Artículo 24. Pagos a justificar

1.- Concepto. Tendrán carácter de a justificar las órdenes de pagos cuyos documentos justificativos no se puedan acompañar en el momento de expedir las correspondientes órdenes de pago. 2.- Libramiento. Estas órdenes se expedirán siempre en base a una resolución adoptada por la Junta de Gobierno Local a propuesta del Jefe del Servicio, con la conformidad del titular del Área correspondiente. En supuestos de urgencia, que deberá acreditarse, podrán librarse previa resolución del Delegado/a del Área de Economía, de la que se dará cuenta a la Junta de Gobierno Local en la primera sesión que celebre. La resolución indicará la aplicación a los correspondientes créditos presupuestarios y debe incluir una mención expresa sobre la aprobación del pago a justificar. Con base en las propuestas que efectúen los encargados o responsables de los servicios, podrá ordenarse que se libren cantidades “a justificar” por importe global no superior a 12.000,00 euros con cargo a las consignaciones establecidas para: - Gastos de viaje, - Material no inventariable, - Pagos contra reembolsos, - Material de oficina, - Gastos corrientes necesarios para el normal desarrollo de los servicios, - Atenciones excepcionales cuyos justificantes no puedan expedirse con antelación a su pago, - Otros gastos cuando su adquisición no sea posible a través de procedimiento y así se justifique por el Servicio Gestor. Excepcionalmente, y mediante resolución del Delegado/a de Economía, podrán librarse pagos a justificar de mayor cuantía en el caso de emergencias y de contrataciones artísticas y similares cuando existan razones acreditadas por los Servicios gestores que pongan de manifiesto la necesidad de efectuar el pago con carácter inmediato tras la realización del objeto del gasto. En todo caso, la expedición de las órdenes de pago a justificar sólo podrá efectuarse previa la aprobación por el Órgano competente en los supuestos siguientes: - Cuando los documentos justificativos no puedan ser aportados antes de formular el preceptivo mandamiento pago. - Cuando no es posible justificar de modo inmediato o inminente la cuantía del pago. No podrán tramitarse como pago a justificar: - Gastos de personal - Pagos de contratos administrativos no menores, - Retenciones tributarias, - Subvenciones. 3.- Situación y disposición de los fondos En aquellos servicios donde se repita con regularidad estos tipos de pagos, la Tesorería valorará e informará la apertura de una cuenta en entidad financiera donde situar estos fondos. También podrá ser solicitada a propuesta del perceptor de los fondos del Servicio o Área correspondiente firmada junto al Concejal Delegado/a de ésta. Las disposiciones de fondos serán autorizadas por la firma del perceptor designado en la resolución correspondiente. Serán efectuadas mediante transferencias (excepcionalmente cuando así lo considere necesario la Tesorería mediante cheque). En ningún caso podrán realizarse pagos en metálico. Excepcionalmente, podrá autorizarse la disposición de los fondos mediante la firma mancomunada de las personas titulares de la Delegación de Economía y Hacienda, de la Intervención y la Tesorería exclusivamente mediante movimiento interno de tesorería y para reintegrar los fondos a ordinales operativos. Los fondos situados en esta cuenta restringida de pagos a justificar tendrán, en todo caso, el carácter de fondos públicos y formarán parte integrante de la Tesorería Municipal. Los intereses que, en su caso, produzcan los referidos fondos, se ingresarán en la cuenta operativa que determine la Tesorería municipal, comunicando a ésta el importe de los mismos para su posterior aplicación a los conceptos correspondientes del presupuesto de ingresos. 4.- Contabilidad y control Los pagos “a justificar” se ordenarán en un documento ADO acompañado de un documento de autorización que incluirá los siguientes requisitos: - Identificación de los peticionarios. - Finalidad del gasto. - Cálculo de su importe. - Firmas de las personas que lo solicitan. - Conformidad, en su caso, del Jefe del Servicio. - Autorización de la Alcaldía ó Delegado/a del Área. Una vez autorizado, será expedido el mandamiento de pago con el carácter de “a justificar” y transferido su importe a la cuenta del ordinal de Tesorería restringido para pagos a justificar. La resolución que adopte el Órgano competente fijará, además de la cuantía y de la finalidad, el plazo máximo de justificación de la suma a librar, que en ningún caso podrá exceder de tres meses, siempre dentro del ejercicio en que se libró la cantidad. No se efectuarán pagos a justificar en ejercicio distinto al de imputación del ADO correspondiente. Los Servicios deberán programar las solicitudes de pagos a justificar necesarios en el ejercicio, de forma que queden abonados por la Tesorería antes de finalizar el mismo. Los documentos ADO y P de pagos a justificar expedidos en un ejercicio y no abonados a 31 de diciembre, serán anulados por la Intervención. Cuando los pagos se efectúen con retención de IRPF, el importe de éste se ingresará mediante transferencia bancaria al ordinal operativo que designe la Tesorería. 5.- Régimen de las justificaciones Los perceptores de cantidades “a justificar” presentarán en la Intervención, dentro del plazo máximo establecido por el Ordenador de Pagos y en todo caso dentro de los tres meses siguientes a la realización del pago y siempre antes del fin del año natural en el que se le abonaron los fondos, la cuenta justificativa en el modelo establecido al efecto, acompañada de las facturas y recibos originales y, en su caso, de la carta de pago acreditativa del reintegro de las cantidades no invertidas y de las retenciones practicadas. Sin perjuicio de las responsabilidades en que se pueda incurrir, los fondos a justificar pagados y pendientes de justificación al final de ejercicio, serán objeto de los siguientes registros contables: - Reconocimiento de la obligación de pago contra el presupuesto de gastos (cargo en la cuenta 400) con abono a la cuenta 558.6 “Gastos realizados con provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes de justificación”. - De la salida de fondos de la cuenta restringida (y por la diferencia entre el saldo contable y el saldo bancario), mediante una operación no presupuestaria, efectuando un cargo en la cuenta 558.0 “Provisiones de Fondos para pagos a justificar pendientes de justificación” con abono a la cuenta representativa del ordinal de tesorería restringido para pagos a justificar. La justificación de la aplicación de los fondos habrá de contener siempre documentos originales, sin que en ningún caso puedan admitirse justificantes firmados o expedidos por el perceptor del libramiento, ni justificantes de gastos por importe superior a 3.005,06 euros, salvo que se trate de los casos excepcionales previstos en esta misma Base. Los justificantes habrán de corresponder a las personas o entidades que directamente han percibido los fondos, no admitiéndose los facilitados por intermediarios, salvo en los casos de incapacidad, y constarán de los siguientes datos: - Lugar y fecha de emisión - Firma del perceptor final - Nombre o razón social y NIF - Importe total, especificando posibles descuentos o bonificaciones - Descuentos en concepto de IRPF, caso de estar sometido al mismo y Carta de pago acreditativa de las retenciones practicadas. - Conformidad del Concejal Delegado/a del Servicio Los justificantes de gastos realizados por adquisición de bienes y servicios gravados por IVA proporcionarán adicionalmente información de: - Número de factura - Domicilio del destinatario - Descripción de bienes y servicios - Tipo tributario y cuota Las facturas y recibos que no se cumplimenten con los requisitos antes expuestos, que presenten tachaduras, rectificaciones o cualquier otra anomalía que pueda poner en duda su validez será motivo de la devolución de la cuenta. La cuenta justificativa se someterá, previa fiscalización, a la aprobación del Ordenador de Pagos. No se expedirán nuevas órdenes de pago “a justificar”, por los mismos conceptos presupuestarios, a perceptores que tuviesen aún en su poder fondos pendientes de justificación. Los perceptores de fondos serán personalmente responsables de las deudas que contraigan por dar a los servicios mayor extensión de la que permitan las sumas libradas. Los perceptores de pagos a justificar serán responsables directamente si contravienen las condiciones establecidas en la presente Base o las especificadas en la resolución correspondiente, así como las demás establecidas reglamentariamente, sin perjuicio del reintegro de los fondos al que hubiera lugar. Se iniciará el expediente de reintegro cuando, transcurrido el plazo concedido, no se haya presentado la correspondiente justificación o ésta haya sido inferior a la cantidad librada, en cuyo caso, el reintegro se exigirá por la cuantía no justificada. El perceptor de cantidades a justificar que hubiere de reintegrar la totalidad o parte de ella y no lo hiciere dentro de los 8 días siguientes al que se le ordenare, vendrá obligado a satisfacer el interés legal del dinero, a contar desde la fecha en que cumpliere este plazo y hasta aquélla en que se verifique el reintegro. 6.- Obligaciones de los perceptores Los perceptores serán responsables de la custodia de los fondos y su correcta aplicación, siendo sus funciones entre otras: - Verificar que los comprobantes facilitados para la justificación de los gastos y los pagos sean documentos auténticos y originales. - Identificar la personalidad y legitimación de los perceptores mediante la documentación pertinente. - Cuidar de cobrar los intereses que procedan para su posterior ingreso en la Tesorería. - Custodiar y conservar los talonarios matrices de los cheques, así como los cheques anulados a efectos de su control. - Practicar arqueos y conciliaciones bancarias, que deberán ser presentados a la Tesorería e Intervención municipal con ocasión de la presentación de justificaciones de los fondos y al final de cada ejercicio. - Justificar y reintegrar la totalidad de los fondos en los plazos especificados en las presentes bases, y en todo caso a final de año, de forma que el saldo bancario de la cuenta restringida de pagos a justificar a 31 de diciembre sea cero. - Cumplir cuantas instrucciones emanen de la Tesorería y/o la Intervención para un mejor seguimiento y control de los Pagos a Justificar.