Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla
Artículo 56. Copias electrónicas auténticas de documentos en soporte papel u otros soportes susceptibles de digitalización
Título VI. Expediente administrativo electrónico de la Universidad de Sevilla›Capítulo II. Copias electrónicas auténticas de documentos
En pocas palabras
Para obtener una copia electrónica auténtica de un documento en papel o en otro soporte no electrónico digitalizable hacen falta tres requisitos. Primero, el documento se digitaliza previamente conforme al procedimiento de digitalización de documentos de la Universidad de Sevilla. Segundo, lo firma electrónicamente un funcionario habilitado en la Universidad de Sevilla. Tercero, se incluyen los metadatos previstos en el apartado primero del artículo anterior.
Explicación sencilla
Este artículo fija los requisitos de validez para convertir documentos en papel, o en otro soporte no electrónico, en copias electrónicas auténticas. La conversión no se deja al criterio de cada unidad: exige digitalización previa según el procedimiento propio de la Universidad, firma de un funcionario habilitado y metadatos obligatorios.
Regla mnemotécnica
Regla D-F-M: Digitalizar (según el procedimiento de la US), Firmar (un funcionario habilitado en la US), Metadatos (los del apartado primero del artículo anterior).
Trampa típica de examen
Hay dos errores frecuentes. Uno es creer que puede firmar la copia cualquier empleado público o el órgano que custodia el original: el texto exige un funcionario habilitado en la Universidad de Sevilla. El otro es situar los metadatos en un apartado distinto del primero del artículo anterior.
Texto del artículo 56 del Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla (RAE US)
Las copias electrónicas auténticas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico que sea susceptible de digitalización, requerirán que el documento sea previamente digitalizado ajustándose a lo dispuesto en el procedimiento de digitalización de documentos de la Universidad de Sevilla y firmado electrónicamente por un funcionario habilitado en la Universidad de Sevilla, incluyendo los metadatos previstos en el apartado primero del artículo anterior.
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