Artículo 23. Anticipos de caja fija

1.- Concepto Son anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter no presupuestario y permanente que se realicen a los órganos gestores del presupuesto para atender los gastos corrientes de carácter periódico o repetitivo. En particular podrán atenderse por este procedimiento: - Gastos del capítulo 2. - Atenciones benéficas (artículo 48). 2.- Constitución La constitución del anticipo se realizará en base a una resolución adoptada por la Junta de Gobierno Local a propuesta del Jefe del Servicio, con la conformidad del titular del Área correspondiente. En supuestos de urgencia, que deberá acreditarse, podrá constituirse mediante resolución del Delegado/a del Área de Economía, de la que se dará cuenta a la Junta de Gobierno Local en la primera sesión que celebre. La resolución de constitución del anticipo de caja fija deberá contener: - Descripción de los gastos a atender, indicando la cuantía anual prevista para cada aplicación presupuestaria. - Razones que fundamentan la excepción al régimen general de tramitación de los gastos y pagos. - Cuantía del anticipo solicitado. - Funcionario que actuará como habilitado y sustituto. 3.- Situación y disposición de los fondos Una vez adoptada la resolución, la Tesorería tramitará la apertura de la cuenta en entidad financiera cuya denominación será “Ayuntamiento de Cádiz. Anticipo de Caja Fija (Denominación del órgano gestor)”. El anticipo se librará por la cuantía acordada y se registrará como un movimiento interno de tesorería y simultáneamente en la aplicación o aplicaciones presupuestarias que correspondan se realizará una retención de crédito por el importe del anticipo. Las disposiciones de fondos serán autorizadas por la firma del habilitado designado en la resolución correspondiente. Serán efectuadas mediante cheques nominativos o transferencias. En ningún caso podrán realizarse pagos en metálico. Excepcionalmente, podrá autorizarse la disposición de los fondos mediante la firma mancomunada de las personas titulares de la Delegación de Economía y Hacienda, de la Intervención y la Tesorería exclusivamente mediante movimiento interno de tesorería y para reintegrar los fondos a ordinales operativos. Los fondos situados en la cuenta asociada al anticipo de caja fija tendrán, en todo caso, el carácter de fondos públicos y formarán parte integrante de la Tesorería Municipal. Los ingresos de dicha cuenta procederán exclusivamente de las transferencias que realice la Tesorería para la constitución del anticipo de caja fija o para sus sucesivas reposiciones, así como de los intereses que, en su caso, produzcan los referidos fondos, los cuales se ingresarán en la cuenta operativa que a estos efectos indique la Tesorería, debiendo comunicar a la Tesorería el importe de los mismos para su posterior aplicación a los conceptos correspondientes del presupuesto de ingresos. 4.- Contabilidad y control. La provisión inicial de fondos para anticipos de caja fija se registrará como un movimiento interno de tesorería, desde la tesorería operativa de la entidad a la tesorería restringida de pagos. Los pagos que el habilitado realice a los acreedores finales se registran cuando se produzcan, previa identificación por el habilitado-pagador del acreedor final (nombre o razón social y NIF en su caso), concepto del gasto, número de factura o documento equivalente, siempre antes de la elaboración de la correspondiente cuenta justificativa. El plazo para aportar los datos anteriores será de un mes desde el cargo en la cuenta. En caso contrario se acordará la cancelación total o parcial del anticipo por el importe pagado y no identificado. En todo caso, a 31 de diciembre el habilitado deberá haber justificado la totalidad de los pagos efectuados y reintegrados los fondos sobrantes y no empleados de modo que el saldo de la cuenta corriente restringida de pagos sea cero. Asimismo, a tal fecha deberán haberse registrado todos los pagos realizados. 5.- Límites cuantitativos. Según el artículo 73.4 del RD 500/1990, el importe de los Anticipos de Caja Fija tendrá como único límite cuantitativo los créditos correspondientes a cada aplicación presupuestaria. La cuantía de cada gasto que se atienda con estos fondos no puede ser superior a 2.400,00 euros, salvo para el pago de anuncios en boletines oficiales y ayudas sociales. En los justificantes expedidos por medios electrónicos, deberán acompañarse del justificante o acreditación del pago. A efectos de aplicación de este límite, no podrán acumularse en un solo justificante pagos que deriven de diversos gastos, ni fraccionarse un único gasto en varios pagos. Asimismo, no podrá acumularse la realización de gastos con un mismo tercero y objeto por importe superior al legalmente previsto para los contratos menores. No podrán atenderse con cargo a estos fondos facturas correspondientes a ejercicios anteriores. El procedimiento de pago con cargo al anticipo de caja fija no excluye la fiscalización previa de los gastos que los soportan, cuando ésta sea preceptiva. Los órganos gestores adoptarán las medidas oportunas para que los gastos se realicen con constancia de crédito, cuidando especialmente del cumplimiento de esta norma. Cuando de las justificaciones presentadas en la Intervención para cada una de las aplicaciones presupuestarias se deriven pagos por reposición de fondos superiores a las previsiones anuales solicitadas, se acordará la cancelación total o parcial del anticipo hasta el límite de dicho saldo. 6.- Régimen de las reposiciones y justificaciones Los habilitados de anticipos de caja fija rendirán obligatoriamente cuentas ante la Junta de Gobierno Local por los gastos atendidos dentro del ejercicio presupuestario en que se constituyó el anticipo, debiendo quedar totalmente rendidas y justificadas estas cuentas antes del 30 de diciembre del mismo ejercicio. A estos efectos, deberán reintegrar los fondos sobrantes y no empleados antes de final de ejercicio, de forma que a tal fecha el saldo de la cuenta corriente restringida de pagos sea en todo caso cero. En todo caso, a la rendición de cuentas se acompañarán: - Los justificantes originales de los gastos realizados, ya sea factura o documento equivalente. - Los justificantes de los pagos realizados, entendiendo por tal copia del talón o de la orden de transferencia o recibo en el caso de pago en efectivo. - La propuesta de documento contable expedida por el órgano gestor con imputación a las aplicaciones presupuestarias a que corresponda el gasto realizado, donde figurarán los terceros perceptores de los fondos. - En la rendición de cuentas de cierre del ejercicio: Justificante, en su caso, del ingreso en la Tesorería del saldo no empleado. La Intervención emitirá informe sobre la cuenta rendida, y, si no observase defectos, la someterá a la aprobación por la Junta de Gobierno. Cuando la Intervención observase defectos en la cuenta rendida, la devolverá al órgano gestor, con su informe, para su subsanación. Recibida la rendición de cuentas informada con defectos, el órgano gestor procederá a la subsanación de las anomalías y tramitará de nuevo la cuenta subsanada. En caso de disconformidad con el informe de la Intervención, o los defectos indicados no fuesen subsanables, el titular del Área deberá someter la rendición de cuentas a la aprobación de la Junta de Gobierno. Para ello formará expediente integrado por la cuenta informada con defectos, el informe de la Intervención y un informe de alegaciones motivado suscrito por el órgano gestor de la cuenta en que expresamente se haga constar que, a pesar del informe de la Intervención, la cuenta es susceptible de ser aprobada por la Junta de Gobierno. Si la Junta de Gobierno aprobase la Cuenta así rendida, se remitirán de nuevo todas las actuaciones a la Intervención, para que, previo el correspondiente informe de reparo, la contabilice y la remita a la Tesorería. La aprobación anterior no será obstáculo, en su caso, para que la Intervención, si hubiese observado indicios de responsabilidad contable, adopte o proponga la adopción de las medidas oportunas. El titular del Área de Economía, a propuesta de la Tesorería y de la Intervención, podrá suspender la autorización para la disposición de fondos de una determinada cuenta de gastos de funcionamiento a aquellas personas en cuya gestión se hubiesen observado irregularidades, incumplimiento de instrucciones de la Tesorería o la Intervención, o actuaciones que pudieran causar perjuicio a la Hacienda municipal. Del mismo modo, y cuando concurran las citadas causas, podrá acordar el inmediato reintegro del anticipo de caja fija de un determinado habilitado, que conllevará la correspondiente rendición de cuentas sobre el empleo de los fondos que no puedan ser reintegrados. 7.- Obligaciones de los habilitados Los habilitados serán responsables de la custodia de los fondos y su correcta aplicación, siendo sus funciones entre otras: - Verificar que los comprobantes facilitados para la justificación de los gastos y los pagos sean documentos auténticos y originales. - Identificar la personalidad y legitimación de los perceptores mediante la documentación pertinente. - Cuidar de cobrar los intereses que procedan para su posterior ingreso en la Tesorería. - Rendir las cuentas que correspondan ante la Intervención de Fondos, a medida que sus necesidades de Tesorería aconsejen la reposición de fondos utilizados y necesariamente en el mes de diciembre de cada año. - Custodiar y conservar los talonarios matrices de los cheques, así como los cheques anulados a efectos de su control. - Practicar arqueos y conciliaciones bancarias, que deberán ser presentados a la Tesorería e Intervención municipal con ocasión de la presentación de justificaciones de los fondos y al final de cada ejercicio. - Cumplir cuantas instrucciones emanen de la Tesorería y/o la Intervención para un mejor seguimiento y control de los Anticipos de Caja Fija.