Preámbulo

La Universidad de Sevilla ha llevado a cabo en las últimas décadas, como han hecho el resto de las Universidades y Administraciones públicas españolas, un enorme esfuerzo de transformación digital que se ha visto incrementado tras la aprobación de las Leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas y 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen jurídico del sector público que han hecho una apuesta decidida por la administración electrónica. De este modo, tras la aprobación de la ya derogada Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la Universidad de Sevilla aprobó el Reglamento por el que se crea la sede electrónica de la Universidad de Sevilla por Acuerdo 11.6 del Consejo de Gobierno en la sesión de 27 de junio de 2012, y más tarde el Reglamento del Registro General de la Universidad de Sevilla por Acuerdo 4.1/CG 30-5-19. Más recientemente, ha aprobado la Normativa sobre actas académicas oficiales, por Acuerdo 11.1/CG 19-3-21, y la Normativa que modifica el Reglamento del Boletín Oficial de la Universidad de Sevilla (Acuerdo 9.1/CG 17-6-08) y la regulación del Tablón Electrónico Oficial de la Universidad de Sevilla establecida en el Reglamento de creación y regulación de la sede electrónica de la Universidad de Sevilla (Acuerdo 11.6 /CG 27-6-12), por Acuerdo 10.1 C.G. 27-5-2021). Además, dispone de una Política de firma y sello electrónicos y de certificados, aprobada por Acuerdo 5.1/CG 23-5-17 y de una Política de Seguridad de la Información de la Universidad de Sevilla, aprobada por Acuerdo CG 26-2-2014. No obstante, se considera más adecuado contar con un marco jurídico completo en un solo texto, como hacen otras Universidades públicas españolas, que incorpore además las últimas disposiciones que se han aprobado como son el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, y el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad. El presente Reglamento de Administración electrónica de la Universidad de Sevilla se compone de ocho títulos, nueves disposiciones adicionales, una disposición derogatoria única, tres disposiciones transitorias y dos disposiciones finales. En el Título I de Disposiciones Generales se establece su objeto y ámbito de aplicación y se determinan las personas que van a estar obligadas a relacionarse con la Universidad de Sevilla por medios electrónicos. Además, se regulan los derechos y deberes que tienen estas personas que obligadamente tienen que relacionarse obligatoriamente con la Universidad de Sevilla por medios electrónicos. Termina regulando el derecho que tienen las restante personas a relacionarse con ella por medios electrónico y los canales de acceso con que cuentan. En el Título II se regula la sede electrónica de la Universidad de Sevilla y se regula su identificación, disponibilidad, su fecha y hora oficial, quiénes van a ser los competentes para su gestión de la sede, sus contenidos y servicios y termina recogiendo las medidas de Seguridad que tiene que cumplir la sede electrónica de la Universidad de Sevilla. El Registro General de la Universidad de Sevilla se regula en el Título III distribuyendo su contenido en tres capítulos. En el Capítulo I se abordan las disposiciones generales del Registro General de la Universidad de Sevilla que incluye su definición, su función de recepción de las notificaciones de la Universidad de Sevilla y la regulación de las oficinas de asistencia en materia de registros y de los puntos de asistencia específicos en materia de registro y de los Registros electrónico de apoderamientos de la Universidad de Sevilla y de funcionarios habilitados para la identificación y firma por autorización y la expedición de copias auténticas y la publicidad que tienen que tener los servicios de asistencia. En el capítulo II se recoge la presentación de documentos, cómputo de plazos y calendario oficial; mientras que en el capítulo III se recoge la identificación, firma electrónica y representación ante este Registro General. En el Título IV se aborda la identificación y autenticación de la Universidad de Sevilla y las personas interesadas, regulando los Sistemas de identificación y firma en la Universidad de Sevilla y su identificación electrónica y autenticación del ejercicio de sus competencias y sus Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada de la Universidad de Sevilla y también del personal al servicio de la Universidad de Sevilla y de sus estudiantes. En este reglamento se regula el uso general de sistemas de identificación y firma y de clave concertada en los procedimientos y procesos electrónicos de la Universidad de Sevilla, cuya implantación se hará de una forma gradual hasta el año 2025, de acuerdo con lo que se recoge en la Disposición transitoria tercera. Termina este título con la regulación de los sistemas de identificación de las personas interesadas en los procedimientos Administrativos tramitados por la Universidad de Sevilla. Una parte esencial, y la más novedosa del presente Reglamento, se encuentra en su Título V que se dedica a la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos. En este presente después de recogerse los principios generales aplicables a los procedimientos electrónicos en la Universidad de Sevilla se regula el desarrollo electrónico de procedimientos y procesos, que serán la regla general, que deberán incluirse en un Catálogo de procedimientos administrativos electrónicos de la Universidad de Sevilla que estará disponible en su sede electrónica. Con carácter residual se contempla también la presentación de escritos a través del Registro General de la Universidad de Sevilla. Se regulan también las actuaciones administrativas automatizadas en la Universidad de Sevilla que deberán determinarse por resolución de la Secretaría General de la Universidad de Sevilla y publicarse en su sede electrónica. Especial interés tiene el régimen de subsanación y el pago electrónico. En el Título VI se contempla el expediente administrativo electrónico de la Universidad de Sevilla dedicándole su capítulo I al expediente administrativo electrónico en sí; el capítulo II a las Copias electrónicas auténticas de documentos y el capítulo III al Archivo electrónico de documentos en la Universidad de Sevilla. En la Disposición adicional primera se prevé un plazo de un año para aprobar un nuevo Reglamento del Archivo de la Universidad de Sevilla que sustituya al vigente desde 2008. Es también relevante la regulación contenida en el Título VII relativa a las publicaciones, notificaciones y comunicaciones electrónicas donde se contiene el régimen del Tablón Electrónico Oficial, de las notificaciones en la Universidad de Sevilla y las comunicaciones internas a su personal y sus estudiantes y el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación. Este reglamento se cierra en su Título VIII con la organización de la Administración electrónica de la Universidad de Sevilla en la que se contempla dos importantes órganos colegiados, que actualmente ya existen y ahora se actualizan, como son la Comisión de Administración Electrónica y la Comisión de Seguridad de la Información de la Universidad de Sevilla. En relación con las Disposiciones adicionales, la primera contiene, como ya se ha dicho, un mandato para modificar el Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla en el plazo de un año; la segunda se refiere a los Documentos y expediente electrónico; la tercera habilita a la Adhesión a plataformas comunes o de otras Administraciones públicas; en la cuarta se prevé el régimen de interoperabilidad y Seguridad: la quinta la adaptación de procedimientos administrativos prexistentes en la Universidad de Sevilla, de acuerdo con las disponibilidades presupuestarias, antes de la finalización de 2025; en la sexta se recogen las Oficinas de asistencia en materia de registros actualmente existentes en el Rectorado y en el Pabellón de Brasil; en la séptima se recoge el régimen de destrucción de documentos en soporte no electrónico; en la octava las Políticas de firma y sello electrónico y de certificados y Seguridad de la Información en vigor en el momento de aprobación de este Reglamento y, finalmente, en la novena se contiene la cláusula de cita de género habitual en la Normas de la Universidad de Sevilla. En la Disposición transitoria primera se prevé un régimen transitorio para la emisión en soporte papel de copias auténticas y compulsa de copia de documentos; en la segunda la implantación gradual de la regulación aplicable a las copias electrónicas auténticas en la Universidad de Sevilla y en la tercera, como se ha indicado, un Calendario de aplicación gradual de la utilización de la identidad y el correo electrónico de la Universidad de Sevilla. Por medio de su Disposición derogatoria única se derogan expresamente el Reglamento de creación y regulación de la sede electrónica de la Universidad de Sevilla (Acuerdo 11.6/CG 27-6- 12) y el Reglamento del Registro General de la Universidad de Sevilla (Acuerdo 4.1/CG 30-5-19) y cualquier otra norma de igual o inferior rango que resulte contraria a lo regulado en este Reglamento. La primera Disposición final recoge una habilitación normativa de desarrollo reglamentario para el rector, el secretario general, el gerente y el vicerrector responsable de la transformación digital, en el ámbito de sus respectivas competencias. Por último, en la Disposición final segunda prevé la entrada en vigor del reglamento el día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad de Sevilla. El presente reglamento cuenta con el informe favorable de la Comisión de la Administración electrónica de la Universidad de Sevilla. MOTIVACIÓN DE LA MODIFICACIÓN APROBADA POR ACUERDO 7.1/CG 20-12-22 La puesta en funcionamiento del sistema de notificaciones a través de la sede electrónica de la Universidad de Sevilla pretende lograr una agilización de los procedimientos administrativos en relación con su gestión y con los plazos para su desarrollo. La publicación de la Resolución rectoral, de 13 de diciembre de 2024, por la que se establece el catálogo de procedimientos administrativos electrónicos actualmente vigentes en la Universidad de Sevilla y se regula su uso plantea la conveniencia de adaptar la regulación sobre las personas obligadas a recibir notificaciones electrónicas establecida por el artículo 63 del Reglamento de Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla a la correspondiente a las personas obligadas a relacionarse electrónicamente con esta Universidad prevista en el apartado 1 del artículo 3 del referido Reglamento. En relación con el Esquema Nacional de Seguridad, la guía CCN-STIC-881 Adecuación al ENS para universidades, publicada por el CCN-CERT, especifica, en su apartado 3.1, que en la composición del Comité de seguridad TIC, denominado Comisión de Seguridad de la Información en la Universidad de Sevilla, el Responsable del Sistema (RSIS) de la universidad, será el Director o Jefe de Servicio del Área TI. Por otra parte, se ha considerado necesario para el buen funcionamiento de esta comisión y la correcta elaboración y ejecución de sus acuerdos que se incorporen a ella como miembros los cargos académicos adscritos al vicerrectorado con competencias en materia de TI.