Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla
Artículo 52. Requisitos de las copias electrónicas auténticas, sus efectos y clases
Título VI. Expediente administrativo electrónico de la Universidad de Sevilla›Capítulo II. Copias electrónicas auténticas de documentos
En pocas palabras
La copia electrónica auténtica es un documento administrativo electrónico emitido por el órgano competente de la US. Reproduce de forma exacta, total o parcialmente, el contenido del original o de su copia auténtica y garantiza la identidad del órgano que la realiza. Se expide siempre a partir de un original o de una copia auténtica y tiene su misma validez y eficacia, sea electrónico o en papel. Las copias de documentos privados solo surten efectos administrativos. Puede ser parcial, mediante extractos o anonimización, para proteger datos que no afecten al interesado. Los originales digitalizados en las oficinas de asistencia en materia de registros son copia electrónica auténtica del papel. Expiden las copias la actuación administrativa automatizada o el personal funcionario habilitado.
Explicación sencilla
El artículo define qué es una copia electrónica auténtica en la Universidad de Sevilla y le da la misma validez y eficacia que al original. Delimita sus efectos y permite copias parciales para proteger la confidencialidad. Atribuye a la digitalización en registro el carácter de copia auténtica y fija quién puede expedirlas: actuación automatizada o personal funcionario habilitado.
Regla mnemotécnica
Copia auténtica = original, salvo en un punto: la de un documento privado vale solo para la Administración. ¿Quién la expide? la máquina o el funcionario (actuación administrativa automatizada o personal funcionario habilitado).
Trampa típica de examen
Pensar que la copia auténtica de un documento privado tiene la misma eficacia general que el original. El precepto limita sus efectos a los administrativos.
Texto del artículo 52 del Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla (RAE US)
1. La copia electrónica auténtica de un documento público administrativo o de un documento privado, sea del original o de su copia auténtica, es un documento administrativo electrónico emitido por el órgano administrativo de la Universidad de Sevilla que sea competente, en el que se realiza una reproducción exacta de su contenido total o parcial y en el que queda garantizada la identidad del órgano que la ha realizado. 2. Las copias electrónicas auténticas se expedirán siempre a partir de un original o de una copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales que se copian, sean electrónicos o impresos en papel. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. 3. La copia electrónica auténtica puede incorporar el contenido completo del documento que se copia o sólo parte de él, cuando, para mantener la confidencialidad de aquellos datos que no afecten al interesado, se efectúen extractos de su contenido o se utilicen otros métodos electrónicos que permitan anonimizarlos. 4. La validez y eficacia de las copias realizadas por la Universidad de Sevilla se regirá por lo dispuesto en la legislación general y por las normas que en ejercicio de sus competencias se dicten por los órganos de gobierno de la Universidad de Sevilla. 5. Los documentos originales digitalizados en las oficinas de asistencia en materia de registros tendrán la consideración de copia electrónica auténtica del documento en soporte papel y tendrán la misma validez para su tramitación, por parte de las unidades, que los documentos aportados en soporte papel. A tal efecto, en los metadatos del documento digitalizado se hará constar, en su caso, el carácter original del documento presentado para su digitalización. 6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean documentos originales o copias auténticas de documento original, podrá llevarse a cabo mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado a tal fin.
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