Tema 37 del temario de Administrativo de la Junta de Andalucía 2026

El trabajo administrativo y su simplificación

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1. El estudio del trabajo administrativo: aspectos, técnicas y productividad

   Cávero (1958), a partir de Hinojosa Petit y del «Bureau of the Budget», fija tres aspectos que estudiar: distribución, procedimiento y volumen del trabajo, y tres partes: Cuadro de Distribución del Trabajo, Cuadro de Procedimiento y Medición del Trabajo. Simplificar es trabajar con menor esfuerzo y en menos tiempo. Liñán (1961): estudio de métodos y medida del trabajo. Carta (1962): productividad global (todos los factores) o parcial (uno); la medición exige análisis de funciones, de procedimientos y de resultados; solo el 60 o el 70 por 100 del trabajo es mensurable.

2. El Cuadro de Distribución del Trabajo

   Según Cávero (1958), el Cuadro de Distribución del Trabajo se forma con la lista de tareas (lo que hace cada empleado y su tiempo, en formularios con nombre, categoría, unidad y fecha) y la lista de actividades (las principales de la unidad, con renglón de «Varias»). Columnas: 1.ª actividades por orden de importancia; 2.ª tiempo total de cada actividad; luego una por empleado, con sus tareas y su tiempo. Se analiza con seis grupos de preguntas: tiempo por actividad, esfuerzos, preparación y habilidad, tareas no conexas, división del trabajo y reparto imparcial.

3. El Cuadro de Procedimiento de Trabajo

   Según Cávero (1958), el Cuadro de Procedimiento abarca un sistema completo (quién, cómo, cuándo y porqué de cada fase) y da una visión dinámica en forma de diagrama. Se elabora en seis puntos: identificar la actividad, fijar partida y llegada, seleccionar símbolos y numerar etapas, describirlas, determinar tiempos y distancias, y totalizar. Cinco signos: operación, inspección, demora, transporte y archivo. Columnas: distancias, tiempo, signos, número de etapa y descripción. El análisis pregunta qué, por qué, cómo acortar, cuándo, quién y cómo.

4. La diagramación de los procedimientos: por trámites y por tareas

   El Manual de la AGE (2014) define la diagramación como la representación gráfica de la estructura lógica de un proceso, para detectar puntos débiles. Dos enfoques: por trámites (cada trámite de cada unidad, normalmente en rectángulos unidos por líneas de flujo) y por tareas (todas las tareas de cada trámite con transiciones y responsables; detecta duplicaciones, cargas desiguales, actividades sin valor añadido y exceso de traslados). El Manual de la Junta (2010) pide un diagrama de flujo, con la herramienta model@.

5. La descripción de la situación actual del procedimiento

   En el Manual de la Junta (2010), la Descripción de la situación actual busca conocer y documentar el procedimiento. Seis actuaciones: análisis de la normativa (por contenido, carácter y Administración), clasificación de requisitos y obligaciones de información, descripción de la tramitación con diagrama de flujo, clasificación de la documentación (decisión, transmisión, constancia, juicio y ciudadanía), soporte informático y nivel de telematización, y datos de gestión. Parte del Registro de Procedimientos Administrativos y termina en un documento de descripción con su diagrama.

6. La medición del trabajo y el cronometraje

   Para Cávero (1958), la medición es la última etapa del método y comprueba la cuantía del trabajo, el número de empleados y la aportación de cada uno; sirve, entre otras cosas, para decidir (una segunda revisión con un 0,1 por 100 de errores frente al 12 por 100 de la primera resultó innecesaria), suprimir embotellamientos y calcular personal. Liñán (1961): el cronometraje tiene inconvenientes que lo harían impracticable en los problemas generales. Hacienda (1963): Hoja de Métodos, Ficha de Especificaciones, Hoja de cronometraje y Resumen de Cronometrajes, base de la prima.

7. El muestreo del trabajo («Work Sampling»)

   Para Liñán (1961), el «Work Sampling» mide el porcentaje de tiempo inactivo y sus causas. Tippett lo usó primero en 1934 («snap-reading», industria textil inglesa); Morrow lo aplicó en EE. UU. como «Ratio-delay»; tras Brisley (1952), Factory propuso «Work Sampling»; en España, «Muestreo de Trabajo» o «Control Estadístico de Actividades» (São Paulo, 1954). Seis fases, con nivel de confianza más aceptado del 95 por 100. Ruiz Cubiles (1964) lo llama «estimación de tiempos»: más barato y sencillo que el cronometraje pero menos exacto; requisitos: instantaneidad, aleatoriedad e información previa.

8. La medición de los tiempos de tramitación

   El Manual de la Junta (2010) usa cuatro indicadores: TMR (del inicio a la finalización y notificación), TME (expediente en espera de ser tramitado), TMI (tramitación interrumpida o suspendida por causa específica) y TMER = TMR - TME - TMI, que da el margen de mejora. El Manual de la AGE (2014) mide por diferencia de fechas, sobre todos los expedientes o una muestra: el tiempo completo se desglosa en tiempo efectivo de actividad y tiempo externo; las medias eliminan el máximo y el mínimo; el tiempo medio de tramitación por el número de expedientes da la carga de trabajo real.

9. La simplificación administrativa: concepto, principios y fases

   El Manual de la Junta (2010) define la simplificación como acciones para analizar, identificar, clasificar y proponer mejoras de los procedimientos (menos cargas, trámites más ágiles). Lo aprueba la Orden de 22 de febrero de 2010 (BOJA núm. 52, de 17 de marzo) como guía de orientación. Antecedentes: artículo 133.1 del Estatuto y Plan de Medidas del Consejo de Gobierno de 27 de enero de 2009. Once principios. Tres fases: descripción, diagnóstico y mejora, e implantación y mejora continua. Siempre antes de aplicar medios electrónicos, con el órgano gestor implicado.

10. Reducción de requisitos, obligaciones de información y documentación

    En la fase de Diagnóstico y mejora del Manual de la Junta (2010), este bloque reduce las cargas de acreditar requisitos y cumplir obligaciones de información con cuatro criterios: A) sustituir autorizaciones por comunicaciones previas con control posterior (obligatorio en las actividades de servicios afectadas por la Directiva de Servicios); B) revisar o suprimir requisitos y obligaciones; C) reducir datos y documentos (declaraciones responsables, momento de aportación, intercambio de datos; el Decreto 68/2008 suprime fotocopias del DNI y del empadronamiento); D) normalizar formularios.

11. Agilización de la secuencia de la tramitación administrativa

    Según el Manual de la Junta (2010), la agilización de la tramitación busca reducir plazos y tiempos de respuesta con once criterios: plazos de resolución breves (siempre máximos); silencio positivo a instancia de parte; diagnóstico de tiempos; actuación de oficio; unificación de procedimientos; eliminación de trámites o tareas; racionalización de cargas (desconcentración, delegación de competencias y de firma, encomienda de gestión); comunicaciones interiores telemáticas; Guías de Tramitación de la Familia; normalización documental; y Servicios de Respuesta Inmediata (SERI).

12. Gestión electrónica, participación e implantación y mejora continua

    En el Manual de la Junta (2010), la gestión electrónica tiene aspectos obligatorios (información, formularios, iniciación, pago, notificaciones con consentimiento expreso y consulta del expediente) y complementarios (gestión electrónica en todas las fases, proactividad, actuación automatizada, información de gestión, tablón, acceso a datos). Participación: información general y particular (CLARA, si la aplicación está integrada) e instrumentos. Implantación y mejora continua: adecuación normativa (Ley 6/2006, Informe Mandelkern, EIN), desarrollo tecnológico y evaluación (EFQM).

13. Procedimiento, trámite y familias de procedimientos

    Anexo I del Manual de la Junta (2010), con la definición del Ministerio de Administraciones Públicas: el procedimiento es el proceso por el que un órgano decide sobre pretensiones de la ciudadanía o prestaciones y servicios a su cargo. El trámite agrupa actividades con una misma función en cada fase; tiene un hito (aspecto formal) y aporta a la voluntad administrativa (aspecto material). En w@nda, fase = trámite y metafases = fases. La familia agrupa procedimientos por similitud de tramitación, documentación e información, no por materia ni órgano; hay hasta 19, con sus Guías (GTF).

14. Cargas administrativas y carga de trabajo

    El Anexo I del Manual de la Junta (2010) llama cargas administrativas a los costes de la información que solo se recoge porque lo exige la normativa; no todas pueden eliminarse. Se miden sobre todo con el Modelo de Costes Estándar: precio (costes salariales más generales) x tiempo x cantidad (población x frecuencia). La carga de trabajo es el esfuerzo de la propia Administración, «el volumen de actividades» para prestar los servicios: en un procedimiento, suma de los tiempos del personal en cada trámite; en una tarea, tiempo x frecuencia x número de personas; sin espera ni inactividad.