Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla
Artículo 58. Tiempo de conservación y destrucción de los documentos presentados por los interesados
Título VI. Expediente administrativo electrónico de la Universidad de Sevilla›Capítulo II. Copias electrónicas auténticas de documentos
En pocas palabras
Los documentos que el interesado presenta en las oficinas de asistencia en materia de registros de la Universidad de Sevilla, en soporte papel o en formato electrónico dentro de un dispositivo, se digitalizan. Si por cualquier circunstancia no pueden devolvérsele en el momento, se conservan a su disposición durante seis meses para que los recoja. Pasado ese plazo se podrán destruir con las garantías del artículo 32 del Reglamento del Archivo Universitario. No se destruyen los de valor histórico, artístico u otro relevante, ni aquellos en que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas les den un valor especial.
Explicación sencilla
Fija qué ocurre con el original que el interesado entrega en registro y que, una vez digitalizado, no se le puede devolver en el acto. Le garantiza seis meses para recogerlo. Permite después su destrucción, pero solo con las garantías del artículo 32 del Reglamento del Archivo Universitario y excluyendo los documentos de valor especial.
Regla mnemotécnica
Seis meses en custodia y luego «se podrá» destruir, salvo los documentos con valor: Histórico, Artístico, Otro relevante o Firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas que le den valor especial (HAOF).
Trampa típica de examen
Pensar que el documento se destruye en cuanto se digitaliza o que el plazo de conservación es de tres meses. El texto fija seis meses a disposición del interesado y solo después permite la destrucción («se podrá», no «se deberá»).
Texto del artículo 58 del Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla (RAE US)
1. Los documentos presentados por el interesado en las oficinas de asistencia en materia de registros de la Universidad de Sevilla en formato electrónico dentro de un dispositivo o en soporte papel, una vez digitalizados, que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos. 2. Transcurrido este plazo se podrá proceder a la destrucción de estos documentos con las garantías establecidas en el artículo 32 del Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla (Acuerdo 13.1/CG 22-7-08), siempre que no se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas confieran al documento un valor especial.
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