Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla

Artículo 60. Conservación de documentos electrónicos

Título VI. Expediente administrativo electrónico de la Universidad de Sevilla›Capítulo III. Archivo electrónico de documentos en la Universidad de Sevilla

En pocas palabras

La US conserva en soporte electrónico los documentos de expedientes y los de valor probatorio creados fuera de procedimiento. Sus copias auténticas son patrimonio documental. Los plazos mínimos de conservación los fija la normativa de archivos, según el Reglamento del Archivo Universitario. Si hay pleitos, los documentos se conservan hasta que recaiga resolución no recurrible. El acceso abarca como mínimo identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato. Los datos se migran cuando el ENI deje de admitir su formato.

Explicación sencilla

Fija las obligaciones del archivo electrónico de la US: qué se conserva, quién marca los plazos mínimos y cuándo un procedimiento judicial obliga a conservar. También determina qué debe garantizar el acceso. Además, prevé la migración a otros formatos bajo supervisión de los responsables de seguridad, del archivo y de las unidades productoras.

Regla mnemotécnica

Para acceder a un documento hay que saber quién es (identificación), qué dice (contenido), qué datos lo describen (metadatos), quién lo firma (firma) y cómo está hecho (estructura y formato): seis elementos mínimos. No los mezcle con las cinco garantías de la migración del apartado 6: autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso.

Trampa típica de examen

Afirmar que los períodos mínimos de conservación de los expedientes concluidos los fija el propio Reglamento de Administración Electrónica. En realidad se establecen conforme a la normativa específica de archivos y patrimonio documental, en los términos del Reglamento del Archivo Universitario.

Texto del artículo 60 del Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla (RAE US)

1. La Universidad de Sevilla deberá conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo. Las copias electrónicas auténticas que genere tienen la consideración de patrimonio documental a efectos de aplicación de la normativa autonómica que le resulte de aplicación. 2. Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos, que formen parte del expediente de un procedimiento cuya tramitación haya concluido se establecerán conforme a su normativa específica de archivos y patrimonio documental en los términos que se recoja en el Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla. 3. Cuando la Universidad de Sevilla tenga conocimiento de la existencia de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a documentos electrónicos, estos deberán conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales, hasta tanto exista constancia de la terminación del procedimiento judicial correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído resolución no susceptible de recurso o procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales o internacionales. 4. La conservación de los documentos electrónicos de la Universidad de Sevilla permitirá su acceso que deberá comprender, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato. 5. Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos archivados con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se podrán trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y en la normativa específica de archivos y patrimonio documental, histórico y cultural. Asimismo, se planificarán las actuaciones de preservación digital que garanticen la conservación a largo plazo de los documentos digitales y permitan de esta forma dar cumplimiento a lo establecido en el párrafo anterior 6. En todo caso, bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y de los responsables de la custodia y gestión del archivo electrónico y de los responsables de las unidades productoras de la documentación se establecerán los planes y se habilitarán los medios tecnológicos para la migración de los datos a otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso al documento cuando el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente.

1 pregunta de test sobre este artículo

Con tu plan, Opositasuite te dice qué artículos estudiar cada día y te los pregunta hasta que los dominas.

← Ver el artículo en Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla (RAE US)