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C1 · Bloque VI · Informática básica y ofimática

Tema 41 del temario de Administrativo del Estado 2026

Procesadores de texto: Word 365. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros. Personalización del entorno de trabajo.

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Procesador de textos: Word (Microsoft 365)

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  1. La ventana de Word y sus vistas

    La cinta de Word tiene las pestañas Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista; Dibujar aparece sola en dispositivos táctiles. Ctrl+F1 expande o contrae la cinta y Alt muestra las sugerencias de teclas. Vistas: Modo Lectura (se sale con Esc), Diseño de impresión (predeterminada, Ctrl+Alt+P), Diseño web, Esquema (Ctrl+Alt+O), Borrador (Ctrl+Alt+N), Modo Enfoque y Lector inmersivo. Ctrl+0 pone el zoom al 100 %; Word no guarda el zoom en el documento.

  2. Crear y abrir documentos; plantillas

    Archivo > Nuevo crea un documento en blanco o desde una plantilla. Normal.dotm se abre al iniciar Word y guarda los estilos predeterminados; si se renombra, daña o mueve, Word crea otra con la configuración original. Plantillas: .dotx sin macros, .dotm habilitada para macros y .dot de Word 97-2003. Documentos: .docx (predeterminado), .docm (con macros) y .doc (97-2003). Word abre .odt, .rtf, .txt y PDF (hace una copia convertida). Atajos: Ctrl+G guardar, F12 Guardar como, Ctrl+F12 Abrir, Ctrl+F4 cerrar documento, Alt+F4 cerrar Word.

  3. Escribir, seleccionar y editar texto

    Selección: Mayús+flechas por carácter o línea; Ctrl+Mayús+flechas por palabra o párrafo; Mayús+Inicio/Fin hasta el borde de la línea y Ctrl+Mayús+Inicio/Fin del documento. F8 extiende la selección y Esc sale. Ctrl+Z deshace, Ctrl+Y rehace y F4 repite. El Portapapeles de Office guarda hasta 24 elementos. Opciones de pegado: Mantener formato de origen (K), Combinar formato (M), Imagen (U) y Conservar solo texto (T); Ctrl+Mayús+V pega solo texto. =rand() inserta texto de ejemplo.

  4. Buscar, reemplazar e ir a

    Con Word en español, Ctrl+B abre el panel Navegación para buscar. Inicio > Reemplazar abre Buscar y reemplazar (pestañas Buscar, Reemplazar e Ir a). El botón Más da Coincidir mayúsculas y minúsculas, Solo palabras completas, Usar caracteres comodín, Formato y Especial. Códigos: ^p párrafo, ^t tabulación, ^l salto de línea manual, ^m salto de página manual, ^n salto de columna; ^c Portapapeles y ^& lo buscado. Comodines: ? un carácter, * cualquier cadena, < y > principio y final de palabra. F5 abre Ir a.

  5. Formato de fuente

    El grupo Fuente de Inicio reúne fuente, tamaño, aumentar y reducir, Cambiar mayúsculas y minúsculas, Borrar todo el formato, Negrita, Cursiva, Subrayado, Tachado, Subíndice, Superíndice, efectos, resaltado y color. El cuadro Fuente tiene dos pestañas: Fuente (efectos como Doble tachado, Versalitas y Oculto) y Avanzadas (Espaciado Expandido o Comprimido, Escala en porcentaje e Interletraje para fuentes). Mayús+F3 alterna mayúsculas; Ctrl+N es negrita y Ctrl+barra espaciadora quita el formato manual.

  6. Formato de párrafo

    El formato de párrafo está en el grupo Párrafo de Inicio y en el cuadro Párrafo. Alineación: Izquierda, Centrar, Derecha y Justificar. Sangría especial: Primera línea o Francesa (la primera línea más a la izquierda). Interlineado: Sencillo, 1,5 líneas, Doble, Mínimo, Exactamente y Múltiple; Ctrl+1, Ctrl+2 y Ctrl+5. Tabulaciones izquierda, central, derecha, decimal y barra. Paginación: control de viudas (última línea sola al principio de la página siguiente) y huérfanas (primera línea sola al final), Conservar con el siguiente y Conservar líneas juntas.

  7. Listas con viñetas, numeradas y multinivel

    En Inicio, grupo Párrafo, están Viñetas, Numeración y Lista multinivel, cada uno con su galería. Color, fuente y tamaño de viñetas o números se cambian con el grupo Fuente sin alterar el texto. Definir nueva viñeta: Símbolo, Imagen, Fuente y Alineación. Numeración: Reiniciar en 1 y «Establecer valor en». Definir nueva lista multinivel: nivel a modificar (por defecto el 1), Vincular nivel a estilo, Número de inicio (por defecto 1), Reiniciar lista después de y Numeración de estilo legal. La numeración automática se desactiva en Autoformato mientras escribe.

  8. Estilos y temas

    Un estilo es un conjunto reutilizable de opciones de formato. La galería está en Inicio, grupo Estilos; su selector abre el panel Estilos. Word tiene Título 1 a Título 9, que aparecen en el panel de navegación, definen los niveles de la vista Esquema y generan la tabla de contenido; Ctrl+Alt+1, 2 y 3 aplican Título 1, 2 y 3. Un estilo se modifica actualizándolo para que coincida con la selección o con clic derecho > Modificar. En Diseño, el tema reúne colores, fuentes y efectos, y el grupo Formato del documento ofrece conjuntos de estilos.

  9. Esquema y navegación del documento

    Cada párrafo tiene un nivel de esquema; los títulos con estilo Título 1 a Título 9 se organizan por niveles. En el cuadro Párrafo se fija el nivel y la casilla «Contraído de forma predeterminada». Vista Esquema: Vista > Esquema o Ctrl+Alt+O; Cerrar vista Esquema vuelve a la edición. Atajos: Alt+Mayús+flecha izquierda sube el nivel y la derecha lo baja; Alt+Mayús+1 muestra solo el nivel 1; Alt+Mayús+A expande o contrae todo; Alt+Mayús+L alterna la primera línea. Panel de navegación: Encabezados, Páginas y búsqueda. El documento maestro agrupa subdocumentos.

  10. Configuración de página y saltos

    La pestaña Disposición, grupo Configurar página, reúne Márgenes, Orientación, Tamaño, Columnas, Saltos, Números de línea y Guiones. Para poner solo una parte en horizontal se aplica a «Texto seleccionado». Salto de página Ctrl+Entrar, de columna Ctrl+Mayús+Entrar y de línea manual Mayús+Entrar. Saltos de sección: Página siguiente, Continuo (en la misma página), Página par y Página impar. Cada sección puede tener orientación, columnas, encabezados y pies, numeración y bordes propios. Los números de línea solo se ven en Diseño de impresión.

  11. Encabezados, pies, numeración y fondo de página

    Encabezado, Pie de página y Número de página están en Insertar; también se entra con doble clic en el margen. La pestaña contextual Encabezado y pie de página ofrece Primera página diferente, Páginas pares e impares diferentes y Vincular a la anterior; por defecto las secciones están vinculadas, y para un encabezado distinto hay que insertar un salto de sección y desactivar el vínculo. Formato del número de página fija el formato y «Iniciar en». En Diseño: Marca de agua, Color de página y Bordes de página (por sección).

  12. Tablas

    Insertar > Tabla ofrece la cuadrícula, Insertar tabla (columnas y filas), Dibujar tabla y Convertir texto en tabla (con separadores y autoajuste). Al seleccionar la tabla aparecen Diseño de tabla y Disposición (en la cinta de una sola línea, una pestaña Tabla). Tab en la última celda añade una fila. Ordenar elige encabezado, columna, Tipo (Texto, Número o Fecha) y orden, hasta tres niveles. Repetir filas de encabezado exige incluir la primera fila. Fórmula inserta un campo que se recalcula con F9. Convertir en texto separa filas con marcas de párrafo.

  13. Imágenes, formas y otros objetos

    En Word 365, Insertar > Ilustraciones reúne Imágenes, Formas, Iconos, Modelos 3D, SmartArt, Gráfico y Captura de pantalla; el grupo Texto, Cuadro de texto, WordArt y Letra capital (Colocado, dentro del párrafo; En margen, fuera; Ninguna la quita). Una imagen En línea con el texto se comporta como un carácter y no tiene anclaje; con ajuste de texto (Cuadrado, Estrecho, Transparente, Arriba y abajo, Detrás o Delante del texto) se mueve libremente y su ancla, que no se puede quitar pero sí bloquear, la vincula a un párrafo. No se agrupan objetos en línea con el texto.

  14. Tablas de contenido, notas y citas

    Todo está en Referencias. La tabla de contenido se basa en los estilos de título y se actualiza con botón derecho > Actualizar campo; la tabla manual no usa los títulos ni se actualiza. Nota al pie (Alt+Ctrl+O) va abajo de la página; nota al final (Alt+Ctrl+L), al final del documento o sección. Estilos de cita: APA, Chicago, GOST, IEEE, ISO 690 y MLA. Insertar título numera etiquetas; la tabla de ilustraciones se actualiza con F9. Índice: Marcar entrada (Alt+Mayús+X, campo XE). Tabla de autoridades: Marcar cita (Alt+Mayús+I, campos TA).

  15. Combinar correspondencia, sobres y etiquetas

    La combinación de correspondencia une un documento principal con un origen de datos y genera un documento por registro; los campos se toman de los encabezados de columna. Tipos: Cartas, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas o Directorio (todos los registros en un documento). Destinatarios: nueva lista, lista existente o contactos de Outlook. Reglas: Preguntar (un dato una vez), Rellenar (una respuesta por registro), Si... Entonces... Sino, Próximo registro, Saltar registro si, Asignar marcador. Remite: Archivo > Opciones > Avanzadas > Dirección postal.

  16. Comentarios, control de cambios y comparar

    Control de cambios (Revisar > Seguimiento, Ctrl+Mayús+E): eliminaciones tachadas e inserciones subrayadas, un color por autor; Bloquear seguimiento usa contraseña. Al desactivarlo, lo ya marcado sigue visible, y ocultar las marcas no las elimina: solo se quitan aceptándolas o rechazándolas. Vistas: sencilla, Todas las marcas, con los cambios incorporados y Original. Comentarios con Ctrl+Alt+M, ya fuera del control de cambios. Comparar crea un documento nuevo con las diferencias y deja intacto el original; Combinar reúne revisiones de varios autores. F7 abre Editor.

  17. Campos, elementos rápidos, hipervínculos y símbolos

    Los campos son marcadores de posición para datos que cambian; se insertan con Insertar > Elementos rápidos > Campo y su sintaxis es {NOMBRE propiedades modificadores}, con llaves que no se escriben (Ctrl+F9 inserta un campo vacío). F9 actualiza; Mayús+F9 alterna código y resultado del seleccionado y Alt+F9 de todos; Ctrl+Mayús+F9 desvincula; Ctrl+F11 bloquea; F11 va al siguiente. Alt+Mayús+F, H y P insertan FECHA, HORA y PÁGINA. Autotexto: Alt+F3. Los marcadores empiezan por letra y no admiten espacios. 20AC y Alt+X da €; Ctrl+Alt+R, ® y Ctrl+Alt+T, ™.

  18. Imprimir en Word y herramientas de voz e IA

    Archivo > Imprimir (Ctrl+P): Imprimir todas las páginas es la opción predeterminada; Impresión personalizada admite «3, 4-6». Desmarcar Imprimir documento con revisiones imprime sin marcas ni comentarios sin aceptar cambios. Dictar exige suscripción, micrófono e Internet. Transcribir graba o carga .wav, .mp4, .m4a o .mp3, separa oradores y no se añade solo al documento; 300 minutos al mes de audio cargado (30.000 con Copilot). Macros: Vista > Macros; Alt+F8 y Alt+F11. Documento con macros .docm; plantilla con macros .dotm.

  19. Métodos abreviados de teclado de la cinta de Word

    La cinta de Word para Microsoft 365 muestra los atajos junto al botón. Inicio: Cortar Ctrl+X, Copiar Ctrl+C, Agrandar fuente Ctrl+Mayús+>, Encoger fuente Ctrl+<, Negrita Ctrl+N, Cursiva Ctrl+K, Subíndice Ctrl+=, Mostrar todo Ctrl+(, izquierda Ctrl+Q, Centrar Ctrl+T, derecha Ctrl+D, Justificar Ctrl+J, Estilos... Alt+Ctrl+Mayús+S. Insertar: Salto de página Ctrl+Entrar. Referencias: nota al pie Alt+Ctrl+O, nota al final Alt+Ctrl+L. Revisar: Leer en voz alta Alt+Ctrl+Espacio.

  20. Revisión de la ortografía y la gramática

    Word marca con línea ondulada roja los posibles errores ortográficos (toda palabra que no está en su diccionario, aunque esté bien escrita) y con subrayado azul los gramaticales. El Editor trabaja en segundo plano; su botón está en la pestaña Inicio. Una palabra correcta marcada en rojo puede omitirse o agregarse al diccionario, y entonces deja de marcarse; agregar solo vale para la ortografía. Las mejoras de redacción necesitan Internet y los servicios inteligentes de Office.

Microsoft 365: entorno común, nube y Copilot

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  1. Microsoft 365: aplicaciones, versiones y canales

    Microsoft 365 es una suscripción con las aplicaciones siempre en su versión más reciente; Office 2024 es compra única: recibe actualizaciones de seguridad, no de versión principal. El programa del Estado toma como referencia Microsoft 365 de escritorio. Access y Publisher, solo en PC con Windows; Publisher deja de incluirse en octubre de 2026. Canales: Canal actual (predeterminado, al menos una vez al mes sin fecha fija), Canal mensual para empresas (segundo martes) y Canal semestral para empresas. La versión se ve en Archivo > Cuenta; «Acerca de» indica 32 o 64 bits.

  2. La cinta de opciones

    La cinta agrupa los comandos en pestañas y grupos; Archivo abre la vista Backstage y no se puede mover ni ocultar. En el escritorio, Opciones de presentación de la cinta de opciones ofrece tres estados: Modo de pantalla completa, Mostrar solo pestañas y Mostrar siempre la barra de herramientas (las cintas clásica y de una sola línea son de la web). Ctrl+F1 contrae o expande. Alt muestra las KeyTips, Alt+Q va a la búsqueda, F6 mueve el foco, Mayús+F10 abre el menú contextual. Solo se agregan comandos a grupos personalizados y solo las pestañas personalizadas se eliminan.

  3. Barra de herramientas de acceso rápido y barra de título

    La barra de herramientas de acceso rápido tiene comandos independientes de la pestaña activa. Por defecto está encima de la cinta, en la barra de título, y puede ponerse debajo. Las etiquetas de comando solo se muestran u ocultan con la barra debajo de la cinta. Se agregan comandos con clic derecho > Agregar a la barra… o con Más comandos (incluso Comandos que no están en la cinta de opciones) y se ordenan con Subir y Bajar. No admite contenido de listas, botones más grandes ni varias líneas. En la barra de título están Autoguardado y, al clic en el nombre, el Historial de versiones.

  4. La vista Backstage (menú Archivo)

    La pestaña Archivo abre la vista Backstage, a pantalla completa, con las órdenes sobre el archivo y la aplicación; no se puede mover ni ocultar. Abrir ofrece Abrir en Vista protegida; con archivos de OneDrive o SharePoint, Guardar como pasa a ser Guardar una copia. Información contiene Proteger documento (en Excel, Proteger libro: solo lectura, cifrar con contraseña, acceso restringido) y Comprobar si hay problemas, con Comprobar accesibilidad. Cuenta muestra la información del producto y «Acerca de». Opciones abre el cuadro de opciones; Imprimir reúne configuración y vista previa.

  5. Guardar, Autoguardado y recuperación

    Autoguardado guarda cada pocos segundos en Excel, Word y PowerPoint para suscriptores. Solo funciona con archivos en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online; se desactiva en rutas locales, formatos antiguos (.xls, .ppt, .doc), con la sincronización en pausa o en archivos insertados. Con archivos de la nube, Archivo muestra Guardar una copia. Historial de versiones: clic en el nombre del archivo, Abrir versión y Restaurar; se crea una versión cada 10 minutos aproximadamente. Autorrecuperación muestra lo último en Recuperación de documentos tras un bloqueo.

  6. Formatos de archivo de Microsoft 365

    Word, Excel y PowerPoint guardan por defecto en Office Open XML (desde Office 2007). Word: .docx predeterminado sin macros, .docm con macros, .dotx/.dotm plantillas, .doc/.dot de 97-2003. Excel: .xlsx predeterminado sin macros, .xlsm con macros, .xlsb binario (rápido, admite macros, no XML), .xltx/.xltm plantillas, .xlam complemento, .xls de 97-2003; .csv, .txt, .prn y .dif guardan solo la hoja activa. La «m» indica macros y la «x», sin macros. Word abre y guarda PDF; los XPS los guarda pero no los abre. Autoguardado no va con .doc, .xls ni .ppt.

  7. Imprimir desde Microsoft 365

    Imprimir y vista previa están juntos en Archivo > Imprimir: configuración a un lado y vista previa al otro; en Word, Ctrl+P abre esa página. En la vista previa se pasa de página con las flechas y se amplía con el zoom. En Configuración: todas las páginas, la actual o un intervalo (en Word, sueltas e intervalos separados por comas); color solo si la impresora lo admite; en Word, también comentarios y marcas de revisión. En Vista protegida no se imprime hasta pulsar Habilitar edición. Para conservar el formato exacto: guardar como PDF o XPS.

  8. Opciones de la aplicación y Centro de confianza

    Archivo > Opciones abre las opciones de cada aplicación (General, Guardar, cinta, acceso rápido, Complementos, Centro de confianza); los cambios son por aplicación. Centro de confianza: Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza, o Seguridad de macros en Desarrollador. Cuatro opciones de macros; la predeterminada, Deshabilitar todas las macros con notificación. Las ubicaciones de confianza no se comprueban ni abren en Vista protegida. Macros de Internet: RIESGO DE SEGURIDAD sin Habilitar contenido; se permiten con Desbloquear o una ubicación de confianza.

  9. Revisión, idioma y accesibilidad

    En Word, F7 abre el panel del Editor (ortografía y gramática) y Mayús+F7, el de sinónimos. Revisar > Comprobar accesibilidad abre el panel Accesibilidad (en Outlook, Revisar solo aparece al escribir o responder); en versiones antiguas, Archivo > Información > Comprobar si hay problemas. En Excel se abre el Asistente de accesibilidad, con problemas por categorías y Acciones recomendadas. El texto alternativo se edita con clic derecho; lo decorativo se marca sin descripción. En Vista protegida, F7 activa la exploración con el cursor de intercalación.

  10. Compartir, coautoría y comentarios

    Lo guardado en OneDrive es privado hasta que se comparte. OneDrive: documentos personales; SharePoint: contenido del equipo; Teams usa una biblioteca de SharePoint. Compartir da acceso al archivo único de la nube; adjuntar envía una copia. Coautoría: edición simultánea en OneDrive o SharePoint Online; con Autoguardado los cambios se ven enseguida y sin él hay más conflictos. El libro compartido de Excel es antiguo e impide Autoguardado. Contra cambios: solo lectura (Archivo > Información > Proteger), permisos o desprotección. En Excel, los comentarios tienen hilos; las notas, no.

  11. Proteger e inspeccionar documentos

    Archivo > Información > Proteger documento (Proteger libro en Excel). Solo lectura: se quita repitiendo el proceso; cifrado con contraseña: se borra y Aceptar (en Excel impide Autoguardado); acceso restringido: Acceso sin restricciones. Etiquetas de confidencialidad (Microsoft Purview), con el botón Confidencialidad: pueden cifrar y poner encabezado, pie o marca de agua (no en Outlook) y admiten Autoguardado. El contenido activo se bloquea hasta Habilitar contenido. Vista protegida: barra amarilla, Habilitar edición; roja, no se recomienda o no se permite editar.

  12. OneDrive, SharePoint, Teams, To Do y OneNote

    OneDrive: archivos personales en la nube, privados hasta compartirlos. Archivos a petición, tres estados: Solo en línea (no ocupa y se descarga al abrir), Disponible localmente (se puede liberar espacio) y Siempre disponible (fijado). En OneDrive o SharePoint funcionan Autoguardado, coautoría e Historial de versiones. SharePoint: sitios y bibliotecas. Teams: chats, reuniones y canales; cada equipo crea grupo, sitio de SharePoint, buzón y calendario de Exchange Online y bloc de OneNote. To Do: tareas con Mi día. OneNote: blocs, secciones y páginas.

  13. Copilot en Microsoft 365

    Copilot, asistente de IA generativa con modelos LLM, solo accede a lo que la persona ya puede ver. Copilot Chat (Básico): incluido, basado sobre todo en la web; el contenido de la organización hay que aportarlo y no da Copilot en Word, Excel, PowerPoint ni OneNote. Microsoft 365 Copilot (Básico): sin complemento, con acceso estándar en las aplicaciones. Microsoft 365 Copilot (Premium): complemento de pago que usa los datos de trabajo vía Microsoft Graph y Work IQ. La petición se llama indicación (prompt). Copilot en Windows 11 es otra aplicación.

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