Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla
Artículo 50. Configuración del expediente administrativo electrónico de la Universidad de Sevilla
Título VI. Expediente administrativo electrónico de la Universidad de Sevilla›Capítulo I. El expediente administrativo electrónico
En pocas palabras
El foliado de los expedientes electrónicos de la Universidad de Sevilla se hace mediante un índice electrónico autenticado. Este índice garantiza la integridad del expediente y permite recuperarlo siempre que sea preciso. Un mismo documento electrónico puede formar parte de distintos expedientes. El índice lo firma el titular del órgano que conforma el expediente para su tramitación. Si el expediente se forma de manera automática, puede sellarse electrónicamente mediante un sistema que garantice su integridad.
Explicación sencilla
Este artículo fija cómo se configura el expediente electrónico en la Universidad de Sevilla. El orden se da con un índice electrónico autenticado, que asegura su integridad y su recuperación. El precepto también determina quién autentica ese índice: por firma del titular del órgano o por sello electrónico si el expediente se forma automáticamente.
Regla mnemotécnica
Foliar = Indexar: el folio en papel se sustituye por el índice electrónico autenticado. Para autenticarlo hay dos vías: firma del titular del órgano que conforma el expediente, o sello si el expediente se forma de manera automática. Y un documento puede «vivir» en varios expedientes a la vez.
Trampa típica de examen
Se suele afirmar que un documento electrónico solo puede incorporarse a un único expediente. El apartado 2 admite expresamente que un mismo documento forme parte de distintos expedientes de la Universidad de Sevilla.
Texto del artículo 50 del Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla (RAE US)
1. El foliado de los expedientes administrativos electrónicos de la Universidad de Sevilla se llevará a cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad del expediente y permitirá su recuperación siempre que sea preciso. 2. Un mismo documento electrónico podrá formar parte de distintos expedientes administrativos de la Universidad de Sevilla. 3. El índice electrónico autenticado será firmado por el titular del órgano de la Universidad de Sevilla que conforme el expediente para su tramitación o bien podrá ser sellado electrónicamente en el caso de expedientes electrónicos que se formen de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad.
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