Outlook
Correo electrónico: Outlook (Microsoft 365)
Cada ficha recoge lo que pregunta el tribunal, con explicación, mnemotecnia y una trampa típica de examen. El software de referencia es el del Estado: Microsoft 365 de escritorio para Windows, en español.
Estás viendo el temario sin cuenta. Crea tu cuenta gratis para tener la explicación, la mnemotecnia y la trampa de examen de todas las fichas, marcar lo que llevas estudiado y hacer tests.
Crear cuenta gratisResumen
Outlook es la aplicación de Microsoft 365 para correo, calendario, contactos y tareas; la referencia es Outlook clásico, que tiene pestaña Archivo (el nuevo Outlook no). Cuentas: Microsoft 365 o Exchange (buzón en el servidor; necesarias para recuperar, votar, compartir carpetas o delegar), IMAP (sincroniza, sin categorías) y POP (descarga); IMAP y POP no tienen respuestas automáticas. El .pst guarda las cuentas POP, copias, archivo y exportación; el .ost es la copia sin conexión que se vuelve a descargar. El modo caché de Exchange es el predeterminado y deja 12 meses de correo sin conexión.
Explicación sencilla
Sirve para saber con qué versión y con qué tipo de cuenta se trabaja, porque de ello dependen funciones como recuperar un mensaje o los botones de voto, y para distinguir el archivo .pst, que se crea, se abre y puede llevar contraseña, del .ost, que es solo una copia del buzón del servidor.
Regla mnemotécnica
Pst = Personal y POP (se guarda y se copia); Ost = Offline (sin conexión), se vuelve a descargar del servidor.
⚠️ Truco / trampa típica
Confundir el .ost con el .pst y creer que el .ost hay que copiarlo como copia de seguridad: el .ost no hace falta copiarlo, porque se vuelve a descargar del servidor.
Outlook es la aplicación de Microsoft 365 para el correo electrónico, el calendario, los contactos (Personas) y las tareas. La versión de escritorio de referencia es Outlook clásico para Windows. Conviven con ella el nuevo Outlook para Windows y la versión web: Outlook en la web para cuentas profesionales o educativas y Outlook.com para cuentas personales. Si la cinta tiene pestaña Archivo, es Outlook clásico; el nuevo Outlook no la tiene. Tipos de cuenta: - Microsoft 365 o Exchange: el buzón está en el servidor de la organización. Recuperar un mensaje, los botones de voto, compartir carpetas o delegar exigen este tipo de cuenta. - IMAP: mantiene el correo sincronizado con el servidor. No admite categorías de color. - POP: descarga el correo al equipo. IMAP y POP no tienen respuestas automáticas. Archivos de datos: - .pst (Archivo de datos de Outlook o tabla de almacenamiento personal): guarda toda la información de las cuentas POP y sirve también para copias de seguridad, para archivar elementos antiguos y para exportar. Contiene mensajes, contactos, citas, tareas, notas y entradas del diario, y puede llevar contraseña. Se crea en Inicio > Nuevos elementos > Más elementos > Archivo de datos de Outlook y se abre en Archivo > Abrir y exportar > Abrir archivo de datos de Outlook. - .ost (archivo de datos de Outlook sin conexión): copia sincronizada del buzón que usan las cuentas de Microsoft 365, Exchange, IMAP y Outlook.com. No hace falta copiarlo, porque se vuelve a descargar del servidor. Modo caché de Exchange: guarda en el equipo una copia del buzón para trabajar aunque la red sea lenta o falte. Es el predeterminado al agregar una cuenta de Exchange o Microsoft 365; por defecto deja sin conexión 12 meses de correo. No existe para POP ni IMAP ni en el nuevo Outlook. Se cambia en Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Usar modo caché de Exchange, y hay que reiniciar Outlook.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
La ventana de Outlook clásico tiene la cinta (clásica o simplificada; en correo, pestañas Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta y Vista, y Buscar al usar el cuadro de búsqueda), la barra de navegación (Correo Ctrl+1, Calendario Ctrl+2, Personas, Tareas), el panel de carpetas, la lista de mensajes, el panel de lectura y la barra Tareas pendientes opcional. F6 y Tab recorren los paneles. Prioritarios separa la Bandeja de entrada en Prioritarios y Otros; se activa en Vista > Mostrar Bandeja de entrada Prioritarios. Columnas: Vista > Configuración de vista > Columnas.
Explicación sencilla
Conocer cada parte de la ventana permite moverse rápido entre módulos y paneles con el teclado, ver más columnas en la lista (Recibido, Categoría, Mención) desactivando o bajando el panel de lectura, y separar el correo importante del masivo con la Bandeja de entrada Prioritarios.
Regla mnemotécnica
Por orden de importancia: 1 el Correo, 2 el Calendario (Ctrl+1 y Ctrl+2).
⚠️ Truco / trampa típica
Creer que «Mover a Otros» también clasifica los mensajes futuros del remitente: solo «Mover siempre» vale también para los mensajes futuros de ese remitente.
La ventana principal de Outlook clásico se organiza así: - Cinta de opciones, que puede mostrarse clásica o simplificada. En la vista de correo tiene las pestañas Archivo (configuración de la cuenta, Opciones, Respuestas automáticas, Herramientas…), Inicio, Enviar y recibir, Carpeta y Vista. La pestaña Buscar aparece al usar el cuadro de búsqueda, que está en la parte superior de la ventana. - Barra de navegación, para cambiar de módulo: Correo (Ctrl+1), Calendario (Ctrl+2), Personas y Tareas, entre otros; los atajos de los demás módulos cambian según la versión. Con la navegación compacta se ve como una fila de iconos. - Panel de carpetas, a la izquierda, que se puede minimizar o expandir. - Lista de mensajes de la carpeta seleccionada. - Panel de lectura, que muestra el mensaje seleccionado sin abrirlo. Si se desactiva o se coloca debajo de la lista, la lista muestra más columnas (Recibido, Categoría, Mención…). - Barra Tareas pendientes, opcional, con el calendario, los contactos o las tareas (Alt+V, B y luego C, P, T, u O para desactivarla). Las teclas F6 y Tab recorren los paneles. Bandeja de entrada Prioritarios: separa la Bandeja de entrada en dos pestañas, Prioritarios, con el correo más importante, y Otros, con el resto (por ejemplo, el correo masivo o generado automáticamente). Se activa en Vista > Mostrar Bandeja de entrada Prioritarios. Con el botón derecho sobre un mensaje se elige Mover a Otros (o a Prioritarios), o Mover siempre, que vale también para los mensajes futuros de ese remitente. En Outlook para Windows solo existe con cuentas de Microsoft 365, Exchange y Outlook.com. Columnas de la lista: Vista > Configuración de vista > Columnas. Por ejemplo, la columna Mención indica si a la persona usuaria se le ha @mencionado en un mensaje.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Carpetas predeterminadas: Bandeja de entrada (Ctrl+Mayús+I), Borradores, Bandeja de salida (Ctrl+Mayús+O), Elementos enviados, Elementos eliminados, Correo no deseado y Conflictos; no se pueden eliminar. Crear carpeta Ctrl+Mayús+E, renombrar F2, ir a otra Ctrl+Y, mover Ctrl+Mayús+V, copiar Ctrl+Mayús+Y. Borrar una carpeta normal borra sus mensajes. Las carpetas de búsqueda son virtuales, se crean en Carpeta > Nuevo > Nueva carpeta de búsqueda (Ctrl+Mayús+P), buscan por prefijo, al borrarlas no se borran los mensajes y no reúnen varios .pst.
Explicación sencilla
Las carpetas ordenan el correo de cada cuenta; con los atajos se crean, se renombran y se mueven mensajes sin ratón. Las carpetas de búsqueda reúnen, sin moverlos, los mensajes que cumplen unos criterios aunque estén en carpetas distintas, como el correo no leído.
Regla mnemotécnica
Carpeta de búsqueda = P de Pregunta (Ctrl+Mayús+P); carpeta normal = E de Estantería (Ctrl+Mayús+E).
⚠️ Truco / trampa típica
Pensar que al eliminar una carpeta de búsqueda se borran los mensajes que muestra, como ocurre con una carpeta normal: en la de búsqueda los mensajes no se borran.
El correo de cada cuenta se guarda en carpetas, que se ven en el panel de carpetas. Las principales carpetas predeterminadas son: - Bandeja de entrada: mensajes recibidos (Ctrl+Mayús+I para ir a ella). - Borradores: mensajes empezados y guardados sin enviar. - Bandeja de salida: mensajes enviados que aún no han salido hacia el servidor (Ctrl+Mayús+O). - Elementos enviados: copia de los mensajes enviados. - Elementos eliminados: lo que se borra con Suprimir. - Correo no deseado: donde el filtro de correo no deseado deja los mensajes sospechosos. - Conflictos: elementos cuya copia en el servidor y en el equipo no coinciden. Las carpetas predeterminadas, como Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Borradores y Elementos enviados, no se pueden eliminar. Trabajo con carpetas: - Crear una carpeta: Ctrl+Mayús+E. Cambiar el nombre de la seleccionada: F2. - Ir a otra carpeta: Ctrl+Y. En el panel de carpetas, escribir la primera letra salta a la carpeta que empieza por ella. - Mover un mensaje a una carpeta: Ctrl+Mayús+V, o Inicio > Mover. Copiarlo: Ctrl+Mayús+Y. También se arrastra con el ratón. - Al eliminar una carpeta normal se eliminan también los mensajes que contiene. Carpetas de búsqueda: son carpetas virtuales que muestran los mensajes que cumplen unos criterios, sin moverlos ni duplicarlos, aunque estén guardados en carpetas distintas. Se crean en la pestaña Carpeta > grupo Nuevo > Nueva carpeta de búsqueda (Ctrl+Mayús+P) eligiendo una predefinida, como Correo no leído o Correo con determinadas palabras, o una personalizada, eligiendo los criterios. Las palabras se buscan por prefijo: «abad» incluye «abadejo», pero no «acabad». Si se elimina una carpeta de búsqueda, los mensajes no se borran. Una carpeta de búsqueda no puede reunir resultados de varios archivos .pst. Elementos eliminados se puede vaciar con Archivo > Herramientas > Limpieza de buzón > Vaciar carpeta Elementos eliminados.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Mensaje nuevo: Ctrl+N en Correo o Ctrl+Mayús+M desde cualquier vista; guardar Ctrl+G; enviar Alt+S o Ctrl+Entrar. Para, CC (todos los ven) y CCO (los demás no ven su dirección; no se ve por defecto, sigue visible hasta desactivarlo, solo el remitente lo ve en Elementos enviados y las convocatorias no lo tienen). Comprobar nombres Ctrl+Alt+K; libreta Ctrl+Mayús+B; @menciones añaden a Para. Formatos: HTML (predeterminado), Texto enriquecido y Texto sin formato. Límite: 20 MB en cuentas de Internet y 10 MB por defecto en Exchange. Cada firma se asocia a una cuenta.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUn mensaje nuevo se crea con Ctrl+N desde la vista Correo o con Ctrl+Mayús+M desde cualquier vista. Se guarda con Ctrl+G y se envía con Alt+S o Ctrl+Entrar. Destinatarios: - Para: destinatarios principales. CC (con copia): reciben copia y todos los ven. - CCO (copia carbón oculta): reciben copia, pero los demás destinatarios no ven su dirección. El campo no se ve por defecto: si el mensaje se abre en ventana propia, se muestra con Opciones > CCO; si se redacta en el panel de lectura, con el botón CCO de la cinta. Una vez activado, sigue visible hasta que se desactiva. Solo el remitente puede ver los destinatarios CCO, abriendo el mensaje en Elementos enviados. Las convocatorias de reunión no tienen campo CCO. - Comprobar nombres (Ctrl+Alt+K) resuelve los nombres escritos contra la libreta de direcciones (Ctrl+Mayús+B). - @menciones: al escribir @ y el principio del nombre de un contacto en el cuerpo, su nombre se resalta y Outlook lo añade a la línea Para. Formato del mensaje, en la pestaña Formato de texto: HTML (el predeterminado), Texto enriquecido o Texto sin formato. El texto sin formato no admite negrita, cursiva, colores ni imágenes en el cuerpo. El formato de todos los mensajes nuevos se fija en Archivo > Opciones > Correo > «Redactar mensajes en este formato». Datos adjuntos (Alt+N, A, F inserta un archivo): el límite de tamaño del mensaje, adjuntos incluidos, es de 20 MB en cuentas de Internet como Outlook.com o Gmail y, por defecto, de 10 MB en cuentas de Exchange. Para archivos mayores se comparte un vínculo de OneDrive o se comprime el archivo. Archivo > Información > «Cambiar el tamaño de las imágenes grandes al enviar este mensaje» reduce las imágenes adjuntas. Firmas: Mensaje > Firma > Firmas (o Archivo > Opciones > Correo > Firmas). Cada firma se asocia a una cuenta, y en Elegir firma predeterminada se fija una para Mensajes nuevos y otra para Respuestas/reenvíos.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Las opciones del mensaje están en la pestaña Opciones y en el cuadro Propiedades (flecha del grupo Etiquetas). Retrasar entrega: «No entregar antes de» en Propiedades > Opciones de entrega; el mensaje espera en la Bandeja de salida y Outlook debe estar en línea. Para todos los mensajes, una regla «diferir la entrega un número de minutos», hasta 120. El nuevo Outlook y la web usan Programar envío. Confirmación de entrega (llegó) y de lectura (se abrió; puede negarse). Botones de voto: requieren Exchange. Cifrar ofrece, entre otras, No reenviar.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasMientras se redacta un mensaje, sus opciones están en la pestaña Opciones y en el cuadro Propiedades, que se abre con la flecha del grupo Etiquetas (pestaña Mensaje). Con la cinta simplificada, en Opciones > Más comandos. Retrasar la entrega: - En Propiedades > Opciones de entrega se marca «No entregar antes de» y se eligen fecha y hora. El tribunal del INAP lo ha preguntado como pestaña Opciones > grupo Más opciones > Retrasar entrega. - Tras pulsar Enviar, el mensaje espera en la Bandeja de salida hasta esa hora; Outlook tiene que estar en línea y conectado. - Para retrasar todos los mensajes, una regla aplicada a los mensajes que se envían con la acción «diferir la entrega un número de minutos», hasta 120 minutos. - El nuevo Outlook y la web tienen en su lugar Programar envío (menú junto a Enviar); el mensaje espera en Borradores. No está disponible para cuentas IMAP o POP. Seguimiento (pestaña Opciones > grupo Seguimiento): - Solicitar una confirmación de entrega: confirma que el mensaje llegó al buzón, no que se haya abierto. - Solicitar una confirmación de lectura: confirma que se abrió. El destinatario puede negarse a enviarla y no hay forma de obligarle. Para pedirlas en todos los mensajes: Archivo > Opciones > Correo > Seguimiento. - Usar botones de voto: Aprobar;Rechazar, Sí;No, Sí;No;Quizás o Personalizado (textos propios separados por punto y coma). Requiere una cuenta de Exchange y los destinatarios no ven los botones si el mensaje va cifrado o con permisos IRM. Se vota en la línea «Haga clic aquí para votar» o en Mensaje > Responder > Votar. - Las respuestas se consultan abriendo el mensaje en Elementos enviados: Mensaje > grupo Mostrar > Seguimiento, que aparece cuando llega la primera. Cifrar: en la pestaña Opciones, el menú Cifrar ofrece, entre otras, la opción No reenviar, que restringe lo que el destinatario puede hacer con el mensaje.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Al enviar, el mensaje pasa a la Bandeja de salida y, entregado al servidor, deja copia en Elementos enviados. Pestaña Enviar y recibir: F9 o Ctrl+M (todas las carpetas, grupos marcados), Mayús+F9 (solo la carpeta actual), grupos de envío y recepción (Ctrl+Alt+S) y Trabajar sin conexión (todas las cuentas). Recuperar exige cuentas profesionales o educativas de Microsoft 365 de la misma organización y mensaje no abierto: se abre con doble clic en Elementos enviados > Recuperar este mensaje; se reintenta hasta 24 horas. Deshacer envío no existe en Outlook clásico.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasAl pulsar Enviar (Alt+S o Ctrl+Entrar), el mensaje pasa a la Bandeja de salida y, una vez entregado al servidor, queda una copia en Elementos enviados, donde se guardan por defecto todos los mensajes enviados. Un mensaje con entrega retrasada, o enviado mientras se trabaja sin conexión, espera en la Bandeja de salida. Pestaña Enviar y recibir (Alt, J, S): - Enviar y recibir todas las carpetas: F9 o Ctrl+M. Ejecuta todos los grupos de envío y recepción que tengan marcada la opción «Incluir este grupo en Enviar y recibir (F9)». - Mayús+F9: envía y recibe solo en la carpeta actual, descargando los elementos completos. - Grupos de envío y recepción (Ctrl+Alt+S): definen qué cuentas y carpetas se sincronizan y con qué frecuencia comprueba Outlook si hay mensajes nuevos. - Trabajar sin conexión: el botón cambia entre trabajar sin conexión y en línea, y afecta a todas las cuentas a la vez. Sin conexión, el botón queda resaltado y la barra de estado muestra «Trabajar sin conexión». Recuperar un mensaje enviado (Outlook clásico): - Solo funciona si el remitente y el destinatario tienen cuenta profesional o educativa de Microsoft 365 en la misma organización y el destinatario aún no ha abierto el mensaje. No sirve para cuentas personales (Gmail, Hotmail, Outlook.com) ni para mensajes protegidos con Azure Information Protection. - Pasos: abrir con doble clic el mensaje en Elementos enviados (no basta con verlo en el panel de lectura). Con la cinta clásica, pestaña Mensaje > Recuperar este mensaje (en el grupo Acciones o en Más acciones de movimiento, según la compilación); con la cinta simplificada, Mensaje > Más comandos (...) > Acciones > Recuperar este mensaje. - Se elige «Eliminar las copias no leídas de este mensaje» o «Eliminar las copias no leídas y reemplazarlas con un mensaje nuevo». - Poco después llega el «Informe de recuperación de mensajes», que indica si la recuperación se ha hecho, está pendiente o ha fallado. Si no puede hacerse en el momento, se reintenta durante un máximo de 24 horas. Deshacer envío no existe en Outlook clásico. Está en el nuevo Outlook para Windows y en Outlook.com, que retrasan el envío unos segundos para poder cancelarlo.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
En la pestaña Inicio: Responder (solo al remitente), Responder a todos (Ctrl+Mayús+R; remitente y demás destinatarios), Reenviar (Ctrl+F; para quien no estaba en el original), Reenviar como datos adjuntos (Ctrl+Alt+F) y Responder con reunión (Ctrl+Alt+R). Leído Ctrl+Q, no leído Ctrl+S. Ctrl+Mayús+D elimina o ignora una conversación y Limpieza de conversación quita los mensajes redundantes. Insertar pone una marca rápida y Ctrl+Mayús+G abre «Marcar mensaje para seguimiento»; el mensaje marcado no es una tarea independiente.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasAnte un mensaje recibido, la pestaña Inicio ofrece: - Responder: el mensaje nuevo va solo al remitente original. - Responder a todos (Ctrl+Mayús+R): va al remitente y a todos los demás destinatarios del mensaje. - Reenviar (Ctrl+F): envía el mensaje a quien se escriba en Para; es la opción para hacer llegar una copia a alguien que no estaba en el mensaje original. - Reenviar como datos adjuntos (Ctrl+Alt+F). - Responder con reunión (Ctrl+Alt+R): crea una convocatoria de reunión dirigida al remitente, con el mensaje en el cuerpo. Estado de lectura: marcar como leído, Ctrl+Q; marcar como no leído, Ctrl+S. Conversaciones: - Ctrl+Mayús+D elimina o ignora una conversación. - En un hilo largo muchos mensajes repiten lo que ya contienen los anteriores; Limpieza de conversación quita automáticamente esos mensajes redundantes. Marcar para seguimiento: - Insertar añade una marca rápida al mensaje seleccionado; Ctrl+Mayús+G abre el cuadro «Marcar mensaje para seguimiento». - Un mensaje marcado aparece en la lista de tareas pendientes y en la vista Tareas, pero no es una tarea independiente: si se elimina el mensaje, desaparece también de esas listas.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Las categorías de color agrupan mensajes, citas, contactos, tareas y notas; un elemento puede tener varias. Vienen con nombres genéricos que se renombran (los elementos se actualizan). Se asignan con Categorizar; la lista muestra las diez más recientes. En Todas las categorías se crean, renombran y se les da tecla; Establecer clic rápido fija la del clic en la columna Categoría. IMAP no las admite. Los Pasos rápidos aplican varias acciones con un clic, no se deshacen con Ctrl+Z y solo valen para mensajes. Autoarchivar mueve lo antiguo a un .pst. Correo mencionado filtra las @menciones.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasCategorías de color: identifican y agrupan elementos relacionados (mensajes, citas, contactos, tareas, notas). Un elemento puede tener varias. - Outlook trae categorías predeterminadas con nombres genéricos (Categoría roja, Categoría azul…), que se pueden cambiar de nombre y de color; también se crean categorías nuevas y se eliminan. Si se renombra una categoría ya asignada, todos sus elementos se actualizan. - Asignar: botón derecho sobre el mensaje > Categorizar; o, desde el panel de lectura o un mensaje abierto, grupo Etiquetas > Categorizar. La lista muestra las diez usadas más recientemente; el resto, en Todas las categorías. - En el cuadro Categorías de color (Todas las categorías) se crean con Nuevo, se renombran con Cambiar nombre y se asigna a cada una una tecla de método abreviado. - Categorizar > Establecer clic rápido fija la categoría que se asigna al hacer clic en la columna Categoría de la lista. - Las cuentas IMAP no admiten categorías. Pasos rápidos (Inicio > grupo Pasos rápidos): aplican varias acciones a la vez a un mensaje con un solo clic. Entre los predeterminados están uno que mueve el mensaje a una carpeta y lo marca como leído, Al jefe (reenvía al jefe), Correo electrónico del equipo (reenvía al equipo), Listo (mueve, marca como completado y como leído), Responder y eliminar, y Crear nuevo. Algunos se configuran la primera vez que se usan, y cada uno puede tener su tecla de método abreviado. No se pueden deshacer con Ctrl+Z y solo se aplican a mensajes. Autoarchivar: mueve automáticamente los elementos antiguos a un archivo de datos .pst para mantener reducido el buzón. Se configura en Archivo > Opciones > Avanzadas > Configuración de Autoarchivar (cada cuántos días se ejecuta, dónde se guardan los elementos y si se eliminan en lugar de archivarse), y por carpeta en Propiedades > pestaña Autoarchivar. Con un servidor Exchange puede no estar disponible o quedar anulado por una directiva de conservación de la organización. No existe en el nuevo Outlook. Filtrar: en la parte superior de la lista de mensajes, el filtro Correo mencionado deja solo los mensajes en los que se ha @mencionado a la persona usuaria.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Una regla aplica automáticamente una acción a los mensajes que cumplen unas condiciones; necesita nombre, condición y acción, y admite excepciones. Se crea desde un mensaje (botón derecho > Reglas > Crear regla) o con el asistente (Archivo > Administrar reglas y alertas > Nueva regla). Solo actúa sobre lo que llega después; para lo ya recibido, Ejecutar reglas ahora. Se suspende desmarcando su casilla y se aplican en el orden de la lista; «Detener el procesamiento de más reglas» corta las siguientes. Respuestas automáticas: Archivo > Respuestas automáticas; no existen en POP o IMAP.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUna regla es una acción que Outlook aplica automáticamente a los mensajes que cumplen unas condiciones: moverlos a una carpeta, cambiar su importancia o eliminarlos, por ejemplo. Toda regla necesita como mínimo un nombre, una condición y una acción, y puede tener excepciones a las condiciones. En Outlook clásico para Windows: - Desde un mensaje: botón derecho sobre el mensaje > Reglas > Crear regla. Se elige una condición (por ejemplo, «El asunto contiene») y lo que se hará («Mover el elemento a una carpeta»). La casilla «Ejecutar esta nueva regla ahora en los mensajes que ya están en la carpeta actual» la aplica también a lo que ya había. - Con el asistente: Archivo > Administrar reglas y alertas > Nueva regla. Se parte de una plantilla o de «Iniciar desde una regla en blanco» («Aplicar regla a los mensajes que reciba» o «que envíe») y se recorren condiciones, acciones y excepciones. Al final se da nombre a la regla y se marca «Activar esta regla». - Una regla nueva solo actúa sobre los mensajes que llegan después de crearla. Para aplicarla a los ya recibidos: Archivo > Administrar reglas y alertas > Ejecutar reglas ahora (se eligen las reglas, la carpeta, «Incluir subcarpetas» y si afecta a todos los mensajes, a los leídos o a los no leídos). - Para suspender una regla sin borrarla se desactiva su casilla en el cuadro Reglas y alertas; para borrarla, se selecciona y se pulsa Eliminar. - Las reglas se aplican en el orden de la lista. «Detener el procesamiento de más reglas» evita que se apliquen las siguientes. - Algunas reglas solo funcionan con Outlook abierto (reglas de cliente). El nuevo Outlook no procesa las reglas de cliente creadas en el clásico. Respuestas automáticas (fuera de la oficina): Archivo > Respuestas automáticas > Enviar respuestas automáticas. Se puede fijar un intervalo de fechas; sin él, hay que desactivarlas a mano. En cuentas profesionales hay dos pestañas, Dentro de mi organización y Fuera de mi organización, y se puede responder solo a los contactos. Las cuentas POP o IMAP no tienen esta función: se emula con una regla y Outlook debe quedar abierto.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
El filtro de correo no deseado no impide que llegue el spam: mueve los mensajes sospechosos a Correo no deseado. Opciones: Inicio > Eliminar > Bloquear > Opciones de correo electrónico no deseado. Niveles: Sin filtrado automático (predeterminado, aunque compara con remitentes bloqueados), Bajo, Alto y Solo listas seguras (el más restrictivo). Listas: Remitentes seguros (hasta 1.024), Destinatarios seguros, Remitentes bloqueados, Dominios Top-Level bloqueados y Codificaciones bloqueadas. Con Microsoft 365 o Exchange en modo caché, las listas se aplican en el servidor.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl filtro de correo electrónico no deseado de Outlook clásico no impide que llegue el correo no deseado (spam): examina los mensajes entrantes, por ejemplo por su contenido o la hora de envío, y mueve los sospechosos a la carpeta Correo no deseado. Conviene revisarla de vez en cuando; un mensaje legítimo se devuelve arrastrándolo a la Bandeja de entrada o marcándolo como correo deseado (Ctrl+Alt+J). Opciones: Inicio > grupo Eliminar > Bloquear > Opciones de correo electrónico no deseado (Alt+H, J, O). Niveles de protección: - Sin filtrado automático: es el predeterminado. Aun así, los mensajes se siguen comparando con la lista de remitentes bloqueados. - Bajo: filtra solo el correo no deseado más evidente. - Alto: filtra más, con más riesgo de que algún mensaje legítimo acabe en Correo no deseado. - Solo listas seguras: el más restrictivo. Todo mensaje que no venga de alguien de la lista de remitentes seguros, o de una lista de distribución de la lista de destinatarios seguros, se trata como no deseado. En la pestaña Opciones también está la casilla para eliminar permanentemente los mensajes sospechosos en lugar de moverlos a Correo no deseado, que impide revisar los falsos positivos. Listas del filtro: - Remitentes seguros: direcciones y dominios que nunca se tratan como no deseados, sea cual sea el contenido. Pueden incluir los contactos. Con una cuenta de Exchange, los nombres de la Lista global de direcciones se consideran seguros automáticamente. Admite hasta 1.024 remitentes. - Destinatarios seguros: para las listas de distribución a las que pertenece la persona usuaria; lo enviado a esas direcciones nunca se trata como no deseado. - Remitentes bloqueados: lo que llega de esas direcciones o dominios va siempre a Correo no deseado. - Dominios Top-Level bloqueados: bloquea por código de país o región (.ca, .us, .mx…). - Codificaciones bloqueadas: bloquea mensajes en otros juegos de caracteres o alfabetos. Con Microsoft 365 o Exchange en modo caché, las listas se guardan en el servidor y se aplican allí; el servidor puede filtrar un mensaje antes de que llegue al buzón.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
La búsqueda instantánea está en el cuadro superior (Ctrl+E o F3; Esc borra los resultados) y abre la pestaña Buscar. No distingue mayúsculas, busca por prefijo y solo palabras completas o su principio; ignora la puntuación y omite cadenas de menos de cinco dígitos. Comillas para la frase exacta y operadores Y, O, NO en mayúsculas. Palabras clave: de:, para:, cc:, cco:, asunto:, tienedatosadjuntos:sí, leído:no, categoría:, tamaño del mensaje:, recibido:. Grupos Ámbito y Refinar; Búsqueda avanzada con Ctrl+Mayús+F. El límite de resultados se quita en Archivo > Opciones > Búsqueda.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLa búsqueda instantánea se hace en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la ventana. Se llega a él con Ctrl+E o F3, y Esc borra los resultados. Al usarlo aparece la pestaña Buscar. Cómo busca: - No distingue mayúsculas de minúsculas y usa concordancia de prefijos: «proyect» encuentra proyecto, proyectos o proyector en el nombre del remitente, el asunto, el cuerpo o los datos adjuntos. Solo encuentra palabras completas o su principio; «365» no encuentra «Office365». - Los signos de puntuación se ignoran y las cadenas de menos de cinco dígitos se omiten: buscar 9810 no devuelve nada. - Las comillas buscan la frase exacta. Los operadores lógicos se escriben en mayúsculas: Y, O, NO, además de <, > y =. Palabras clave más usadas: - de:"Ana Muñoz", para:Ana, cc:"Ana Muñoz" (el nombre para mostrar está en la línea CC), cco:Ana, asunto:"presupuesto". - tienedatosadjuntos:sí (con datos adjuntos), leído:no, tiene indicador:true, categoría:azul. - tamaño del mensaje:>5 MB, recibido:"esta semana". - En el calendario, es:periódico y organizador:; en los contactos, nombre:, apellido: o puesto:. Pestaña Buscar: - Grupo Ámbito: dónde se busca (la carpeta actual, sus subcarpetas, el buzón actual o todos los buzones). «Buzón actual» abarca todas las carpetas del buzón de la cuenta en la que se está; con dos cuentas en el perfil, la otra no entra. Por defecto no se buscan otros archivos de datos (.pst) abiertos salvo que se elija todos los buzones. Atajos: Ctrl+Alt+K (carpeta actual), Ctrl+Alt+Z (subcarpetas) y Ctrl+Alt+A (todos los elementos del módulo: correo, calendario o contactos). - Grupo Refinar: De, Asunto, Tiene datos adjuntos, Por categorías, Esta semana, Enviado a, No leído, Marcado, Importante y Más. Cada botón añade su criterio al cuadro, y se combinan. - Herramientas de búsqueda > Búsqueda avanzada (Ctrl+Mayús+F): criterios más complejos, también en calendario, contactos, notas y tareas. En su pestaña Avanzada se eligen campo, condición (contiene, es exactamente, entre…) y valor, y se pulsa Buscar ahora. Por rapidez, Outlook limita el número de resultados; el límite se quita en Archivo > Opciones > Búsqueda.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Personas es la libreta de direcciones de Outlook. Contacto nuevo: Ctrl+N en Personas o Ctrl+Mayús+C; admite hasta tres direcciones de correo. Grupo de contactos: Nuevo grupo de contactos (Ctrl+Mayús+L), Agregar miembros y Guardar y cerrar; al eliminarlo no se borran los contactos. Libreta: Ctrl+Mayús+B, con la Lista global de direcciones en Exchange o Microsoft 365. Importar y exportar en Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar, con .csv. Los grupos de Microsoft 365 tienen dirección propia, bandeja, calendario, SharePoint y OneNote compartidos, y son públicos o privados.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasPersonas (People) es la libreta de direcciones de Outlook: guarda los contactos personales y desde ella se abren las libretas de direcciones de la organización. Contactos: - Crear un contacto: Ctrl+N dentro de Personas o Ctrl+Mayús+C desde cualquier vista. La ficha admite hasta tres direcciones de correo (Correo electrónico 1, 2 y 3). Grupos de contactos (listas de distribución personales; en el nuevo Outlook se llaman listas de contactos): - Crear: Personas > Nuevo grupo de contactos en la cinta (Ctrl+Mayús+L); se escribe el Nombre, se pulsa Agregar miembros y se termina con Guardar y cerrar. - Editar: doble clic en el grupo > Agregar o quitar miembros. - Al eliminar un grupo de contactos no se eliminan los contactos, solo la lista. Libreta de direcciones: Ctrl+Mayús+B. Con una cuenta de Exchange o Microsoft 365 incluye la Lista global de direcciones de la organización, cuyos nombres el filtro de correo no deseado trata como remitentes seguros. Importar y exportar contactos: Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar. Para importar, «Importar de otro programa o archivo» > «Valores separados por comas» (.csv, mejor con codificación UTF-8); con los duplicados se puede reemplazar, permitir su creación (opción predeterminada) o no importarlos. Para exportar, «Exportar a un archivo» > «Valores separados por comas» y la carpeta Contactos. Grupos de Microsoft 365: más completos que una lista de distribución. Al crear el grupo, sus miembros reciben automáticamente permisos sobre recursos compartidos: - El grupo tiene su propia dirección de correo electrónico, que se propone a partir del nombre. - Bandeja de entrada compartida, donde quedan las conversaciones del grupo y que se puede buscar. Cada miembro puede elegir seguir el grupo para recibir sus mensajes también en su propia bandeja de entrada. - Calendario compartido, biblioteca de archivos de SharePoint y bloc de notas de OneNote compartido. - Un grupo puede ser público (cualquier persona de la organización puede ver su contenido y unirse) o privado (el contenido queda oculto a quien no es miembro y unirse requiere la aprobación del propietario).
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Un grupo de Microsoft 365 ofrece bandeja de entrada compartida, calendario, biblioteca de SharePoint y bloc de OneNote; en Outlook clásico requiere cuenta profesional o educativa de una suscripción apta. Al crearlo, Outlook propone una dirección al escribir el nombre; los grupos son privados por defecto. Recibe correo en su dirección y lo reciben todos los miembros. En Editar grupo se cambian foto, nombre, privacidad o el correo externo; solo los propietarios lo configuran o eliminan, y se restaura en un máximo de 30 días.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasUn grupo de Microsoft 365 da a un equipo un espacio compartido: bandeja de entrada para las conversaciones del grupo, calendario, biblioteca de archivos de SharePoint y bloc de notas de OneNote. En Outlook clásico solo se puede usar con una cuenta profesional o educativa de una suscripción apta de Microsoft 365. Crear un grupo: - Nombre del grupo: al escribirlo, Outlook propone una dirección de correo electrónico para el grupo. - Descripción, opcional, y clasificación. - Privacidad: por defecto, los grupos se crean como privados. En un grupo público, cualquier persona de la organización puede ver su contenido; en uno privado, para formar parte hay que solicitar aprobación. - Casilla opcional para enviar todas las conversaciones y eventos del grupo a las bandejas de entrada de los miembros. - Se pulsa Crear y los miembros se agregan en ese momento o más adelante. Correo del grupo: - El grupo recibe correo en su propia dirección. Para escribirle, se selecciona el grupo en Grupos del panel de navegación y se crea un correo nuevo: el alias del grupo se añade solo en Para, y todos los miembros reciben el mensaje. - En un grupo público, cualquiera de la organización puede leer y responder las conversaciones; en uno privado, solo participan los miembros. - Que personas de fuera de la organización puedan enviar correo al grupo es un ajuste del grupo, que se cambia en Editar grupo. - Si el administrador ha restringido el acceso de invitados, los miembros externos a la organización no reciben los mensajes. Editar grupo: foto, nombre, privacidad, descripción, suscripción de correo de los miembros nuevos, idioma de las notificaciones y envío de correo desde fuera de la organización. Solo los propietarios pueden cambiar la configuración del grupo o eliminarlo; un grupo eliminado se puede restaurar durante un máximo de 30 días.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Calendario (Ctrl+2): cita, evento y reunión, todos con asunto, ubicación, inicio y fin y posibles periódicos. Cita: tiempo propio sin invitados (Ctrl+N en el calendario; Ctrl+Mayús+A en cualquier vista). Evento: al menos un día completo. Reunión: con asistentes y convocatoria (Ctrl+Mayús+Q); Responder con reunión, Ctrl+Alt+R. Aviso: 15 minutos por defecto. Al hacerla periódica, la pestaña pasa a Serie de citas. No se invita por CCO. Vistas Día, Semana laboral, Semana, Mes y Programación (Ctrl+Alt+1 a 5).
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasEl calendario (Ctrl+2) maneja tres tipos de elemento. Todos tienen asunto, ubicación, inicio y fin (el evento de todo el día, por días y no por horas), y todos pueden ser periódicos. - Cita: bloque de tiempo en el propio calendario que no invita a nadie ni reserva recursos. Nueva cita, o Ctrl+N desde el calendario; Ctrl+Mayús+A desde cualquier vista. - Evento: como una cita, pero por defecto dura al menos un día completo (Nuevos elementos > Evento de todo el día). - Reunión: cita o evento con asistentes, a los que se envía una convocatoria de reunión (Ctrl+Mayús+Q). Una cita se convierte en reunión con Invitar a asistentes, en el grupo Asistentes. Desde un correo, Responder con reunión (Ctrl+Alt+R) crea una convocatoria al remitente con el mensaje en el cuerpo. Grupo Opciones del elemento: - Mostrar como: Libre, Trabajando en otro lugar, Provisional, Ocupado o Fuera de la oficina. - Aviso: por defecto, 15 minutos antes; Ninguno lo quita. - Periodicidad: Diaria, Semanal (uno o varios días de la semana), Mensual o Anual. Al hacerla periódica, la pestaña Cita pasa a llamarse Serie de citas. Reuniones: - Asistente para programación: permite ver la disponibilidad de los asistentes para elegir una fecha y un intervalo horario compatible con todos. - Para añadir un asistente después, se abre la reunión, se agrega en Para o en el Asistente para programación y se pulsa Enviar actualización. No se puede invitar a nadie mediante CCO. Vistas: Día, Semana laboral, Semana, Mes y Programación. Atajos: Ctrl+Alt+1 (día), Ctrl+Alt+2 (semana laboral), Ctrl+Alt+3 (semana), Ctrl+Alt+4 (mes) y Ctrl+Alt+5 (programación); Alt+1 a Alt+9 muestran de uno a nueve días y Alt+0, diez. Varios calendarios: botón derecho en Mis calendarios > Agregar calendario. Un archivo .ics sirve para importar eventos o suscribirse a un calendario de Internet. Al activar la casilla de otro calendario en el panel de navegación, se abre en paralelo, junto al que ya se ve. Ver en modo superpuesto los apila en uno solo para ver conflictos y horas libres; Ver en modo en paralelo lo devuelve al lado.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Las tareas se ven en la barra Tareas pendientes, la vista Tareas y la lista diaria del Calendario. Se crean con Nueva tarea, Ctrl+Mayús+K desde cualquier vista o Ctrl+N dentro de Tareas, o arrastrando un elemento al icono Tareas; se cierra con Guardar y cerrar. Un mensaje marcado no es tarea independiente: si se borra, desaparece; la tarea creada a partir de él se conserva. Asignar tarea la envía y el destinatario la acepta o rechaza. La barra se muestra en Vista, grupo Diseño. Ctrl+Mayús+N crea una nota.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasLas tareas de Outlook clásico se encuentran en el módulo Tareas de la barra de navegación y se muestran en tres sitios: la barra Tareas pendientes, la vista Tareas y la lista de tareas diarias del Calendario. Crear una tarea: - Tareas > Nueva tarea, Nuevos elementos > Tarea, o Ctrl+Mayús+K desde cualquier vista (Ctrl+N dentro de Tareas). - Se rellenan Asunto, Fecha de inicio y Fecha de vencimiento, Prioridad y, si se quiere, Aviso con fecha y hora. Se termina con Guardar y cerrar. - En la barra Tareas pendientes basta con escribir en el cuadro «Escriba una nueva tarea» y pulsar Entrar. - A partir de cualquier elemento (un mensaje, un contacto, una cita o una nota): se arrastra al icono Tareas de la barra de navegación. Arrastrando con el botón derecho se elige «Copiar aquí como tarea con datos adjuntos». Tarea frente a mensaje marcado: un mensaje marcado para seguimiento aparece en la lista de tareas pendientes, pero no es una tarea independiente; si se elimina el mensaje, desaparece de la lista. Una tarea creada a partir de un mensaje es independiente y se conserva aunque se borre el mensaje. Asignar tareas (cuentas de Exchange o Microsoft 365): - En una tarea nueva o existente, Asignar tarea, y en Para se escribe el destinatario; con Periodicidad se hace periódica. Se pulsa Enviar. - El destinatario la acepta o la rechaza en Outlook para Windows. Quien la asignó sigue su progreso con los informes de estado. Barra Tareas pendientes: panel estrecho a la derecha de la ventana que mantiene a la vista el calendario, las tareas o los contactos. Se muestra desde la pestaña Vista, grupo Diseño. To Do: en el nuevo Outlook las tareas se gestionan con la aplicación To Do y la vista Mi día. En Outlook clásico, con una suscripción de Microsoft 365, To Do se abre desde su icono de la barra de navegación, y se puede elegir abrir las tareas en To Do en lugar de en el módulo clásico. Notas: Ctrl+Mayús+N crea una nota.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com
Resumen
Limpieza de buzón: Archivo > Herramientas. Borrar no reduce el .pst u .ost: se compacta solo con más de un 20 % sin usar o con Compactar ahora. Permisos: Propiedades > Permisos > Agregar. Propietario (todo y permisos), Editor de publicación (todo y subcarpetas), Editor (todo), Autor de publicación (crear, leer, subcarpetas y lo propio), Autor (crear, leer y lo propio), Autor no editor (crear, leer y eliminar lo propio), Revisor (leer), Colaborador (crear), Ninguno. Delegados: Revisor, Autor, Editor; Enviar como, solo el administrador.
Explicación, mnemotecnia y trampa de examen
Crea tu cuenta gratis para verlasTamaño del buzón. La herramienta Limpieza de buzón está en Archivo > Herramientas > Limpieza de buzón y ofrece: Ver tamaño del buzón, Buscar elementos más antiguos que, Buscar elementos mayores que, Ver tamaño de elementos eliminados, Vaciar carpeta Elementos eliminados, Ver tamaño de conflictos y vaciar los conflictos. Borrar elementos no reduce por sí solo el archivo .pst u .ost: Outlook lo compacta en segundo plano cuando hay más de un 20 % de espacio sin usar, o a mano en Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > pestaña Archivos de datos > Configuración > Compactar ahora (con una cuenta de Exchange u Outlook.com, antes pestaña Avanzadas > Configuración del archivo de datos de Outlook). Permisos de carpeta (Outlook clásico, cuenta profesional o educativa de Microsoft 365 o Exchange Online): botón derecho sobre la carpeta > Propiedades > pestaña Permisos > Agregar (desde la Lista global de direcciones) y se elige el nivel de permisos. Los niveles van de Propietario, con todos los derechos, a Colaborador, con los mínimos: - Propietario: crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos, y cambiar los permisos de los demás. - Editor de publicación: crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos, y crear subcarpetas. - Editor: crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos. - Autor de publicación: crear y leer elementos, crear subcarpetas, y modificar y eliminar los propios. - Autor: crear y leer elementos, y modificar y eliminar los propios. - Autor no editor: crear y leer elementos, y eliminar los propios. - Revisor: solo leer elementos. - Colaborador: solo crear elementos. - Ninguno: sigue en la lista, pero no puede abrir la carpeta. Si se cambia alguna casilla de un nivel, este pasa a Personalizado. Para que otra persona llegue a una subcarpeta compartida, las carpetas superiores necesitan al menos el permiso Carpeta visible. Delegación: un delegado puede recibir y responder mensajes y convocatorias de reunión en nombre de quien le concede el acceso; sus respuestas aparecen como «<delegado> en nombre de <titular>». Niveles de delegado: Revisor (leer), Autor (leer y crear, y cambiar y eliminar lo que crea) y Editor (leer, crear, cambiar y eliminar elementos). El permiso Enviar como solo lo concede el administrador.
Contrastada con: support.microsoft.com · support.microsoft.com · support.microsoft.com