Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla
Disposición transitoria primera. Emisión en soporte papel de copias auténticas y compulsa de copia de documentos
En pocas palabras
Régimen transitorio mientras no esté implantada de forma efectiva y plena la actuación electrónica. Los funcionarios previstos en la Resolución Rectoral de 3 de mayo de 1996 podrán seguir emitiendo copias auténticas en papel. Cabe hacerlo cuando lo requiera un procedimiento o lo solicite de forma justificada un interesado. Si el original es electrónico, se imprime con el código de contraste, el sello del órgano y la firma del funcionario con su cargo. Si es papel no digitalizado, se imprime la copia electrónica auténtica obtenida según el Título VI, sellada y firmada. También siguen las compulsas en papel, que solo comprueban la coincidencia con el original y en ningún caso acreditan autenticidad.
Explicación sencilla
Permite mantener el papel mientras no esté plenamente implantada la tramitación electrónica. Su texto distingue dos figuras: la copia auténtica en papel, con requisitos formales de sello, firma, cargo y código, y la compulsa. Esta solo verifica que la copia coincide exactamente con el original y nunca acredita su autenticidad.
Regla mnemotécnica
Copia auténtica = sello + firma + cargo (+ código si el original es electrónico). Compulsa = solo «coincide», no acredita autenticidad. Quién: funcionarios de la Resolución Rectoral de 3-5-1996.
Trampa típica de examen
Confundir la compulsa con la copia auténtica y afirmar que la diligencia de compulsa acredita la autenticidad del documento. El texto dice expresamente que en ningún caso supone esa acreditación.
Texto del artículo DT 1 del Reglamento sobre Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla (RAE US)
1. Mientras no se encuentren implantadas de forma efectiva y plena las exigencias derivadas de la actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, cuando venga requerido en un procedimiento administrativo o lo solicite de forma justificada un interesado, los funcionarios de la Universidad de Sevilla contemplados en la Resolución Rectoral, de 3 de mayo de 1996, sobre atribución de competencias para la expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados, podrán seguir emitiendo en soporte papel copias auténticas de documentos originales o de sus copias auténticas. Si el documento original o su copia auténtica fuera electrónico la copia auténtica en papel consistirá en su impresión en la que, además de contener el código generado electrónicamente que permita contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Universidad de Sevilla, se estampille el sello del órgano administrativo y sea firmado por el funcionario responsable, indicando su cargo, haciéndose constar en el documento que se trata de una copia auténtica. Cuando se trate de documentos originales o de sus copias auténticas que se hubiesen emitido en soporte papel por la Universidad de Sevilla y aún no hubiese sido objeto de digitalización, su copia auténtica en papel se realizará imprimiendo la copia electrónica auténtica, previamente obtenida de acuerdo con lo dispuesto en el Título VI de este Reglamento, debidamente sellada y firmada por el funcionario responsable, indicando su cargo, haciéndose constar en el documento constituye una copia auténtica. 2. Asimismo, en las mismas condiciones previstas en el párrafo primero del apartado anterior, podrán seguir realizándose compulsas de copias de documentos en papel cuando venga exigido en la tramitación de un procedimiento administrativo dentro de la Universidad de Sevilla que no se realice electrónicamente hasta que no se implante de una manera efectiva y plena su tramitación de forma electrónica. Mediante la diligencia de cotejo o compulsa el funcionario competente de la Universidad de Sevilla comprobará que la copia de dicho documento coincide exactamente con el original, sin que en ningún caso la compulsa suponga la acreditación de su autenticidad.
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