinámica, Actualizar; Actualizar todo actualiza todas las del libro. Hace falta al cambiar los datos de origen. - Agrupar: con el botón derecho, Agrupar; las fechas se agrupan, por ejemplo, en meses o trimestres y los números por intervalos. - Diseño de informe: Formato compacto (el predeterminado, con los campos de fila en una columna y sangría), Formato de esquema y Formato tabular (una columna por campo). - Segmentación de datos: botones para filtrar la tabla dinámica que muestran el filtro aplicado. - Escala de tiempo: filtro de fechas con un control deslizante por años, trimestres, meses o días; se añade con Insertar escala de tiempo. - Gráfico dinámico: Insertar > Gráfico dinámico crea un gráfico ligado a los datos resumidos.
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Power Query (en Excel, Obtener y transformar) importa o conecta datos externos, les da forma y los carga; la consulta no modifica el origen. Fases: Conectar, Transformar, Combinar y Cargar. Está en la pestaña Datos, grupos Obtener y transformar datos y Consultas y conexiones. En el Editor cada transformación es un paso aplicado, también escribible en lenguaje M. Anular la dinamización convierte columnas en filas (pares atributo-valor), con tres variantes.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasPower Query, que en Excel se llama Obtener y transformar, sirve para importar datos externos o conectarse a ellos, darles forma y cargarlos en Excel para crear gráficos e informes. Las transformaciones crean una consulta, que es una nueva representación de los datos: el origen no se modifica. Fases de trabajo: - Conectar: con datos en la nube, en un servicio o locales. - Transformar: adaptar los datos a lo que se necesita. - Combinar: integrar datos de varios orígenes, anexando o combinando consultas. - Cargar: llevar la consulta a una hoja de cálculo o al modelo de datos y actualizarla cuando haga falta. En la pestaña Datos: - Grupo Obtener y transformar datos: Obtener datos, De texto/CSV, De la web, De una tabla o rango, Fuentes recientes y Conexiones existentes. El menú Obtener datos incluye De un archivo, De una base de datos, Combinar consultas e Iniciar Editor de Power Query... - Grupo Consultas y conexiones: Actualizar todo, el panel Consultas y conexiones, Propiedades y Vínculos de libro. Editor de Power Query: cada transformación se registra como un paso en la lista de pasos aplicados del panel de configuración de la consulta, donde se puede ver y modificar; los pasos también se pueden escribir en el lenguaje M. Al actualizar, se vuelven a ejecutar todos los pasos y se incorporan las altas, cambios y bajas del origen. Anular la dinamización de columnas: transforma las columnas seleccionadas en pares atributo-valor, de modo que las columnas se convierten en filas. Se aplica en el Editor de Power Query, también desde el menú contextual de las columnas. Los encabezados de las columnas transformadas pasan a una columna nueva y los valores que había bajo cada encabezado, a otra. Hay tres variantes: anular la dinamización de las columnas seleccionadas, de las otras columnas (todas salvo las seleccionadas) o solo de las columnas seleccionadas. Con las dos primeras, al actualizar también se transforman las columnas nuevas del origen; con la tercera, esas columnas nuevas quedan sin transformar.
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Resumen
La impresión se prepara en Diseño de página (Configurar página) y se lanza con Archivo > Imprimir o Ctrl+P. Área de impresión > Definir área de impresión imprime solo lo seleccionado. En Vista previa de salto de página, las líneas discontinuas son saltos automáticos y las continuas, manuales. Imprimir títulos abre la pestaña Hoja (filas que se repiten arriba, columnas a la izquierda). Configurar página tiene cuatro pestañas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y Hoja. Cuadrícula y encabezados no se imprimen por defecto.
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Crea tu cuenta gratis para verlasLa impresión se prepara en Diseño de página (grupo Configurar página) y se lanza desde Archivo > Imprimir o con Ctrl+P. Área de impresión y saltos: - Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión imprime solo las celdas seleccionadas. Se pueden definir varias áreas con Ctrl y cada una sale en su propia página. Agregar al área de impresión solo amplía el área con celdas adyacentes; con otras, crea un área nueva. Borrar área de impresión la elimina. - Diseño de página > Saltos: Insertar salto de página, Quitar salto de página y Restablecer todos los saltos de página. Excel inserta saltos automáticos según el papel, los márgenes y la escala. En la Vista previa de salto de página (pestaña Vista), las líneas discontinuas son saltos automáticos y las continuas, manuales. Títulos y escala: - Diseño de página > Imprimir títulos abre la pestaña Hoja de Configurar página: Filas para repetir en la parte superior (por ejemplo $1:$1) y Columnas para repetir a la izquierda. - Grupo Ajustar área de impresión: Ancho, Alto y Escala. El cuadro Configurar página tiene cuatro pestañas: - Página: orientación, escala, tamaño del papel, calidad y número de la primera página. - Márgenes: superior, inferior, izquierdo, derecho, encabezado y pie, y Centrar en la página horizontal o verticalmente. - Encabezado y pie de página: predefinidos o personalizados, páginas pares e impares diferentes y primera página diferente. - Hoja: área de impresión, títulos, líneas de cuadrícula, blanco y negro, calidad de borrador, encabezados de fila y columna, comentarios y notas. Las líneas de cuadrícula y los encabezados de fila y columna no se imprimen por defecto; se activan también en Diseño de página > Opciones de la hoja, casilla Imprimir. Encabezados y pies: Insertar > Encabezado y pie de página pasa a la vista Diseño de página. Pueden insertarse elementos como número de página, número de páginas, fecha y hora actuales, ruta y nombre de archivo y nombre de la hoja. En Archivo > Imprimir, Configuración permite elegir Imprimir hojas activas (predeterminado), Imprimir todo el libro, Imprimir selección o Imprimir la tabla seleccionada (con una celda de la tabla activa), y Omitir el área de impresión.
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Resumen
Excel puede reducir o ampliar la escala de impresión para que una hoja quepa en cierto número de páginas; no amplía los datos para llenarlas. En Diseño de página, grupo Ajustar área de impresión: Ancho, Alto y Escala (menos de 100 % reduce). En Configurar página, pestaña Página: Ajustar al (porcentaje del tamaño normal) y Ajustar a (páginas de ancho y de alto; pasa por alto los saltos manuales). En Archivo > Imprimir (Ctrl+P) se elige el escalado o imprimir sin escala.
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Crea tu cuenta gratis para verlasPara que una hoja quepa en un número determinado de páginas impresas, Excel puede reducir o ampliar la escala de impresión. El escalado solo cambia el tamaño impreso; Excel no amplía los datos para llenar las páginas. Pestaña Diseño de página, grupo Ajustar área de impresión (Ancho, Alto y Escala): - Ancho en 1 página y Alto en Automático: todas las columnas caben en una página de ancho, aunque las filas ocupen varias páginas de largo. - Ancho en 1 página y Alto en 1 página: toda la hoja se imprime en una sola página. Conviene revisar entonces el cuadro Escala: si el porcentaje es bajo, la copia puede resultar difícil de leer y quizá haya que cambiar la orientación o usar un papel más grande. - Escala: porcentaje de ampliación o reducción; un porcentaje inferior al 100 % reduce la hoja. Cuadro Configurar página, pestaña Página: - Ajustar al: porcentaje del tamaño normal. - Ajustar a: número de páginas de ancho y de alto. Con esta opción, Excel pasa por alto los saltos de página manuales. Archivo > Imprimir (Ctrl+P), en Configuración: la lista de escalado permite imprimir sin escala, ajustar la hoja en una página o abrir las opciones de escala personalizadas, que llevan a la pestaña Página de Configurar página para indicar el porcentaje. Si la vista previa muestra la hoja reducida a una sola página, hay un escalado activo, como el de ajustar la hoja en una página; se quita eligiendo de nuevo imprimir sin escala. Antes de imprimir conviene comprobar que el tamaño de papel de la impresora coincide con el configurado; si no, la copia puede no coincidir con la vista previa. Otras formas de que quepan los datos: cambiar la orientación a horizontal (Diseño de página > Orientación), elegir un papel mayor (Tamaño) o definir un área de impresión que excluya las filas o columnas innecesarias.
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Resumen
Hay tres niveles de protección: hoja, estructura del libro y archivo. Proteger una hoja tiene dos pasos: desbloquear las celdas editables (Formato de celdas, Protección, desactivar Bloqueada) y luego Revisar > Proteger hoja; la contraseña es opcional. Revisar > Proteger libro protege la estructura. El archivo se cifra en Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña. Los comentarios son encadenados; las notas son los antiguos comentarios (Mayús+F2). Las macros exigen .xlsm.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasHay tres niveles de protección: la hoja, la estructura del libro y el archivo. Proteger una hoja (pestaña Revisar > Proteger hoja): - Es un proceso de dos pasos. Todas las celdas están bloqueadas por defecto, pero el bloqueo solo actúa cuando se protege la hoja. Primero se desbloquean las celdas editables: Formato de celdas (Ctrl+1), pestaña Protección, desactivar Bloqueada. - Después, Revisar > Proteger hoja. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo se eligen las acciones permitidas: seleccionar celdas bloqueadas o desbloqueadas, formato de celdas, insertar o eliminar filas y columnas, ordenar, usar Autofiltro, etc. De forma predeterminada se pueden seleccionar las celdas bloqueadas y las desbloqueadas. - La contraseña es opcional; sin ella, cualquiera puede desproteger. Se quita con Revisar > Desproteger hoja. - Revisar > Permitir editar rangos deja editar ciertos rangos de una hoja protegida. - No es una medida de seguridad: solo evita cambios en las celdas bloqueadas. Proteger el libro (Revisar > Proteger libro) protege la estructura: impide ver hojas ocultas y agregar, mover, eliminar, ocultar o cambiar el nombre de las hojas. Proteger el archivo: Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña. Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas y estas distinguen mayúsculas de minúsculas. Comentarios y notas, en Excel para Microsoft 365: - Los comentarios son encadenados: tienen cuadro de respuesta para conversar, fondo blanco y se pueden ver en un panel. Se crean con Nuevo comentario y se pueden marcar como resueltos. - Las notas son los antiguos «comentarios»: sin respuesta y con fondo amarillo. Se crean con Nueva nota (o Mayús+F2). Recuperar trabajo con la Autorrecuperación activada: - Libro guardado alguna vez: en Archivo > Información > Administrar libro, la versión marcada «(cuando cerré sin guardar)», con Restaurar. - Libro nunca guardado: Archivo > Información, Recuperar libros no guardados, y después Guardar como. Macros: los libros .xlsx no pueden contener macros; hace falta un libro habilitado para macros (.xlsm). Alt+F8 abre el cuadro de macros y Alt+F11 el editor de Visual Basic para Aplicaciones.
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